Certificado digital para advogados: como economizar tempo no escritório

A tecnologia, de fato, revolucionou a advocacia nas últimas décadas. Além das ferramentas que tem auxiliado os advogados e advogadas na gestão do escritório e na produção de peças processuais, o processo eletrônico modificou a forma de advogar. Com ele, vieram novas questões, como o peticionamento eletrônico e a assinatura digital. Junto a essas inovações, também surgiu o instrumento do certificado digital para advogados, que modifica as formas de se lidar com documentos e processos.

Com o certificado digital, alguns procedimentos não mais precisam ser realizados presencialmente. Podem, então, ser realizados a qualquer tempo e lugar por vias digitais. Isto não implica, contudo, em uma insegurança. Pelo contrário, o certificado digital tem se mostrado um meio seguro, prático e ágil. E contribui, portanto, para a economia de tempo na rotina da advogado.

Confira, então, como funciona o certificado digital e quais as suas vantagens para a prática jurídica!

O que é o certificado digital?

O certificado digital tem ganhado cada vez mais força sobretudo com o advento do processo digital. Trata-se de uma ferramenta de assinatura digital, válida juridicamente. Portanto, bastante útil para procedimentos digitais, como transações eletrônicas, contratos e assinatura de documentos diversos.

Apesar da insegurança que o meio pode gerar, tem se mostrado uma forma bastante segura, mas também prática de formalizar documentos. Assim, é possível assinar documentos a qualquer tempo e lugar, sem correr riscos. Como se verá, existem mecanismos que garantem a veracidade das assinaturas e protegem os documentos contra fraudes.

No que concerne ao certificado digital para advogados, há o chamado e-jurídico e o Certificado Digital OAB. Exclusivo para os advogados, podem ser instalados na carteira da OAB ou mesmo no token utilizado para o peticionamento eletrônico. E através dele, é possível acompanhar e validar etapas do processo. Além disso, facilita a assinatura de contratos e documentos sem a necessidade de sair do escritório. E não é necessário reconhecer firma em cartório, por exemplo. Consequentemente, isto contribui diretamente para o peticionamento eletrônico.

O Certificado Digital da AC-OAB tem o diferencial de ser emitido justamente por uma Autoridade Certificadora da OAB. Além disso, possuí dados adicionais, como:

• seccional a qual o advogado está inscrito;
• número de inscrição do advogado na OAB; e
• número de segurança do Conselho Federal.

Segundo o site da AC_OAB, estes parâmetros futuramente devem ser exigidos com o aperfeiçoamento dos sistemas dos tribunais que utilizam senha como meio de assinatura eletrônica.

Quem pode ter um certificado digital?

O certificado digital, de modo geral, pode ser utilizado por qualquer pessoa física ou jurídica. Existem variadas espécies, de modo que os requisitos variam com a modalidade. São algumas delas:

• e-CNPJ
• e-CPF
• NF-e
• e-jurídico (adquirido em locais de certificação geral)
• Certificado Digital OAB (adquirido junto à Autoridade Certificadora AC-OAB)

No caso do e-jurídico ou do Certificado Digital OAB, modalidade de certificado digital para advogados, é necessário estar inscrito na OAB.

Como fazer um certificado digital para advogados?

Segundo a página da AC-OAB, o advogado inscrito na OAB deverá seguir os passos abaixo para fazer um certificado digital:

• Efetuar a compra por meio da página da AC OAB;

• Efetuar o pagamento;

• Agendar um horário para a validação presencial;
• Comparecer à validação presencial com a documentação obrigatória.

Ainda, será necessário adquirir um equipamento adicional, Leitora de Cartão Criptográfico OAB, caso o seu Certificado Digital OAB esteja armazenado na Carteira do Profissional ou Cartão Criptográfico OAB.

Qual o melhor certificado digital para advogados?

