“Eliminamos a planilha”, Dra. Shiarley Layara, do departamento jurídico da Klabin

A Klabin é uma gigante do mercado de papeis, maior produtora e exportadora do material no Brasil e tudo o que o envolve: cartões, embalagens, sacos industriais, entre outros. Como a ProJuris gosta de estar com os melhores do mercado, não podia ser diferente fecharmos essa parceria. Por isso, em 17 de junho de 2013, mais de cinco anos atrás, propusemos nossa tecnologia e visão gerencial para acelerar os processos do dia a dia do jurídico da Klabin. Ali começava uma história de sucesso.

Com o intuito de contar as experiências de marcas campeãs com tecnologia jurídica e, claro, com o ProJuris, entrevistamos a Shiarley Layara de Moura Costa, principal responsável pela utilização do software jurídico no departamento. Confira o depoimento:

 

Olá, Shiarley! A primeira pergunta, praticamente um ritual de iniciação das entrevistas com nossos parceiros, é referente ao “antes’, ou seja, como era a gestão do departamento jurídico da Klabin antes do ProJuris?

Antes do ProJuris existia um sistema. Na época, uma versão que não era online. É um trauma completo. Ele era feio, não era fácil de usar, travava, não era fácil de buscar, como é o Projuris com Busca avançada e Busca rápida. Precisávamos ir com a informação exata, e muitas vezes você não lembra da informação exata. Não tinha como colocar variáveis, como no ProJuris. A gente usava, mas ele nunca foi muito dinâmico. Havia um controle paralelo, que era em formato de planilha. Foi quando a gente resolveu contratar o ProJuris.

E então? Como foi essa primeira impressão? Afinal, vocês ainda não estavam digitalizados, tinham apenas um produto que não era utilizado. Como foi, de fato, mudar a cultura do departamento?

Quando nós mudamos [para o ProJuris], fizemos do nosso controle paralelo em formato de planilha. Foi muito rápido. Colocamos todos os dados no sistema, fizemos o treinamento com os escritórios externos, que são cerca de 30 entre naturezas cível, tributário, ambiental e trabalhista. No começo não funcionou. Ninguém usava o sistema. Foi quando mudou nossa diretoria. Sentamos e falamos “a gente vai ter que fazer funcionar; não faz sentido não usarmos uma tecnologia boa como é o ProJuris”. Fizemos um plano de ação junto com a equipe da ProJuris e começamos a trabalhar nesse projeto. Um consultor ProJuris veio pessoalmente para ficar com a gente. Foi batata! O sistema funcionou de uma forma que ninguém acreditava. Conseguimos eliminar as planilhas, que era uma cultura muito antiga e que achamos que nunca íamos tirar dos advogados (e tiramos!).

Além dos problemas que vocês tinham com o sistema anterior, quais foram outras vantagens que vocês viram no ProJuris?

O sistema antigo não dava acesso aos escritórios, ficava tudo dentro de casa. São muitos processos para controlar dentro de um jurídico, que sempre foi enxuto, não tinha condições. Até que veio o ProJuris, com aquela visualização bonita, com um monte de aba, tudo separado, bem mais fácil de separar o que possui dentro do processo. Eu trabalho no jurídico, você vê o que? Papel. Temos um arquivo gigantesco aqui, para nada. Acreditei muito no ProJuris pela facilidade dele. Não é um sistema difícil de ensinar. Ele é autônomo, você entra e ele já te traz muitos caminhos. Você não precisa de manual para entender os processos que precisam ser feitos dentro dele.

Quantas pessoas hoje usam o ProJuris na Klabin?

Hoje são 12 pessoas, fora os escritórios.

E como é o dia a dia de vocês? Suponhamos, você, Shiarley, chega ao departamento pela manhã e como o ProJuris se relaciona com sua rotina e com a rotina da equipe do departamento?

Usamos muito o módulo de Distribuições. Temos diversas unidades, em todo o Brasil, com jurídicos nelas. Existe um ponto focal: todos entram e verificam o que foi distribuído nas últimas 24 horas. Aí tem todo um trabalho de saneamento, de conferir essas informações, para ver se eles dizem respeito à Klabin ou se não é outra empresa com o mesmo nome. Então transformamos isso em processo. Fora isso, fazemos todo um saneamento dos processos já cadastrados.

E além de Distribuições e Processos, há algum outro módulo do ProJuris que vocês utilizam?

Utilizamos também o módulo Publicações. Mas quando chega uma publicação, ele já atribui à pasta, então fica bem autônomo o trabalho.

Os estagiários usam o ProJuris? Como foi explicar para eles como o sistema funcionava?

Usam sim. Há um estagiário que já teve uma vivência como ProJuris, em um outro local que ele trabalhou. Mas tem uma estagiária, na parte trabalhista, que não tinha conhecimento, aí quem passou todo o treinamento com ela fui eu.

Dá para ver que foi um salto gigantesco para vocês a implementação e a real utilização de um software jurídico para o departamento da Klabin. E daqui para diante? É uma tendência nacional os departamentos estarem se tornando cada vez mais estratégicos e digitais. Como você vê o departamento evoluindo ainda mais nesse aspecto?

O ProJuris foi o sistema pioneiro aqui dentro do jurídico de sistematizar nossos procedimentos. Aqui foi sempre muito manual. Tivemos um turnover aqui dentro, trocou muita gente, veio muita gente nova, muita gente com vontade de sistematizar e automatizar o que puder, para eliminar muitas funções que não tinham necessidade. Hoje o meu gerente criou uma subárea, que chama ‘Gestão da Informação’, e me colocou à frente por conta da minha experiência com o ProJuris. O ProJuris foi um pontapé inicial. Hoje pensamos em fazer diversas coisas, mas através do ProJuris.

Estamos trabalhando com a ferramenta de B.I, que é um sistema à parte, mas que logo iremos integrar com o ProJuris para buscar as informações ali dentro. Faremos tudo para automatizar e melhorar nossas apresentações, chegar na diretoria e mostrar que estamos trabalhando através de números fidedignos, a tendência é melhorar cada vez mais em relação à tecnologia.

 

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