Software jurídico na Liq: entrevista com Dra. Déborah Almeida

Software jurídico é a ferramenta tecnológica que organiza dados, prazos, contratos e fluxos do departamento jurídico, nos termos do art. 2º da Lei 9.609/1998, que protege programas de computador. Na prática, ele reduz riscos operacionais, melhora rastreabilidade e apoia decisões com registros auditáveis.

Na Liq, a adoção do ProJuris marcou uma mudança relevante na rotina do jurídico corporativo. A entrevista com a Dra. Déborah Almeida, consultora da Área Consultiva e de Contratos, mostra como uma operação com alto volume de usuários, documentos e aprovações substituiu planilhas e e-mails por fluxos estruturados.

Por que a Liq adotou um software jurídico para seu departamento?

A Liq adotou um software jurídico porque o volume de demandas, contratos, dados e usuários exigia controle centralizado, rastreável e compatível com a dinâmica de uma grande empresa. O uso de planilhas isoladas já não atendia à necessidade de integração entre o jurídico e as áreas de negócio.

Para quem não está familiarizado com a marca, a Liq é uma das principais empresas de Customer Experience do Brasil. A companhia atua com soluções de CRM, Trade Marketing, Live Marketing, BPO e atendimento multicanal, aproximando marcas e consumidores por canais como varejo, voz, chat, e-mail e digital.

A empresa trabalha com inovação, atendimento em escala e grande circulação de informações. Esse perfil exige que o departamento jurídico responda com rapidez, mas sem perder controle documental, governança e padronização. Em uma organização com milhares de colaboradores, a ausência de tecnologia jurídica amplia riscos de perda de prazo, duplicidade de versões e dificuldade para localizar documentos.

Parceira da ProJuris desde 2016, a Liq já contava, no relato original, com presença em nove estados brasileiros, mais de 40 mil colaboradores e cerca de 700 usuários no ProJuris. Entre esses usuários estavam advogados, prepostos, requisitantes, aprovadores e gestores das áreas internas que interagiam com o jurídico.

Ao explicar o momento anterior à implantação, a Dra. Déborah Almeida afirmou que a necessidade de um software jurídico já era latente. A inovação integrava a essência da Liq, mas o jurídico ainda dependia de antigas planilhas em Excel para acompanhar demandas. Essa diferença entre áreas tecnológicas e um jurídico pouco integrado gerou o chamado estalo para buscar uma solução.

Como era a gestão jurídica da Liq antes do software jurídico?

Antes do software jurídico, a Liq administrava parte relevante da rotina jurídica com planilhas, e-mails e controles fragmentados. Esse modelo dificultava a visão do todo, exigia conferências manuais e elevava o risco de inconsistências em contratos, informações processuais, aprovações internas e relatórios para gestores.

Segundo a entrevistada, a equipe da Liq passou cerca de um ano desenhando o produto tecnológico que atenderia ao departamento. A empresa precisava de uma ferramenta capaz de dialogar com outras áreas, absorver um banco de dados volumoso e respeitar as particularidades do fluxo consultivo, contratual, contencioso e corporativo.

O projeto anterior não avançou com outro fornecedor porque as demandas customizadas não evoluíram. A Dra. Déborah explicou que o banco de dados era muito grande e representava, naquele momento, um dos maiores volumes que a ProJuris iria trabalhar. Migrar informações processuais e contratuais em escala gerava risco elevado e exigia planejamento técnico.

Em operações desse porte, a migração precisa seguir etapas claras: diagnóstico dos dados, saneamento de cadastros duplicados, definição de campos obrigatórios, importação controlada, validação por amostragem e homologação pelos usuários-chave. Sem esse cuidado, o departamento pode transferir erros antigos para uma ferramenta nova.

A gestão de dados jurídicos também precisa observar a Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018. Contratos e processos podem conter dados pessoais, dados sensíveis, informações de empregados, clientes, fornecedores e representantes legais. Por isso, o software deve permitir perfis de acesso, trilhas de auditoria, controles de permissão e histórico de alterações.

