A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) entrou em vigor em agosto de 2020, e já está gerando uma série de desafios para o setor privado, no cumprimento das determinações; e ao poder público, na fiscalização.
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Mas engana-se quem pensa que a LGPD serve apenas para grandes empresas. Escritórios de advocacia, grandes ou pequenos, também devem se preocupar em atendê-la.
A necessidade de proteção de dados nunca foi tão grande. Quase todas as organizações hoje estão baseadas em dados de clientes e de colaboradores.
O uso irresponsável e imprudente de dados pessoais já foi trazido à luz dos holofotes públicos e há uma consciência crescente de como os dados são usados (e às vezes mal utilizados).
É de vital importância que os escritórios de advocacia, que geralmente mantêm grandes quantidades de dados pessoais confidenciais, estejam em conformidade com esses regulamentos e tenham sistemas de gerenciamento que estejam compatíveis com a LGPD.
Continue a leitura deste artigo, e entenda sobre qual o impacto da LGPD nos escritórios de advocacia.
O que é a Lei Geral da Proteção de Dados – LGPD?
A Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados), tem como objetivo trazer mais segurança para os usuários da internet. Influenciada pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados Europeu (GDPR).
Ela traz normas rígidas para os agentes de tratamento de dados pessoais, sejam empresas, agências, negócios digitais ou órgãos públicos.
Isso porque, todos os dias, as pessoas deixam seus dados pessoais em diversos sites na internet e, consequentemente, a prática acabou trazendo muitos problemas com a privacidade das pessoas.
Essa regulação cria um novo patamar de responsabilidade, prestação de contas, transparência e privacidade.
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Quais são os desafios da LGPD para os advogados?
Os escritórios de advocacia possuem muitos dados dos seus clientes, o que significa que é imprescindível que cumpram as regras da lei, já que terá amplo impacto.
Até pouco tempo atrás, apenas alguns dados coletados continham consentimento dos seus clientes. A partir da vigoração da lei, você, como advogado, deve repassar todas as informações necessárias aos seus clientes.
Quando se trata de conformidade com a LGPD para escritórios de advocacia, trata-se de garantir que o consentimento dos dados seja mantido; ser capaz de dizer para que está sendo usado; mostrando como ele está sendo protegido e explicando por que está sendo armazenado.
A missão de todo advogado é garantir que a proteção de dados, longe de ser uma questão apenas da equipe de risco e conformidade, se torne algo fundamental para o funcionamento do escritório.
Além disso, os escritórios que ainda não cumprem a LGPD estão colocando seus negócios em risco e ficando sujeitos a multas.
Com os riscos financeiros para violações de dados sendo muito maiores do que nunca, você não pode se dar ao luxo de ser complacente.
Como a LGPD muda a rotina dos advogados?
Os advogados precisarão adaptar sua rotina à LGPD, em especial estabelecendo diretrizes e práticas que garantam a segurança no armazenamento e na gestão de informações de seus clientes, desde a captação dos dados, até sua efetiva utilização, e o correto descarte seguro de documentos físicos e eletrônicos. Veja a seguir:
Como estar em conformidade com a LGPD
- Compreenda o estado dos seus dados
É vital que você descubra quais dados você possui e certifique-se de que estejam de acordo com suas novas práticas de trabalho. Você pode pensar nos dados como gerenciados ou não gerenciados.
Os dados gerenciados residem em um banco de dados, com acesso controlado por permissões. Ele só pode ser acessado por meio de uma conexão segura.
Os dados não gerenciados são o resto – seus e-mails, armazenados em seu computador, telefone e tablet. Documentos salvos localmente ou “mantidos em segurança” em um pendrive, provavelmente não criptografados, podem ser facilmente perdidos ou perdidos.
São os dados não gerenciados que provavelmente representam os maiores riscos para o seu escritório, portanto, compreender o seu patrimônio de dados e tomar medidas para protegê-lo não poderia ser mais importante.
- Implemente novas práticas de trabalho
Depois de definir a natureza de seu acervo de dados, você precisa alinhá-lo com a LGPD e garantir que todos os novos dados gerados sejam feitos de acordo com suas novas práticas da lei. Portanto, deixe todas as pessoas do seu escritório por dentro dessas mudanças.
- Utilize um software em nuvem
Ao usar um software de gestão que permite que você esteja em conformidade com a LGPD, além de valorizar o seu escritório, que agora possui segurança suficiente para fornecer aos clientes
É normal surgir a pergunta de como o escritório de advocacia pode se beneficiar de uma solução em nuvem em comparação com o software no computador e o que torna uma solução em nuvem adequada?
A resposta é simples, como o software está em um servidor, os advogados podem acessar seus dados e informações de qualquer lugar com qualquer dispositivo.
Além disso, é muito mais seguro para manter os dados do seu cliente.
Imagine a cena, você vai se encontrar com colegas para um happy hour depois do trabalho e deixa seu notebook no carro. Durante o encontro, seu carro é arrombado e seu notebook é roubado.
Você não vai precisar se preocupar com os dados dos seus clientes se eles estiverem em nuvem. Mas, e se estiverem salvos no computador? Você colocará seus clientes em risco, já que os dados deles passarão a ser expostos.
A chave é garantir que a plataforma de nuvem que você escolheu implementar seja segura. Você pode determinar o nível de comprometimento que um provedor de serviços em nuvem coloca para garantir a segurança dos dados do seu escritório de advocacia, observando sua experiência no mercado e as certificações em segurança de dados.
Conclusão
O software baseado em nuvem para gerenciamento da LGPD oferece grandes vantagens, especialmente para escritórios de advocacia de pequeno e médio porte, em termos de eficiência no gerenciamento de casos e segurança. Além do mais, pode ajudar seu escritório de advocacia a estar pronto para o futuro!
A implementação de boas práticas da LGPD nos escritórios de advocacia não é apenas uma solução rápida, mas com novos processos em vigor e um software de gerenciamento certo, os advogados poderão ficar mais tranquilos em relação à segurança, além de poder gerenciar todos os dados de maneira mais eficaz.
Se você está considerando um software de gestão para o seu escritório pela primeira vez ou se acha que pode ser o momento de mudar para a nuvem, tire suas dúvidas aqui.
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