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Assinatura Digital: O que é, como funciona e vantagens

Confira, neste artigo, o que é uma assinatura digital, como ela funciona e quais as vantagens de utilizar essa ferramenta no dia a dia dos advogados.

Não há mais como negar que a internet mudou completamente a forma como o ser humano se relaciona e realiza o seu trabalho. No mercado jurídico, não foi diferente.

Nos últimos anos, acompanhamos o surgimento de novas legislações para proteger e regulamentar comportamentos e ambientes on-line, o aperfeiçoamento de softwares jurídicos para otimizar a rotina dos advogados, bem como a criação de novas ferramentas eletrônicas para desburocratizar atividades e tarefas repetitivas.

Dentro de todas essas inovações, o objetivo é fazer com que as transações e operações on-line aconteçam de forma segura, lícita e confiável.

E é aí que surge a necessidade de se abordar a importância e o funcionamento de uma ferramenta que vêm se popularizando entre os escritórios advocatícios e os departamentos jurídicos: a assinatura digital.

Continue lendo este artigo e saiba tudo sobre o tema!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma chave virtual privada, vinculada a um certificado digital, que assume a legalidade de uma assinatura comum, assim como no papel. 

Para os advogados, a assinatura digital e o certificado digital podem ser incluídos diretamente nas carteiras da OAB, que vêm com um chip eletrônico com esse propósito.

Embora pareça algo frágil, a assinatura digital é completamente segura, pois é criptografada, ou seja, é protegida por códigos que fazem com que apenas o seu dono consiga utilizá-la. 

Além disso, ela é vinculada a um certificado digital, que é uma identidade virtual que permite a identificação de uma pessoa e validação de sua veracidade.

O certificado e o aceite são gerados por uma Autoridade Certificadora (AC) que associa a pessoa a uma chave criptográfica que confirma a identidade do utilizador.

Para que serve a assinatura digital?

Como o nome já explica, a assinatura digital tem a função de reproduzir a assinatura da pessoa em um documento eletrônico, de forma segura e veraz. 

Desta forma, seu objetivo é conferir validade legal a uma assinatura realizada no meio digital, da mesma forma que uma assinatura feita à mão em um documento ou quando autenticadas em cartório. 

Vale destacar que elas também podem ser utilizadas para outros fins, tais como:

  • autenticar declarações fiscais, como a de Imposto de Renda;
  • acessar serviços públicos como o E-Cac e o E-Social;
  • e realizar cadastros perante órgãos nacionais, como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) e o CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais).

Como se pode perceber, a assinatura digital é uma forma de conferir maior segurança para documentos e acessos realizados em meios eletrônicos.

Em quais documentos é possível usar a assinatura digital?

Ao utilizar a assinatura digital, o advogado tem à sua disposição uma ferramenta capaz de autenticar o seu aceite nos mais diversos documentos.

Os principais deles, seja a sua atuação em escritórios advocatícios ou departamentos jurídicos, são:

  • Contratos em geral: em contratos criados no meio eletrônico é possível utilizar a assinatura digital, podendo, inclusive, estar vinculado a uma plataforma de software jurídico ou de gestão de documentos;
  • Petições e documentos de processos judiciais: o advogado pode criar petições e documentos relacionados aos processo de forma eletrônica, para, então, incluir sua assinatura digital nos mesmos;
  • Procurações: quando formalizadas em meio informatizado, a assinatura digital também pode ser utilizada para os documentos de mandato;
  • Atas e documentos societários: tanto os contratos sociais, estatutos sociais, atas e assembleias societárias também podem ser redigidas em meio eletrônico e, consequentemente, podem ser assinadas digitalmente pelos envolvidos.

De um modo geral, se a modalidade do documento permite que seja criado em meio eletrônico, ele poderá ser assinado de forma digital, desde que o responsável possua a respectiva certificação.

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Como funciona uma assinatura digital?