O art. 6º da LGPD, Lei 13.709/2018, orienta o tratamento por princípios como finalidade, adequação, necessidade, segurança e prestação de contas. Para o jurídico corporativo, isso significa tratar apenas os dados necessários, manter acesso por função e demonstrar, quando solicitado, como a organização protege informações sob sua responsabilidade.

Por que consultores advogados fazem diferença na implantação?

Consultores advogados fazem diferença na implantação porque entendem a linguagem, os riscos e as prioridades do departamento jurídico. Essa combinação reduz ruídos entre tecnologia e negócio, facilita a parametrização de fluxos e ajuda a traduzir necessidades jurídicas em campos, alertas, relatórios e permissões.

A frase que dá título ao relato resume a percepção da Liq: “Os consultores de vocês são advogados, isso faz toda a diferença quando você explica a sua necessidade”. Para a Dra. Déborah, a escolha do ProJuris se apoiou em dois fatores principais: foco específico na área jurídica e amplitude dos módulos disponíveis.

Ela destacou que uma empresa especializada em tecnologia jurídica já conhece problemas recorrentes do setor. Um consultor que conhece contratos, contencioso, compliance, societário e tributário consegue fazer perguntas mais precisas durante a implantação. Em vez de apenas configurar telas, ele ajuda a desenhar o fluxo que sustenta a rotina jurídica.

Esse conhecimento impacta decisões práticas. Em contratos, por exemplo, o consultor pode orientar a criação de campos para vigência, renovação automática, multa, índice de reajuste, parte contratante, área requisitante e responsável interno. No contencioso, pode parametrizar prazos, contingências, fases processuais, tribunais, advogados responsáveis e documentos relacionados.

A Liq também avaliou o leque de módulos. De acordo com a entrevistada, o ProJuris apresentava opções para Societário, Tributário, Compliance, Contencioso e Área de Contratos. Essa cobertura permitia concentrar informações em um ambiente único, com condições de atender não apenas o jurídico, mas também áreas que dependem dele para contratar, aprovar, consultar e acompanhar obrigações.

Na prática, essa integração melhora governança. O Código Civil, Lei 10.406/2002, disciplina a liberdade contratual nos arts. 421 e 421-A, mas também exige observância da função social e da boa-fé objetiva, prevista no art. 422. Um fluxo contratual bem estruturado ajuda a empresa a demonstrar quem pediu, quem revisou, quem aprovou e qual versão foi assinada.

Como o ProJuris mudou o fluxo de contratos da Liq?

O ProJuris mudou o fluxo de contratos da Liq ao centralizar requisições, redação, aprovações, gestão documental e consultas em uma única ferramenta. A área contratual passou a registrar informações, interações, datas e usuários envolvidos, criando histórico útil para controle interno, compliance e tomada de decisão.

A Dra. Déborah afirmou que a área contratual ganhou celeridade e eficiência. O acesso rápido às informações passou a apoiar as áreas demandantes, especialmente em razão do alto volume de dados transacionados pela Liq. A centralização também favoreceu a assertividade, porque reduziu a dependência de buscas manuais em e-mails e planilhas.

Antes, todo o fluxo de aprovação ocorria por e-mail. Esse modelo pode funcionar em baixa escala, mas gera fragilidades quando muitas áreas, gestores e advogados participam do processo. Mensagens ficam dispersas, anexos se multiplicam, versões são encaminhadas sem controle e aprovações podem se perder em caixas individuais.

Com o ProJuris, os contratos passaram a ser requisitados, desenvolvidos, aprovados e geridos dentro da ferramenta. A entrevistada explicou que o sistema permite interagir com o requisitante e com outras áreas diretamente na aplicação, colhendo as informações necessárias antes da elaboração do documento contratual.

Como funciona a requisição de contratos?

Um fluxo de requisição eficiente começa com formulário padronizado. O solicitante informa objeto, área demandante, fornecedor ou cliente, valor estimado, prazo, dados cadastrais, justificativa da contratação, documentos de suporte e eventuais cláusulas sensíveis. A partir desses dados, o jurídico reduz retrabalho e define a minuta adequada.

