Projuris e Vogler: software jurídico, controle e compliance

Projuris é uma plataforma de gestão jurídica que centraliza contratos, processos e rotinas de compliance, em alinhamento com o art. 6º, VII, e o art. 46 da LGPD (Lei 13.709/2018). Na prática, ajuda departamentos jurídicos a controlar informações, prazos e responsabilidades com mais segurança operacional.

A Vogler Ingredients atua no mercado de ingredientes para a indústria alimentícia. A empresa oferece aromas, ingredientes e soluções para a produção de alimentos, além de manter uma plataforma voltada à alimentação saudável, a Health Performance. Em uma cadeia regulada, técnica e dependente de fornecedores, o jurídico precisa acompanhar contratos, riscos comerciais, auditorias e demandas internas com precisão.

Um exemplo simples ajuda a visualizar a atuação da empresa: o aroma e a cor de um sorvete consumido em família podem ter origem em soluções fornecidas pela Vogler Ingredients. Esse tipo de operação envolve compra, venda, confidencialidade, especificações técnicas, qualidade, logística, propriedade intelectual e obrigações documentais, temas que exigem controle jurídico contínuo.

A autoridade da empresa no setor também aparece em reconhecimentos externos. A Vogler Ingredients foi premiada como melhor distribuidor de ingredientes alimentícios pela Editora Insumos, por meio do Prêmio BIS, Best Ingredients Suppliers. Para uma organização com esse nível de exposição, a gestão jurídica precisa acompanhar o crescimento do negócio.

Ter uma empresa de referência como cliente é motivo de orgulho para a Projuris. Por isso, este case reúne a experiência da parceria entre Vogler Ingredients e Projuris, com base no relato da Dra. Stephanie Dantas, responsável pelo jurídico da organização. A entrevista mostra por que a tecnologia deixou de ser apoio administrativo e passou a integrar a governança do departamento.

Por que a Vogler escolheu o Projuris?

A Vogler buscava controle estratégico, segurança da informação e aderência a políticas internas. A escolha do Projuris ocorreu quando o crescimento da empresa aumentou a demanda jurídica e tornou inviável manter contratos, documentos, publicações e solicitações dispersos em controles manuais, planilhas ou comunicações sem rastreabilidade.

A primeira pergunta da entrevista foi sobre as motivações para adquirir um software jurídico. A Dra. Stephanie explicou que a empresa identificou carência de controle estratégico e seguro, além da necessidade de cumprir políticas, auditorias, diretrizes internas e rotinas de compliance. Esse ponto conecta gestão jurídica a governança corporativa, não apenas à produtividade.

Quando uma empresa cresce, o jurídico passa a receber mais contratos, dúvidas comerciais, notificações, solicitações de revisão, demandas trabalhistas, temas societários, cobranças, registros documentais e acompanhamento de processos. Sem centralização, o risco operacional aumenta: versões contratuais podem se perder, prazos podem vencer e decisões podem depender da memória individual de colaboradores.

Esse problema tem reflexos legais. A LGPD (Lei 13.709/2018), no art. 6º, VII, exige segurança no tratamento de dados pessoais. O art. 46 da mesma lei determina que agentes de tratamento adotem medidas de segurança, técnicas e administrativas, capazes de proteger dados pessoais de acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas.

Na gestão contratual, o Código Civil (Lei 10.406/2002) também orienta a atuação do jurídico. O art. 421 trata da função social do contrato, o art. 421-A reforça a liberdade contratual nos limites legais, o art. 422 exige probidade e boa-fé, e o art. 425 permite contratos atípicos, desde que respeitadas as normas gerais.

Para a Vogler, a identificação entre o perfil da empresa e o Projuris pesou na decisão. Segundo a entrevistada, desde a assinatura da proposta, o time sabia que a solução se adequava às necessidades internas. Essa compatibilidade foi crucial para a implantação, porque tecnologia jurídica funciona melhor quando acompanha processos reais de trabalho.

Na época da entrevista, cerca de 20 pessoas já utilizavam o sistema na Vogler Ingredients. Esse dado mostra que o software jurídico não atendia apenas ao advogado responsável. Ele também apoiava outras áreas que dependiam do jurídico para aprovar documentos, consultar informações, formalizar demandas ou acompanhar status de contratos e processos.

Como o Projuris impacta o dia a dia da equipe jurídica?

O Projuris impacta o dia a dia jurídico ao centralizar documentos, organizar atividades, facilitar buscas e dar visibilidade a prazos. No relato da Vogler, os ganhos mais evidentes foram celeridade nas tratativas e segurança das informações, especialmente em contratos e publicações processuais.

