A rotina dos escritórios de advocacia costuma ser bastante dinâmica. Isso significa que novas demandas surgem a todo momento, exigindo organização e método, especialmente de quem administra a banca. Para que um escritório alcance seus objetivos e metas, é fundamental que os administradores e sócios saibam definir prioridades. Caso contrário, as chances da empresa se perder diante de seus propósitos e acabar não se desenvolvendo, é enorme. Isso sem contar os prejuízos, que acabam surgindo por conta da estagnação.
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Em razão da dinâmica bastante própria dos escritórios de advocacia, é muito comum que sócios e administradores acabem perdendo a clareza daquilo que é prioritário para a banca. Por isso, mais do que um plano com metas, é preciso contar com técnicas que auxiliem os gestores a se manterem focados nas prioridades, possibilitando assim, que os objetivos de curto, médio e longo prazo sejam alcançados.
Independentemente das metas traçadas, conhecer boas técnicas que ajudem você a priorizar o que realmente é importante para a sua banca, pode ser um diferencial capaz de alavancar o desenvolvimento do seu escritório. Para que você tenha mais sucesso e alcance os objetivos que estabeleceu para seu escritório, elaboramos este material completo com algumas dicas e métodos que podem ajudar você a definir prioridades e alcançar seus objetivos.
Através de técnicas que já são conhecidas no mundo corporativo, buscamos adaptá-las para a realidade dos escritórios de advocacia, ajudando sócios e gestores que estão à frente da administração a realizarem aquilo que planejaram e estão buscando atingir.
Esperamos que com esse material, o plano de metas na advocacia para seu escritório não acabe se transformando em mais uma promessa no ano que vem. É tempo de realizar! E, estabelecendo prioridades e usando as ferramentas certas, certamente isso é possível!
Você conhece o seu escritório de advocacia?
Antes de entrarmos propriamente na questão das técnicas, definição de prioridades e alcance metas, há uma pergunta importante a ser feita aqui: você realmente conhece o seu escritório?
Para muitos gestores e sócios, talvez o “sim” esteja na ponta da língua. Porém, o que a prática nos mostra é que, quando se trata de definir metas e prioridades, muitos administradores de escritórios de advocacia, independentemente de serem sócios, não possuem um panorama global acerca da sua banca. Em outras palavras, muitos administradores não sabem sequer responder perguntas básicas que são relevantes para o negócio, tais como o número de processos que o escritório gerencia, ticket médio, índice de inadimplência, número de clientes, melhores e piores clientes, número de advogados, taxas de rotatividade, taxa de churn, entre outras questões.
Hoje, algumas ferramentas como um software jurídico, por exemplo, podem ajudar o advogado a ter um panorama mais completo do seu escritório, oferecendo dados que vão desde contas e financeiro, até o perfil de clientes e outros.
Quando administradores e sócios não possuem uma visão geral do escritório, muitas metas são traçadas com base no senso comum, sem levar em consideração aquilo que o escritório efetivamente precisa. Isso, muitas vezes, faz com que as metas são sejam exequíveis, ou pior, não tragam os resultados que podem fazer a diferença para a sua banca. E neste cenário, fica mesmo difícil saber qual meta priorizar.
Nem todo escritório precisa dobrar a cartela de clientes e o faturamento para ser bem-sucedido. Às vezes, obter excelência e reconhecimento em uma área e prospectar poucos, mas bons clientes para a sua cartela, pode trazer tantos ou mais benefícios para a sua banca. As vezes diminuir a taxa de churn pode ser uma boa meta. As vezes diminuir a taxa de rotatividade de colaboradores pode ainda ser algo melhor para o escritório. Ou seja, quando tratamos de metas, precisamos sempre partir de um panorama real e não apenas aquilo que desejamos com base no senso comum.
Por isso, é preciso individualizar as metas e avaliar exatamente o que importa para a sua banca. Muitos advogados estão de olho na concorrência e acabam se esquecendo de avaliar a própria banca. Esse é um erro bastante comum, mas que pode trazer consequências desastrosas tanto para o desenvolvimento do escritório quanto para o sucesso do negócio. Quando se trata de metas, é imprescindível conhecer muito bem a realidade do seu escritório, para então definir objetivos com base no que a empresa efetivamente precisa.
