O que é gestão de contingência?

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A gestão de contingência tem impacto direto na saúde financeira da empresa. Executada da forma errada, pode afetar a capacidade de investimento da organização.

Empresas que ainda consideram o departamento jurídico como centro de custos adotam uma visão ultrapassada, colocando em risco a própria saúde financeira da empresa. Hoje o setor desempenha papel decisivo nas corporações e requer uma administração atenta e comprometida com resultados. Nesse sentido, ganha cada vez mais importância a adequada gestão de contingência.

Nenhuma empresa, independente de seu tamanho ou ramo de negócios, está livre de percalços no exercício de suas atividades econômicas. Desde uma crise financeira global que ocasione perdas na casa de milhões de dólares, até uma simples colisão automobilística com o único carro da pequena empresa familiar, todas estão sujeitas a acontecimentos que não são desejados, mas que  também não são impossíveis de ocorrer ou prever.

A Gestão de Contingências cuida de antecipar possíveis problemas que podem a vir ocorrer para uma empresa, garantindo os recursos necessários para administrar uma possível crise, sejam eles materiais, financeiros ou até humanos.

É muito comum a Gestão de Contingências trabalhar com aspectos negativos, como “o que a empresa pode fazer no caso de um incêndio que inviabilize a utilização do prédio principal?”. Porém, ela também pode trabalhar em questões positivas como “o que a empresa pode fazer se receber mais encomendas do que pode produzir?”

Para resolver essas questões, e não ser pego desprevenido, é criado o Plano de Contingência.

Garantir o provisionamento preciso das despesas decorrentes dos processos em andamento exige do gestor do departamento jurídico uma ação articulada com a área de contabilidade. Em muitos casos, também se faz necessária a aproximação com o setor de recursos humanos, por conta de ações trabalhistas.

A montagem de um plano de contingência deve contar com a participação de todos setores afetados de alguma maneira pelos processos judiciais. Um exemplo é a avaliação elaborada em conjunto pelo departamento jurídico e pelo setor de contabilidade que permite à empresa planejar-se de forma mais estruturada e reservar recursos financeiros necessários para cobrir as despesas decorrentes dos processos.

A gestão de contingência, dessa forma, tem impacto direto na saúde financeira da empresa. Executada da forma errada, pode afetar a capacidade de investimento da organização ou, na pior das hipóteses, comprometer o fluxo de caixa.

Quais os efeitos da Gestão de Contingência no departamento jurídico? (Panorama do centro de custos dos departamentos jurídicos)

Em muitas empresa ainda prevalece uma visão ultrapassada que de os Departamentos Jurídicos nada mais são do centros de custos. Tal visão pode vir a colocar em risco a própria saúde financeira da empresa, uma vez que relega a uma posição secundária um setor que desempenha um papel decisivo nas organizações modernas, principalmente na Gestão de Contingências, que não raro são de natureza jurídica.

Uma Gestão de Contingências eficaz deve trabalhar em conjunto com os diversos setores da empresa. Em uma situação de crise, ou em sua antecipação, é fundamental que os setores tenha um alinhamento para que possam trabalhar juntos na administração da crise.

É de fundamental importância que o Departamento Jurídico assegure o provisionamento das despesas jurídicas dos processos em andamento, bem como daqueles que podem vir a surgir em uma situação de crise, em um trabalho conjunto com setor de contabilidade. Em outros casos se faz necessária uma aproximação com o setor de recursos humanos com relação a ações trabalhistas ou sua possibilidade.

O que é o Plano de Contingência?

O Plano de Contingência é onde a empresa define as respostas a serem adotadas em casos de emergência ou contratempos. É onde devem ser descritas todas as ações que a empresa, como um todo, deve tomar para administrar uma crise. Ele surge da necessidade de se antecipar a exposição a riscos inevitáveis e evitar os demais.

As crises podem ter início tanto internamente, como no caso de demissão de funcionários, quanto externamente, como o advento de uma inundação que paralise as atividades da empresa por tempo indeterminado.