Todo advogado deve possuir o certificado E-CPF, que permite o peticionamento eletrônico, a assinatura digital, etc. A maioria dos sistemas requerem os certificados do tipo A3, isto é, os que devem ter amazenamento em mídias (token ou smart card). Já pessoas jurídicas, em geral, utilizam os certificados E-CNPJ, versão digital do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), que podem ser do tipo A3 ou então, podem ser do tipo A1

No entanto, faz-se uma ressalva. Não é possível a aquisição de Certificados Digitais OAB do tipo A1, que ficam armazenados no computador. Por determinação da OAB, os Certificados Digitais OAB são disponibilizados apenas em mídias criptográficas – Carteira Profissional do Advogado, Cartão Criptográfico OAB ou Token – protegidos por uma senha. Dessa maneira, a segurança fica mais garantida.

Já no caso do Cofre Virtual, por exemplo, pode-se solicitar o certificado digital através da página. E após a validação presencial junto à Autoridade de Registro, o certificado é emitido e armazenado diretamente no Cofre Virtual. Ou seja, permanece online para utilização.

Mas qual a diferença dos tipos de certificado digital?

Certificado do tipo A1

Este tipo de certificado é emitido e armazenado em computador. Trata-se, portanto, de um arquivo eletrônico, não necessitando de mídia de armazenamento, como tokens ou smart cards.

É muito utilizado por empresas diversas, já que permite a instalação do mesmo em computadores diversos, e em simultâneo.

Além disso, seu custo é mais baixo em relação aos outros tipos, e é tão seguro quanto. Em contrapartida, tem prazo de validade, devendo ser recontratado após o vencimento do prazo.

É recomendado para empresas de todos os tipos, e no caso da advocacia, para sociedades de advogados que emitem grande quantidade de notas fiscais eletrônicas NF-e.

Certificado do tipo A3

Com preço mais alto e validade maior que o A1, o certificado do tipo A3 necessita de mídias de armazenamento (tokens ou smart cards). A desvantagem do tipo A3 está na utilização: apenas um dispositivo por vez.

Qual a segurança do certificado digital?

Apesar da insegurança que pode gerar, em virtude dos riscos de fraude em meios digitais, o certificado digital é uma ferramenta bastante segura. Por meio da criptografia, asseguram-se o sigilo e a autenticidade de informações. Garante, desse modo:

• integridade;
• confidencialidade;
• privacidade; e
• inviolabilidade nas transações efetuadas digitalmente.

Para que serve?

A principal função do certificado digital, dessa forma, é a de fornecer identificação e firma segura por meios digitais. E, assim, facilita para o advogado fazer petições, contratos, pareceres, além de outros documentos necessários à prática jurídica.

O certificado digital para advogados, portanto, possui alguns benefícios, tais como:

• Horário de peticionamento não condicionado ao horário do Fórum – 24h;
• autos disponíveis em tempo integral e digitalmente;
• consulta aos autos e envio de petições sem a necessidade de deslocamento até o Fórum;
• eliminação do risco de extravio de processos;
• histórico de assinaturas e alterações;
• melhor gestão e acompanhamento de processos;
• fácil localização de documentos;
• redução de gastos;
• ganho de tempo;
• segurança.

1. Facilidade burocrática

A prática jurídica envolve uma série de formalidades. Apesar da facilitação proveniente com a Lei da Desburocratização, ainda existem documentos que precisam de assinatura com firma reconhecida em cartório antes de serem protocolados. Além disso, existem outras tantas burocracias que precisam ser consideradas na rotina dos advogados.

O certificado digital, então, vem para reduzir parte dessas burocracias. E, além disso, possui a mesma validade que a assinatura física. Desse modo, torna-se mais fácil reunir documentos necessários e protocolar. Não obstante, o certificado digital é fácil de ser verificado. Consequentemente, contribui-se para a redução do tempo de trâmite processual.

