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Gestão de Escritório de Advocacia: descubra como ter mais eficiência

Tempo de leitura: 7 minutos

A gestão de atividades no escritório é fundamental na rotina de um advogado. Confira, neste artigo, dicas para uma gestão mais eficiente.

Um dos maiores desafios dos profissionais jurídicos é criar um balanço entre a organização das tarefas do dia a dia e o tempo gasto para fazê-las – afinal, exige planejamento, compromisso e, acima de tudo, disciplina. 

O desafio é muito maior quando se fala em prazos processuais, atendimentos, reuniões com associados, audiências, recursos e petições para serem escritas. Não ter o controle de tudo isso pode oferecer grandes riscos.

Mas isso é demanda só de grandes escritórios? Certamente não. Escritórios de advocacia de todos os tamanhos precisam se preocupar com a gestão de atividades.

Ter a gestão e o controle pode ser a diferença entre um negócio bem sucedido e um não, independente do tamanho.

Por compreendermos isso, preparei para você dicas para organizar as tarefas e o tempo gasto com elas de forma mais eficiente e prática. Basta seguir lendo o texto.

O que é a gestão de escritório de advocacia?

Para começar vamos entender: o que de fato é essa gestão, o que faz parte dela? 

Primeiro é necessário identificar que, em qualquer negócio, a gestão de um negócio diz respeito a três práticas:

  1. Olhar para seu escritório de maneira a entender como os processos acontecem;
  2. Guiar seus colaboradores ao sucesso;
  3. Levar os clientes à satisfação.

Com isso, é possível entendermos que a gestão não é apenas um processo, mas uma junção de diversos métodos que englobam várias ações e pessoas. 

No escritório de advocacia não é diferente. Existem vários passos para que a gestão seja feita de maneira recorrente e assertiva. Veja nos tópicos a seguir. 

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Qual o objetivo da gestão de escritório de advocacia?

Vamos combinar! Nenhum negócio funciona sem uma gestão. Se não tiver uma estrutura desenhada e organizada, a probabilidade é que não tenha vida longa.

O objetivo da gestão é justamente fazer com que o escritório cresça saudável e de maneira exponencial, implementando melhorias nos processos, tapando gargalos e permitindo melhor fluidez até para as pessoas responsáveis. 

O profissional jurídico possui inúmeras demandas: pessoas, cobrança de honorários, prazos. Não importa se tem dez processos ou mais de cem, a questão é que organizá-los é fundamental para evitar desperdício de tempo,  perda de documentos e, por fim, todo tipo de retrabalho.

A gestão proporciona ao escritório:

1. Alinhamento entre o time;
2. Diminuição do stress e aceleração das entregas;
3. Aumento da rentabilidade.

Veja, na íntegra, todos os benefícios de implementar um software jurídico no escritório de advocacia! 

Quais as dificuldades que os escritórios têm ao gerenciar as atividades?

Grande ou pequeno, experiente ou novato na área, é comum, em escritórios de advocacia de todos os tipos, ter dificuldade em gerenciar as atividades do dia-a-dia.

A falta de gestão de atividades no escritório de advocacia pode causar diferentes problemas, como o mau uso do tempo, honorários atrasados, perda de prazos – e até a perda de clientes – e problemas na organização financeira.

Além disso, o escritório pode sofrer impactos como:

– Falta de cultura de gestão

Parece algo simples, mas criar o costume de fazer uma gestão das tarefas diariamente pode ser bastante difícil.

É importante que o gestor (ou gestores) do escritório de advocacia esteja mentalmente preparado para reformular o jeito com que faz o seu trabalho diário, ordenando uma parte do seu tempo para organizar documentos, enumerar arquivos, preencher tabelas e deixar a agenda em dia.

Criar uma cultura de gestão significa dar importância à organização e sistematização das diferentes atividades exercidas dentro do escritório, estando elas diretamente conectadas ao trabalho jurídico ou não.

Com perseverança e com organização, é possível fazer com que atividades repetitivas e que gastam tempo se tornem mais dinâmicas, porque os processos, arquivos, documentos, tarefas e lembretes estão organizados de uma forma que fazem com que o advogado possa focar mais nas atividades importantes do cotidiano.