Na etapa seguinte, o advogado avalia riscos e identifica pontos que exigem validação de outras áreas, como financeiro, compras, segurança da informação, recursos humanos, fiscal ou compliance. Em contratos com tratamento de dados pessoais, a LGPD, Lei 13.709/2018, recomenda análise de finalidade, base legal, compartilhamento e medidas de segurança.

Como fica o fluxo de aprovação?

A Liq customizou uma etapa relevante: ao finalizar a redação do contrato, o documento entra automaticamente em fluxo de aprovação. O sistema registra datas, usuários e decisões. Esse histórico permite comprovar que o procedimento interno ocorreu conforme a política da empresa e que os aprovadores analisaram a versão submetida.

Esse registro conversa com boas práticas de compliance. A Lei 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, e o Decreto 11.129/2022 valorizam programas de integridade, controles internos, registros contábeis confiáveis e procedimentos destinados a prevenir irregularidades. Um fluxo contratual documentado ajuda a evidenciar diligência e rastreabilidade.

Depois da assinatura, o módulo de contratos permite consulta pelos gestores das áreas envolvidas. A Dra. Déborah citou o exemplo de um gerente de Marketing que mantém contrato com uma assessoria de comunicação. Esse gestor pode acessar as informações da parceria, consultar documentos, verificar características do contrato e acompanhar vencimentos.

A assinatura e a guarda de documentos eletrônicos também se conectam à legislação. A Medida Provisória 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ICP-Brasil. A Lei 14.063/2020 regulou o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e classificou assinaturas simples, avançadas e qualificadas. Para empresas, o ponto central é preservar autenticidade, integridade e autoria.

Quais controles jurídicos reduzem riscos em contratos e processos?

Os controles que mais reduzem riscos são cadastro estruturado, prazos automatizados, responsáveis definidos, trilha de auditoria, versionamento, perfis de acesso e relatórios periódicos. Esses elementos reduzem perdas de informação, melhoram governança e ajudam o departamento jurídico a provar decisões, aprovações e providências adotadas.

No caso da Liq, o módulo de contratos avisa quando o contrato se aproxima da data de vencimento. Também permite visualizar características como valor, cláusulas e documentos relacionados. Esse controle evita renovações indesejadas, vencimentos sem negociação, interrupção de serviços relevantes e perda de oportunidade para renegociar condições comerciais.

Na perspectiva jurídica, prazos contratuais e processuais não podem depender apenas da memória de uma pessoa. O Código Civil, Lei 10.406/2002, prevê prazo prescricional geral de 10 anos no art. 205, quando a lei não fixa prazo menor. O art. 206 estabelece prazos específicos, como 3 anos para pretensão de reparação civil em determinadas hipóteses.

No contencioso, o Código de Processo Civil, Lei 13.105/2015, determina no art. 218 que os atos processuais serão realizados nos prazos prescritos em lei. O art. 219 prevê a contagem em dias úteis para prazos processuais civis. Sistemas jurídicos ajudam a controlar essas datas, mas a equipe deve validar parametrizações e publicações.

Outro controle relevante é a trilha de auditoria. Quando a ferramenta registra quem alterou um cadastro, quem aprovou um contrato, quando a minuta mudou e qual documento foi anexado, o jurídico ganha evidência interna. O art. 369 do CPC, Lei 13.105/2015, permite às partes empregar meios legais e moralmente legítimos para provar a verdade dos fatos.

Para áreas que lidam com grande volume de contratos, recomenda-se um procedimento mínimo: classificar contratos por risco, mapear cláusulas críticas, definir matriz de aprovação, padronizar minutas, configurar alertas de vencimento, revisar permissões de acesso e gerar relatórios mensais. Esse roteiro evita que a tecnologia reproduza falhas do processo antigo.

Quais KPIs jurídicos a Liq acompanha com o software jurídico?

A Liq acompanha KPIs jurídicos ligados a prazos, volume de documentos, tipos de contratos, tempo médio de atendimento e participação dos advogados nas demandas. Esses indicadores transformam a rotina jurídica em dados comparáveis, permitem identificar gargalos e apoiam decisões sobre capacidade, prioridade e melhoria de processos.

