Gestão de contratos na Dental Cremer com ProJuris

Gestão de contratos é o controle jurídico e operacional do ciclo contratual, nos termos dos arts. 421, 421-A e 422 do Código Civil (Lei 10.406/2002). Na prática, empresas reduzem risco, acompanham prazos e preservam prova documental quando padronizam criação, aprovação, assinatura e arquivamento.

Criada em 2000, em Blumenau, Santa Catarina, a Dental Cremer consolidou-se como a primeira one stop shop da odontologia no Brasil. O conceito reúne, em um único ambiente, produtos e soluções que profissionais de um segmento precisam para operar com eficiência.

No caso da Dental Cremer, esse ambiente concentra produtos odontológicos para diferentes especialidades. A empresa tornou-se uma das maiores distribuidoras do setor na América Latina, atendendo profissionais em território nacional com um portfólio amplo de itens voltados à prática odontológica.

Esse volume de operação aumenta a complexidade jurídica. Contratos com fornecedores, parceiros, prestadores, áreas internas e estruturas societárias exigem organização documental, controle de prazos, rastreabilidade de aprovações e capacidade de resposta rápida. Foi nesse contexto que o ProJuris passou a apoiar a rotina da companhia.

Desde julho de 2016, o software jurídico para empresas atende a Dental Cremer. Para entender a experiência, a ProJuris conversou com o gestor jurídico da organização, Dr. William Jonathan Ciesielsky, que relatou a implantação, os módulos utilizados e os ganhos percebidos na rotina do departamento.

Como a Dental Cremer identificou a necessidade de gestão de contratos?

A Dental Cremer percebeu a necessidade de gestão de contratos quando passou a estruturar um departamento jurídico interno após a cisão com a Cremer S.A. A mudança exigiu contratação, definição de fluxos, governança de aprovações, digitalização de documentos e controle de prazos em um ambiente que antes dependia de outra estrutura.

Segundo o Dr. William, sua trajetória na companhia começou em agosto de 2015, na área de Controladoria, com atuação mais próxima do financeiro. Em fevereiro de 2016, ocorreu a cisão da Dental Cremer com a Cremer S.A., que até então controlava integralmente o jurídico da companhia.

Após a separação documental e física das operações, o presidente da empresa convidou o profissional para assumir o departamento jurídico interno. A transição trouxe entusiasmo por permitir a atuação na área jurídica, mas também impôs uma agenda intensa: montar processos, escolher sistemas, organizar responsabilidades e criar um modelo de atendimento às demais áreas.

Em uma reorganização desse tipo, a empresa precisa preservar evidências de contratação, histórico de negociações e poderes de representação. O art. 104 do Código Civil (Lei 10.406/2002) exige agente capaz, objeto lícito, possível, determinado ou determinável e forma prescrita ou não defesa em lei para validade do negócio jurídico.

Quando esses elementos ficam dispersos em e-mails, pastas locais ou arquivos físicos, o jurídico enfrenta dificuldades para provar versões, localizar anexos e demonstrar quem aprovou determinada obrigação. A digitalização organizada reduz esse risco porque conecta documento, responsável, prazo, status e área solicitante.

O Dr. William relata que pesquisou e cotou cerca de três softwares. Depois, decidiu conversar com o jurídico da Cremer para entender como o ProJuris funcionava. Nesse momento, identificou que a plataforma reunia recursos alinhados às demandas da nova operação jurídica.

Ele também explicou que sempre teve proximidade com tecnologia e ferramentas de produtividade. Ao ver a possibilidade de concentrar informações em ambiente digital e eletrônico, percebeu que a solução poderia substituir controles manuais e evitar perda de histórico durante a consolidação do departamento.

Por que a digitalização contratual trouxe segurança jurídica ao departamento?

A digitalização contratual trouxe segurança jurídica porque organizou contratos, prazos, versões, anexos e aprovações em ambiente pesquisável. Em vez de depender de arquivos físicos ou controles paralelos, o departamento passou a reunir evidências úteis para auditorias, negociações, respostas internas e eventual discussão judicial ou administrativa.

No relato original, o gestor jurídico afirmou que a possibilidade de ter tudo digital e eletrônico chamou sua atenção. Esse ponto tem relevância jurídica concreta: documentos digitais podem servir como prova, desde que a empresa consiga demonstrar integridade, autoria, contexto de produção e preservação do arquivo.