2. Mobilidade na atividade jurídica

Além da facilitação burocrática, é inegável que o certificado digital também facilita na mobilidade. É uma ferramenta prática, acima de tudo. E, principalmente, para aqueles advogados trabalhando em diferentes comarcas. Ainda que o profissional opte, por exemplo, por um advogado correspondente, pode ser que precise acompanhar um processo, assinar um documento ou peticionar à distância.

O certificado digital permite não apenas a realização de trâmites por tablets e smartphones, por exemplo. Ele permite, também, que o advogado se desloque tendo tudo em suas mãos, mas de forma prática. Agora, então, não é mais necessário carregar pastas de processos e documentos, correndo o risco, inclusive, de perdê-los no caminho. A tecnologia vem, assim, para facilitar a carreira.

3. Otimização do tempo

Como já comentado, a redução das burocracias e as facilidades possibilitadas pelo certificado digital ajudam, como outras tecnologias, a otimizar o tempo na advocacia. Sem ter que se deslocar até cartórios e fóruns, inclusive de outras comarcas, e sem ter que assinar processo por processo manualmente, sobra mais tempo para o profissional focar em outras atividades. Além disso, também contribui o fato de que ele pode receber intimações e citações por vias eletrônicas.

Assim, pode produzir mais e melhor. Mas também pode aproveitar o tempo ganho para gerir o escritório e suas atividades. Em uma carreira tão competitiva quanto a advocacia, este tempo pode ser precioso. E não ter que gastar mais com burocracias, deslocamentos e organização de processos e documentos é um diferencial na era da advocacia contemporânea.

4. Praticidade na gestão de documentos

Gerir documentos também se tornou mais fácil com o certificado digital. Além do já mencionado controle de histórico de assinaturas, é fácil organizar os documentos digitalizados e criptografados. De igual modo, é seguro, pois impede que pessoas não autorizadas realizem alterações nesses documentos. Somente com autorização é possível excluir ou fazer inserções e subtrações nos documentos.5. Redução de custos

Todo advogado sabe que um processo judicial gera custos – para ele e para o cliente. Uma análise de riscos de processos, por exemplo, pode auxiliar na verificação das vantagens de um processo, considerando seus custos e suas chances de sucesso. Afinal é preciso considerar que, além dos custos com o valor da causa e honorários, existem custo muitas vezes não considerados. É, desse modo, o caso dos custos para obtenção de certidões, procurações, elaboração de contratos, autenticações diversas e até mesmo de impressões.

No conjunto das atividades de um escritório, estes custos inerentes à atividade podem ser altos. Um dos benefícios do certificado digital, portanto, é também a redução de custos. O papel é substituído pelo meio digital, de modo que os gastos com impressões são reduzidos. Do mesmo modo, diminuem-se os custos com autenticação em cartório.

Como obter um certificado digital?

Como você viu, um certificado digital pode ser muito útil em diversas ocasiões:

• para ter acessos a documentos de processos eletrônicos;
• para firmar documentos online;
• para peticionar eletrônicamente;
• entre outros.

Para obter um certificado digital, você precisa entrar em contato com uma autoridade certificadora, que vai fazer os procedimentos de reconhecimento – para garantir que você é realmente o titular da assinatura – e vai emitir seu certificado, na forma de um arquivo ou mídia criptografado e protegido.

Hoje em dia, já é possível emitir o certificado A1 sem sair de casa. Aqui na Projuris, por exemplo, ao adquirir qualquer de nossos softwares, você pode fazer a aquisição conjuntamente do seu certificado digital, para usá-lo em ações do próprio sistema – como assinar contratos ou peticionar – e também em outras situações.

Para saber mais, agende uma demonstração e fale com um de nossos especialistas.

Conclusão

Enfim, a opção pelo certificado digital pode ser bastante vantajosa. É uma forma prática, ágil e efetiva e, além de tudo, segura. Assim, a tecnologia se insere na advocacia para transformas a vida do advogado, ajudando-o na otimização de sua produtividade e na prospecção do seu negócio.