Ao falar sobre indicadores, a Dra. Déborah mencionou um benefício que considera relevante: os relatórios. Ela explicou que consegue gerar qualquer relatório de forma simples e rápida, escolhendo campos para filtrar e obtendo exatamente as informações necessárias para as análises internas.

A área mantém foco em atender prazos das requisições. Por isso, todos os meses extrai informações do período anterior para identificar quantos documentos foram atendidos, quais contratos foram trabalhados, qual foi o tempo médio de atendimento e quais advogados participaram de cada demanda.

Esse tipo de KPI ajuda a separar percepção de evidência. Se uma área acredita que o jurídico demora, o relatório mostra o tempo de cada etapa: requisição incompleta, análise jurídica, validação financeira, revisão do fornecedor, aprovação interna e assinatura. Com isso, a gestão consegue atacar a causa do atraso, não apenas o sintoma.

Indicadores jurídicos também apoiam planejamento de equipe. Um aumento contínuo de contratos de alta complexidade pode exigir redistribuição de carteira, revisão de minutas padrão ou criação de playbooks. Já um grande número de devoluções por falta de informação pode indicar necessidade de treinar requisitantes ou ajustar formulários.

Entre os KPIs mais úteis para departamentos jurídicos corporativos estão tempo médio de ciclo contratual, volume por tipo de contrato, percentual de demandas dentro do SLA, contratos próximos do vencimento, contratos sem gestor definido, pendências por área aprovadora, contingência por matéria e taxa de êxito em teses recorrentes, quando aplicável.

Como implantar software jurídico em departamentos com grande volume?

Departamentos com grande volume devem implantar software jurídico por fases, começando por diagnóstico, saneamento de dados, desenho de fluxos, migração controlada, testes, treinamento e acompanhamento pós-implantação. Essa sequência reduz resistência dos usuários e evita que dados inconsistentes prejudiquem relatórios e decisões.

A experiência da Liq mostra que o primeiro passo é conhecer o tamanho real do desafio. Antes de configurar módulos, o jurídico deve mapear processos, contratos, áreas usuárias, tipos de demanda, aprovações necessárias, documentos obrigatórios e relatórios esperados. Esse diagnóstico define o escopo e evita customizações desnecessárias.

Depois, a equipe deve limpar os dados. Cadastros duplicados, partes com nomes divergentes, contratos sem vigência, processos sem responsável e documentos fora do padrão comprometem a performance do sistema. A migração precisa priorizar qualidade, não apenas quantidade.

Na fase de parametrização, o jurídico deve transformar políticas internas em fluxos objetivos. Uma matriz de aprovação pode estabelecer, por exemplo, que contratos acima de determinado valor passam por financeiro, diretoria e compliance. Contratos com dados pessoais podem exigir análise de privacidade. Contratos estratégicos podem demandar aprovação executiva.

O treinamento também precisa contemplar perfis diferentes. Advogados, prepostos, requisitantes, aprovadores e gestores não usam a ferramenta da mesma forma. Cada público deve aprender apenas o que precisa executar com segurança, incluindo abertura de requisições, consulta de contratos, aprovação de documentos, emissão de relatórios e acompanhamento de prazos.

Por fim, a implantação deve prever acompanhamento. Nas primeiras semanas, dúvidas de uso revelam ajustes necessários em campos, permissões, notificações e modelos. Um bom projeto não termina quando o sistema entra no ar. Ele amadurece quando os usuários incorporam a ferramenta à rotina e os relatórios passam a orientar decisões.

Perguntas frequentes sobre software jurídico

O que a experiência da Liq ensina sobre software jurídico?

A experiência da Liq ensina que software jurídico gera valor quando combina tecnologia, conhecimento jurídico e processos bem desenhados. A ferramenta não apenas substitui planilhas, mas cria um ambiente de trabalho com dados confiáveis, aprovações rastreáveis, contratos consultáveis e relatórios que orientam a gestão.

O relato da Dra. Déborah Almeida mostra que a diferença não está apenas no sistema, mas na aderência à realidade do departamento jurídico. Para uma operação com centenas de usuários, alto volume de contratos e interação constante com áreas internas, o software jurídico precisa organizar a rotina sem afastar o jurídico da estratégia empresarial.