Dez dicas para economizar dinheiro ainda hoje em seu escritório

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Não são apenas os processos judiciais que ocupam espaço na agenda dos advogados hoje em dia. Em tempos de inflação alta e crise econômica, ele também precisa administrar os custos de seu escritório. Afinal, não há mais espaço para gastos desnecessários ou desperdício de recursos.

Algumas iniciativas simples, porém, conseguem gerar excelente retorno em termos de economia – a maioria, dependendo de pouco ou nenhum investimento, apenas se baseando em maior organização e mudança de atitude.

Conheça dez dicas que farão você gastar menos com seu escritório:

1. Softwares

Há no mercado diversos softwares jurídicos gratuitos capazes de agilizar o trabalho de qualquer advogado e eliminar a necessidade de ter alguém especialmente contratado para a execução de tarefas manuais e atualização do andamento dos processos. Um software jurídico não só providencia sozinho estas tarefas, como também mantém a organização do escritório sem riscos de esquecimento ou perdas de prazos.

2. Digitalização de documentos

Não há motivos para manter cópias em papel de arquivos de processos, prestações de contas ou documentos de clientes. Tudo pode ser digitalizado e guardado em servidores dos computadores do escritório, ou armazenados nos próprios softwares disponíveis no mercado. Além da economia com material de consumo, o advogado ganha espaço no escritório.

3. Backup

Para evitar problemas decorrentes de panes no computador ou até mesmo roubo de equipamentos, mantenha cópias dos documentos arquivadas na nuvem. Há diversos serviços gratuitos, como o Google Drive.

4. E-mail

A digitalização de documentos facilita o uso do e-mail em substituição aos serviços de correio. O escritório economiza recursos que seriam gastos com as postagens.

5. Agenda estratégica

Com a ajuda de softwares gratuitos, é possível montar a agenda de forma estratégica. O advogado concentra atividades como protocolos, carga de processos ou requerimentos de certidões em um dia. A racionalização das diligências gera redução de despesas com combustível e estacionamento. O advogado recebe mensagens com a programação do dia seguinte, da semana ou da quinzena.

6. Controle financeiro

Outra funcionalidade oferecida pela automação se refere ao controle de custas e honorários: o advogado tem o status financeiro de cada caso ou cliente organizado em só lugar, o que agiliza a prestação de contas, evitando contestações de gastos.

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7. Uso de dispositivos móveis

Smartphones e tablets se tornaram dispositivos multifuncionais que permitem a troca de documentos, o envio de arquivos e a comunicação instantânea. Inúmeros aplicativos gratuitos fazem com que o equipamento se transforme, por exemplo, em scanner de mão. Assim, o advogado pode copiar um documento, economizando o custo de xerox. Ao longo de um ano, o valor poupado é significante.

8. Telefonia

O advogado depende, em muitas situações, do telefone para contatar clientes ou resolver problemas do escritório. No caso do celular, uma alternativa interessante é disponibilizar números de diferentes operadoras para fazer as ligações com custo mais baixo. Hoje, a rede oferece oferece softwares gratuitos que dizem qual é a companhia responsável pelo número. Dessa forma, o custo por ligação cai drasticamente.

9. Impressoras

Imprimir documentos é uma ação quase automática nos escritórios de advocacia. Além do gasto com papel, há o consumo de toner ou tinta – produtos de preço elevado. O ideal é salvar os documentos em formato PDF e mantê-los na memória do computador ou na nuvem para consulta e impressão apenas em caso de necessidade extrema.

10. Energia elétrica

A maioria das pessoas já tem o hábito de desligar luzes em ambientes vazios ou instalar lâmpadas econômicas. Porém quase ninguém dá atenção ao consumo de energia por equipamentos que ficam em stand by. Impressoras, computadores, cafeteiras e bebedouros podem ser desligados após ou fim do expediente e religados pela manhã. A diferença no valor da conta de luz é expressiva.

Todas essas dicas serão inúteis, caso os funcionários e eventuais sócios do escritório as considerem de pouca importância. O ideal é que o esforço para redução de despesas seja uma tarefa de todos.

E você, já adota pequenas práticas como estas para economizar gastos em seu escritório? O resultado tem sido satisfatório? Conte-nos sua experiência.
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