Dicas para gestão de atividades no escritório de advocacia

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A gestão de atividades no escritório é muito importante no cotidiano de um advogado. Confira, neste artigo dicas para uma gestão mais eficiente.

Um dos maiores desafios de profissionais autônomos é criar um balanço entre a organização das tarefas do cotidiano e o tempo gasto para fazê-las. E isso não é diferente para um advogado. Fazer a gestão de atividades no escritório de advocacia exige planejamento, compromisso e, acima de tudo, disciplina.

Para os advogados, manejar bem o tempo é uma tarefa ainda mais crucial, pois quando se trabalha com prazos processuais, atendimentos jurídicos, reuniões com associados, audiências, recursos e petições para serem escritas, não ter controle sobre a gestão de tarefas pode oferecer grandes riscos.

Escritórios de advocacia de todos os tamanhos precisam se preocupar com a gestão de tarefas. Saber organizar as atividades necessárias para o trabalho advocatício e controlar o tempo necessário para elas pode ser a diferença entre um negócio bem sucedido e um não, independente do tamanho.

Por compreendermos a importância de uma boa gestão de atividades no escritório de advocacia, a ProJuris separou para você dicas para organizar as tarefas e o tempo gasto com elas de forma mais eficiente e prática. Confira as dicas no artigo abaixo e boa leitura!

A dificuldade que os escritórios têm de gerenciar as atividades

Grande ou pequeno, experiente ou novato na área, é comum, em escritórios de advocacia de todos os tipos, ter dificuldade em gerenciar as atividades do dia-a-dia.

A falta de gestão de atividades no escritório de advocacia pode causar diferentes problemas, como o mau uso do tempo, que acarreta em excesso de trabalho e prazos mais curtos; ou até a perda de clientes e problemas na organização financeira.

E são esses problemas que a falta de gestão de atividades traz que podem fazer com que escritórios não cresçam ou se destaquem de seus concorrentes, pois o tempo dos profissionais é gasto de forma menos eficiente, diminuindo os resultados.

Entre os principais problemas que causam dificuldades para os escritórios de advocacia no gerenciamento das atividades do cotidiano, estão:

- Falta de cultura de gestão

Parece algo simples, mas criar o costume de fazer uma gestão das tarefas diariamente pode ser bem bastante difícil.

É importante que o gestor (ou gestores) do escritório de advocacia esteja mentalmente preparado para reformular o jeito com que faz o seu trabalho diário, ordenando uma parte do seu tempo para organizar documentos, enumerar arquivos, preencher tabelas e deixar a agenda em dia.

Criar uma cultura de gestão significa dar importância à organização e sistematização das diferentes atividades exercidas dentro do escritório, estando elas diretamente conectadas ao trabalho jurídico ou não.

Com perseverança e com organização, é possível fazer com que atividades repetitivas e que gastam tempo se tornem mais dinâmicas, porque os processos, arquivos, documentos, tarefas e lembretes estão organizados de uma forma que fazem com que o advogado possa focar mais nas atividades importantes do cotidiano.

- Falta de tempo para gestão

A falta de tempo é um motivo comum para não se investir em gestão de tarefas. Afinal, manter todas as atividades de um escritório de advocacia exige constante atualização dos gestores.

Entretanto, não se percebe a quantidade de tempo que se perde fazendo trabalhos repetitivos e retrabalhos que acontecem apenas pela falta de gestão de atividades no escritório de advocacia.

Acompanhar andamentos de processos manualmente, escrever peças jurídicas a partir de modelos, buscar atualizações nos sites dos Tribunais, monitorar prazos processuais... Todas essas atividades repetitivas são extremamente importantes para o escritório de advocacia, mas consomem muito tempo do profissional.

Além disso, são atividades que, pelo seu caráter repetitivo, são suscetíveis a erros humanos. Atrelar um prazo errado a um processo pode acontecer quando se lida com dezenas de processos ao longo de meses. E esse erro não pode acontecer no cotidiano do profissional de Direito.

Se toda a equipe estiver disposta a trabalhar na gestão das tarefas e atividades do escritório, o tempo gasto nessa atualização será menor do que o tempo perdido procurando documentos, arquivos e refazendo trabalhos.