Antes da implementação, a equipe discutiu padronização e centralização de documentos e atividades. Esses temas parecem operacionais, mas influenciam diretamente a responsabilidade jurídica. Um contrato sem versão final identificada, uma publicação processual não vinculada ao processo correto ou uma solicitação sem histórico podem gerar retrabalho, perda de prazo e dificuldade probatória.

A Dra. Stephanie trouxe um exemplo objetivo: ao receber um telefonema com questionamento sobre detalhes de um contrato, consegue acessar o documento em minutos, sem desligar a ligação, e tratar o pedido de forma imediata. Essa situação demonstra como a busca estruturada reduz dependência de pastas locais, e-mails antigos e arquivos nomeados de modo inconsistente.

Em contratos empresariais, o acesso rápido ajuda a confirmar cláusulas de reajuste, vigência, rescisão, multas, confidencialidade, foro, responsabilidades por qualidade e obrigações de entrega. Também permite verificar quem aprovou determinada minuta, qual área solicitou a contratação e se houve aditivo posterior. Esse histórico fortalece a atuação preventiva do jurídico.

No módulo de processos, a entrevistada relatou que o sistema identifica rapidamente a pasta ou o processo de referência, permitindo ao advogado tratar intimações com mais diligência. Essa funcionalidade conversa com a Lei 11.419/2006, que disciplina a informatização do processo judicial. O art. 4º prevê o Diário da Justiça eletrônico, e o art. 5º trata das intimações eletrônicas.

O controle de publicações também deve respeitar a contagem de prazos processuais. O art. 219 do CPC (Lei 13.105/2015) determina que, na contagem de prazo em dias, computam-se somente os dias úteis. Já o art. 224 do CPC (Lei 13.105/2015) disciplina o termo inicial e o termo final dos prazos, o que torna indispensável registrar datas com precisão.

Em um departamento jurídico empresarial, perder uma intimação pode gerar revelia, preclusão, multa, perda de oportunidade recursal ou pagamento indevido. Por isso, a tecnologia não substitui a análise jurídica, mas reduz ruídos administrativos que desviam o advogado de atividades técnicas, estratégicas e consultivas.

Como a centralização transforma a percepção sobre o jurídico?

A centralização transforma a percepção sobre o jurídico porque torna o departamento visível, mensurável e integrado às demais áreas. Na experiência da Vogler, a existência de um sistema palpável formalizou rotinas, facilitou solicitações internas e marcou o reconhecimento oficial do jurídico dentro da organização.

Durante a entrevista, a pergunta abordou cultura digital e a forma como outros departamentos enxergam o jurídico. A resposta foi direta: com a existência do software, o departamento passa a ter presença concreta. A tecnologia exige readequação de rotinas, formalização de pedidos e organização do fluxo de trabalho.

A frase da Dra. Stephanie sintetiza o impacto: com o Projuris, o jurídico ficou oficialmente divulgado. Em termos práticos, isso significa que as áreas internas passaram a saber como acionar o departamento, quais informações enviar, quais etapas cumprir e onde acompanhar o andamento de solicitações. A comunicação deixa de depender apenas de mensagens informais.

Esse efeito tem relação com programas de integridade. A Lei 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, responsabiliza pessoas jurídicas por atos lesivos contra a administração pública. O Decreto 11.129/2022, que regulamenta a lei, trata de programas de integridade e reforça a importância de procedimentos, controles internos, registros e mecanismos de prevenção.

Embora nem toda rotina jurídica envolva risco anticorrupção, a lógica de governança é a mesma: a empresa precisa registrar decisões, organizar aprovações e demonstrar coerência entre políticas internas e condutas. Um sistema jurídico cria evidências administrativas de que o departamento segue fluxos definidos e consegue recuperar informações quando necessário.

A centralização também fortalece a relação entre jurídico e comercial. Em empresas de ingredientes, contratos podem envolver fornecimento recorrente, especificações técnicas, acordos de confidencialidade, distribuição, importação, exclusividade e garantias. Quando o jurídico visualiza esses instrumentos de forma global, orienta melhor a negociação e identifica padrões de risco.

Outro ganho aparece na auditoria. Em vez de levantar documentos manualmente, a equipe pode consultar registros, relatórios e históricos em um ambiente organizado. Isso reduz tempo de resposta, melhora a rastreabilidade e permite preparar evidências para auditorias internas, auditorias de clientes, certificações ou revisões de governança.

