Meu ProJuris: como cadastrar equipe e restringir acessos

Meu ProJuris é o ambiente de gestão do software jurídico usado para organizar usuários, equipes e permissões, nos termos do art. 46 da LGPD (Lei 13.709/2018). Na prática, o controle de acesso ajuda o escritório a limitar dados processuais, reduzir exposição indevida e demonstrar medidas técnicas de segurança.

Cadastrar equipes e restringir acessos não serve apenas para organizar a rotina interna. Em escritórios, departamentos jurídicos e consultorias, a configuração correta evita que pessoas sem relação com determinado caso visualizem documentos, estratégias, dados pessoais, contratos, valores de acordo ou informações protegidas por segredo de justiça.

O procedimento original do Meu ProJuris continua simples: criar a equipe, vincular usuários, marcar a visibilidade restrita e associar a equipe ao processo. A diferença está na governança. Em 2025, permissões precisam refletir função, necessidade de acesso e responsabilidade profissional, especialmente quando há dados pessoais ou informações sigilosas.

Como cadastrar uma equipe no Meu ProJuris?

Cadastrar uma equipe no Meu ProJuris significa criar um grupo operacional para organizar usuários que trabalham nos mesmos processos, carteiras ou clientes. Esse grupo permite aplicar permissões de forma mais precisa, em vez de liberar processos para todo o escritório ou depender de controles manuais fora do sistema.

O primeiro passo é acessar o ambiente administrativo da conta. Entre em Minha Conta, vá até a aba Equipes, clique em Adicionar Equipe e atribua um nome objetivo. Prefira nomes que indiquem cliente, área, unidade ou carteira, como Contencioso Trabalhista Cliente A ou Contratos Estratégicos Matriz.

Depois de criar a equipe, revise se o nome permite identificação rápida por administradores futuros. Evite siglas obscuras, nomes genéricos e duplicidade. Em auditorias internas, uma nomenclatura clara facilita entender por que certo usuário acessava um processo e qual atividade justificava a permissão.

1. Acesse Minha Conta no menu administrativo.
2. Entre na aba Equipes.
3. Clique em Adicionar Equipe.
4. Dê um nome claro, vinculado à carteira, cliente ou área.
5. Salve a configuração antes de vincular usuários.

Exemplo prático: um escritório atende três empresas do mesmo grupo econômico, mas cada empresa possui processos, documentos e estratégias distintas. Ao criar uma equipe para cada cliente, o administrador evita que advogados alocados em uma carteira visualizem informações de outra sem necessidade profissional.

Como vincular usuários e limitar a visibilidade no Meu ProJuris?

Vincular usuários no Meu ProJuris exige selecionar cada pessoa, acessar sua aba de visibilidade e definir que o acesso ficará restrito às equipes correspondentes. Essa etapa aplica o princípio da necessidade, alinhado ao art. 6º, III, da LGPD (Lei 13.709/2018), que trata da limitação do tratamento.

Para fazer a configuração, acesse a aba Usuários e clique no usuário desejado. Na aba Visibilidade, selecione Restrito a Equipes e informe o nome da equipe criada. Repita o procedimento para cada usuário que participará da carteira ou do núcleo de trabalho.

Essa etapa exige atenção porque o cadastro da equipe, sozinho, não bloqueia visualizações. O usuário precisa estar vinculado à equipe, e o processo também precisa indicar aquela equipe como autorizada. Se apenas uma dessas configurações faltar, a restrição pode não produzir o efeito esperado.

Um exemplo comum ocorre na entrada de um novo advogado associado. Ele pode atuar somente em processos de uma carteira específica durante o período de experiência. Ao aplicar Restrito a Equipes, o escritório reduz o acesso a dados de outros clientes, acordos sensíveis e documentos que não integram a atividade contratada.

Como restringir o acesso de uma equipe a processos específicos?

Restringir o acesso por processo no Meu ProJuris consiste em vincular a equipe autorizada diretamente ao processo que ela poderá visualizar. A permissão precisa combinar usuário, equipe e processo, pois esse tripé evita liberações amplas e cria uma estrutura mais segura para carteiras confidenciais.

Após formar sua equipe, selecione no menu a opção Processos. Em seguida, escolha o processo que somente a equipe criada poderá acessar. Vá até o final da página e procure a opção Deseja informar uma equipe?. Informe a equipe correspondente e salve o vínculo.

1. Acesse Processos no menu principal.
2. Selecione o processo que terá visualização restrita.
3. Role até a área de vinculação de equipe.
4. Clique em Deseja informar uma equipe?.
5. Digite o nome da equipe criada.
6. Salve a alteração e valide o acesso com um usuário restrito.

Essa validação final previne erro de configuração. O administrador pode entrar com perfil de teste ou pedir que um usuário restrito confirme se enxerga apenas os processos autorizados. O teste deve ocorrer antes de anexar documentos estratégicos, minutas, provas, pareceres ou dados pessoais sensíveis.

Em processos sob segredo de justiça, a cautela deve aumentar. O art. 189 do CPC (Lei 13.105/2015) prevê hipóteses em que os atos processuais tramitam em segredo, como causas de família e processos que exijam proteção da intimidade. O sistema interno deve acompanhar esse nível de restrição.

Quais cuidados jurídicos devem orientar a restrição de acessos?

A restrição de acessos deve seguir sigilo profissional, proteção de dados, necessidade operacional e registro de responsabilidades. O advogado tem dever de confidencialidade, e o escritório precisa adotar medidas técnicas proporcionais ao risco, especialmente quando trata dados pessoais, informações financeiras, documentos médicos ou estratégias processuais.