- Fragmentação de informações em emails, WhatsApp, Excel e outros sistemas

O escritório de advocacia atual trabalha com muitas frentes diferentes de mídia em suas mais diversas áreas. Os advogados conversam com clientes, marcam reuniões, recebem e enviam documentos por email, telefone, WhatsApp e redes sociais.

Receber informações, documentos, arquivos, horários e datas de diferentes fontes pode ser um grande problema na gestão de tarefas, pois as atividades ficam dispersas, o que aumenta a chance de perda de reuniões importantes, demora para encontrar documentos e problemas de relacionamento com o cliente.

Ter informações fragmentadas em diferentes locais é perigoso para o escritório de advocacia, que tem como norte do trabalho os prazos processuais e o bom relacionamento com seus clientes.

É importante que os gestores de um escritório de advocacia coloquem na sua rotina a organização de informações em apenas um lugar, facilitando a visualização das atividades a serem feitas como um todo.

Com as atividades e compromissos centralizados, é muito mais fácil organizar o tempo, checar prazos, não perder reuniões importantes e estar sempre a par do que é mais importante para tornar o tempo de trabalho no escritório mais eficiente e dinâmico.

- A gestão não acompanha o crescimento do negócio

Planilhas, arquivos e agendas têm a capacidade de dar conta da gestão de atividades no escritório de advocacia enquanto ele está em seus passos iniciais. Entretanto, o desafio cresce na mesma medida em que mais clientes e processos aparecem. 

Por que se preocupar com a gestão de atividades no escritório?

Como já vimos anteriormente neste artigo, fazer uma gestão de atividades no escritório de advocacia é extremamente importante para o bom proveito do tempo de trabalho e, subsequentemente, para o sucesso do negócio.

Os benefícios da gestão de atividades estão além da economia de tempo e da organização de documentos, arquivos, processos e compromissos.

Padronizar documentos, ter espaços reservados para guardar arquivos importantes, visualizar e dividir tarefas e atividades, ter total controle sobre as finanças do escritório, diminuir o tempo gasto e a possibilidade de erros em tarefas repetitivas tornam o escritório de advocacia mais eficiente e focado em resultados.

Por si só, esses itens são motivos suficientes para se investir em uma boa gestão de tarefas. Entretanto, criar uma cultura de gestão pode trazer benefícios enormes para o escritório de advocacia, que podem ser a diferença entre um escritório comum e um escritório de sucesso.

Alinhamento entre o time

Quando se investe em gestão de atividades no escritório de advocacia, todos os profissionais sabem onde as informações cruciais estão concentradas, tornando a divisão de trabalho mais prática, aumentando a sinergia entre os advogados.

Todos salvam os documentos importantes em lugares pré-determinados e organizados; os prazos processuais podem ser facilmente visualizados por todos em um lugar de fácil checagem; tarefas são divididas e designadas com mais clareza e a comunicação se torna mais fluída.

Quando todos os profissionais conseguem visualizar o que precisa ser feito e sabem onde encontrar todas as ferramentas que necessitam, o trabalho se torna mais eficiente e as metas se tornam mais claras, fazendo com que a equipe se alinhe na busca por resultados.

Um dos principais benefícios de incorporar a gestão de tarefas no cotidiano do trabalho jurídico em um escritório é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisa ser feito para garantir o máximo de eficiência.

Diminuição do stress e aceleração das entregas

Ter todas as atividades do escritório organizadas também tem um efeito direto na diminuição do stress e na conclusão de prazos antes deles começarem a apertar.

Muito tempo que seria gasto procurando e organizando documentos, fazendo tarefas repetitivas, checando prazos processuais e procurando informações em diferentes locais pode ser gasto com atividades mais produtivas, que necessitam da total concentração do advogado.

Investir em gestão de tarefas significa perder menos tempo fazendo tarefas que se criam pela falta de organização, gerando stress dentro do ambiente de trabalho e fazendo com que o profissional tenha menos tempo para focar nas atividades importantes para o escritório.