Como definir boas metas na advocacia
Agora que você já sabe sobre a importância de definir metas com base em um panorama real, chegou a hora de descobrir como definir boas metas. Passar por essa etapa, antes mesmo de saber o que deve ser definido como prioridade, é fundamental. Isso porque, o administrador deve ter em mente que somente metas exequíveis e estratégicas devem ser priorizadas. Metas ilusórias, ou seja, que não possuem chances de serem executadas, sequer devem fazer parte do processo de decisão dos administradores. De mesma forma, metas que não são exequíveis não devem ser repassadas aos demais advogados e colaboradores que atuam no escritório.
Quem está à frente de um escritório de advocacia sabe que gerar resultados e manter uma equipe de advogados engajada não é uma tarefa simples. Mais do que uma boa infraestrutura e planos de carreira, quem está a frente do escritório precisa eleger boas metas que sejam capazes de motivar e envolver todos os colaboradores.
Ter um plano de metas é uma forma que pode trazer não apenas resultados para a banca, como também pode ajudar os colaboradores a se manterem mais comprometidos com o escritório. No entanto, na hora de fixa-las é preciso ser inteligente, estabelecendo metas que realmente possam ser executadas.
Construir boas metas é tão importante quanto saber priorizá-las. E para ajudar administradores e sócios a construírem boas metas, a metodologia SMART pode ser um excelente começo.
O que são metas SMART?
Smart, do inglês, significa inteligente. Segundo essa metodologia, para que uma meta seja considerada SMART, ela precisa ser:
- ESpecífica
- Mensurável
- Atingível
- Relevante
- Temporal
Sem que existam esses elementos, a chance de uma meta não ser exequível é enorme e já iremos compreender a razão disso.
Metas precisam ser específicas
Uma meta precisa ter especificidade, ou seja, ela deve ter um significado único. Se a meta do seu escritório de advocacia é “aumentar a cartela de clientes” por exemplo, essa meta não é específica. Isso porque essa meta não define qual o percentual de aumento, bem como, quais os tipos de clientes que devem integrar a meta.
Para fazer com que uma meta se transforme em algo específico, vale a pena se perguntar qual o seu objetivo, como ela será realizada e o que significará para o escritório bates aquela meta. Tendo isso em mente, usando o exemplo do aumento da cartela de clientes, uma meta SMART seria “aumentar em 20% o número de clientes do contencioso trabalhista”. Isso sim, reflete especificidade.
Metas precisam ser mensurável
Outra questão importante para o estabelecimento de metas diz respeito à mensurabilidade, isto é, a capacidade de medir e acompanhar o cumprimento de uma meta. Se você pretende criar boas metas para o seu escritório de advocacia é fundamental desenvolver uma forma de acompanhar o desenvolvimento e o cumprimento dessa meta.
Especialmente no caso das metas de longo prazo, que são mais difíceis de serem executadas, essa característica é fundamental.
Medir o progresso e o cumprimento de uma meta através de planilhas, questionários, softwares, entre outras ferramentas é essencial para que garantir que ela se realize. Portanto, esse quesito também é importante.
Metas precisam ser atingíveis
Uma meta também precisa ser realizável, ou seja, ela precisa ter o potencial de se transformar em realidade. Metas impossíveis e que jamais poderão se tornar reais acabam gerando desmotivação, frustração e até a sensação de impotência. Na prática, metas não atingíveis acabam gerando o efeito não desejado de uma meta. Assim, caso uma meta não seja alcançável, ela também deve ser evitada.
Metas precisam ser relevantes
A relevância é outra característica necessária para uma meta SMART. Ser uma meta relevante significa que o seu cumprimento traz impactos imediatos para o escritório. Portanto, trata-se de uma meta que gera consequências imediatas, a partir do binômio ação-reação. Se uma meta não está ligada à resultados, é necessário revê-la.
Metas precisam ser temporais
E, por fim, é necessário que uma meta tenha um tempo para ser atingida. Caso contrário, fica mais fácil de perder o seu cumprimento, diante de adversidades. É possível que o tempo de cumprimento de uma meta sejam dias, meses ou anos. Não importa. O que importa é que esse prazo seja fixado desde o início para que ela se torne exequível.
A metodologia SMART já é bastante conhecida no universo corporativo e pode ser facilmente aplicada dentro da realidade dos escritórios de advocacia. Antes de definir prioridades com relação à execução de metas, sempre vale a pena considerar se as metas em questão de fato são SMART.
Aprendendo a priorizar focando em resultados na advocacia
Até aqui vimos que metas para um escritório de advocacia devem ser criadas com base em um panorama real da banca. Também vimos que não são quaisquer metas que devem ser consideradas no processo de tomada de decisão, já que nem todas as metas são exequíveis. Para que sejam realizáveis é fundamental que as metas tenham características próprias, também chamadas como SMART.