O art. 369 do CPC (Lei 13.105/2015) permite que as partes empreguem todos os meios legais e moralmente legítimos para provar a verdade dos fatos. O art. 411 do CPC (Lei 13.105/2015) trata da autenticidade documental, enquanto o art. 425, VI, reconhece reproduções digitalizadas de documentos como prova, observados os requisitos legais.

No campo das assinaturas, a Medida Provisória 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil. Já a Lei 14.063/2020 disciplinou o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, classificando assinaturas simples, avançadas e qualificadas conforme o grau de segurança.

Embora contratos privados admitam liberdade de forma, conforme os arts. 107 e 108 do Código Civil (Lei 10.406/2002), a empresa deve avaliar o risco de cada instrumento. Contratos de baixo valor e baixa exposição podem seguir fluxo simplificado; contratos estratégicos, com garantias, exclusividade ou obrigações regulatórias, pedem validações adicionais.

Na prática, o jurídico pode estruturar uma matriz: contratos recorrentes seguem modelos aprovados, contratos com cláusulas sensíveis passam por revisão obrigatória, contratos com impacto financeiro relevante exigem aprovação da diretoria, e contratos com assinatura eletrônica recebem checagem de identidade e trilha de auditoria.

A jurisprudência brasileira, especialmente em matéria probatória, costuma analisar documentos eletrônicos a partir de autenticidade, integridade, manifestação de vontade e possibilidade de contraditório. Por isso, um repositório contratual deve preservar metadados, anexos, versões e registros de aprovação, e não apenas armazenar um PDF final.

Quais módulos do ProJuris a Dental Cremer utilizou na rotina jurídica?

A Dental Cremer utilizou o ProJuris para centralizar atividades do jurídico, controlar prazos de processos, arquivar contratos digitalizados e preparar a implantação dos módulos de Requisições e Gestão de Assinaturas. A empresa começou com dois usuários no departamento e projetou cerca de 15 usuários com a expansão dos fluxos.

Na entrevista, o Dr. William explicou que, inicialmente, dois usuários utilizavam o sistema no departamento jurídico. Com a implantação do Módulo Requisições e da Gestão de Assinaturas, a expectativa era envolver aproximadamente 15 usuários, incluindo profissionais de outras áreas da companhia.

Essa ampliação muda o papel do jurídico. Em vez de receber demandas incompletas por e-mail, a área passa a orientar a entrada de pedidos por formulários, campos obrigatórios e fluxos padronizados. O solicitante informa dados mínimos, anexa documentos, indica urgência e acompanha o andamento com mais transparência.

O Módulo de Requisições tende a apoiar principalmente novos contratos e questões consultivas. Como os principais clientes do departamento jurídico são as áreas internas, a padronização do pedido evita retrabalho. Compras, financeiro, comercial, operações e gestão podem acionar o jurídico por caminhos definidos.

Um fluxo contratual eficiente costuma seguir etapas claras. Primeiro, a área demandante registra a solicitação e informa objeto, contraparte, valor, prazo e documentos. Depois, o jurídico classifica o risco, seleciona minuta ou revisa minuta recebida, negocia ajustes, coleta aprovações internas e encaminha para assinatura.

Após a assinatura, a rotina não termina. O contrato precisa entrar em base consultável, com alertas de vigência, reajuste, renovação, denúncia, garantias, multas e obrigações periódicas. O art. 113 do Código Civil (Lei 10.406/2002) determina que negócios jurídicos sejam interpretados conforme boa-fé e usos do lugar de celebração, o que reforça a necessidade de histórico claro.

A Gestão de Assinaturas também reduz gargalos comuns. Em empresas com muitos contratos, o tempo entre aprovação final e assinatura pode gerar atraso de fornecedores, perda de condição comercial ou início de execução sem formalização adequada. O controle do status de assinatura permite cobrar responsáveis e evitar contratos pendentes.

Quais ganhos de produtividade foram relatados pela Dental Cremer?

A Dental Cremer relatou 100% dos contratos arquivados de forma digitalizada e expectativa de aumento de cerca de 50% no cumprimento de prazos de criação e assinatura contratual com os módulos de Requisições e Gestão de Assinaturas. O ganho está ligado à redução de controles manuais e melhor distribuição das demandas.

O indicador mais objetivo mencionado pelo Dr. William foi a digitalização integral dos contratos arquivados. Esse dado é relevante porque o arquivo contratual é a base para auditorias, renovações, análises de passivo e respostas rápidas às áreas internas.

