A organização pessoal na advocacia é um dos principais fatores que podem definir o sucesso de um advogado. Isso porque, esse profissional lida com diversos clientes e ações judiciais diariamente, então, precisa saber gerenciar suas tarefas e tempo de trabalho para não perder prazos processuais e não confundir os casos. Além de facilitar a rotina jurídica, a gestão de atividades em escritórios jurídicos contribui para aprimorar a produtividade.
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Neste material apresentarmos os principais métodos utilizados para organização pessoal: ZTD, GTD, Pomodoro e Kanban. Inegavelmente, a tecnologia pode ser uma importante aliada. Ela auxilia desde o momento de listar as tarefas até a consulta delas, uma vez que com uma ferramenta de pesquisa em um software, encontrar o que você precisa ficará muito mais rápido.
Aprender a se organizar é um dos primeiros passos para alcançar o sucesso na advocacia. Gestão de tempo e de tarefas é fundamental, mas é preciso ter em mente que cada profissional tem um perfil e lida com suas demandas de forma diferente. Em primeiro lugar, é importante é definir qual método de organização pessoal combina mais com a sua rotina, depois é só ter disciplina para segui-lo, automatizar o que for possível e delegar as tarefas que não necessariamente precisam ser cumpridas por você.
1. Qual método escolher?
Existem vários métodos de organização pessoal consolidados. Listamos abaixo alguns dos mais conhecidos, mas se você não se identificar com uma técnica específica, não se preocupe — sempre é possível misturá-las e criar a sua própria maneira de gerenciar as atividades.
1.1 GTD (Getting Things Done)
Quem criou esse método foi David Allen e está descrito no livro “A arte de fazer acontecer”. Seu objetivo principal é esvaziar a mente do estresse que o acúmulo de informações causa, permitindo executar as tarefas do dia a dia de forma eficaz e com o mínimo de tensão. Para fazer um GTD simples, são necessários um bloco de anotações e caneta (você pode substituir pelo bloco de notas do celular), uma agenda, fichas (para registrar as listas de ações, listas de projetos, tarefas delegadas e ideias incubadas) e pastas simples.
A ideia é, então, organizar e atualizar constantemente as listas de tarefas nos blocos de anotações e depois organizá-las em fichas. Você utilizará a agenda apenas para compromissos e irá revisá-la semanalmente no escritório de advocacia.
1.2 ZTD (Zen To Done)
Quem criou o ZTD foi Leo Babauta, e é um método que deriva do GTD. O autor propõe algumas diferenças em relação às técnicas de David Allen e promete deixar mais simples o controle das tarefas. No ZTD, o foco está em cumprir as tarefas, mais do que na maneira de coletá-las e organizá-las. Muitas pessoas reclamam que ao realizar o GTD sobram muitas demandas na ficha “próximas ações” e que perdem muito tempo definindo qual delas executar.
Por isso, o ZTD propõe a definição de MITs (Most Important Tasks) diárias, sendo possível selecionar, de preferência no dia anterior, quais tarefas executar e focar apenas nelas, deixando de lado a lista grande de ações futuras. Assim, para escritórios de advocacia, que contam com muitas áreas de atuação, essa pode ser uma saída interessante
1.3 Pomodoro
Desenvolvida no final dos anos 1980 por Francisco Cirillo, parte do princípio que pausas frequentes tendem a aumentar a agilidade mental. Para utilizar essa técnica, então, basta dividir o seu tempo em períodos de 25 minutos, os chamados “pomodoros”, e trabalhar ininterruptamente durante esse espaço de tempo.
Os passos são os seguintes:
- criar uma lista de tarefas;
- escolher a atividade a executar;
- ajustar o alarme para 25 minutos;
- trabalhar na tarefa até que o alarme toque;
- registrar com um “x” na lista o que for realizado;
- fazer uma pausa curta (3 a 5 minutos);
- a cada quatro “pomodoros” fazer uma pausa mais longa para descanso (15 a 30 minutos).
1.4 Kanban
A palavra japonesa significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. O método desenvolvido no final da década de 1940 por Taiichi Ohno, na época vice-presidente da Toyota, surgiu para melhorar o desempenho da equipe de produção e reduzir o desperdício, eliminando então, atividades que não agregam valor ao time. Além disso, atualmente, serve como gerenciador de tarefas, funcionando da seguinte maneira: as cores servem para identificar cada projeto e atividades relacionadas a ele. Os cartões coloridos vão passando por colunas que representam seu atual estágio, por exemplo, “início”, “em andamento” e “finalizado”.
Uma das principais vantagens do Kanban é que ele proporciona uma visão ampla do que está em andamento, quais tarefas estão em cada etapa e o que e quanto está pronto. Assim, ao adotar esse sistema, um escritório de advocacia terá em mãos um maior planejamento e conseguirá enxergar a capacidade de trabalho da equipe.