O primeiro passo para compreender como funciona a assinatura digital é saber que o “autógrafo convencional” será substituído por um certificado digital e uma chave privada exclusiva para uso do seu proprietário. Esse certificado digital serve para comprovar que a chave pertence à pessoa.

Além da identificação e das informações da chave, o certificado é assinado por uma Autoridade Certificadora, uma espécie de ‘terceiro’, uma entidade em quem o signatário e destinatário do arquivo, ou documento, confiam.

Assim sendo, essa Autoridade Certificadora chancela e dá autenticidade ao certificado digital e a assinatura que o integra, conferindo segurança para os documentos em que ela for utilizada.

Para conseguir uma assinatura digital é preciso se dirigir até uma destas entidades e requisitar uma chave privada. As ACs (Autoridade Certificadora) são autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?

É preciso esclarecer que, embora a assinatura digital seja uma das espécies da assinatura eletrônica, elas são usadas de forma e para meios diferentes.

O termo “assinatura eletrônica” é utilizado para designar, de forma ampla, todas as assinaturas realizadas em ambientes virtuais.

Desta forma, não é obrigatório possuir um certificado digital para realizar uma assinatura eletrônica; tudo depende da forma de aceite disponibilizada nos sites e plataformas digitais utilizadas pelo interessado..

Nestes casos, a segurança da assinatura e a identificação do usuário será verificada por outros fatores, como, por exemplo, o endereço de IP do equipamento utilizado, a geolocalização, a utilização de biometria, tokens, logins/usuários e senhas, a digitação de códigos de segurança enviados por e-mail ou SMS, entre outros.

Por conta das suas diferentes formas de autenticação e segurança, as assinaturas eletrônicas são mais frequentes nas operações e negociações virtuais.

Já a assinatura digital, como vimos, é uma espécie de assinatura eletrônica. Sua utilização é mais restrita, visto que só é possível realizá-la por meio de um certificado digital.

Além disso, sua estrutura é protegida por criptografia, tecnologia esta que permite atestar a identidade do signatário, garantindo a integridade das informações e a validade dos documentos eletrônicos.

Por que a assinatura digital é tão importante para o ramo jurídico?

Para o advogado, possuir uma assinatura digital que tenha validade jurídica significa não precisar ir até o fórum para assinar e protocolar petições ou consultar processos e autos. Tudo isso passa a ser feito digitalmente. Para os advogados, o uso mais comum é nos peticionamentos eletrônicos.

Além da dinamização do trabalho que o ambiente online oferece, possuir uma assinatura digital traz economia em gastos relacionados à locomoção, impressão e envio de documentos para o advogado, seja ele vinculado a um escritório advocatício ou a um departamento jurídico.

Trabalhar com documentos eletrônicos também facilita a organização, fluxo de trabalho e monitoramento de prazos, como também evita extravios e perdas, pois todos os documentos podem ser armazenados online, mantendo-se acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.

Outro ponto que merece destaque é a desburocratização e a melhoria no relacionamento com os clientes, uma vez que, possuindo a assinatura digital, todos os envolvidos em um contrato ou documento eletrônico podem utilizá-la através de um meio informatizado, onde quer que estejam, otimizando a rotina das partes.

Todos esses benefícios podem ser conciliados com um sistema de gestão e controle de processos, como o Projuris Empresas.

Quais são as vantagens de ter uma assinatura digital?

Como é possível notar, a assinatura digital traz várias facilidades para o seu usuário, além de se mostrar de extrema importância para o cenário jurídico atual, que cada vez mais se volta para o ambiente virtual.

Neste sentido, destacamos as principais vantagens que a assinatura digital pode trazer para os escritórios e departamentos jurídicos. Confira!

Otimização de processos

Ao implementar documentos eletrônicos e, consequentemente, a assinatura digital no seu fluxo de trabalho, é possível melhorar a eficiência das atividades e dos procedimentos.

Isso acontece porque exige-se menos esforço na hora de encontrar os documentos e de assiná-los, uma vez que ambas as atividades serão realizadas na mesma plataforma. 

