Como funciona a gestão do ciclo de vida dos contratos

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Conhecer o ciclo de vida dos contratos é fundamental para quem quer otimizar a gestão e evitar o desperdício de recursos da empresa.

Contratos são instrumentos necessários para o reconhecimento de direitos e servem para estabelecer obrigações e deveres entre as partes interessadas. Trata-se de um instrumento jurídico autônomo que possui um tempo de vigência predeterminado a ser respeitado.

No cotidiano de qualquer empresa, verificar o cumprimento de obrigações, validar o acerto de valores e confirmar a vigência desse instrumento requer gerenciamento. Atualmente, mais da metade das empresas é ineficiente nessa atividade, o que acaba gerando desperdício de recursos.

Uma das principais razões pelas quais as empresas se tornam ineficientes na administração de seus contratos é o desconhecimento acerca da gestão ciclo de vida dos contratos. Essa técnica visa padronizar e facilitar a gestão dos contratos desde a sua criação até o encerramento.

Fases do ciclo de vida de contratos

– Draft do contrato: estrutura preliminar, onde ficam dispostas as informações mais básicas do documento;

– Negociação: período pelo qual as partes discutem as obrigações pactuadas a fim de formalizar um documento oficial;

Armazenamento: do contrato em meio eletrônico;

Ajustes e administração: visando adequar o contrato às regras da empresa e à legislação;

Renegociação: prazo que define o fim da vigência do contrato e a necessidade de renovação.

Para que ocorra uma otimização na hora de gerir os contratos é necessário padronizar não apenas os documentos em cada fase, mas também a forma como cada setor irá utilizá-los. Muitas empresas acabam falhando na gestão dos contratos, pois cada área da empresa contrata a sua maneira, sem estabelecer um padrão de forma, vigência e modos de pagamento.

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Quem busca eficiência na hora de gerir os contratos precisa estar atento a algumas dicas:

1. Procure reduzir o ciclo de contratação, permitindo que sua execução seja mais célere;

2. Busque o auxílio de um software para controlar prazos, cumprimento de obrigações e pagamentos, evitando assim contratos em duplicidade e aplicação de multas decorrentes de descumprimentos;

3. Minimizar desde o draft os riscos trabalhistas e previdenciários em especial nos casos de terceirização;

4. Estudar as condições de renegociação para que seja possível receber avisos prévios, rescisão ou reajuste do contrato;

5. No caso de contratos com clientes, busque padronizar os termos de renovação automática.

A Projuris é uma empresa com liderança e expertise no mercado. Estudando todas as demandas de escritórios e departamentos jurídicos conseguimos chegar a uma ferramenta eficiente que possibilita realizar a gestão de contratos de forma fácil, rápida e eficiente. Nosso software conta com avisos automáticos de vencimento, regras de padronização e outros itens que podem otimizar a administração por sua empresa.

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