Por fim, é preciso saber como priorizar metas para que elas tragam resultados efetivos para o seu escritório. Como explicamos no início deste material, os escritórios de advocacia contam com demandas novas a todo momento. Por isso, é preciso saber definir quais são as metas que devem ser tratadas com prioridade para que a própria dinâmica do escritório não acabe atravancando seus resultados. Para definir prioridades, adotar algumas práticas são essenciais, conforme veremos.
Urgente versus importante
Para quem quer aprender a definir prioridades com maestria, o primeiro passo é saber separar aquilo que é “urgente” daquilo que é “importante”. Diante de diversas demandas é tentador cair na ideia de que tudo é urgente. Porém, esse tipo de armadilha é o que faz com que a rotina se transforme em um caos e as prioridades que são realmente importantes, sejam deixadas de lado.
Para não transformar tudo em urgência, é necessário ter alguns critérios básicos que fazem com que as atividades sejam separadas e hierarquizadas dentro da rotina. Atividades urgentes são aquelas que, caso não sejam resolvidas, podem trazer um impacto negativo para o escritório. Já atividades importantes são aquelas que tem potencial de gerar resultado.
Entre as metas traçadas para o seu escritório, vale a pena separar aquelas que são urgentes daquelas que são importantes. Comece resolvendo uma de cada vez, das mais urgentes para as menos importantes. Isso auxilia que o escritório vá caminhando passo a passo e, aos poucos, os resultados vão surgindo.
A arte de dizer “não”
Outra conduta essencial para quem quer aprender a priorizar metas é saber dizer “não”. No dia a dia de um escritório de advocacia, sempre vão surgir novas demandas, novos clientes e novas oportunidades. No entanto, os administradores precisam estar focados em suas metas, especialmente aquelas de longo prazo, para saber selecionar aquilo que é possível assumir e aquilo que ultrapassa a capacidade do escritório. O ideal é sempre buscar a sustentabilidade do negócio, evitando sempre “dar passos maiores que a perna”. Reconheça os limites do seu negócio e aprenda a dizer “não”. Especialmente quando este “não” se transformar em um “sim” para os seus objetivos e metas internos.
Uma coisa de cada vez
Por fim, quando se trata de priorizar e cumprir metas, uma regra é praticamente lei: execute uma coisa de cada vez. Quando uma empresa tem diversas metas, os gestores devem direcionar as atividades da empresa para que cada meta seja realizada individualmente. Com os escritórios de advocacia, essa lógica não muda. Por isso, se você tem diversas metas para realizar neste ano para a sua banca, certifique-se de quais são as mais urgentes e quais são as mais importantes. Estabeleça uma ordem e procure ir executando uma meta de cada vez. Delegue, envolva equipes, procure otimizar o processo de cumprimento das metas. Porém, não atropele o planejamento, tentando fazer tudo de uma única vez.
O segredo de empresas de sucesso, especialmente com relação a metas é justamente este: um passo de cada vez. Com os escritórios de advocacia, isso não é diferente.
E o que podemos concluir desse material sobre metas na advocacia?
Escritórios de advocacia convivem com demandas constantes o tempo inteiro. Justamente por isso é necessário saber priorizar e definir metas, para que a empresa não se perca dentro das suas próprias atividades. Mais do que planejamento e organização pessoal na advocacia, é preciso saber olhar para o escritório de forma global e, a partir desse panorama, definir metas de curto, médio e longo prazo.
A definição de metas, além de considerar um panorama específico, deve contemplar algumas características para que as metas se tornem exequíveis. Além disso, os gestores devem conhecer algumas práticas essenciais que ajudam a priorizar as metas, levando o escritório para efetivos resultados.
Hoje todos os escritórios de advocacia sofrem a pressão por mais eficiência e agilidade. Por isso, é muito fácil se perder diante das inúmeras demandas, se metas e prioridades sólidas não forem estabelecidas especialmente pelos administradores.
Por meio deste material, buscamos mostrar para o advogado que o processo de definir metas e prioridades não é tão simples quanto parece e, ter uma metodologia pode fazer toda a diferença. Esperamos ter ajudado você a montar um plano de ação efetivo para o sucesso do seu escritório! Lembre-se, um passo de cada vez, uma meta de cada vez. As prioridades devem ser definidas de acordo com as necessidades e urgências da banca. E dizer “não” é difícil sempre. Porém, é o que faz a diferença entre quem mira nos resultados e quem se perde nas oportunidades.