Desta forma, tanto antes da assinatura digital de um documento quanto após a sua realização, permite-se um melhor gerenciamento e rastreamento dos arquivos, mantendo-se a autenticidade e a segurança dos mesmos.

Segurança

Conforme já abordado anteriormente, a assinatura digital integra-se a um certificado criptografado, emitido por uma Autoridade Certificadora, que garante a identidade do usuário e a autenticidade do documento.

A partir disso, nota-se que a assinatura digital auxilia na prevenção a fraudes.

Ao ser utilizada, ela vincula o signatário ao documento específico, assegurando a integridade e a segurança das informações ali constantes. 

Redução de custos

Por ser realizada através de meios informatizados, a assinatura digital é capaz de reduzir as despesas do escritório ou departamento jurídico.

Isso ocorre porque, ao garantir validade jurídica aos documentos assinados digitalmente, torna-se desnecessário autenticá-lo ou reconhecer as firmas nele constantes em cartório.

Desta forma, o próprio documento eletrônico já será válido, eliminando-se, assim, a necessidade de papéis, impressoras, toners e cartuchos de tinta, caixas-arquivos, entre outros materiais relacionados.

Isso implica, também, em redução de gastos com impressão, cópias, armazenamento, espaço físico, diminuindo, consequentemente, contas de energia elétrica e aluguéis (quando necessários para arquivos extras).

Além de todas as economias acima mencionadas, os escritórios ou departamentos jurídicos também terão redução de custos relacionados à postagem e envio de documentos físicos para as partes envolvidas na assinatura de um documento, uma vez que, como visto, ele será enviado, firmado e rastreado digitalmente.

Sustentabilidade

A sustentabilidade está atrelada ao benefício da redução de custos.

Quando seu ambiente de trabalho passa a consumir menos papel, menos utensílios e materiais de escritório, menos energia elétrica, ele está, automaticamente, contribuindo para a preservação ambiental.

Vale lembrar que uma empresa ou um escritório com políticas sustentáveis implementadas passam uma imagem de credibilidade e afetam positivamente a sociedade e o meio em que vivem.

Praticidade

A praticidade é uma vantagem que se associa à otimização de processos. 

Com a assinatura digital, as partes envolvidas precisam apenas de um dispositivo informatizado (seja um celular, computador, tablet) e acesso à internet. 

Em qualquer lugar que estiverem, conseguem realizar a assinatura digital dos documentos necessários, sem qualquer burocracia ou demora na execução.

Assim, além da facilidade que essa ferramenta proporciona, ela também permite que os interessados tenham uma grande economia de tempo, pois não precisam se deslocar para assinar contratos e documentos.

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O que é preciso para fazer uma assinatura digital?

O primeiro passo para se fazer uma assinatura digital é instalar em seu computador o certificado SSL.

Esse certificado é um tipo de segurança digital que possibilita a comunicação criptografada de informações entre um site e um navegador.

Como muitas plataformas de assinatura digital são on-line, ou seja, por meio de sites, é importante ter o SSL em seu dispositivo.

Para contratá-lo e instalá-lo, o interessado deve buscar empresas brasileiras que possuem habilitação para comercializar o certificado, encontrando o plano que melhor se adeque às suas necessidades.

Depois de contratar o SSL, o advogado precisa entrar em contato com uma Autoridade Certificadora, para emissão do seu certificado digital, ao qual será associada a sua assinatura digital.

O processo de solicitação de certificado digital deve ser acompanhado de documentos e informações pessoais do interessado, a fim de conferir sua identidade e a integridade da assinatura que será emitida.

Vale destacar que existem diferentes tipos de certificados, os quais podem ser acessados por diferentes formas, tais como softwares ou hardwares criptografados (tokens e cartões inteligentes). 

Cada um deles tem o uso direcionado para casos mais ou menos abrangentes e específicos, e cabe a você conferir com a Autoridade Certificadora qual se encaixa para as situações que você necessita.

