Tiago Fachini
17 de novembro de 2025
Se sua empresa ainda não tem um processo formal de Legal Hold, você está assumindo um risco enorme com dados que podem ser essenciais em um litígio. O conceito pode parecer técnico, mas sua aplicação é prática e urgente: preservar provas digitais de forma segura, defensável e alinhada à governança corporativa.
Neste artigo, você vai entender o que é Legal Hold, porque ele é vital para o departamento jurídico e como aplicá-lo com eficiência em ambientes digitais.
O que é Legal Hold?
Legal Hold (também chamado de retenção legal ou preservação legal) é um procedimento formal pelo qual uma empresa se obriga a manter e proteger todas as informações relevantes em litígios ou investigações.
Em outras palavras, um Legal Hold determina que e-mails, documentos, logs de sistema e demais dados eletrônicos potencialmente usados como prova sejam preservados sem exclusão ou alteração até o encerramento do caso. Essa prática evita a destruição acidental ou intencional de evidências, garantindo a integridade e disponibilidade das informações necessárias ao processo legal.
Em resumo, o Legal Hold fortalece a governança jurídica da empresa ao assegurar que todas as provas digitais sejam mantidas de forma íntegra e auditável.
Qual é a importância jurídica do Legal Hold?
Do ponto de vista jurídico, implementar um Legal Hold é crucial para evitar riscos legais e garantir a conformidade da empresa. Entre seus principais benefícios estão:
- Cumprimento das obrigações legais: demonstra diligência na preservação de provas, atendendo a exigências processuais e regulatórias.
- Evita espoliação de provas: impede a destruição ou alteração indevida de evidências digitais, reduzindo o risco de sanções judiciais por perda de dados.
- Fortalecimento da defesa: a retenção adequada de dados mostra ao juiz que a empresa agiu corretamente, o que pode reforçar sua posição no litígio.
- Preservação da cadeia de custódia: garante que todas as evidências permaneçam disponíveis e rastreáveis, mantendo sua integridade para eventual apresentação em juízo.
Essas práticas constroem uma governança jurídica mais sólida. O registro documental de cada etapa fortalece a admissibilidade e demonstra diligência perante autoridades e tribunais. Ou seja, ao provar que cada etapa do hold foi documentada (avisos enviados, confirmações recebidas, sistemas configurados etc.), a empresa aumenta a credibilidade de sua prova e evita alegações de omissão.
Como aplicar o Legal Hold?
Para implementar o Legal Hold no ambiente digital corporativo, a empresa deve agir de forma estruturada e rápida ao identificar um risco de litígio ou investigação. Em geral, seguem-se os seguintes passos:
- Identificar o escopo: mapear quais tipos de dados e quais pessoas ou departamentos podem ter informações relevantes (e-mails, arquivos em nuvem, chats, registros financeiros, logs de sistema etc.).
- Notificar as partes interessadas: enviar comunicado formal (por exemplo, Legal Hold notice) aos funcionários, prestadores e terceiros afetados, informando que devem preservar os dados relacionados ao caso. As instruções devem ser claras e especificar quais informações não podem ser descartadas.
- Suspender exclusões automáticas: interromper imediatamente qualquer política que apague e-mails, documentos ou backups automaticamente. Isso inclui desabilitar expurgo periódico de caixas-postais, rotinas de limpeza de arquivos, ciclos de reutilização de backups etc.
- Proteger e coletar evidências: utilizar ferramentas de eDiscovery ou perícia forense para copiar e armazenar de forma segura os dados-chave. Cada coleta deve gerar evidências de cadeia de custódia (carimbo de data/hora, hashes, identificação do responsável).
- Monitorar a conformidade: realizar treinamentos rápidos para reforçar a obrigação de manter dados intactos e realizar auditorias periódicas para verificar o cumprimento do hold. É importante acompanhar quem recebeu o aviso e se seguiu as instruções.
- Encerrar o hold: periodicamente reavalie se o hold ainda é necessário. Quando o litígio for encerrado ou a investigação concluída, emita uma notificação formal para suspender o Legal Hold, liberando gradualmente as retenções especiais.
Esses passos garantem um processo defensável de preservação. Definir escopo, notificar, suspender destruição, proteger documentos, monitorar e, por fim, encerrar a retenção são práticas fundamentais para não deixar lacunas que possam comprometer as evidências.
