Como melhorar a comunicação com os outros departamentos da empresa

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O que é interessante sobre a comunicação interna em uma organização é que quase todos concordam que ela precisa ser melhorada. Um estudo da Queens University of Charlotte, EUA, mostrou que 3 em cada 4 empregadores classificam o trabalho em equipe e a colaboração como “muito importantes”, e que 39% dos funcionários acreditam que seus colegas de trabalho não colaboram o suficiente. Outra pesquisa mostra que duas em cada três pessoas acreditam que a comunicação entre os departamentos em suas empresas é falha. Inevitavelmente, isso resulta em uma redução na qualidade dos produtos e serviços prestados pela organização.

Enquanto todos estão ocupados com suas tarefas, informações importantes deixam de ser compartilhadas e a produtividade é afetada negativamente. A simples separação física dos departamentos já aumenta a dificuldade de uma comunicação eficaz. Mesmo que haja bons exemplos de equipes que trabalham remotamente, esse é um modelo que pode não servir para todos. Em inglês, existe o termo office tribalism – escritório tribalista -, que vem sendo fortemente combatido pelos gestores das organizações. Essa definição de tipo de escritório se refere ao fato antropológico de que as pessoas tendem a se identificar com o grupo ao qual pertencem. Se uma pessoa está focada apenas em seu departamento (tribo moderna), ela dificilmente irá colaborar efetivamente com os outros.

Nesse artigo, sugerimos a criação de um evento de conferências para um escritório de advocacia. A sugestão também é válida para ambientes de empresas e a iniciativa pode partir do departamento jurídico. A conferência consiste em um ambiente de aprendizado interativo e compartilhamento de conhecimento: separe um dia por mês ou bimestre na agenda de trabalho da empresa, reúna colaboradores de diferentes áreas numa sala, prepare um café especial e dê início às apresentações. Dê a chance de cada colaborador escolher um tema no qual ele(a) seja especialista e que, se possível, impacte no dia a dia de trabalho de todos. Além de estar compartilhando e expandido conhecimento, sua empresa estará construindo proximidade entre os departamentos, que estarão muito mais inteirados das atividades das outras áreas.

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Outra vantagem de incentivar a integração entre áreas é que isso promove a desconstrução de estereótipos. Você provavelmente já ouviu alguma piada ou até um comentário sério que se baseia na ideia de que os desenvolvedores são os nerds da empresa que não se importam com nada além do seu código. Tais estereótipos ajudam a tornar a comunicação entre os departamentos ainda mais complicada. A má comunicação entre os departamentos afetará a produtividade de todos os funcionários da empresa e, consequentemente, o produto ou serviço final entregue aos clientes. Por isso, é importante que as empresas invistam em estratégias para reduzir esse cenário.

A Dra. Juliana de Menezes Fragoso, do departamento jurídico da Arteris, em entrevista concedida à Universidade ProJuris, afirmou que o ProJuris ENTERPRISE fez com que o departamento jurídico da Arteris se comunicasse melhor com as outras áreas da empresa. “A informação não fica concentrada somente numa área. Todo mundo tem acesso a ela de uma forma transparente. Transparência hoje é o que toda empresa procura”, compartilhou Juliana. Ela conta que 295 funcionários da empresa utilizam o sistema hoje.

O que a Arteris e várias outras grandes empresas vêm descobrindo é a possibilidade de unificar todo o processo de gerenciamento das requisições jurídicas em apenas um software, que não será de uso exclusivo do departamento jurídico. Todos os funcionários ou todas as áreas da empresa poderão ter seu próprio usuário no ProJuris ENTERPRISE, com acesso ao módulo de Requisições, e utilizar o sistema para abrir suas requisições junto ao departamento jurídico, incluir outros responsáveis ou envolvidos e acompanhar o andamento até que elas tenham sido cumpridas. A ferramenta disponibiliza também a opção de disparo de e-mails com documentos ou de alertas de compromissos e prazos, de forma automática ou manual, sem que seja necessário nem abrir sua conta de e-mail, tudo diretamente por dentro do sistema. É uma forma prática e eficiente de simplificar a comunicação dos outros departamentos com o jurídico.

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