Ao se investir na gestão de atividades no escritório, a visualização de prazos e as divisões de tarefas de forma objetiva e clara facilitam a administração do tempo, fazendo com que os prazos não apertem tanto e as entregas sejam realizadas com mais folga.

Aumento da rentabilidade

Não ter controle e visualização a respeito da entrada e saída de recursos do escritório de advocacia significa que o advogado e seus associados podem estar perdendo dinheiro.

Ter controle sobre os custos fixos, saber quais são as margens de lucro dos processos, estabelecer valores para honorários e saber quais são as porcentagens dos ganhos que retornam, de alguma forma, para o escritório são operações financeiras elementares para a manutenção e o sucesso da empresa.

Organizar e estruturar a área financeira do escritório de advocacia é uma das tarefas mais importantes dentro de uma gestão de atividades no escritório. Saber quanto dinheiro está entrando e quanto precisa sair é o primeiro passo para criar metas, controlar gastos e tornar o trabalho mais valorizado, aumentando a rentabilidade do negócio.

Ter uma boa gestão do negócio é importante para que o escritório possa crescer sem perder a qualidade do seu trabalho. Cuidar da gestão de tarefas de um escritório de advocacia é a atividade não relacionada ao Direito mais importante do trabalho do advogado.

Compreender a dimensão do que precisa ser feito, o que precisa ser guardado, quais recursos entram e saem e como administrar todo o tempo da forma mais eficiente possível é o principal diferencial de escritórios de sucesso.

Com os avanços da informática e da tecnologia, sistemas jurídicos avançam todos os dias para tornar o trabalho do advogado mais dinâmico e focado no que realmente necessita da atenção dele.

Com o objetivo de centralizar todas as informações relevantes do escritório de advocacia e organizar o tempo dos profissionais, softwares jurídicos são verdadeiros aliados do escritório de advocacia atualizado nas tendências do mercado e do trabalho.

Como a tecnologia mudou a gestão de tarefas

O avanço tecnológico que veio com a popularização da internet banda larga a partir dos anos 90 mudou completamente como nos relacionamos, a forma com que o mercado trabalha e como as organizações se estabelecem e se organizam economicamente.

Da mesma forma que é difícil imaginar a interação entre pessoas (especialmente de localidades distantes) sem o uso da internet e de outras tecnologias, é completamente impossível pensar em trabalho no século XXI sem a presença de tecnologias que facilitam e auxiliam as atividades.

A automatização de processos, por exemplo, foi um dos avanços mais importantes para a economia no mundo inteiro, pois permitiu que organizações das mais diversas áreas pudessem desenvolver seus serviços e produtos de forma mais eficiente, poupando esforços intelectuais humanos e tempo gasto em atividades que podem ser feitas por um sistema.

Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP, em inglês) são um exemplo do que o avanço das tecnologias pôde fazer para empresas de diversos ramos e portes, integrando todos os dados e processos de empresas que possuem milhares de funcionários em um único lugar, facilitando o gerenciamento de informações.

Tecnologia na área jurídica

Na área jurídica, a tecnologia também influenciou muito no cotidiano de todos os profissionais envolvidos. A existência do certificado digital da OAB e dos processos eletrônicos são apenas dois exemplos da tecnologia facilitando e melhorando o trabalho do profissional do Direito.

Na parte de gestão de atividades, softwares jurídicos criados para facilitar o cotidiano de advogados já são realidade. Esses sistemas têm como objetivo centralizar informações e facilitar processos comuns da função advocatícia.

Poder reduzir em grandes proporções a quantidade de pastas físicas e documentos em papel oferece vantagens econômicas, gerenciais e ambientais ao escritório, que gasta menos com materiais de escritório, precisa de menos espaço físico para guardar arquivos e ajuda o meio ambiente ao levar seus dados importantes para uma nuvem digital.

Além dos aspectos econômicos, acompanhar as tendências do mercado jurídico e dos avanços tecnológicos nele inseridos é também prever tendências e estar caminhando lado a lado com eventuais mudanças do sistema jurídico brasileiro.