O art. 7º, II, da Lei 8.906/1994 garante a inviolabilidade do escritório, instrumentos de trabalho e correspondência do advogado, desde que relacionados ao exercício profissional. Esse direito reforça a proteção do sigilo, mas também exige organização interna para que somente pessoas autorizadas acessem informações protegidas.

Além disso, o art. 34, VII, da Lei 8.906/1994 trata como infração disciplinar violar, sem justa causa, sigilo profissional. O risco não se limita à esfera administrativa. Vazamentos podem gerar dano reputacional, perda de confiança do cliente, discussão sobre responsabilidade civil e necessidade de comunicação a titulares ou autoridades.

A LGPD também orienta a configuração. O art. 6º da Lei 13.709/2018 prevê princípios como finalidade, adequação, necessidade, segurança e prevenção. Já o art. 46 exige medidas de segurança técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais de acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas.

Desde a Resolução CD/ANPD 4/2023, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados possui regras de dosimetria para sanções administrativas. Desde a Resolução CD/ANPD 15/2024, incidentes de segurança com risco ou dano relevante devem ser comunicados à ANPD, em regra, em até três dias úteis após o conhecimento pelo controlador.

Nos tribunais, disputas sobre vazamento de informações costumam examinar prova do dano, falha de segurança, nexo causal e conduta adotada pelo responsável pelo tratamento. Por isso, registros de permissão, revisões periódicas e políticas internas ajudam a demonstrar diligência quando uma controvérsia chega ao contencioso.

Quando criar equipes separadas no software jurídico?

Criar equipes separadas no software jurídico é recomendável quando diferentes grupos trabalham com clientes, áreas, filiais, níveis de confidencialidade ou tipos de demanda distintos. A separação reduz acesso excessivo, melhora a governança do escritório e facilita a gestão de responsabilidades por carteira.

Uma equipe separada costuma fazer sentido em contencioso estratégico, M&A, trabalhista com documentos médicos, recuperação de crédito, contratos sensíveis, investigações internas e demandas de família. Também pode ser útil quando há correspondentes, estagiários, consultores externos ou profissionais temporários atuando apenas em etapas específicas.

Em departamentos jurídicos, a divisão pode seguir unidades de negócio. Um time pode cuidar de contratos de fornecedores, outro de contencioso regulatório e outro de demandas trabalhistas. Essa estrutura impede que informações salariais, segredos comerciais ou estratégias de negociação circulem sem justificativa entre áreas.

O mesmo raciocínio se aplica a clientes concorrentes. Se um escritório atende empresas do mesmo setor, precisa evitar conflitos informacionais. A restrição por equipe ajuda a proteger a independência técnica, reduzir risco de conflito de interesses e preservar evidências de segregação interna.

Como revisar permissões e evitar acessos indevidos?

Revisar permissões significa conferir periodicamente se usuários, equipes e processos ainda refletem a realidade do trabalho. Essa rotina evita que ex-colaboradores, profissionais realocados ou usuários temporários mantenham acesso a dados sem necessidade, prática incompatível com boa governança e com o princípio da necessidade da LGPD.

Crie uma rotina mensal ou trimestral, conforme o porte do escritório. Verifique usuários ativos, equipes sem uso, processos encerrados, profissionais que mudaram de carteira e permissões concedidas em caráter emergencial. Em desligamentos, o bloqueio deve ocorrer no mesmo dia da saída ou imediatamente após a comunicação formal.

• Revise equipes vinculadas a processos encerrados.
• Remova usuários que mudaram de carteira.
• Bloqueie acessos de profissionais desligados.
• Documente quem aprovou exceções de acesso.
• Teste perfis restritos antes de novas liberações.

Também convém manter uma matriz de acesso. Ela pode indicar perfil, função, equipe, processos autorizados e responsável pela aprovação. Esse documento ajuda gestores jurídicos a demonstrar controle interno, especialmente em auditorias de clientes corporativos, certificações, due diligence ou investigações sobre incidente de segurança.

Como acessar o sistema ou testar o Meu ProJuris?

Depois de configurar equipes e permissões, o usuário pode acessar o Meu ProJuris para validar se a restrição funciona conforme o planejado. Quem ainda não usa o software pode testar a solução antes de implantar uma rotina formal de controle de acesso, equipes e processos.

Se você já possui conta, Acesse seu ProJuris e confira as abas Minha Conta, Equipes, Usuários e Processos. Ao final da configuração, valide se o usuário restrito enxerga somente os processos vinculados à equipe autorizada.

Se o escritório ainda avalia a ferramenta, você pode experimente gratuitamente e analisar como a divisão por equipes se encaixa na sua rotina. O teste deve considerar perfis reais, como sócios, advogados, paralegais, estagiários, financeiro e correspondentes.

Durante a avaliação, simule cenários de risco. Inclua um processo confidencial, um usuário restrito e uma equipe com acesso exclusivo. Depois, confira se outros usuários conseguem localizar o caso. Essa simulação simples antecipa falhas antes que o escritório cadastre dados sensíveis em larga escala.

Perguntas frequentes sobre Meu ProJuris

Como concluir a configuração com segurança?

Concluir a configuração no Meu ProJuris exige revisar a equipe criada, os usuários vinculados, a visibilidade marcada como restrita e os processos associados ao grupo. Esse fechamento transforma um cadastro simples em controle de acesso consistente, documentado e compatível com rotinas jurídicas que envolvem sigilo.

Ao adotar esse procedimento, o escritório protege clientes, melhora a organização operacional e reduz exposição a falhas de confidencialidade. A melhor prática é tratar permissões como tarefa contínua, não como ajuste único. Sempre que a equipe, o cliente ou a carteira mudar, revise o acesso no Meu ProJuris.