Como o tempo pode se tornar um aliado (e não um problema)

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Com a grande quantidade de informações, insights e novas demandas que surgem no mercado, nunca foi tão difícil gerenciar o tempo. Este é um reflexo da sociedade como um todo, afetando não apenas a vida profissional das pessoas, mas a pessoal também. Prova disso é que cada vez mais pode-se encontrar livros e artigos sobre este assunto. Não precisamos elencar os muitos fatores que causam este quadro para concluir que “está tudo cada vez mais corrido” – basta citar a internet e a quantidade monumental de notícias, novidades e propagandas que nos atinge diariamente.

Basta procurar em sites de negócio (Administradores.com, Business Insider etc) e conferir que o tempo nunca foi tão discutido no mercado. Tarefas que a princípio podem ser consideradas “básicas”, como priorizar atividades e acompanhar o desempenho da equipe, se tornaram um verdadeiro desafio. Diante deste cenário, o advogado se pergunta: como conseguir identificar as tarefas mais importantes e gerenciar o meu tempo para que, além de atender estas demandas (prioritárias), eu consiga fazer as outras coisas?

Como dito anteriormente, muito se fala sobre esse tema, embora ninguém tenha chegado a uma resposta definitiva. Mas algo que, sem dúvida, pode melhorar (e muito!) o modo como você investe o seu tempo é um sistema para advogados. Vamos entender o porquê:

Poder gerenciar tudo de um único lugar

Talvez a principal vantagem de um sistema para advogado (pois as outras listadas abaixo confluem dela) seja a oportunidade de gerenciar todo o seu escritório dentro de um software. Você pode cadastrar seus processos, acompanha-los e incluir desdobramentos, controlando o seu ciclo de vida completo.

Acompanhar sua equipe e a saúde financeira da sua empresa também ficou mais fácil, com a agenda e o módulo de Relatórios do Projuris ONE. A ferramenta gera extratos precisos e ainda habilita filtros para que você possa extrair o resultado exato que você busca. Os relatórios são emitidos em um documento intuitivo, visual e de fácil interpretação. Dessa forma você investe seu tempo de maneira muito mais gerencial e inteligente, evitando o trabalho monótono de examinar processo-por-processo, agenda-por-agenda e controla tudo de um lugar só. Isso faz com que você e sua equipe economizem tempo, já que você não precisará fazer perguntas que poderiam atrapalhar a concentração do profissional.

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Utilize seu sistema para criar rotinas (que prevejam imprevistos)

Com um sistema que concede uma visão panorâmica das atividades do seu escritório, fica muito mais fácil de passar para a próxima fase: a criação de rotinas, horários reservados para executar uma determinada atividade diariamente. Digamos, por exemplo, que suas visitas ao foro sejam todas agendadas para a manhã, já que à tarde você precisa atender seus clientes, estudar (sempre necessário), conferir o Push e o seu Projuris para verificar a agenda do dia seguinte. Logo, você tem uma rotina, e seu dia fica muito mais organizado e com o tempo (você vai perceber) conseguirá executar as tarefas com muito mais facilidade e qualidade.

Uma dica importante é que estas rotinas sempre tenham uma margem para algum acontecimento eventual: trabalhar na movimentação de um processo ou o atendimento de um novo cliente. Assim não há perigo de comprometer a organização da sua agenda dos próximos dias. Caso nada além do planejado aconteça, tenha uma ideia do que pode ser feito durante este tempo ou – sempre necessário! – tire esse tempinho para estudar.

Timesheet

Depois de conseguir organizar seus processos (primeiro tópico desta matéria) e criar rotinas (segundo tópico) para que seu tempo seja gasto com as atividades mais importantes, você precisa de uma ferramenta que aprimore a relação “tempo investido X qualidade do trabalho”. Caso contrário, os resultados do seu relatório podem desapontar. Para isto, o sistema para advogados Projuris ONE oferece o Timesheet, uma ferramenta que determina qual será a quantidade de horas trabalhadas para cada uma das atividades do dia, estimulando o profissional a se esforçar e finalizar o trabalho dentro do tema proposto. O Timesheet pode ser a peça final para o gerenciamento do seu tempo. Afinal…

“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.”
Pitágoras

 

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