Como é usar o Projuris na rotina operacional?

Usar o Projuris na rotina operacional significa migrar atividades jurídicas para um ambiente único, com treinamento, implantação, ajustes e acompanhamento. No case da Vogler, a responsável jurídica participou de todas as fases, da seleção ao encerramento da implantação, até a divulgação interna do novo fluxo.

A Dra. Stephanie relatou que participou da seleção, do primeiro ao último treinamento, da confirmação do término da implantação e da comunicação interna. Esse envolvimento é relevante porque projetos jurídicos digitais falham quando a área usuária não valida os fluxos ou quando a ferramenta replica desorganização já existente.

A implantação foi descrita como positiva desde o começo. Durante o processo, o foco esteve na adequação entre o que o sistema oferecia e o que a Vogler precisava. Essa etapa exige mapear tipos de demanda, responsáveis, prazos, documentos padrão, níveis de acesso, cadastros, classificações de contrato e relatórios de gestão.

Um procedimento recomendado para departamentos jurídicos que adotam software inclui cinco passos. Primeiro, levantar todos os fluxos existentes, mesmo os informais. Segundo, classificar demandas por tipo, risco e área solicitante. Terceiro, definir campos obrigatórios e responsáveis. Quarto, treinar usuários internos. Quinto, revisar relatórios após os primeiros ciclos de uso.

Após a implantação, a Vogler passou a atuar com 100% da atividade jurídica no sistema. Esse ponto evita uma falha comum: manter parte do trabalho no software e parte em planilhas paralelas. Quando a equipe divide a rotina entre múltiplas bases, os relatórios perdem confiabilidade e a tomada de decisão fica fragmentada.

O relato também menciona ganho de tempo, produtividade, modernização e controle gerencial de dados. Na prática, o controle gerencial permite saber quantos contratos estão ativos, quais vencem em breve, quais demandas estão pendentes, quais áreas mais acionam o jurídico e quais temas consomem mais horas da equipe.

Com dados organizados, o jurídico deixa de responder apenas ao urgente. Ele passa a planejar políticas, revisar modelos contratuais, criar indicadores, negociar melhor com escritórios externos e demonstrar sua contribuição para o negócio. Esse movimento reforça a posição do departamento como área estratégica, e não apenas reativa.

Quais cuidados jurídicos a tecnologia ajuda a reforçar?

A tecnologia ajuda a reforçar cuidados jurídicos ligados a dados pessoais, contratos, prazos processuais, auditorias e prova documental. Ao centralizar registros, o Projuris apoia controles que reduzem riscos de descumprimento normativo, desde que a empresa mantenha políticas claras, usuários treinados e revisão periódica dos fluxos.

Quais cuidados se aplicam à proteção de dados?

Departamentos jurídicos tratam dados pessoais em contratos, procurações, processos, notificações, documentos societários, demandas trabalhistas e comunicações internas. A LGPD (Lei 13.709/2018) exige finalidade, adequação, necessidade, segurança e prestação de contas, conforme art. 6º. Por isso, permissões de acesso e registro de atividades devem receber atenção especial.

O art. 46 da LGPD (Lei 13.709/2018) orienta a adoção de medidas técnicas e administrativas de proteção. Em uma plataforma jurídica, isso envolve perfis de usuário, controle de documentos sensíveis, histórico de movimentações, padronização de cadastros e cuidado com compartilhamento externo. A ferramenta apoia a conformidade, mas a governança define as regras.

Quais cuidados se aplicam a contratos empresariais?

Contratos precisam refletir a realidade comercial. A própria Vogler identificou essa necessidade ao visualizar relatórios globais no sistema. A validação entre contratos e prática comercial ajuda a encontrar documentos vencidos, cláusulas desalinhadas, ausência de assinaturas, obrigações sem responsável e modelos que já não representam a operação.

O Código Civil (Lei 10.406/2002) orienta essa revisão. O art. 422 impõe boa-fé objetiva; o art. 421-A valoriza a alocação de riscos definida pelas partes; e o art. 425 admite contratos atípicos. Com relatórios confiáveis, o jurídico consegue revisar padrões contratuais e priorizar instrumentos com maior exposição econômica ou regulatória.

Quais cuidados se aplicam a processos e prazos?

Em processos judiciais, a organização de publicações e prazos influencia diretamente a defesa da empresa. O CPC (Lei 13.105/2015) disciplina a contagem em dias úteis no art. 219 e as regras de início e término no art. 224. A Lei 11.419/2006 complementa a rotina eletrônica de comunicações processuais.