O Supremo Tribunal de Justiça (STJ), por exemplo, recebe apenas processos eletrônicos desde 2016. Estar atento às mudanças do mundo jurídico também se aplica a estar por dentro das tecnologias utilizadas nesse meio.

Software jurídico para gestão de atividades

Mudar a gestão de atividades no escritório de advocacia para um software jurídico é uma decisão importante para profissionais que querem estar por dentro das mudanças no mercado jurídico.

Ao informatizar as principais informações necessárias para o funcionamento do escritório de advocacia, torna-se muito fácil visualizar todas as atividades que são necessárias para a manutenção do negócio e, com um software inteligente, automatizar as atividades que não necessitam do esforço de um profissional do Direito.

Isso significa que quanto mais integrado às novas tecnologias e a um software jurídico o escritório é, mais tempo os advogados têm para elaborar suas peças processuais, cuidar do marketing jurídico e desenvolver um melhor atendimento aos seus clientes.

A economia de tempo e a visualização dos processos e atividades como um todo também fazem com que os gestores do escritório de advocacia possam empenhar mais tempo na melhoria dos procedimentos, no alcance de metas e nas ações focadas em resultados.

Benefícios de um software de gestão de atividades no escritório

Softwares jurídicos para escritórios de advocacia são muito mais eficientes que planilhas e agendas. Embora elas também tenham seus méritos, escritórios têm dificuldade de continuar a gestão das tarefas de forma manual na medida em que crescem.

Com um software para gestão de tarefas no escritório de advocacia, as informações, datas, documentos, petições, processos e arquivos importantes ficam centralizados em um único sistema, que pode ser acessado por todos os profissionais do escritório. 

Uma gestão de atividades no escritório mediada por um software jurídico melhora, sobretudo, a organização do tempo dos profissionais, que têm mais tempo para produzir peças jurídicas com mais calma e ter um relacionamento mais próximo e duradouro com clientes.

Destacamos abaixo alguns dos principais benefícios que um software jurídico como o ProJuris para Escritórios pode trazer para um escritório de advocacia.

Controle de produtividade do time

Para além da organização da gestão de atividades no escritório de advocacia, um software jurídico é uma ótima ferramenta para organizar tarefas e distribuir atividades a serem realizadas por advogados dentro do escritório.

O ProJuris para Escritórios, por exemplo, possui o Módulo de Atividades, que organiza todas as tarefas do escritório em formas de lista ou kanban, facilitando a visualização do que tem que ser feito e a divisão das atividades, podendo designar certas tarefas para pessoas específicas.

Com um software jurídico integrado e inteligente, é mais fácil fazer uma gestão de tarefas eficiente, pois se pode ver como cada atividade está encaminhada, quais são os prazos dela, o que já foi feito e quais pessoas estão trabalhando nela, tornando a visão dos processos do escritório mais ampla e organizada.

Geração automática de documentos

As atividades que mais tomam o tempo de profissionais do direito são as repetitivas, que não tem a ver diretamente com o exercício da profissão, como preencher petições e documentos com nomes de clientes e números de processos.

São essas atividades, que acontecem com frequência dentro de um escritório de advocacia, que estão mais passíveis a erros, justamente pelo seu caráter monótono e repetitivo, que consome, no fim dos cálculos, tempo que poderia ser gasto nas tarefas que necessitam da expertise jurídica do advogado.

Trabalhar um software jurídico que gera documentos automaticamente a partir de definições pré-estabelecidas pelos advogados significa mais dinamicidade nas tarefas repetitivas, menor chance de erros e menos tempo gasto, tornando o trabalho menos estressante e fazendo com que as horas no trabalho sejam mais produtivas.

Com o ProJuris para Escritórios, através do Gerador de Documentos, os usuários do sistema podem criar diferentes tipos de documento, como procurações, recibos, declarações, contratos e petições em modelos totalmente personalizados.

Cálculo sistematizado de prazos processuais

A vida profissional do advogado acontece em torno dos prazos processuais. São eles que dão às ordens no escritório de advocacia a respeito de quais peças jurídicas são mais urgentes, quais necessitam de mais atenção e como será o cotidiano.