Devido a esses fatores, na elaboração de um Plano de Contingência é imprescindível a participação de todos os setores, uma vez que um pode colaborar com sua parte, ou no conjunto.

Um bom Plano de Contingência deve ser claro e acessível a todos os funcionários, podendo ser disponibilizado no ambiente virtual (intranet, site, blog, Google Docs) ou físico (mural de recados, livreto, entre outros). Deve estar a mão para qualquer imprevisto e ser de conhecimento de todos os funcionários, ou no mínimo dos gestores.

Onde é utilizado o Plano de Contingência?

O Plano de Contingência é uma ferramenta que pode ser utilizada em qualquer situação que a empresa julgue necessário. Ele é o famoso “Plano B”, a ser utilizado sempre que o “Plano A” falhar ou surgirem os imprevistos, que podem ser negativos como os desastres naturais ou positivos como um aumento repentino nas vendas. 

Em um caso negativo, como um incêndio que inviabilize a utilização de partes da empresa, o Plano de Contingência é utilizado para realocar o pessoa e repor os equipamentos danificados, bem como para garantir os fundos que serão utilizados na reforma ou reconstrução

Em um caso positivo, como um aumento repentino das vendas maior do que a capacidade de produção, cabe a ele organizar a forma que novos funcionários serão contratados e provisionar o recursos para essas contrações, bem como para a compra de matéria-prima.

É obrigatório?

O Plano de Contingência não é obrigatório para cada situação de risco que a empresa possa vir a enfrentar. Alguns desse riscos são comuns, de fácil resolução e não trazem impactos além de pequenos incômodos. 

No entanto, essa ferramenta é indispensável quando se trata daqueles riscos maiores, que podem trazer grande impactos para a empresa, podendo causar danos à reputação, a estrutura, as finanças e até mesmo colocando em risco a vida dos colaboradores. 

Um Plano de Contingência é o que pode garantir a sobrevivência de uma empresa em uma situação de crise. É nesses documentos que devem ser definidas as decisões que devem ser tomadas nas situações previstas, bem como garantir o provisionamento de recursos necessário para que seja administrada a situação.

Quais os efeitos do Plano de Contingência no departamento jurídico?

Conforme já visto anteriormente, o Plano de Contingência deve trabalhar, da forma mais completa possível, todas as situações que podem ocorrer com uma empresa que a tire do caminho normal.

Aplicado ao Departamento Jurídico o Plano pode ser usado para calcular os custos da demandas judiciais em curso, garantindo o provisionamento dos recursos necessários para arcar com as custas, de forma que a empresa não seja pega de surpresa com um valor de indenização que não esperava, por exemplo.

Com o uso de ferramentas de automação a precisão dos cálculos aumenta de forma considerável, principalmente com relação aos índices econômicos aplicados sobre as indenizações que por ventura a empresa venha a ter que pagar no caso de derrota judicial.

Um software de qualidade, aplicado a esse caso, reduz a ocorrência de erros e dispensa a contratação de terceiros para os cálculos o que traz redução de custos e ganho de produtividade.

Como elaborar um Plano de Contingência?

A elaboração de um Plano de Contingência não deve ser responsabilidade de apenas um setor, mas deve envolver todos os setores da empresa que estejam sujeitos a crises, sejam envolvendo os sistema de informática, financeiros ou estruturais.

Normalmente, por necessitar alocar recursos financeiros e pessoal, sua elaboração tem um custo relativamente alto, mas que pode ser reduzida com o uso de softwares. 

Também é interessante que o plano seja dividido entre o setores, cada um com suas especificações e risco, bem como entre setores afins, como no exemplo de um plano entre o Departamento Jurídico e o Setor de Contabilidade para o provisionamento dos custos de determinada ação.