O software jurídico não decide a estratégia processual, mas permite que a equipe enxergue prazos, responsáveis e documentos em um só ambiente. Esse controle reduz o risco de perda de prazo e favorece auditorias internas sobre escritórios correspondentes, ações recorrentes, provisões, temas litigiosos e resultados por carteira.

Tecnologia nos departamentos jurídicos faz sentido?

Tecnologia nos departamentos jurídicos faz sentido quando resolve problemas concretos de controle, governança, produtividade e segurança. No case da Vogler, o Projuris permitiu estruturar procedimentos, encerrar trabalhos manuais, iniciar políticas internas e transformar dados dispersos em relatórios úteis para decisões estratégicas.

Na entrevista, a Dra. Stephanie afirmou que a rotina com sistema ainda era recente, mas já permitia identificar prioridades. O primeiro passo seria estruturar procedimentos do departamento. Depois, a equipe partiria para validar contratos frente à realidade comercial, uma necessidade apontada pelos sócios a partir de relatórios gerados pelo sistema.

Essa ordem faz sentido. Procedimentos vêm antes de indicadores sofisticados. Sem processo definido, dados entram de forma inconsistente e os relatórios perdem valor. Com procedimento claro, cada solicitação jurídica passa a ter origem, categoria, prazo, responsável, documentos anexos e status. A partir daí, o gestor jurídico consegue medir gargalos e priorizar melhorias.

A tecnologia também contribui para a comunicação com a alta gestão. Relatórios jurídicos podem demonstrar volume de contratos analisados, demandas por área, prazos críticos, tipos de processos, valores envolvidos, riscos recorrentes e necessidade de contratação de apoio externo. Esses elementos dão base concreta para decisões orçamentárias e estratégicas.

A entrevistada concluiu que uma empresa que não se apropria dos benefícios da tecnologia tende a perder eficiência. A ideia permanece válida: departamentos jurídicos lidam com alta densidade de informação e precisam responder rápido sem abrir mão de técnica. O Projuris foi apontado como peça relevante para a Vogler seguir crescendo com estrutura e segurança.

Quais aprendizados o case Vogler oferece a outros jurídicos?

O case Vogler mostra que a implantação de software jurídico deve combinar tecnologia, método e adesão interna. O Projuris gerou valor porque a empresa identificou dores reais, envolveu a responsável jurídica, treinou usuários, migrou a atividade para o sistema e usou relatórios para orientar próximos passos.

O primeiro aprendizado é diagnosticar a dor antes de escolher a ferramenta. A Vogler não buscava apenas digitalizar arquivos; precisava de controle estratégico, segurança e cumprimento de políticas internas. Quando a motivação é clara, a implantação consegue priorizar módulos, cadastros e relatórios que atendem às demandas de maior impacto.

O segundo aprendizado é envolver usuários desde o início. A responsável jurídica acompanhou seleção, treinamento, implantação e divulgação. Esse tipo de liderança reduz resistência interna, facilita ajustes e comunica às demais áreas que o novo fluxo não é opcional, mas parte da governança do departamento.

O terceiro aprendizado é evitar controles paralelos. A Vogler relatou atuação com 100% da atividade jurídica no sistema após a implantação. Essa decisão aumenta a confiabilidade dos dados. Se contratos ficam no software, prazos em planilhas e solicitações em e-mails soltos, a gestão perde visão integrada.

O quarto aprendizado é usar relatórios para agir. A visualização global dos contratos revelou a necessidade de adequação à realidade comercial. Esse é o ponto em que o jurídico passa da organização documental para a inteligência de gestão, orientando revisão de políticas, modelos, aprovações e prioridades negociais.

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Perguntas frequentes sobre Projuris

Qual é a conclusão do case Projuris e Vogler?

O case Projuris e Vogler mostra que a tecnologia jurídica gera mais valor quando nasce de uma necessidade concreta de controle, segurança e integração. A Vogler Ingredients usou a plataforma para formalizar rotinas, centralizar informações, dar visibilidade ao jurídico e apoiar decisões sobre contratos, processos e procedimentos internos.

A experiência relatada pela Dra. Stephanie Dantas reforça um ponto prático: software jurídico não é apenas repositório de documentos. Quando bem implantado, ele organiza fluxos, reduz trabalhos manuais, melhora a resposta às áreas internas e cria base de dados para gestão. Para departamentos jurídicos em crescimento, esse é o caminho para atuar com mais previsibilidade.