10 sinais de que você precisa investir em software jurídico – Parte 1

Estamos constantemente em contato com advogados e responsáveis por departamentos jurídicos de tamanhos e tempo de mercado distintos. E não é incomum entre estes advogados a dúvida: é mesmo a hora certa de investir em um sistema de gestão jurídica?

Nós da ProJuris, com as mais de duas décadas de experiência com tecnologia para o setor jurídico,  separamos 10 questões cruciais e respostas que impactam nesta decisão, tanto em um escritório quanto num departamento jurídico.

Quer ter mais tempo para atuar em atividades estratégicas?

Um bom software jurídico permite automatizar processos rotineiros do escritório como por exemplo: pagamento de fornecedores, controle de despesas e custas de processo, faturamento, recolhimento de impostos. Quando feitos manualmente, estes processos tomam tempo e estão sujeitos a erros operacionais.

E, pior ainda, com o aumento do volume de clientes e casos que você controla na área jurídica, você começa a perder o controle dos clientes para os quais trabalhou, os itens que já foram faturados e assim por diante!

Com um software jurídico que automatize estes processos, os você passa a ter mais tempo para atuar em funções estratégicas e que podem trazer novas oportunidades para o negócio.

Essa automatização vai além das questões processuais; ela acontece também na gestão financeira do seu escritório, no relacionamento com os seus clientes e no planejamento e avaliação contínua da gestão. Está aí um bom motivo para investir em um software de gestão jurídica!

Calcular o valor de uma causa ou processo é trabalhoso e está sujeito a erros?

Em meio a tantas atribuições, todos estamos sujeitos a cometer erros. E um dos erros mais comum é a falha no cálculo do valor de uma causa ou processo. Imagine quão desagradável seria, seu cliente se deparar com um valor incorreto da causa, especialmente quando confiança é a base fundamental do negócio!

Este cálculo é impactado por correções financeiras baseados em índices de mercado. Ter a possibilidade do software fazer a atualização dos indicadores destes índices de forma automática é muito mais seguro porque minimiza possíveis erros na digitação manual destes valores.

Afinal,  são mais de 20 índices econômicos e judiciais como: IGP, IGPM, INPC, IPC, IPCA, Selic, TJ, TR-Bacen e muitos outros.

Significa independência de terceiros para obtenção destes índices e garantia de provisionamento correto de contencioso para sua contabilidade ou cliente.

E pense na economia de tempo ao deixar de fazer essa atualização manualmente: você reaproveita cálculos e ganha no mínimo 50% de produtividade!

Todos os índices são calculados com sua base histórica, ou seja, é possível calcular valores de causas ou processos iniciados em anos anteriores e fazer a correção com base nos valores históricos dos índices desejados – por exemplo, IGPM de 3 anos atrás.

Sabe o que isso significa? Mais produtividade e assertividade nos cálculos de valores das causas ou processos!

Você já pensou em gerenciar eletronicamente seus documentos?

Petições, procurações, laudos, pareceres técnicos, documentos societários, e outros papéis envolvidos em processos judiciais: pilhas de pastas e papéis.

Um escritório de advocacia é o local ideal para encontrar uma boa quantidade de documentos em diversas versões. E, sendo você um advogado cauteloso e que zela pelas informações dos seus clientes, é bem possível que você tenha cópias de todos os documentos em um endereço físico.

Se você tem o desejo de eliminar esta pilha de pastas e papéis, já tem o segundo motivo para ter um software jurídico para gestão. Através de um software jurídico você faz a gestão eletrônica de documentos (GED), através da digitalização dos mesmos. E ganha em segurança da informação, cópias eletrônicas, versionamento, e controle de acesso aos documentos.

Outro ganho que você terá com este sistema é a busca dos documentos pelo nome do cliente, ou por processo. Em um clique, você visualiza todos os processos do cliente, e todos os documentos do processo. Não é motivo suficiente para investir em um sistema de gestão jurídico? Então, vamos ao próximo.

Sua análise gerencial e o acompanhamento do planejamento está em dia?

Possuir todas as informações centralizadas e em tempo real, permite obter os indicadores de acompanhamento de gestão de forma mais rápida, com exatidão e qualidade.

E como ter estas informações centralizadas? A resposta, de novo, é: através de um bom software jurídico. Com este sistema de gestão jurídica você poderá gerar as informações que precisar através de planilhas dinâmicas e relatórios sobre sua massa processual.

Com a quantificação e valoração de todos os dados envolvidos no atendimento dos processos incluídos no sistema, a informação qualificada estará disponível para a tomada de decisões estratégias.

Outro benefício que você vai perceber claramente é poder fazer uma avaliação da performance corporativa e minimização dos riscos do negócio.

E para finalizar, poderá compartilhar estas informações ao conhecimento corporativo, o que facilita o repasse do acompanhamento do planejamento e fortalece o alinhamento do conhecimento do cenário atual e futuro dos negócios.

Acompanhar as contingências por cliente é fundamental para tomar decisões e ajustar as velas do seu escritório ou departamento jurídico

Conforme falamos no item #4, através do software jurídico você pode ter todas as informações da massa processual centralizadas.

A partir de  relatórios para acompanhamento de contingências por clientes e indicadores em cima destas informações, você consegue entender a situação atual do negócio e da sua área jurídica de forma rápida, sem perder tempo.

E ao mesmo tempo, pode tomar as decisões necessárias para ajustar as velas e o rumo do barco. Além disso, possuir todas as informações em um mesmo local padroniza o trabalho de todo o time e permite um controle muito mais amplo do andamento geral do escritório.

Velocidade e assertividade no momento da tomada de decisão significa mais profissionalismo na gestão do seu escritório e no acompanhamento das contingências. Motivo bem forte para o advogado investir agora em um software de gestão, não é mesmo?

Próxima página >>

E agora?

Se você ficou desconfortável com algum dos itens acima talvez seja hora de pensar em conhecer e experimentar algum software jurídico especializado em sua realidade. Entender o que você precisa é o primeiro passo. O mercado oferece boas opções com diferentes funcionalidades e aplicações.

Lembre-se, que o software precisa ser fácil de usar, e ser acessível de qualquer lugar onde você esteja! Nós do ProJuris sugerimos que você acesse este link e comece agora e faça um teste com uma solução simples e completa.