Gestão de contratos na Arteris com Projuris Empresas

Gestão de contratos é o controle estruturado da criação, aprovação, execução, alteração, assinatura e arquivamento de contratos, nos termos do art. 421 do Código Civil (Lei 10.406/2002). Na prática, ela reduz riscos, organiza responsabilidades e dá rastreabilidade às decisões do departamento jurídico.

A Arteris é uma das maiores companhias do setor de concessões de rodovias do Brasil, com mais de 3.250 km em operação, segundo as informações institucionais registradas no post original. A empresa administra concessionárias estaduais paulistas, como Autovias, Centrovias, Intervias e Vianorte, além de concessionárias federais como Autopista Fernão Dias, Autopista Regis Bittencourt, Autopista Litoral Sul, Autopista Planalto Sul e Autopista Fluminense.

Uma operação desse porte exige documentos padronizados, fluxos de aprovação, controle de prazos, histórico de alterações e relatórios confiáveis. Em empresas concessionárias, a rotina contratual também se conecta à Lei 8.987/1995, que trata do regime de concessão e permissão de serviços públicos, e aos deveres de regularidade, continuidade, eficiência e segurança na prestação do serviço.

Neste relato, as Dras. Flávia Mattioli Tâmega e Juliana de Menezes Fragoso, do jurídico da Arteris, explicam como a empresa passou a usar o software Projuris Empresas para centralizar contratos, processos, requisições e informações gerenciais. A entrevista original foi preservada e ampliada com contexto jurídico, operacional e tecnológico para departamentos jurídicos corporativos.

Como a Arteris chegou à decisão de adotar um software jurídico?

A decisão de adotar um software jurídico costuma nascer quando planilhas, pastas locais e controles descentralizados deixam de oferecer segurança, velocidade e visão gerencial. No caso da Arteris, a existência de várias empresas, obras e serviços exigia uma base única para documentos, contratos, prazos, fluxos e relatórios executivos.

Flávia: A Arteris é composta por 12 empresas, incluindo a holding. Essas empresas realizam milhares de obras e serviços. Não possuíamos um sistema que arquivasse tudo isso em um único banco de dados.

Antes da centralização, cada empresa mantinha controle próprio de documentação. Esse modelo dificulta auditorias, aumenta a chance de versões divergentes e impede que o jurídico saiba, com rapidez, quais contratos estão vigentes, quais aguardam assinatura, quais vencem em curto prazo e quais contêm obrigações críticas.

Em contratos empresariais, esse controle conversa diretamente com o art. 422 do Código Civil (Lei 10.406/2002), que exige boa-fé e probidade na conclusão e na execução dos contratos. Sem histórico confiável, a empresa perde capacidade de comprovar negociações, aprovações, notificações, aditivos e cumprimento de obrigações assumidas.

No início de 2014, a Arteris passou a avaliar um sistema para armazenar o banco de dados de contratos. A ideia evoluiu para um projeto mais amplo, envolvendo boas práticas de gestão contratual, workflow, aprovações internas e acompanhamento de processos. A necessidade de gerir processos jurídicos reforçou a escolha por uma solução integrada.

Flávia: Somado a outra necessidade da empresa, que era a gestão de processos, chegamos ao ProJuris Empresas, que conseguiu abarcar todas as nossas necessidades. Depois de algumas reuniões com a equipe ProJuris, decidimos que o produto era ideal para nossa demanda, possibilitando fácil entendimento e adesão.

Quais problemas jurídicos a falta de centralização pode gerar?

A falta de centralização contratual pode gerar perda de prazos, falhas de aprovação, descumprimento de cláusulas, duplicidade de documentos, assinaturas inválidas e dificuldade probatória em disputas. Para o jurídico corporativo, o problema não é apenas administrativo, pois a desorganização pode aumentar risco financeiro, regulatório e reputacional.

Quando contratos ficam espalhados em e-mails, unidades locais ou pastas sem controle de versão, a empresa pode executar uma minuta superada, deixar de exigir garantia, ignorar reajuste previsto ou perder prazo de rescisão. Em contratos de obras e serviços, esses erros podem impactar cronogramas, seguros, medições, retenções, multas e pagamentos.

O Código Civil (Lei 10.406/2002) disciplina consequências relevantes. O art. 389 prevê perdas e danos, juros, atualização monetária e honorários em caso de inadimplemento. O art. 395 trata da mora. O art. 475 permite à parte lesada pedir resolução do contrato, se a outra parte não cumprir a obrigação. Esses dispositivos mostram por que o controle operacional tem reflexo jurídico direto.