Perder ou errar os prazos de um processo é um dos maiores medos do advogado, pois um erro como esse pode resultar na perda de clientes, na responsabilização civil do advogado e em problemas com a reputação do profissional e do escritório.

Softwares para gestão de tarefas que estejam alinhados com a tecnologia atual, como a Calculadora de Prazos do ProJuris para Escritórios, podem ter em seu sistema prazos de diferentes normas, como o Novo CPC, CPP, CLT e Juizados Especiais.

A Calculadora de Prazos inclui no cálculo de prazos as suspensões municipais e leva em conta as portarias dos Tribunais, poupando tempo do advogado em ter que verificar manualmente esses quesitos.

Além disso, o profissional pode incluir em sua agenda digital os prazos dos processos para organizar o seu tempo.

Armazenagem de dados com criptografia

Fazer a gestão de atividades no escritório de advocacia de forma segura também é importante para o profissional do Direito. Afinal, um advogado precisa manter sigilo de informações cruciais de clientes.

O advogado trabalha no cotidiano com documentos e arquivos privados de seus clientes, que não podem estar à deriva na rede. Arquivos guardados em locais de fácil acesso ou invasão podem comprometer um cliente e a credibilidade do escritório.

Softwares jurídicos atuais trabalham com dados criptografados, ou seja, eles são codificados de uma forma que apenas os usuários do sistema podem ler. Isso significa que toda a alimentação de dados feita em um sistema como o ProJuris para Escritórios é protegida de ponta a ponta.

Não há necessidade de guardar documentos importantes em diferentes locais nem em ter medo de perder HDs externos com informações relevantes do escritório. Todas as informações importantes para o trabalho do advogado podem estar dentro do software jurídico.

Controle das receitas e dos gastos

Uma das partes mais importantes de qualquer negócio para o seu gestor é a rentabilidade. Saber quanto se gasta, quais são os retornos financeiros e quais são as margens de lucro são preocupações que todas as pessoas que operam o próprio negócio têm.

E isso não é diferente em escritórios de advocacia. Ter controle sobre as finanças é um dos principais diferenciais entre escritórios comuns e escritórios de sucesso. O ProJuris para Escritórios possui uma área de gestão financeira projetada para escritórios de advocacia.

Assim é mais fácil para o gestor identificar quais são seus gastos mensais, seus lucros, quanto se ganha com consultorias e outros, facilitando o planejamento financeiro do negócio.

Vantagem competitiva

Utilizar um software jurídico para a gestão de atividades no escritório de advocacia também pode apresentar uma vantagem competitiva do seu negócio em relação aos concorrentes.

Como você viu anteriormente neste artigo, um software de gestão de tarefas otimiza o tempo do advogado, facilita o gerenciamento do negócio, ajuda no controle de gastos e de receitas e centraliza todas as informações importantes para o profissional.

Todo o tempo que um advogado gastaria preenchendo planilhas, procurando documentos e arquivos, fazendo trabalhos repetitivos e anotando informações importantes em agendas pode ser reinvestido no negócio na forma de atendimento ao cliente, marketing jurídico ou no aperfeiçoamento do trabalho.

Um software jurídico, além de ser um sistema de gerenciamento de atividades e tarefas feito com foco no trabalho do profissional do Direito, é uma ferramenta valiosa quanto o assunto é tornar o seu negócio focado em resultados, eficiente e competitivo.

Comece a mudar hoje a gestão de atividades do seu escritório

O ProJuris para Escritórios é um software jurídico estruturado para englobar todas as necessidades de um escritório de advocacia em um único sistema.

Atento às demandas tecnológicas atuais, o ProJuris para Escritórios é uma solução para sistematizar a gestão de atividades de um escritório de advocacia, tornando a visualização das atividades mais completa, diminuindo a perda de tempo e tornando o trabalho mais eficiente e assertivo.

Com as informações centralizadas em um único sistema seguro e de fácil manuseio, toda a equipe passa a ter uma visão ampliada do negócio e das atividades executadas no cotidiano.

Experimente o ProJuris para Escritórios de graça por uma semana ao preencher os dados abaixo ou entre em contato com a nossa equipe para saber mais a respeito do nosso produto.

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