Pessoas mexendo em documentos e calculadora

Tecnologia no departamento jurídico: benefícios e orçamento

Se o cenário digital e tecnológico do Brasil já estava avançado antes da pandemia, com ela a situação se acelerou ainda mais.

Com os consumidores cada vez mais realizando suas compras e pesquisas online, tornou-se essencial que as empresas se adequassem a essa nova realidade. 

E isso certamente impactou nas atividades dos diferentes departamentos das organizações, pois o número de demandas aumentou e se aprimorou. 

No setor jurídico, isso não foi diferente. Por essa razão, o departamento legal da empresa precisa, o quanto antes, integrar tecnologias na sua rotina, a fim de facilitar e automatizar funções.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para explicar os benefícios de tecnologias jurídicas e o que levar em conta nos orçamentos para sua aquisição. Confira!

Antes de compreender o que deve ser analisado em um orçamento para tecnologias jurídicas nas empresas, é importante ter conhecimento sobre todos os benefícios que elas são capazes de proporcionar aos profissionais e a organização como um todo.

Desta forma, abordaremos os principais deles a seguir.

Centralização de informações contenciosas e consultivas

Imagine poder consultar todas as informações legais da sua empresa em um só lugar. 

Além de permitir acompanhar os processos judiciais dos quais a organização faz parte, uma tecnologia jurídica também possibilita acompanhar, analisar e criar documentos que dizem respeito aos andamentos consultivos, desde societário, imobiliário até a gestão contratual.

Com as atividades jurídicas centralizadas em um só aplicativo, evita-se o perdimento de dados, facilita-se o acesso por toda a equipe legal e garante-se que todos estão diante das mesmas informações, mitigando a desinformação ou desatualização de documentos.

Automatização de tarefas

Outro benefício alcançado pela tecnologia legal e que tem impacto direto na rotina da equipe jurídica (e também de outros setores) é a automatização de tarefas.

Monitoramento de processos e acompanhamento automático de etapas na gestão de contratos, requisições e outros procedimentos são alguns dos exemplos que podem ser feitos pelo próprio sistema, com envio de alertas para as partes quando for necessária alguma ação do usuário.

Além disso, a tecnologia jurídica é capaz de manter uma biblioteca de documentos e minutas-padrão, como contratos e procurações, que podem ser utilizados por outros setores sempre que necessário, garantindo que a versão atual está sendo utilizada por todos.

Mitigação de erros operacionais

Uma informação equivocada ou um valor não condizente com a realidade pode acabar ocasionando prejuízos para a empresa. Já pensou se o jurídico encaminha para o financeiro um valor de provisionamento de ações judiciais com um dígito errado ou superior ao que é devido? Certamente, o resultado dessa confusão não seria agradável.

Para mitigar esses erros, um sistema de tecnologia legal é capaz de manter um histórico de todas as informações de processos, contratos, documentos societários, facilitando a rápida consulta e o envio correto de dados para outros setores.

Como já mencionado, as tecnologias como o Projuris mantém um banco de documentos atualizados, cujos dados são facilmente preenchidos de acordo com o cadastro dos usuários e das partes, mitigando a ocorrência de erros operacionais.

Maior segurança jurídica e proteção de dados

Como você já sabe, são vários dados que circulam diariamente por toda a empresa, não somente no departamento jurídico.

Visando se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados, as tecnologias jurídicas, tais como a da Projuris, precisam fornecer segurança a todos os usuários que as utilizam.

Em nosso produto, é possível definir quem tem acesso ao sistema legal, bem como a extensão desse acesso, ou seja, quais dados e módulos o usuário poderá visualizar.

Além disso, a tecnologia conta com a facilidade das assinaturas digitais, que fornecem a mesma segurança jurídica dos documentos e contratos realizados em cartório.

Integração com outros ERPs

Um dos principais benefícios de uma tecnologia legal é a possibilidade de integrá-la aos demais ERPs utilizados pela empresa.

Ao fazer isso, o fornecimento de informações e o acesso de dados de um setor para o outro, bem como a realização de requisições, se tornam mais práticos e ágeis.

Essa integração também mitiga a perda de dados e facilita a centralização de informações e a atribuição de responsabilidades dentro de cada tarefa solicitada, conforme já abordado anteriormente.

Contribui para a ESG e Compliance

As práticas de ESG e o compliance são programas e políticas que devem ser uma preocupação de todos os departamentos da empresa.

Uma vez implementadas as medidas sociais, ambientais, de governança e compliance, é primordial que as mesmas sejam mantidas ao longo de toda a estratégia e execução da operação do negócio.

Por isso, a tecnologia legal escolhida deve fornecer os insumos necessários para essa manutenção, seja através de documentos com as cláusulas que preveem a ESG ou procedimentos bem estruturados e divulgados em códigos internos para todos os setores.

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Orçamento para tecnologias: o que o jurídico deve levar em conta?