Em eventual litígio, a prova documental ganha peso. O art. 369 do CPC (Lei 13.105/2015) permite às partes empregar meios legais e moralmente legítimos para provar a verdade dos fatos. Já o art. 434 do CPC (Lei 13.105/2015) orienta que documentos destinados à prova sejam apresentados com a petição inicial ou a contestação. Se a empresa não localiza documentos essenciais, sua estratégia processual perde força.

A jurisprudência também reforça a relevância da documentação. A Súmula 5 do STJ limita o reexame de cláusulas contratuais em recurso especial, e a Súmula 7 do STJ impede o reexame de provas nessa mesma via. Na prática, contratos, aditivos, comunicações e aprovações precisam estar bem organizados desde a origem, não apenas quando surge o conflito.

Como a experiência com o Projuris Empresas mudou a rotina da Arteris?

A experiência relatada pela Arteris mostra que um software jurídico muda a rotina quando deixa de ser apenas repositório e passa a funcionar como ferramenta de gestão. Relatórios, gráficos, permissões de acesso e workflow permitem que o departamento jurídico atue com dados, não somente por demanda reativa.

Juliana: A evolução foi muito grande. Hoje conseguimos gerar gráficos e apresentar informações. O sistema é muito didático. As pessoas que usam o ProJuris podem gerar seus próprios relatórios.

Esse ponto tem efeito prático relevante: quando áreas internas acessam informações de seus próprios contratos, o jurídico deixa de responder solicitações repetitivas sobre status, assinatura, prazo ou localização de documento. A área jurídica passa a concentrar energia em análise de risco, negociação, governança, contencioso estratégico e apoio à tomada de decisão.

Em empresas com muitas unidades, a autonomia controlada das áreas reduz gargalos. O jurídico define modelos, campos obrigatórios, alçadas, responsáveis e trilhas de aprovação. As áreas solicitantes acompanham a evolução da requisição e consultam relatórios sem depender de troca informal de mensagens. Esse modelo cria transparência com segurança.

A entrevista original também conectou o tema à análise de dados. Na segunda edição da Revista Projuris, a Projuris tratou de Big Data jurídico e da capacidade de transformar informações armazenadas em oportunidades para a empresa. Em gestão de contratos, isso significa cruzar dados sobre valores, fornecedores, prazos, unidades, tipos de contrato, aditivos e riscos recorrentes.

Com dados bem classificados, o jurídico pode responder perguntas objetivas: quantos contratos vencem em 90 dias, quais fornecedores concentram maior volume financeiro, quais áreas demandam mais aditivos, quais cláusulas geram mais negociação e onde ocorrem atrasos no workflow. Essas respostas apoiam planejamento, orçamento e prevenção de litígios.

Que informações a Arteris passou a analisar com a gestão de contratos?

Com a gestão de contratos centralizada, a Arteris passou a analisar relatórios gerenciais sobre número de contratos, contratações em andamento, distribuição por concessionária e evolução do trabalho. Essa visão global permite comparar unidades, acompanhar gargalos e tomar decisões com base em dados atualizados.

Flávia: Os relatórios gerenciais gerados agora permitem uma visão global do número de contratos. Eles contribuem muito para a nossa gestão, constituindo um diferencial não apenas para o jurídico.

Os gestores passaram a ter visão global de todas as concessionárias e de todas as contratações em andamento. Para uma empresa que administra rodovias, esse controle tem conexão com obras, manutenção, tecnologia, atendimento ao usuário, segurança operacional, fornecedores e obrigações regulatórias. Um contrato atrasado pode afetar mais do que uma área administrativa.

Flávia: Esse foi o grande diferencial que fez o sistema ganhar adesão. Nenhum contrato é feito fora do ProJuris.

A frase resume um princípio de governança: se o contrato não entra no fluxo oficial, a empresa não consegue medir risco, aprovar corretamente, controlar vencimento nem comprovar versão final. Por isso, muitos departamentos jurídicos adotam uma regra simples: requisição, minuta, revisão, aprovação, assinatura, arquivamento e acompanhamento devem ocorrer no mesmo ambiente ou em sistemas integrados.

