“Nenhum contrato é feito fora do ProJuris”, Flávia Tâmega, gerente do dept. jurídico da Arteris

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A Arteris é uma das maiores companhias do setor de concessões de rodovias do Brasil, com mais de 3.250 km em operação. A empresa administra as concessionárias estaduais paulistas Autovias, Centrovias, Intervias e Vianorte e as concessionárias federais Autopista Fernão Dias, Autopista Regis Bittencourt, Autopista Litoral Sul, Autopista Planalto Sul e Autopista Fluminense.

Um grande grupo demanda muita organização e processos inteligentes e ágeis que atendam a estrutura da empresa como um todo, como também áreas específicas como o departamento jurídico, por exemplo. Conversamos com as Dras. Flávia Mattioli Tâmega e Juliana de Menezes Fragoso, do jurídico da Arteris, sobre o dia-a-dia das atividades jurídicas da empresa e sobre a experiência de trabalhar com o software ProJuris ENTERPRISE, da ProJuris. Confira:

 

Como a empresa chegou na decisão de adotar um software jurídico? Quais eram as necessidades do momento?

Flávia: A Arteris é composta por 12 empresas, incluindo a holding. Essas empresas realizam milhares de obras e serviços. Não possuíamos um sistema que arquivasse tudo isso em um único banco de dados. Cada empresa era independente no controle de documentação e não tínhamos como gerar relatórios gerenciais, nem um controle dos instrumentos contratuais.

No início de 2014 começamos a pensar em um sistema que pudesse armazenar o banco de dados de contratos. Depois fomos evoluindo a ideia de gestão de contratos e procuramos um produto que também nos atendesse na parte de workflow. Somado a outra necessidade da empresa, que era a gestão de processos, chegamos ao ProJuris ENTERPRISE, que conseguiu abarcar todas as nossas necessidades. Depois de algumas reuniões que tivemos com a equipe ProJuris, decidimos que o produto era ideal para nossa demanda, possibilitando fácil entendimento e adesão.

E como está sendo a experiência?

Juliana: A evolução foi muito grande. Para se ter ideia, hoje conseguimos gerar gráficos, apresentar informações. E o sistema é muito didático. As pessoas que usam o ProJuris podem gerar seus próprios relatórios. Isso também desafogou um pouco a demanda do setor jurídico e deu às áreas a possibilidade de acompanhar os seus contratos.

Na segunda edição da Revista ProJuris, falamos sobre o Big Data e a ideia de, além de armazenar informações, retirar delas informações de oportunidade para a empresa. Para a Arteris, que informações vocês passaram a analisar com a adesão do sistema?

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Flávia: Os relatórios gerenciais gerados agora permitem uma visão global do número de contratos. Eles contribuem muito para a nossa gestão, se constituindo em um diferencial não apenas para o jurídico. Os gestores conseguem ter uma visão global de todas as concessionárias e todas as contratações em andamento. Isso é muito importante para verem como estamos evoluindo com o trabalho. Esse foi o grande diferencial que fez o sistema ganhar adesão. Nenhum contrato é feito fora do ProJuris.

Quanto tempo vocês conseguiram economizar digitalizando a etapa de contratos?

Flávia: Não consigo dimensionar com precisão, mas tivemos uma redução, digamos, da metade do tempo.

Todos podem acompanhar esta etapa?

Flávia: Exatamente. O módulo de contratos, por exemplo, envolve duas partes dentro do sistema: requisições e contratos. Todos os gestores das áreas podem acompanhar.

O departamento jurídico conseguiu se comunicar melhor com as outras áreas da empresa?

Juliana: Certamente. A informação não fica concentrada somente numa área. Todo mundo tem acesso à informação de uma forma transparente. Transparência hoje é o que toda empresa procura.

Quantas pessoas utilizam o ProJuris na Arteris hoje?

Flávia: 295 pessoas.

E se tratando de gestão de pessoas, como o sistema auxilia vocês na visualização dos profissionais?

Flávia: Falando pelo jurídico, o ProJuris ajuda no controle de atividades. Você consegue, através do histórico, registrar e identificar se os profissionais estão atendendo prazos e atendendo os tempos de workflow de requisições. E esse controle é feito facilmente.

Existe alguma coisa que a experiência com o ProJuris ENTERPRISE tornou imprescindível para a empresa?

Flávia: Sim. Nós não assinaremos mais contratos fisicamente. Está em andamento a implementação da assinatura digital. Nossa ideia para o futuro é que todo o workflow de contratos, assinatura etc, seja feita eletronicamente pelo ProJuris. Esta é uma grande evolução. É um caminho sem volta.

 

Este texto faz parte da
2ª edição da Revista ProJuris.

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