Como gerenciar prazos no escritório de advocacia

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No mundo jurídico os prazos pesam muito. E existe uma razão pela qual  eles são considerados essenciais: a perda de prazo impacta diretamente na carreira e reputação dos advogados (sem falar no prejuízo financeiro)

Este tipo de imprevisto costuma ser muito mais comum com advogados e/ou escritórios que ainda fazem a gestão e cálculo de seus prazos manualmente, atividade extremamente suscetível a erro humano.

Basicamente, os arquivos estão espalhados nos e-mails, o calendário é gerenciado de forma separada em cada caso, o timesheet - ou a gestão de horas - é apenas um rabisco no caderno e, por fim, o profissional tem pouca chance de acompanhar o fluxo constante de trabalho.

Em muitos casos de escritórios grandes, para ajudar nesse trabalho,  existe o controller (ou a controladoria jurídica), que organiza as rotinas de forma que o os advogados podem se concentrar. Esta pessoa/área organiza as atividades de todos os times enquanto os times executam cada uma das solicitações. A analogia com uma esteira de produção é bastante comum neste tipo de escritório. 

Apesar de ser uma das maneiras mais organizadas de garantir produtividade e mitigação de erros, por vezes as  informações continuam dispersas, não se concentram em um único lugar, havendo a necessidade de uso de vários sistemas ou repositórios.

Mas, é claro, nenhum advogado quer assumir a responsabilidade de ser negligente. E é exatamente por estes motivos listados acima que aplicar um gerenciamento de prazos eficaz no escritório de advocacia é algo crucial. 

Neste artigo, você vai entender que apenas com o uso da tecnologia pode ajudar e, consequentemente, garantir que o processo seja muito mais tranquilo para o profissional e o cliente.

De que forma a tecnologia pode auxiliar o controller?

A chave para o sucesso é saber como adotar tecnologia e integrá-la ao seu trabalho. Um bom software jurídico minimiza negligências, porque normalmente oferece estrutura ao fluxo de trabalho. 

Por meio dele é possível melhorar a organização em toda a empresa, fornecer funcionalidades que agendam prazos, atribuem tarefas e até armazenam arquivos. 

Se a controladoria se dispõe de um software para gerenciar todas as ações o risco automaticamente diminui com a segurança operacional que a ferramenta disponibiliza e os resultados dos processos internos tornam-se muito melhores.

Outros benefícios também acabam sendo trazidos pelo software jurídico no controle de prazos do escritório: 

  • Gestão completa de processos

Organização de processos é fundamental para evitar desperdício de tempo, perda de documentos e, por fim, todo tipo de retrabalho de um escritório de advocacia.

Mesmo para escritórios de advocacia pequenos, onde não se tem um grande volume de processos a serem organizados, a gestão permite que o advogado tenha menos preocupação e uma administração muito mais completa de seus processos.

  • Visualização holística dos processos

Um software como o ProJuris para Escritório te priva de ficar atualizando o cliente sobre o andamento dos processos, ou então recebendo ligações e mensagens da parte dele para saber como estão.

Basta conceder a ele um usuário e senha e ele poderá, sempre que quiser, visualizar os processos em que está envolvido. E claro, sem poder adicionar, excluir ou alterar informações, somente consultá-las.

Essa funcionalidade busca sempre automatizar processos e facilitar a vida dos advogados.

  • Controle das atividades

O controle das atividades internas do escritório também contam na vida do advogado. Não basta só cuidar dos casos e ficar atento a prazos, saber quais atividades estão em andamento, por quem está sendo desenvolvida e o que ainda precisa ser feito é fundamental.

Uma lista de atividades com uma visão totalmente customizável e que pode se adequar a sua realidade, além de auxiliar o fluxo operacional,  é integrada ao Módulo Agenda. Assim, os compromissos ficam registrados de forma com que o advogado não se perca. 

  • Cálculo de prazos

Imagine poder calcular seus prazos processuais diretamente de uma ferramenta prevenindo a perda de prazos. Uma boa ferramenta, como o ProJuris para Escritórios, disponibiliza uma funcionalidade que calcula prazos para as normas Novo CPC, CPP, CLT, entre outros.

  • Previsibilidade

Com uma ferramenta você consegue ter previsibilidade de todas as atividades listadas acima. Você pode captar, organizar e acompanhar informações sobre as publicações dos processos. 

Sem dúvida é o melhor caminho para mitigar riscos no escritório, evitar a perda de prazos e gerar ainda mais produtividade. 

Se, lendo este artigo, você percebeu que é hora do seu escritório investir em um software jurídico para melhorar a gestão, não perca tempo! Junte-se a milhares de advogados que utilizam o ProJuris para Escritórios

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