Relatórios gerenciais parecem ser um detalhe simples diante de toda a complexidade do processo de tomada de decisão, planejamento e execução de projetos dentro do escritório. Certo? Nada disso!
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Tem tanta importância quanto e, no entanto, como parte da avaliação de desempenho de pessoas, processos e estratégias, é um dos mais difíceis de implementar.
De fato, os relatórios gerenciais têm um sentido de encerramento. Pois fecham um período consolidado, com sucesso ou não, do plano de ações do escritório. Com o benefício de indicar onde estão os problemas e se há necessidade de voltar a mexer no planejamento inicial.
Mas nem por isso é desprovido de seus segredos. E é justamente por causa desses segredos que muitos escritórios ou ainda não fazem relatórios gerenciais ou então, se fazem, não tiram o maior proveito deles.
Com efeito, há de se saber o que mensurar para colher os benefícios dos relatórios gerenciais. Se os gestores olharem para os lugares errados ou, então, se tiverem muitos dados, eles podem não trazer resultados reais. Tanto é que há uma máxima de William Edwards Deming diz assim:
Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia.
Talvez você já a tenha escutado, pois é bastante dita. Contudo, não está nem um pouco gasta. Dada a sua pertinência, vale entoá-la como mantra dentro do escritório de advocacia.
Por isso, neste artigo, vamos listar os relatórios que você precisa ter, seus benefícios e, ainda, dar dicas para fazer relatórios gerenciais no escritório de advocacia.
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Relatórios gerenciais que todo escritório de advocacia precisa fazer
A sociedade de advocacia fez benchmarking, decidiu o que fazer, planejou uma tática de ação, compartilhou com os demais colaboradores, executou e agora só colher os frutos. Oxalá! Mas como a banca vai saber disso?
Não é raro o resultado positivo ou negativo de projetos, até mesmo considerados estratégicos para o escritório de advocacia, ficar apenas na percepção dos gestores. Percepção todos temos. Algumas delas são certeiras, por óbvio. Mas a maioria passa longe do alvo, sendo afetada por impressões subjetivas ou circunstanciais.
O melhor jeito de saber se seu planejamento está indo bem é definir indicadores de desempenho objetivos para mensurar o sucesso de suas iniciativas ao longo de sua execução. A maioria deles é definida durante o planejamento, já que objetivos têm que se traduzir em resultados-chave mensuráveis que vão levar o escritório até eles.
Mas quais são os principais relatórios dentro de um escritório de advocacia? Vou enumerar quatro aqui embaixo.
1. Relatório de processos e de andamentos processuais
O controle de processos faz parte da gestão do dia a dia de escritório de advocacia. Por isso mesmo, esse relatório é básico para conferir o andamento das operações.
Então, vale levantar processos ativos por profissional, por área do Direito e até causa.
Com isso, você verá, por exemplo, se há alguma inclinação do escritório a alguma frente de trabalho ou se há capacidade ociosa. Assim, da análise deste relatório podem até surgir oportunidades.
Vinculado a este relatório, mas mais focado no que a banca está entregando é o relatório de produtividade por horas trabalhadas, que vem na sequência.
2. Relatório de produtividade por horas trabalhadas
Quanto tempo você dedica a cada processo? Normalmente, gestores têm a sensação de que a banca poderia entregar mais. Isso pode ser verdade – ou não -, mas você só saberá se a produtividade de cada profissional for mensurada.
Com um relatório de apontamento de horas trabalhadas, você sabe disso por cada tarefa realizada. Para fazê-lo de maneira justa, o escritório precisa levantar o que foi produzido em um período de tempo e ainda verificar se segue ou foge à expectativa de rendimento.
E portanto, você identificará o padrão de desempenho da banca e, se necessário, criará planos para gerenciá-lo.
3. Relatório de adimplemento
A inadimplência em escritórios de advocacia não é incomum. Muito ao contrário, é um dos maiores motivos de queixa dos gestores. Então, o relatório de adimplemento também está entre os relatórios gerenciais essenciais ao escritório. Mensalmente ou no período que for ideal para a banca, o escritório deve levantar os contratos inadimplentes, bem como o valor da inadimplência.
Com o relatório, a banca poderá decidir o que priorizar nas execuções de pagamento ou, então, ofertar alguma nova condição de pagamento para o cliente. Assim, minimizará o prejuízo.
Aliás, sobre o tema prejuízos e lucros, os relatórios gerenciais que lidam precisamente com eles também estão na lista. Veja abaixo.
4. Demonstrativo de resultado do exercício (DRE) e de fluxo de caixa
Você até pode não ser tão afeito à gestão financeira, mas ter controle sobre ela você precisa. Até porque o sucesso desse gerenciamento determina a sustentabilidade do escritório a longo prazo.
No entanto, muitos escritórios, embora preocupados, ainda a negligenciam e deixam de lado relatórios financeiros chave na organização do escritório..
Refiro-me aos de DRE e de fluxo de caixa, que estão entre os clássicos da contabilidade.