– Falta de tempo para gestão

A falta de tempo é um motivo comum para não se investir em gestão de tarefas. Afinal, manter todas as atividades de um escritório de advocacia exige constante atualização dos gestores.

Entretanto, não se percebe a quantidade de tempo que se perde fazendo trabalhos repetitivos e retrabalhos que acontecem apenas pela falta de gestão de atividades no escritório de advocacia.

Acompanhar andamentos de processos manualmente, escrever peças jurídicas a partir de modelos, buscar atualizações nos sites dos Tribunais, monitorar prazos processuais…

Todas essas atividades repetitivas são extremamente importantes para o escritório de advocacia, mas consomem muito tempo do profissional.

Além disso, são atividades que, pelo seu caráter repetitivo, são suscetíveis a erros humanos.

Atrelar um prazo errado a um processo pode acontecer quando se lida com dezenas de processos ao longo de meses. E esse erro não pode acontecer no cotidiano do profissional de Direito.

Se toda a equipe estiver disposta a trabalhar na gestão das tarefas e atividades do escritório, o tempo gasto nessa atualização será menor do que o tempo perdido procurando documentos, arquivos e refazendo trabalhos.

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– Fragmentação de informações em emails, WhatsApp, Excel e outros sistemas

O escritório de advocacia atual trabalha com muitas frentes diferentes de mídia em suas mais diversas áreas. Os advogados conversam com clientes, marcam reuniões, recebem e enviam documentos por email, telefone, WhatsApp e redes sociais.

Receber informações, documentos, arquivos, horários e datas de diferentes fontes pode ser um grande problema na gestão de tarefas, pois as atividades ficam dispersas, o que aumenta a chance de perda de reuniões importantes, demora para encontrar documentos e problemas de relacionamento com o cliente.

Ter informações fragmentadas em diferentes locais é perigoso para o escritório de advocacia, que tem como norte do trabalho os prazos processuais e o bom relacionamento com seus clientes.

É importante que os gestores de um escritório de advocacia coloquem na sua rotina a organização de informações em apenas um lugar, facilitando a visualização das atividades a serem feitas como um todo.

Com as atividades e compromissos centralizados, é muito mais fácil organizar o tempo, checar prazos, não perder reuniões importantes e estar sempre a par do que é mais importante para tornar o tempo de trabalho no escritório mais eficiente e dinâmico.

– A gestão não acompanha o crescimento do negócio

Planilhas, arquivos e agendas têm a capacidade de dar conta da gestão de atividades no escritório de advocacia enquanto ele está em seus passos iniciais. Entretanto, o desafio cresce na mesma medida em que mais clientes e processos aparecem.

Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?

Você já viu que fazer uma gestão de atividades no escritório de advocacia é extremamente importante para o bom proveito do tempo de trabalho e, subsequentemente, para o sucesso do negócio.

Os benefícios da gestão de atividades estão além da economia de tempo e da organização de documentos, arquivos, processos e compromissos.

Padronizar documentos, ter espaços reservados para guardar arquivos importantes, visualizar e dividir tarefas e atividades, ter total controle sobre as finanças do escritório, diminuir o tempo gasto e a possibilidade de erros em tarefas repetitivas tornam o escritório de advocacia mais eficiente e focado em resultados.

Por si só, esses itens são motivos suficientes para se investir em uma boa gestão de tarefas. No entanto, criar uma cultura de gestão pode trazer benefícios enormes que podem ser a diferença entre um escritório comum e um escritório de sucesso.

Quando se investe em gestão de atividades, todos os profissionais sabem onde as informações cruciais estão concentradas, tornando a divisão de trabalho mais prática e aumentando a sinergia entre os advogados. E isso inclui alinhar, também, os estagiários.

Todos salvam os documentos importantes em lugares pré-determinados e organizados; os prazos processuais podem ser facilmente visualizados por todos; tarefas são divididas e designadas com mais clareza e a comunicação se torna mais fluída.

Quando todos os profissionais conseguem visualizar o que precisa ser feito e sabem onde encontrar todas as ferramentas que necessitam, o trabalho se torna mais eficiente e as metas se tornam mais claras, fazendo com que a equipe se alinhe na busca por resultados.