1.5 SCRUM
Esse metodologia, cujo nome vem do jogo de rugby, traz uma maneira de organização que se assemelha ao método pomodoro. Isso porque, ela divide as atividades em etapas. Ela funciona da seguinte maneira: o seu escritório de advocacia em um projeto cuja entrega deve ocorrer em 1 mês. Utilizando o scrum, você dividirá o projeto em 4 partes, ou seja, 4 semanas. A cada semana (uma sprint), um número x de entregas devem ser feitas. Ao final do mês, você terá todo o projeto finalizado, pois dividiu as tarefas e as entregou aos poucos.
Em resumo, é uma metodologia que divide as entregas como um quebra-cabeças que você deve montar aos poucos, e ao chegar ao deadline, estará completo.
2. Por que é importante delegar?
Ainda que você realize um controle de tarefas de forma mais precisa, quem quer aprimorar a administração de tempo precisa desapegar de algumas atividades e aprender a delegar. Lembre-se, nem tudo é prioridade e nem tudo precisa ser resolvido por você. É comum ver em um escritório de advocacia recém-inaugurado, por exemplo, os sócios realizarem atividades operacionais e rotineiras como o pagamento de contas e o agendamento de compromissos. Com o tempo, isso pode ser repassado a secretárias e estagiários.
Para não ter retrabalho, então, é importante acompanhar se a execução das tarefas delegadas foi bem feita — a responsabilidade maior continua a ser de quem delegou. Dessa forma, além de contribuir para a gestão de tempo na advocacia, a distribuição das atividades contribui para formar uma equipe que se sinta constantemente desafiada.
Também ao receber maiores responsabilidades, os colaboradores se sentem parte da equipe, afinal, suas atividades estão contribuindo para o aumento da lucratividade do escritório. Por consequência, os colaboradores se tornam mais produtivos, pois veem sentido em suas atividades rotineiras.
3. Use a tecnologia a seu favor
Qualquer um dos métodos listados no item 1 desse material pode ser eficaz se você tiver disciplina para segui-lo. O problema é que a maior parte das etapas é feita manualmente, o que demanda bastante tempo. Claro que isso pode se reverter em produtividade, mas alguns softwares ajudam a fazer a gestão de tarefas de maneira mais rápida. Trello, Google Calendar, Evernote, e OneNote são algumas ferramentas que têm essa função. Muitas de suas funcionalidades se baseiam nas tradicionais técnicas de organização pessoal citadas.
É importante destacar que, a tecnologia na advocacia pode agilizar toda a rotina de um advogado. Afinal, não apenas contribui com o momento de listar e priorizar as tarefas, como também com todas as atividades do escritório.
O advogado que não dispõe de uma ferramenta específica para acompanhar intimações, por exemplo, precisa pesquisá-las nos diários de justiça disponíveis nos sites dos tribunais ou em recortes de jornais impressos. Esse serviço também pode ser terceirizado, com a contratação de uma empresa que faz essa busca e entrega a intimação para o advogado via e-mail ou portal, ou mesmo em papel, se o trabalho foi feito a partir de recortes e impressões.
Um software para advogados, como o Projuris ADV, integra todas essas etapas e facilita a gestão de tempo e tarefas nos escritórios de advocacia. O software jurídico possibilita, por exemplo, ler intimações e identificar o processo e a equipe responsável por ele. Assim, o gestor pode delegar e acompanhar atividades na mesma ferramenta.
Ainda o sistema permite a visualização das tarefas de todos os colaboradores do escritório. Dessa forma, permite que o gestor faça uma distribuição balanceada das atividades, evitando que colaboradores fiquem sobrecarregados em detrimento de outros.
Controle de prazos processuais
Não perder prazos é outro ponto fundamental na advocacia. Para controlar datas e tarefas, então, o SAJ ADV oferece um módulo que incorpora a agenda de reuniões, audiências e prazos. Desse modo, o advogado pode visualizar todas as suas atividades em uma única ferramenta, priorizando os prazos processuais e acompanhamento as atividades da sua equipe.
Ao proporcionar a troca de mensagens por meio de comentários, os colegas de trabalho são notificados em tempo real, o que facilita a comunicação interna e o compartilhamento de tarefas entre todos os colaboradores do escritório.
Ademais, por operar em nuvem, o software possibilita o acompanhamento de pendências de maneira prática e rápida, por meio do celular, tablet ou computador. Modernizar a gestão do seu escritório de advocacia garante mais produtividade e qualidade dos serviços prestados, além do envolvimento da equipe.
A partir desse material, esperamos que você tenha identificado a importância da gestão de tempo e de tarefas para o seu sucesso profissional, além de ter escolhido o método de organização que mais combina com seu perfil e rotina. Não se esqueça que a tecnologia pode ser uma aliada e propiciar ganhos em produtividade e qualidade dos serviços.