Sua elaboração deve começar com a identificação das necessidades evidenciadas e incontroláveis, externas ou internas, que podem mudar a situação da empresa. Os procedimentos mais simples, que podem ser adotados em qualquer empresa, são:

  • Manter o backup regular regular da bases de dados, com cópias completas e sempre atualizadas dos documentos vitais para o funcionamento da empresa, principalmente os de difícil reposição.
  • Possuir ferramentas seguras para acesso remoto os dados, nos casos de impossibilidade de chegar ao prédio principal ou de utilizar suas dependências.
  • Manter as senhas em um local seguro, mas de fácil acesso pessoas chave dentro da empresa.  
  • Identificação de todos os processo da empresa e as pessoas envolvidas em cada etapa.
  • Identificação dos riscos, tanto externos quanto internos, e definir os possíveis cenários para cada um deles. 
  • Avaliação do impacto de cada cenário de crise na organização da empresa.

A Companhia de Tecnologia da Informação e Comunicação do Paraná (CELEPAR) disponibiliza um guia com o passo a passo para a elaboração de um Plano de Contingência completo, que pode ser baixado aqui.

Seja qual for o ramo de atividades da empresa, a Gestão e o Plano de Contingências são indispensáveis, e seja qual for o plano elaborado, do mais simples ao mais completo, a automação é o melhor caminho.

Automação – Em organizações com um número elevado de processos, elaborar o plano de contingência representa um desafio. O departamento jurídico que ainda utiliza planilhas para efetuar o controle das ações judiciais em curso apresenta baixos níveis de produtividade, despesas elevadas com pessoal e desperdício de tempo. Ele é um exemplo do que não deve ser feito.

A saída está na adoção de softwares que cuidam da execução de tarefas complexas e repetitivas – em consequência, mais sujeitas a erro. As ferramentas de automação permitem que a equipe do departamento jurídico concentre suas atenções nos processos, agilizando a elaboração do plano de contingência.

Outra vantagem da automação na gestão de contingências diz respeito à precisão de cálculos e à aplicação de índices econômicos e judiciais, tais como Taxa Selic, TR, IGP, IGP-M, IPCA, IPC ou INPC. O software reduz drasticamente a ocorrência de erros, além de dispensar a participação de terceiros nessa tarefa. Isso significa para a empresa ganho de produtividade.

Agilidade – Não basta a companhia ter um plano de contingência preciso. Ele deve também permitir análises rápidas sobre as chances de êxito em cada processo. Neste caso, o departamento jurídico pode adotar indicadores de risco. A mensuração da probabilidade de êxito dá ao departamento jurídico base para prever o volume de recursos a ser contingenciado pela organização.

Em um cenário marcado pelas constantes disputas judiciais e pelo acirramento da concorrência, exige-se do departamento jurídico uma eficiência operacional cada vez maior.

A gestão de contingência é um dos indicadores mais observados na avaliação de desempenho do setor. Qualquer falha no provisionamento de recursos afeta a imagem do setor, ainda que a elaboração do plano de contingência seja uma tarefa compartilhada com outras áreas.

Sendo assim, uma eficiente gestão de contingência está baseada em elementos como a articulação do departamento jurídico com outras áreas da empresa (a contabilidade e o RH, por exemplo), a elaboração conjunta do plano de contingência, a automação e a adoção de indicadores de risco.

E na sua empresa, a elaboração do plano de contingência teve a participação e o envolvimento do departamento jurídico? Conte-nos como foi.

Comentários 4

  1. tenho uma dúvida com o valor que será levado em consideração para a contingências judiciais,será o valor da causa inicial?valor Valor da Causa Atualizado? Valor Definitivo da Condenação Atualizado ? Valor Provisionado ?

  2. Boa tarde !

    Tenho uma dúvida quanto á contabilização de carta fiança onde a mesma garante um processo judicial em andamento, o valor em garantia é considerado uma contingencia ?

    1. Publicação
      Autor
  3. Excelente visão! Foi descrito de forma clara e realmente é fundamental nos dias de hoje uma estimativa confiável e o poder da mensuração real a que estão submetidos os processos judiciais e suas respectivas cifras, que estão diretamente ligados a sustentabilidade e vida útil das empresas, pois tamanho podem ser os impactos, inclusive levar ao fim de empresas e mostrar um grande passo por sua continuidade. Parabéns muito rico o post!
    Sou especialista em passivos contingentes sejam normais ou em combinação de negócios e elaboração da notas explicativas.

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