Burocracia: o que era para ser um termo para referir a uma estrutura administrativa arrojada em métodos, regras e processos absorveu, com o tempo, uma conotação negativa, representando processos demorados e ineficientes.
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Segundo a 2ª edição do Censo Jurídico, a burocracia será o terceiro maior vilão em 2019 para os profissionais do Direito.
Isso se agrava no contexto de departamentos jurídicos corporativos. Um setor que, apesar de sua condição vital para empresas, por vezes é enxergado como um centro de custos e de burocracia. Um “mal necessário”.
Mudar essa visão dos demais setores e da diretoria começa por tornar o jurídico mais eficiente, sem abrir mão de suas metodologias e regras, tornando todo este processo mais inteligente.
Diminuindo a burocracia em departamentos jurídicos
Mesmo que cada departamento tenha suas particularidades, algumas ações podem ser tomadas para agilizar os processos e diminuir a burocracia diária do setor, como:
1. Padronizar e centralizar todos os documentos do jurídico
O departamento jurídico, historicamente, precisa lidar com muitos documentos, construindo-os do zero ou apenas analisando-os. O fato é que este setor acaba por centralizar este tipo de demanda.
Garantir a padronização dos documentos e permite ganho de tempo e de produtividade. Assim como foi para a Vogler, cliente Projuris, centralizar as informações e padronizá-las agiliza a rotina jurídica.
É essencial garantir que, onde quer que seja feita a organização do departamento jurídico, seja possível:
- Criar uma biblioteca de documentos padronizados, eliminando a necessidade de digitação a cada nova solicitação feita ao jurídico;
- Permitir controle de versionamento, garantindo que cada membro do time jurídico utilize sempre a versão mais atualizada dos modelos de documento, eliminando erros e necessidade de redigitação;
- Eliminar erros de digitação e ganhar tempo ao preencher automaticamente com documentos com dados de partes;
- Garantir auditoria ao permitir controle sobre todas as ações executadas por cada usuário do sistema.
Ações simples como estas permitem que o departamento ganhe tempo para investir em outras frentes e melhorar seu SLA com outras áreas, evitando o problema comum de que com o crescimento da demanda, o controle jurídico torne-se mais lento, ineficiente e, por fim… burocrático.
Este é o segredo dos departamentos jurídicos líderes em gestão e resultados no Brasil: controlar seus documentos e processos por meio de tecnologia.
Com um software para departamentos jurídicos, é possível armazenar e controlar toda informação do seu jurídico em um único lugar.
2. Gerindo eficientemente as requisições feitas ao jurídico
Quantas requisições o seu departamento jurídico recebe por semana? Qual o tempo de respostas destas requisições? E seu jurídico sabe mensurar o grau de satisfação dos requisitantes?
Todo departamento jurídico ou já tem este controle, ou está sendo cobrado pela diretoria para providenciá-lo.
Seu jurídico sabe responder estas perguntas? Caso não, é provável que a operação de requisições esteja tomando mais tempo do que o ideal, e como este é um ponto de constante contato com os demais setores, pode vir a gerar a visão de desorganização e burocracia no jurídico.
Em acréscimo, conforme a empresa cresce, o volume de requisições costuma crescer na mesma proporção, tendendo a aumentar o problema.
Neste sentido, como otimizar a gestão de requisições sem inchar seu departamento jurídico? A única forma de escalar este processo é a partir da automação por meio de tecnologia jurídica.
A automação de requisições já é uma realidade em grande parte dos departamentos jurídicos.
O problema consiste em que, muitas vezes, o jurídico se utiliza de várias ferramentas para a mesma função, dividindo o processo em etapas e utilizando uma ferramenta para cada etapa.
O que um software jurídico oferece para a gestão de requisições é orientar toda a atividade da equipe jurídica dentro de um único sistema, permitindo uma visão gerencial e inteligente deste processo e garantindo:
- Controle apurado do SLA jurídico (tempo de resposta de cada solicitação/requisição)
- Visão clara de quem são as áreas que mais consomem recursos do jurídico;
- Gestão da alocação e volume de atividades distribuídas para cada membro do time jurídico.
3. Automatizando os processos manuais e repetitivos
A burocracia está intrinsecamente ligada à lentidão e desorganização. O controle manual, por sua vez, é essencialmente lento e não escalável (quanto maior a demanda, maior a força de trabalho investida).
Assim, para tornar o departamento jurídico menos burocrático, mais inteligente e ágil, é preciso buscar alternativas que permitam automatizar o que pode ser automatizado na rotina do setor.
Exemplos de tarefas que o departamento jurídico pode automatizar:
- Localização automática do litígio (30 dias antes da citação oficial)
- Cadastro automático de processos judiciais e administrativos
- Controle automático de andamentos processuais
- Geração de documentos e contratos
- Controle de indicadores do departamento jurídico em tempo real
Automatizar estas tarefas faz sentido para o departamento jurídico da sua empresa? Agende uma demonstração do Projuris:
Leia também: Quais os indicadores mais importantes para o departamento jurídico?