Quais são as áreas e dados que devem ser envolvidos para a eficiência do Legal Hold?
Em ambientes corporativos, o Legal Hold deve abranger diversos sistemas de informação. Exemplos típicos incluem:
- E-mails corporativos: colocar caixas-postais em suspensão de litígio no Exchange Online ou reter e-mails no Gmail/Google Workspace.
- Documentos e arquivos em nuvem: aplicar rótulos de retenção no SharePoint ou OneDrive, ou usar guardas de documentos no Google Vault.
- Mensagens instantâneas e chats: registrar conversas do Microsoft Teams, Slack, WhatsApp Business ou outros sistemas de chat.
- Sistemas legados e bases de dados: suspender limpeza automática de logs de transações financeiras, registros de ERP, CRMs, sistemas de RH etc.
- Backups e arquivamento: assegurar que fitas e cópias de segurança não sejam sobrescritas.
TI e jurídico devem trabalhar juntos para identificar todos os custodiantes e fontes críticas, sem ignorar qualquer repositório. Essa coordenação é vital para não haver brechas na preservação.
Responsabilidades e comunicação do Legal Hold
A efetividade do Legal Hold depende de responsabilidades bem definidas:
- Quem decide: normalmente, o departamento jurídico (ou compliance) avalia o caso e determina a necessidade do hold.
- Quem comunica: o jurídico prepara um aviso formal de Legal Hold e envia aos custodians (funcionários ou departamentos que possuem os dados).
- Documentação: tudo deve ser registrado — cópias dos avisos, confirmações dos destinatários, logs das ações técnicas e lembretes enviados.
O jurídico define e comunica o hold, a TI executa as medidas técnicas e os custodians obedecem preservando os dados. Todo o processo deve ser documentado para posterior comprovação.
Suspensão de políticas automáticas de descarte no Legal Hold
Durante um Legal Hold, todas as políticas automáticas de retenção ou descarte devem ser sobrescritas pela ordem legal. Exemplos:
- Emails: habilitar a suspensão de litígio no Exchange ou ajustar regras de retenção no Gmail.
- Documentos e arquivos: desativar regras de limpeza automática por inatividade em OneDrive, SharePoint ou Google Drive.
- Backups e armazenamento: pausar processos de rotação de backups.
- Sistemas e aplicativos: suspender scripts ou rotinas que apagam logs ou dados sensíveis.
O objetivo é impedir qualquer destruição automática de dados que possam servir como evidência.
Boas práticas e ferramentas para Legal Hold
Algumas práticas recomendadas:
- Política centralizada: definir procedimentos internos claros sobre quando e como aplicar o Legal Hold.
- Automatizar com tecnologia: usar soluções como Microsoft Purview, Google Vault, Relativity, Exterro ou Disco.
- Comunicação eficaz: usar modelos claros de aviso, com linguagem acessível e instruções objetivas.
- Monitoramento e atualização: revisar regularmente os holds ativos e enviar lembretes periódicos.
- Treinamento e auditoria: capacitar as equipes envolvidas e revisar casos anteriores para aprender com a prática.
A automação de alertas e o uso de trilhas de auditoria nas ferramentas garantem agilidade e segurança jurídica.
Perguntas frequentes
É um procedimento jurídico que suspende temporariamente a exclusão ou alteração de dados quando há risco de litígio ou investigação. Garante a preservação de informações potencialmente relevantes como prova.
Sempre que a empresa tiver conhecimento de um litígio em curso ou quando houver expectativa razoável de disputa judicial, auditoria ou investigação regulatória. A adoção deve ser imediata para evitar perda de evidências.
A decisão parte do departamento jurídico, que identifica os dados e os custodians envolvidos. A equipe de TI implementa as travas técnicas nos sistemas e garante que as rotinas de descarte automático sejam suspensas.
Conclusão
Implementar um Legal Hold robusto é fundamental para proteger os interesses legais da empresa. Ao exigir a retenção sistemática de evidências digitais, o Legal Hold ajuda a evitar problemas legais sérios e reforça a credibilidade da organização.
Cumprir essa exigência implica agir preventivamente, documentar cada etapa do processo, envolver jurídico e TI, e usar ferramentas adequadas. Assim, o Legal Hold deixa de ser apenas uma medida reativa e se torna um componente estratégico da governança e conformidade da empresa.
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