Um procedimento contratual maduro costuma seguir etapas claras. Primeiro, a área solicitante preenche a requisição com objeto, valor, prazo, fornecedor, centro de custo e justificativa. Depois, o jurídico avalia minuta, riscos e cláusulas obrigatórias. Em seguida, áreas de compras, compliance, financeiro e diretoria aprovam conforme alçada. Por fim, ocorre a assinatura, o arquivamento e o monitoramento de obrigações.

Esse fluxo também ajuda no cumprimento da Lei 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados. Contratos que envolvem dados pessoais devem prever papéis das partes, finalidade do tratamento, medidas de segurança, confidencialidade, subcontratação e comunicação de incidentes. Sem gestão centralizada, cláusulas de proteção de dados podem ficar ausentes ou inconsistentes entre áreas.

Quanto tempo a digitalização de contratos pode economizar?

A digitalização de contratos economiza tempo ao eliminar deslocamentos físicos, reduzir busca manual por documentos, automatizar aprovações e permitir assinatura eletrônica. No relato da Arteris, a percepção foi de redução aproximada de metade do tempo, embora a empresa não tenha apresentado medição estatística formal.

Flávia: Não consigo dimensionar com precisão, mas tivemos uma redução, digamos, da metade do tempo.

Essa redução costuma aparecer em tarefas repetitivas: localizar minuta, checar responsável, reenviar versão, colher aprovação, acompanhar assinatura e consolidar relatório. Em um fluxo manual, cada etapa depende de e-mails, planilhas e lembretes individuais. Em um workflow digital, o sistema registra status, responsável, data, pendência e histórico.

O ganho de tempo também tem reflexo jurídico. Aprovações registradas reduzem discussões sobre poderes internos. Histórico de versões ajuda a identificar quem alterou cláusulas. Alertas de vencimento evitam renovação tácita indesejada ou perda de janela para denúncia. Relatórios periódicos mostram contratos parados e permitem ação antes que o atraso gere impacto financeiro.

Para transformar percepção em indicador, o departamento jurídico pode medir prazo médio entre requisição e primeira análise, prazo entre aprovação e assinatura, número de devoluções por falta de informação, contratos vencidos sem providência e volume de contratos por analista. Esses indicadores ajudam a ajustar equipes, modelos, campos obrigatórios e alçadas.

Todos podem acompanhar a gestão de contratos com segurança?

Todos podem acompanhar a gestão de contratos quando o sistema define perfis de acesso, trilhas de auditoria e permissões por função. A transparência não significa acesso irrestrito; ela exige que cada usuário veja as informações necessárias para sua atuação, sem expor dados sigilosos ou estratégicos.

Flávia: O módulo de contratos envolve duas partes dentro do sistema: requisições e contratos. Todos os gestores das áreas podem acompanhar.

Juliana: A informação não fica concentrada somente numa área. Todo mundo tem acesso à informação de uma forma transparente. Transparência é o que toda empresa procura.

A transparência contratual precisa respeitar sigilo, proteção de dados e estratégia empresarial. Contratos podem conter dados pessoais, segredos comerciais, preços, condições de negociação, penalidades e informações sensíveis. A LGPD (Lei 13.709/2018) exige medidas de segurança, técnicas e administrativas para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, conforme art. 46.

Por isso, a governança de acesso deve prever perfis. A área solicitante pode acompanhar status e documentos do contrato que originou. O jurídico pode editar minutas, controlar cláusulas e emitir parecer. A diretoria pode aprovar conforme alçada. O financeiro pode consultar valores e pagamentos. O compliance pode avaliar fornecedores, conflitos de interesse e integridade.

A Arteris informou, na entrevista original, que 295 pessoas utilizavam o ProJuris. Em operações desse porte, o controle de usuários evita concentração excessiva no jurídico e cria corresponsabilidade. A área jurídica continua como guardiã técnica, mas os gestores assumem papel ativo no fornecimento de informações e no cumprimento das obrigações contratuais.

Como o Projuris Empresas apoia a gestão de pessoas no jurídico?

O apoio à gestão de pessoas ocorre quando o software registra atividades, prazos, responsáveis e tempos de workflow. O jurídico consegue identificar gargalos, equilibrar carga de trabalho, acompanhar produtividade e verificar se requisições e análises cumprem os prazos internos definidos pela governança da empresa.

Flávia: Falando pelo jurídico, o ProJuris ajuda no controle de atividades. Você consegue, por meio do histórico, registrar e identificar se os profissionais estão atendendo prazos e tempos de workflow de requisições. Esse controle ocorre facilmente.