A expectativa de cerca de 50% de aumento no cumprimento de prazos para criação e assinatura de contratos decorre da combinação entre solicitação padronizada, controle de responsáveis, gestão de assinatura e acompanhamento digital. O resultado esperado não depende de uma única etapa, mas da redução de atrasos acumulados.

Em uma rotina manual, um contrato pode atrasar porque a área solicitante esqueceu anexos, o jurídico não recebeu dados financeiros, a diretoria não viu a solicitação de aprovação ou a assinatura ficou pendente com a contraparte. Cada falha parece pequena, mas o conjunto compromete o prazo final.

Com fluxo estruturado, o jurídico consegue medir tempo médio de revisão, volume por área, tipos de contrato mais frequentes, gargalos de aprovação, percentual de demandas devolvidas por falta de informação e contratos próximos do vencimento. Esses indicadores ajudam a priorizar tarefas e justificar recursos para a área.

Também há reflexos de compliance. A Lei 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, reforça a necessidade de controles internos, integridade e documentação de relações com terceiros. Contratos bem organizados ajudam a demonstrar critérios de contratação, cláusulas de conformidade e responsabilidades assumidas por fornecedores e parceiros.

A Lei 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados, acrescenta outro cuidado. Contratos que envolvem tratamento de dados pessoais devem prever papéis, finalidades, medidas de segurança, confidencialidade, compartilhamentos e responsabilidades. Sem repositório organizado, a empresa pode ter dificuldade para mapear quais contratos envolvem dados pessoais.

A gestão de contratos também impacta o contencioso. Quando uma disputa surge, a área jurídica precisa localizar versão assinada, aditivos, notificações, comprovantes de entrega, e-mails relevantes e cláusulas de eleição de foro ou solução de conflitos. Quanto mais completo o dossiê contratual, maior a capacidade de resposta técnica.

Como era o dia a dia do jurídico da Dental Cremer com o software?

O dia a dia do jurídico da Dental Cremer começava pela verificação de prazos pendentes em processos judiciais e pelo controle de contratos recebidos fisicamente. O ProJuris apoiava a consulta a prazos, o escaneamento, o arquivamento e a organização de documentos que precisavam integrar a base digital.

Na entrevista, o gestor jurídico afirmou que a primeira atribuição ao chegar era verificar prazos pendentes em processos judiciais por meio do ProJuris. Essa rotina é sensível porque a perda de prazo pode gerar preclusão, revelia, multa, perda de oportunidade recursal ou agravamento de risco processual.

O CPC (Lei 13.105/2015) disciplina a contagem de prazos processuais em dias úteis no art. 219. O art. 223 prevê que, decorrido o prazo, extingue-se o direito de praticar ou emendar o ato processual, salvo justa causa. Por isso, sistemas de controle reduzem dependência de memória individual.

Outra atribuição era verificar contratos recebidos pelos correios, escanear e arquivar no software. Embora muitas empresas já priorizem assinaturas eletrônicas, contratos físicos ainda aparecem em relações específicas, operações antigas, documentos com reconhecimento de firma ou contrapartes que mantêm processos analógicos.

Para esses casos, a rotina recomendável inclui conferência do documento original, identificação das partes, verificação de assinaturas, digitalização em padrão legível, registro de data de recebimento, vinculação ao cadastro da contraparte e guarda física quando o risco do contrato justificar preservação do original.

O art. 425 do CPC (Lei 13.105/2015) aceita reproduções digitalizadas, mas a empresa deve tratar documentos estratégicos com cuidado. Instrumentos com garantias reais, cessões, confissões de dívida, imóveis ou obrigações de alto valor podem exigir análise específica sobre forma, registro e conservação.

A rotina também mostra um ponto comum em jurídicos corporativos enxutos: a tecnologia não elimina a análise jurídica, mas retira tarefas repetitivas do centro da operação. O profissional deixa de procurar documentos em pastas dispersas e passa a dedicar mais tempo à avaliação de risco, negociação e orientação preventiva.

Quais cuidados legais uma empresa deve observar ao digitalizar contratos?

Uma empresa deve observar validade do negócio jurídico, poderes de assinatura, proteção de dados, guarda documental, classificação de risco e trilha de auditoria ao digitalizar contratos. Esses cuidados conectam tecnologia e segurança jurídica, evitando que a agilidade comprometa prova, compliance ou governança interna.