Um dos principais benefícios de incorporar a gestão de tarefas no cotidiano do trabalho jurídico em um escritório é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisa ser feito para garantir o máximo de eficiência.

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– Invista em automatização

Não ter controle e visualização a respeito da entrada e saída de recursos do escritório de advocacia significa que o advogado e seus associados podem estar perdendo dinheiro.

Ter controle sobre os custos fixos, saber quais são as margens de lucro dos processos, estabelecer valores para honorários e saber quais são as porcentagens dos ganhos que retornam, de alguma forma, para o escritório são operações financeiras elementares para a manutenção e o sucesso da empresa.

Organizar e estruturar a área financeira do escritório de advocacia é uma das tarefas mais importantes dentro de uma gestão de atividades no escritório.

Saber quanto dinheiro está entrando e quanto precisa sair é o primeiro passo para criar metas, controlar gastos e tornar o trabalho mais valorizado, aumentando a rentabilidade do negócio.

Ter uma boa gestão do negócio é importante para que o escritório possa crescer sem perder a qualidade do seu trabalho.

Cuidar da gestão de tarefas de um escritório de advocacia é a atividade não relacionada ao Direito mais importante do trabalho do advogado.

Compreender a dimensão do que precisa ser feito, o que precisa ser guardado, quais recursos entram e saem e como administrar todo o tempo da forma mais eficiente possível é o principal diferencial de escritórios de sucesso.

Com os avanços da informática e da tecnologia, sistemas jurídicos evoluem todos os dias para tornar o trabalho do advogado mais dinâmico e focado no que realmente necessita da atenção dele.

Com o objetivo de centralizar todas as informações relevantes do escritório de advocacia e organizar o tempo dos profissionais, softwares jurídicos são verdadeiros aliados do escritório de advocacia atuando nas tendências do mercado e do trabalho.

Para se aprofundar no tema, e descobrir novos métodos de gestão, confira o webinar abaixo:

Gestão de escritório de advocacia: como um software jurídico pode auxiliar?

Um software jurídico automatiza e organiza atividades do dia a dia do advogado e pode ser de grande ajuda os profissionais que atuam de maneira autônoma ou que são sócios de um escritório de advocacia ou até mesmo aos integrantes de um departamento jurídico dentro de uma empresa.

Além de agregar eficiência no que diz respeito ao acompanhamento de processos judiciais e administrativos, o objetivo é tornar a rotina do profissional uma fonte de insights estratégicos ao unificar sua atuação em apenas um lugar.

A tecnologia aplicada à área legal veio para acabar com o manuseio de calhamaços de papéis, arquivos que ocupam grande volume físico e controles desconexos, comuns no passado.

Leia mais sobre as vantagens de investir em software jurídico

Perguntas frequentes sobre gestão no escritório de advocacia

O que é a gestão no escritório de advocacia?

A gestão de um negócio ou empresa em si significa de forma geral olhar para seu escritório de forma a entender como os processos acontecem e guiar seus colaboradores ao sucesso e seus clientes à satisfação.

Como fazer a gestão no escritório de advocacia?

A gestão no escritório depende de alguns métodos a serem aplicados na equipe, no financeiro e nas atividades diárias.

Qual o melhor software de gestão para escritório de advocacia?

O Projuris Escritórios é o ideal para gerenciar e monitorar os aspectos jurídicos do escritório, incluindo todos os processos, citações, intimações e prazos para audiências, centralizando a atividade-fim em uma só ferramenta, também.

Conclusão

Como vimos, a gestão de um escritório de advocacia envolve diversos passos. E você precisa sim passar por todos eles para que seu escritório esteja sempre indo na direção certa.

Sendo assim, estude cuidadosamente as condições em que seu escritório se encontra hoje antes de tomar qualquer tipo de atitude relacionada.

Atento às demandas tecnológicas atuais, o Projuris Escritórios é uma solução para sistematizar a gestão de atividades de um escritório de advocacia, tornando a visualização das atividades mais completa, diminuindo a perda de tempo e tornando o trabalho mais eficiente e assertivo.

Com as informações centralizadas em um único sistema seguro e de fácil manuseio, toda a equipe passa a ter uma visão ampliada do negócio e das atividades executadas no cotidiano.

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Autor: Tiago Fachini

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