Para que você possa dar esse passo hoje, o Governo Brasileiro disponibiliza uma lista de Autoridades Certificadoras credenciadas pelo ICP-Brasil, as quais disponibilizam esse tipo de serviço.

Assinatura Digital: dúvidas frequentes

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma chave virtual privada, vinculada a um certificado digital, que assume a legalidade de uma assinatura comum, assim como no papel.

Como se faz uma assinatura digital?

O primeiro passo para se fazer uma assinatura digital é instalar em seu computador o certificado SSL. Para contratá-lo e instalá-lo, o interessado deve buscar empresas brasileiras que possuem habilitação para comercializar o certificado, encontrando o plano que melhor se adeque às suas necessidades. Depois de contratar o SSL, o advogado precisa entrar em contato com uma Autoridade Certificadora, para emissão do seu certificado digital, ao qual será associada a sua assinatura digital.

Para que serve a assinatura digital?

A assinatura digital tem a função de reproduzir a assinatura da pessoa em um documento eletrônico, de forma segura e veraz. Ela também pode ser utilizada para outros fins, tais como: autenticar declarações fiscais, como a de Imposto de Renda; acessar serviços públicos como o E-Cac e o E-Social; e realizar cadastros perante órgãos nacionais, como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) e o CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais).

Por que é recomendado que os departamentos jurídicos utilizem a assinatura digital junto a um sistema de gestão? 

Como já vimos, o departamento jurídico é responsável por uma grande quantidade de documentos de diversos setores da empresa. 

Sejam contratos, processos, atas e documentos societários, trabalhistas – todos eles certamente demandam da assinatura de pessoas responsáveis.

Assim, com a assinatura digital, o departamento economiza, em primeiro lugar, um grande volume de papel, correio etc, redução de custos estimada em 70%.

Além disso, como toda a documentação é digitalizada, é possível criar um fluxo eletrônico de tramitação usando o workflow da organização (análise dos documentos seriada), contando com o tempo de cada profissional e elencando ordens de prioridade, por exemplo.

Para fazer isso da melhor forma, contribuindo para o desempenho do jurídico, a recomendação é que a assinatura digital esteja integrada a um sistema de gestão, como um software jurídico.

No caso do Projuris Empresas, o software é composto por módulos como o de processos e o de contratos, os quais acabam utilizando assinaturas digitais. 

A ferramenta de assinatura, por sua vez, existe tanto para os usuários do software, quanto para usuários/clientes externos e para aqueles que desejam fazer integração com outras plataformas de assinatura digital.

Com um software jurídico como o Projuris Empresas, todos os documentos ficarão arquivados e compilados dentro da própria plataforma, possibilitando sua assinatura e consulta a qualquer momento, de onde quer que você esteja.

Não há risco de extravio, de perda de documentos, de perda de prazos ou do não cumprimento de alguma cláusula de contratos. Tudo estará organizado no próprio software, com alertas de vencimento encaminhados diretamente aos responsáveis e interessados.

Assim, para que se possa otimizar a rotina do departamento jurídico e automatizar tarefas consideradas repetitivas, como a assinatura de documentos e arquivos em lote, os sistemas de gestão são ótimas alternativas para as empresas.

Conclusão

As assinaturas digitais são uma tecnologia cada dia mais presente na vida dos advogados, sejam eles integrantes de escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos.

Com a segurança, autenticidade e validade que transmite, a assinatura digital é capaz de trazer inúmeros benefícios para o seu usuário, sendo os principais deles vinculados à redução de custos e otimização de processos e tarefas.

Como forma de potencializar ainda mais as vantagens que a assinatura e os documentos eletrônicos podem trazer, é possível utilizar no ambiente de trabalho um sistema de gestão, como o software jurídico, por exemplo.

Utilizando ferramentas e tecnologias adequadas, como a assinatura digital e a softwares de gestão, o departamento jurídico será capaz de otimizar ainda mais suas atividades, mantendo-se a segurança e a qualidade nas demandas de sua responsabilidade.

Autor: Tiago Fachini

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