O primeiro cuidado é definir quem pode solicitar, aprovar e assinar contratos. A política interna deve conversar com contrato social, estatuto, procurações e matriz de alçadas. Se alguém assina sem poderes, a empresa pode enfrentar discussão sobre validade, ratificação ou responsabilidade interna.

O segundo cuidado é padronizar minutas. Modelos aprovados reduzem risco de cláusulas contraditórias, ausência de foro, falta de confidencialidade, lacunas de LGPD, multas desproporcionais ou obrigações sem prazo. A padronização não impede negociação; ela cria ponto de partida seguro.

O terceiro cuidado é classificar contratos por risco. Um contrato de prestação de serviço simples não exige o mesmo fluxo de um contrato com exclusividade nacional, compartilhamento de dados sensíveis, obrigação de não concorrência ou exposição regulatória. A tecnologia deve refletir essa diferença.

O quarto cuidado é manter registro de versões. Negociações contratuais alteram preço, prazo, garantias, responsabilidade, rescisão e confidencialidade. Sem histórico, a empresa pode não entender por que aceitou determinada redação ou quem autorizou exceção a uma política interna.

O quinto cuidado é definir prazos de guarda. A prescrição geral para pretensões pessoais segue, como regra, o art. 205 do Código Civil (Lei 10.406/2002), com prazo de dez anos quando a lei não fixa prazo menor. O art. 206 traz prazos específicos, que podem variar conforme a obrigação.

O sexto cuidado é monitorar obrigações pós-assinatura. Reajustes, renovações automáticas, notificações prévias, seguros, garantias, SLA, confidencialidade e cláusulas de proteção de dados não podem ficar esquecidos. A gestão de contratos deve acompanhar o contrato durante toda a vigência, não apenas até a assinatura.

O que este case ensina para departamentos jurídicos corporativos?

Este case mostra que departamentos jurídicos corporativos ganham maturidade quando conectam tecnologia, governança e segurança jurídica. A experiência da Dental Cremer evidencia que digitalização, requisições, assinaturas e indicadores ajudam a estruturar uma área enxuta, capaz de atender demandas internas sem perder controle documental.

A fala final do Dr. William resume essa visão: o departamento jurídico deve caminhar lado a lado com a tecnologia, sempre acompanhado de segurança jurídica. Essa combinação evita dois extremos prejudiciais: processos rápidos sem controle ou controles rígidos que impedem a operação de avançar.

Para empresas em fase de crescimento, reorganização societária ou expansão de fornecedores, o primeiro passo é mapear o acervo existente. Depois, a equipe deve criar categorias contratuais, definir responsáveis, estabelecer SLAs internos e escolher quais documentos exigem revisão jurídica obrigatória.

Em seguida, a empresa pode implantar formulários de requisição. Essa etapa melhora a qualidade da demanda que chega ao jurídico. Campos como contraparte, CNPJ, objeto, valor, prazo, centro de custo, dados pessoais envolvidos e urgência reduzem idas e voltas com a área solicitante.

Depois, o jurídico deve acompanhar indicadores. Não basta contar contratos. A área precisa medir tempo de ciclo, causas de atraso, áreas mais demandantes, contratos vencidos, contratos sem dono interno, exceções de cláusulas e riscos recorrentes. Esses dados tornam a gestão mais preventiva.

Por fim, o case mostra que tecnologia jurídica não substitui governança. O software organiza, registra, alerta e dá visibilidade, mas a empresa precisa definir política, responsabilidade, matriz de aprovação e padrões de revisão. Sem esses elementos, qualquer sistema vira apenas um arquivo digital.

Para conhecer a solução aplicada a rotinas contratuais corporativas, acesse a demonstração do Projuris Contratos:

Perguntas frequentes sobre gestão de contratos

Conclusão: como a gestão de contratos apoiou a evolução jurídica da Dental Cremer?

A gestão de contratos apoiou a Dental Cremer ao transformar um momento de reorganização jurídica em oportunidade de padronização, digitalização e controle. O relato mostra que a tecnologia ajudou a estruturar acervo, acompanhar prazos, preparar requisições e ampliar a participação de outras áreas no fluxo contratual.

O caso também confirma que produtividade jurídica depende de método. Digitalizar 100% dos contratos arquivados, organizar solicitações e gerir assinaturas são medidas que fortalecem governança e reduzem exposição. Quando a empresa conecta tecnologia aos arts. 421, 421-A e 422 do Código Civil, a eficiência caminha junto da boa-fé, função social e segurança contratual.