5 controles financeiros que seu escritório não pode ignorar

André Lux Dia a Dia, Dicas, Finanças, Funcionalidades 0 Comments

O controle financeiro completo do escritório não é um mero capricho dispensável. Pelo contrário, ele deve ser levado a sério. Os ganhos são visíveis, por isso listamos as cinco principais formas de controlar o capital da sua sociedade. Todos esses controles podem ser realizados através do ProJuris Office, software de gerenciamento jurídico que possui um completo módulo financeiro e foi desenvolvido especialmente para escritórios de advocacia.

Livro-Caixa

O Livro-Caixa é usado para registros contábeis e se destina ao controle exclusivo de entradas e saídas da conta caixa do escritório. Decisões a respeito de investimentos, contratações e redução de despesas terão como base os dados existentes no Livro-Caixa. Divida-o em cinco categorias:  despesas previstas, receitas previstas, despesas realizadas, receitas realizadas e transferências.

Somente com o retrato fiel das entradas e saídas financeiras do escritório será possível definir a precificação correta do seus honorários, ou seja, um valor que não esteja acima do necessário e possa assustar seus clientes em potencial, nem abaixo do que você precisa para tocar o negócio de forma sustentável.

Faturamento

É no controle de faturamento que serão especificados todos os ganhos com honorários e as custas de cada processo. Como já dito, a precificação dos honorários não pode ser definida puramente com base nas tabelas da OAB ou no valor do mercado, a análise deve partir de dentro pra fora.

Se os custos e despesas estão mais altos do que o padrão do mercado, é preciso criar estratégias para reduzi-los, aumentar proporcionalmente os honorários não pode ser a solução. Se o cenário é o oposto e os custos estão abaixo, você pode analisar se a qualidade do seu serviço pode ser otimizada. Divida as entradas por cada tipo de serviço que seu escritório presta, isso lhe ajudará a enxergar quais suas especialidades e quais serviços podem receber mais investimento.

Borderôs

O conceito de borderô refere-se à comunicação direta entre seu escritório, o banco que ele utiliza e seu cliente. Essa comunicação é feita para emissão de boletos e geração de notas fiscais. O ganho maior da utilização de um software, nesse caso, é o da otimização do tempo e de atividades manuais, já que além de padronizar o layout dos arquivos, o sistema irá facilitar a geração e envio destes arquivos para os clientes.

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O armazenamento e o controle dos documentos referentes aos serviços prestados também é importante para que o escritório saiba a situação de cada cliente e não deixe de receber honorários devidos.

Saldos

O controle de saldos depende do correto tratamento das informações no Livro-Caixa da empresa. Se este for feito através de um sistema, os lançamentos atualizarão automaticamente os saldos do escritório, que podem ser divididos em dois: Saldo bancário, que nada mais é do que a quantia financeira existente na conta bancária do escritório; E saldo da conta caixa, que refere-se ao dinheiro em espécie guardado no escritório utilizado para pequenos gastos do dia a dia, normalmente depositado numa caixinha.

Controlar esses saldos fará com que eles não cheguem a valores negativos e o escritório possa sempre contar com o dinheiro para eventuais emergências.

Relatórios

É aqui que um software jurídico se torna indispensável para o seu escritório. Todas as análises estratégicas citadas até aqui podem ser facilmente simplificadas com a correta medição dos seus dados. Mesmo se estivermos falando de uma enormidade de informações, é possível analisá-las. Isso estará a alguns cliques de distância se você utilizar um software que possua ferramentas de gerenciamento financeiro, como geração de balancetes, relatórios de contas a pagar e receber, fluxo de caixa e demonstrativo de resultados.

Envolva todos os sócios e responsáveis pelo financeiro do seu escritório nessa análise de relatórios, isso certamente contribuirá para o consenso geral num dos momentos mais importantes e delicados da sua sociedade: a distribuição de lucros.

 

E lembre-se: Renda não recorrente não é desculpa para não manter um controle financeiro detalhado do seu escritório. Com ele, você poderá identificar determinadas sazonalidades que afetam ou contribuem financeiramente, o que facilitará na previsão dos períodos de vacas magras e de vacas gordas.

 

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