Com o primeiro, você tem sua performance financeira consolidada ao longo de um período, que pode ser mensal, semestral ou anual. Para obtê-lo, você tira, de seu lucro bruto, todos os gastos, chegando ao total de lucro líquido, que pode ser convertido em porcentagem.
Já com o fluxo de caixa, você faz uma previsão de suas receitas e despesas futuras, podendo se preparar para possíveis contratempos financeiros e baixas no orçamento.
Benefícios dos relatórios gerenciais para o escritório de advocacia
Citamos quatro relatórios básicos para o escritório de advocacia. Para além dos benefícios específicos de cada um deles, eles proporcionam ainda benefícios mais amplos. Vamos vê-los, então!
1. Gestão do dia a dia
Ao produzir relatórios gerenciais como os que mencionei, você se compromete a fazer o monitoramento consistente de seus indicadores. Na gestão do escritório de advocacia diária, eles englobam toda a rotina do escritório, incluindo processos, financeiro e pessoal.
Por que isso é importante? Porque oferece subsídios para possíveis ajustes. Se você sabe onde está o problema e qual o tamanho dele, suas ações de ajuste terão mais probabilidade de se mostrarem bem-sucedidas. Outro ponto é que você terá a oportunidade de resolver o problema quando ele ainda é pequeno e, ainda, de controlar os efeitos da solução para comprovar seu resultado depois.
Agora, se os relatórios gerenciais beneficiam o dia a dia, eles também beneficiam projetos estratégicos. Portanto, vamos ver como.
2. Acompanhamento geral e detalhado de projetos estratégicos
Projetos estratégicos geralmente envolvem riscos e investimentos robustos – e não são para curto prazo. Por isso, ao executá-los, para além de toda a expectativa envolvida em tirar os sonhos e os planos do escritório do papel, há, naturalmente, a de colher os resultados. E então, a atenção a tais projetos tem de ser ainda mais detalhada.
Ao ter a cultura de produzir relatórios gerenciais, defina já no planejamento de seus projetos estratégicos quais são os indicadores-chave de desempenho importantes para mensurar o sucesso de sua iniciativa. Defina ainda responsáveis por cada um deles e de quando em quando eles serão avaliados e apresentados para toda a banca.
Assim, você garante que está no rumo certo ou se precisa fazer desvios em sua trajetória.
3. Gestão de contratos e de clientes
Um processo judicial é, de certa forma, um caminho trilhado com o cliente. E sabemos que ele pode durar bastante tempo, ser custoso e estressante para os envolvidos. Tanto que é difícil mensurar tudo o que foi feito. A não ser que você faça relatórios gerenciais de processos.
Ao fazer o monitoramento de suas atividades, o escritório tem um belo material para apresentar a seus clientes. Sim, muitas vezes, ao fim e ao cabo de todo o trâmite processual, muitas bancas não sabem dizer o quanto a equipe se dedicou àquela causa.
Se você levanta horas dedicadas, atividades realizadas e histórico processual, ao final, você cria um dossiê para compartilhar com o cliente.
4. Prestação de contas para a banca
Relatórios gerenciais são maneiras de prestar contas para a própria banca também. Afinal, no dia a dia, a maioria dos colaboradores não tem um visão clara do que acontece com o escritório como um todo.
Então gerar e apresentar relatórios gerenciais mensais é uma maneira simples de sanar tal problema. Você pode dar pareceres sobre as atividades, sobre os processos do escritório, sobre as finanças o escritório, sobre um processo de implementação de uma ferramenta e por aí vai.
Ao apresentar panoramas claros da situação, os colaboradores respondem com mais engajamento, pois suas ações estão embasadas e motivadas por motivos claros.
Como emitir relatórios gerenciais com facilidade
Já vimos que relatórios gerenciais o escritório precisa ter e as vantagens deles, agora, queremos saber como incluí-los nas operações da banca, já que essa é uma das maiores dificuldades dos escritórios.
Mas, antes de se animar a criar inúmeros tipos de relatórios gerenciais, alertamos: eles têm que ser de fato relevantes para o escritório e, ainda, sua construção deve ser simplificada ao máximo. Afinal, no meio da rotina atribulada, montar relatórios nunca vai ter a mesma prioridade de uma entrega, certo?
Por isso, além de buscar a objetividade, selecionando informações-chave para a apresentação, vale automatizar ao máximo a tarefa. Para isso, algumas ferramentas podem ajudar.
O Projuris ADV, por exemplo, tem, além dos relatórios fundamentais para o escritório, um dashboard em que os advogados veem as suas tarefas, intimações, andamentos, audiências e compromissos atualizados e ainda os de toda a banca.
Nosso parceiro LawVision, que tem uma plataforma de análise de dados com business intelligence, entrega ao escritório relatórios gerenciais específicos com um layout simples, para gerar insights.
Por fim, incorpore a cultura da análise de desempenho em seu escritório e atue baseado em dados, com precisão e na hora certa.