Esse tipo de registro também protege a área jurídica. Sem histórico, atrasos podem ser atribuídos ao jurídico mesmo quando a pendência estava com área solicitante, fornecedor, diretoria ou assinatura externa. Com workflow, a empresa identifica exatamente onde o processo parou e por quanto tempo permaneceu em cada etapa.

Na prática, a gestão de contratos permite avaliar não só produtividade, mas qualidade da demanda. Se muitas requisições retornam por falta de informação, o problema pode estar no formulário inicial. Se uma alçada aprova lentamente, pode ser necessário revisar substitutos. Se uma cláusula sempre gera negociação, o modelo contratual pode exigir revisão preventiva.

Por que a assinatura digital tornou-se indispensável para a Arteris?

A assinatura digital tornou-se indispensável porque completa o ciclo eletrônico do contrato: requisição, análise, aprovação, assinatura e arquivamento. No Brasil, sua validade jurídica se apoia na MP 2.200-2/2001, na Lei 14.063/2020 e nas regras aplicáveis à identificação eletrônica das partes.

Flávia: Nós não assinaremos mais contratos fisicamente. Está em andamento a implementação da assinatura digital. Nossa ideia para o futuro é que todo o workflow de contratos, assinatura e demais etapas seja feito eletronicamente pelo ProJuris. Esta é uma grande evolução. É um caminho sem volta.

A MP 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, para garantir autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos. A Lei 14.063/2020 classificou assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada, conforme o nível de identificação e segurança. A escolha do tipo de assinatura deve considerar risco, valor, natureza do contrato e exigências legais específicas.

A adoção de assinatura digital reduz impressão, logística, extravio e demora na coleta de assinaturas. Também permite registrar data, identidade, certificado, evidências técnicas e integridade do documento. Em eventual disputa, esses elementos ajudam a demonstrar que as partes manifestaram vontade e que o conteúdo assinado não foi alterado após a assinatura.

Para empresas, o procedimento recomendado inclui validar poderes de representação, definir tipos de assinatura aceitos, manter trilha de auditoria, arquivar documento final em repositório seguro e vincular alertas de obrigações. Contratos com órgãos públicos, concessões, garantias ou exigências regulatórias podem demandar cuidados adicionais antes da assinatura eletrônica.

Quais aprendizados o caso Arteris oferece ao departamento jurídico?

O caso Arteris mostra que a tecnologia jurídica gera valor quando combina governança, adesão das áreas, dados confiáveis e controle de ponta a ponta. A ferramenta sozinha não resolve a operação; ela precisa refletir regras internas, responsabilidades, prazos e critérios jurídicos claros.

O primeiro aprendizado é centralizar a entrada das demandas. Se áreas continuam contratando por caminhos paralelos, o sistema perde confiabilidade. O segundo é padronizar informações mínimas da requisição. Objeto, prazo, valor, fornecedor, área responsável, documentos anexos e justificativa devem entrar antes da análise jurídica.

O terceiro aprendizado é transformar dados em decisão. Gráficos e relatórios não servem apenas para apresentação institucional. Eles indicam gargalos, riscos recorrentes, volume por área, contratos próximos do vencimento e oportunidades de padronização. O quarto é integrar gestão de contratos, processos, assinatura e obrigações para reduzir retrabalho.

O quinto aprendizado envolve cultura. A frase “Nenhum contrato é feito fora do ProJuris” indica adesão interna. Quando gestores acompanham suas requisições, o jurídico se comunica melhor com outras áreas e a empresa ganha previsibilidade. A tecnologia passa a funcionar como infraestrutura de governança, não como controle isolado do departamento jurídico.

Departamentos jurídicos que desejam seguir caminho semelhante podem mapear o fluxo atual, listar riscos, definir indicadores, revisar modelos contratuais, criar matriz de alçadas, treinar usuários e medir resultados após a implantação. Para conhecer a solução citada no caso, acesse Projuris Empresas. Agende uma demonstração gratuitamente.

Perguntas frequentes sobre gestão de contratos

Em conclusão, a gestão de contratos da Arteris mostra como centralização, workflow, relatórios e assinatura digital podem tornar o departamento jurídico mais integrado ao negócio. Quando todas as áreas usam o mesmo fluxo, a empresa ganha controle, transparência, rastreabilidade e melhores condições para cumprir obrigações legais e contratuais.