De acordo com uma pesquisa realizada pelo International Data Corporation (IDC), 42% das empresas devem aumentar o orçamento em tecnologia no ano de 2021. 

Esse dado demonstra que muitas organizações ainda estão defasadas tecnologicamente e, agora, conforme os efeitos da pandemia tendem a suavizar, passam a buscar novas soluções para os seus departamentos e sua operação.

Diante disso, elencamos alguns pontos que devem ser analisados na elaboração de um orçamento para tecnologia jurídica. Veja só:

Planejamento

Antes de tudo, é preciso se planejar. 

Compreender a disponibilidade financeira da empresa para investimentos em tecnologias e apresentar o orçamento em tempo hábil para sua aprovação são as atividades que devem ser levadas em conta na etapa de planejamento.

Mapeamento das necessidades

O próximo passo é entender as necessidades legais da empresa. 

Para isso, é importante mapear quais são as maiores dores e problemas do jurídico e dos outros setores que dele necessitam, podendo envolver controle societário, gestão contratual, acompanhamento de processos judiciais, gestão imobiliária, de alvarás e licenças, entre outros.

A partir dessa análise, é possível criar uma lista das necessidades do departamento que podem ser melhoradas ou facilitadas por uma tecnologia jurídica.

Ferramentas disponíveis

A etapa seguinte é analisar as ferramentas disponíveis no mercado, que solucionem as necessidades legais da empresa.

Para isso, deve-se avaliar quais soluções cada ferramenta possui, de que forma elas se relacionam com outros ERPs, quais facilidades elas trazem, aspectos como usabilidade e suporte, entre outros que se fizerem necessários.

Conhecendo as características de cada plataforma tecnológica, é possível passar para a próxima fase de análise: os custos.

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Custos envolvidos 

Não se pode falar em elaboração de orçamento sem envolver valores.

Após analisar as ferramentas do mercado, deve-se coletar informações como custo para aquisição e implantação, gastos de manutenção e suporte, e eventuais custos extras, como substituição de peças e/ou softwares, licenças de uso, contratação de servidores, falhas no sistema, backups, entre outros.

Fazendo essa análise de custo e associando-a aos benefícios das plataformas já analisadas, é possível chegar a uma escolha final, que será objeto do orçamento de tecnologias para o departamento jurídico.

Aprovação, contratação e execução

Com a aprovação do orçamento, passa-se à etapa de assinatura de contrato entre a empresa e o fornecedor da tecnologia. 

Assim que todos os documentos necessários estiverem devidamente assinados, pode-se iniciar a execução do cronograma de implantação da tecnologia legal.

Nesse período, é importante avaliar se os investimentos foram efetuados conforme as necessidades reais, gerando relatórios de acompanhamento e prevendo os recursos disponíveis para a continuidade do processo.

Avaliação de desempenho

Com o fim do cronograma e da implantação, é hora de avaliar se todas as etapas do planejamento do orçamento e da contratação foram efetivamente cumpridas, apresentando os devidos relatórios para os gestores responsáveis.

A Projuris se consolida como uma plataforma de inteligência legal no mercado, trazendo soluções para toda a empresa, não apenas para o departamento jurídico.

Com isso, buscamos levar mais segurança jurídica, legalidade, proteção de dados e automatização para a sua rotina, em uma só tecnologia.

Dispomos de soluções contenciosas e consultivas, envolvendo:

  • automatização no monitoramento de processos judiciais e captação de novas ações, citações e intimações;
  • gestão de todo o ciclo dos contratos, desde a negociação até a assinatura, execução e armazenamento;
  • biblioteca jurídica com minutas-padrão de diversos documentos, inclusive procurações;
  • controle societário, com inclusão de documentos relacionados a atas e assembleias, datas de realização, mandatos e eleitos, entre outras informações;
  • controle de provisionamento, facilitando a comunicação de dados com o setor financeiro da empresa;
  • integração com diversos ERPs do mercado, a fim de facilitar a rotina da empresa como um todo.

Para saber mais sobre nossa tecnologia, acesse a página abaixo e entre em contato conosco!

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Conclusão

Diante do exposto, nota-se a crescente preocupação das empresas com inovação, sendo que muitas já estão separando parte dos seus investimentos para orçamento de tecnologias em diferentes setores.

Como visto, as tecnologias jurídicas são uma das opções buscadas, com objetivo de levar não somente mais facilidade e automatização para a organização, como também mais segurança e proteção em suas atividades.

Ao realizar seu orçamento para tecnologias jurídicas, lembre-se da Projuris: estamos aqui para suprir todas as suas necessidades.

Sobre o autor: Tiago Fachini
– Mais de 600 artigos no Jurídico de Resultados
– Mais de 100 mil ouvidas no Podcast JurisCast
– Especialista em Marketing Jurídico
– Palestrante, professor e um apaixonado por um mundo jurídico cada vez mais inteligente e eficiente.

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