Contabilidade para advogados: como fazer e todas as dúvidas

Depois de seguir os passos para abrir um escritório de advocacia, tudo fluirá bem, certo? Não exatamente. Existem muitas questões que você precisa analisar na hora de gerir a atividade profissional. E, infelizmente, as faculdade de Direito não ensinam a maioria delas. Isto ocorre, por exemplo, com a contabilidade para advogados. E é por isso que tiramos todas as dúvidas do assunto para você.

Em primeiro lugar: manter um escritório de advocacia exige uma boa gestão financeira.

Como qualquer profissão e negócio, a advocacia é o meio pelo qual o advogado obtém seus rendimentos. Estes proventos merecem uma atenção adequada. E um déficit na sua organização financeira pode comprometer uma continuidade equilibrada e produtiva, além de, como você já deve saber, toda a questão legal que existe por trás das finanças.

As dúvidas existem, e não são poucas. E embora muitos profissionais já estejam acostumados a lidar com documentos, com números a história é outra. Então, não se assuste!

Simples Nacional, tributação, formas de controle…

Confira o artigo e veja resposta para as principais dúvidas sobre contabilidade para advogados!

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1. Qual o primeiro passo da contabilidade para advogados?

O primeiro grande passo para fazer a contabilidade na atividade jurídica é manter um controle financeiro. Ou seja, registrar todos os valores que entram e saem na prática profissional, seja das contas de advogados individuais ou de um escritório de advocacia.

Controlar os impostos, por exemplo, pode evitar despesas maiores desnecessárias. E quanto aos demais gastos, controlá-los pode antecipar transtornos com despesas geradas por equívocos verificados somente em fiscalizações, quando pode ser aplicada uma multa.

Assim, os dados poderão ser organizados, posteriormente, em relatórios. E os resultados dessa análise informarão qual a situação econômica e quais medidas precisam e podem ser adotadas para aumentar a rentabilidade do escritório de advocacia ou do advogado individual.

2. Como realizar o controle financeiro?

No registro dos custos (passivos), o advogado pode registrar, por exemplo:

• aluguel e outras contas, como energia elétrica, internet, entre outras;
• custos com instrumentos da atividade profissional, como aquisição e manutenção de equipamentos;
• custos com possíveis serviços contratados para a atividade profissional, como consultorias, serviços de marketing e design, por exemplo;
• despesas tributárias; entre outros.

Mas atenção! Esses custos devem ser atualizados constantemente. Do mesmo modo, não se deve ignorar um custo por não ter recorrência. Afinal, custos imprevistos sempre podem ocorrer. Então, considerá-los no cálculo de contabilidade é essencial.

Já quanto aos rendimentos (ativos), é imprescindível constar, na contabilidade para advogados:

• os valores recebidos como honorários advocatícios (inclusive montantes liberados de processos antigos);
• os valores recebidos a título de atendimentos e outros serviços;

Você pode realizar a gestão financeira pode ser realizada através de softwares especializados, planilhas de controle financeiro ou mesmo com seu software de gestão. O SAJ ADV, por exemplo, conta com um módulo financeiro e permite a criação de usuários com perfis diferenciados. Assim, você pode gerar um acesso ao seu contador.

Ao final dos cálculos, por fim, o profissional terá as contas de resultados. E poderá, dessa maneira, planejar suas atividades futuras conforme os lucros e prejuízos.

3. Quais os benefícios da formalização de empresa na contabilidade para advogados?

Mesmo para advogados autônomos, pode ser benéfico formalizar a empresa, sobretudo pela economia tributária. Trabalhar como autônomo, por exemplo, exige que sejam pagos tributos como imposto de renda e contribuição à Previdência Social superiores aos de uma empresa.

Veja algumas diferenças, considerando a rentabilidade a partir de R$ 3.751,06:

Portanto, formalizar uma empresa traz benefícios quando as alíquotas incidentes sobre os rendimentos do advogado autônomo superam aquelas incidentes sobre os da pessoa jurídica.

4. O que é o Simples Nacional e quais os benefícios?

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, voltado às micro e pequenas empresas. Assim, simplifica e favorece a tributação incidente sobre elas, conforme a Lei Complementar nº 123/2006. Consoante a Resolução CSGN nº 140/2018, aplica-se:

• às microempresas que faturem, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais); e
• às empresas de pequeno porte que faturem, em cada ano-calendário, receita bruta superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais).

Preenchidos os requisitos da Lei Complementar nº 123/2006, o advogado poderá, então, optar pelo Simples Nacional:

• em até 180 dias, a partir da data de constituição junta à OAB;
• até 30 dias da liberação do cadastro junto à Prefeitura em que o escritório está localizado;
• no mês de Janeiro de cada ano.

O Simples Nacional, sem dúvida, possui muitos benefícios na redução tributária, como se pode ver pela legislação e pelos próprios cálculos de contabilidade.

No entanto, o benefício de maior destaque, como já observado, refere-se à isenção do Imposto de Renda, nos moldes do art. 14 da Lei Complementar nº 123/2006. Assim, ele dispõe:

Art. 14.  Consideram-se isentos do imposto de renda, na fonte e na declaração de ajuste do beneficiário, os valores efetivamente pagos ou distribuídos ao titular ou sócio da microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional, salvo os que corresponderem a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados.

Cabe mencionar, por fim, a edição, em 2018, da Instrução Normativa 1808 da Receita Federal.

A instrução dispõe, assim, sobre o Programa Especial de Regularização Tributária das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte Optantes pelo Simples Nacional. E aborda, então, o saneamento de possíveis débitos ou irregularidades tributárias.

5. Sociedade de advogados também se beneficia do Simples Nacional?

Segundo o art. 15 do Estatuto da Advocacia e da OAB, “os advogados podem reunir-se em sociedade simples de prestação de serviços de advocacia ou constituir sociedade unipessoal de advocacia”.

Contudo, pode ainda restar dúvidas quanto à opção do Simples Nacional por sociedades de advogados, simples ou unipessoais, uma vez que o art. 3º da Lei Complementar nº 123/2006 não traz essa especificidade.

Assim, ele dispõe:

Art. 3º Para os efeitos desta Lei Complementar, consideram-se microempresas ou empresas de pequeno porte, a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário a que se refere o art. 966 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso […]

Sociedades de advogados e microempresas para fins de Simples Nacional

Apesar da incerteza do artigo, segundo o artigo 2º da Resolução CGSN nº 140/2018, as sociedades de advogados também se enquadram nos conceitos de microempresas e empresas de pequeno porte para fins do Simples Nacional. É o disposto no artigo:

Assim, vale a pena conferir por quanto tempo se recomenda arquivar alguns documentos. E claro, quando é possível liberá-los para abrir espaço na organização e facilitar a gestão documental.

• Contratação e movimentação de empregados: 20 anos;
• Impostos e recolhimentos: 5 anos;
• Extratos bancários: 5 anos
• Pagamento de aluguel do escritório: 3 anos;
• Contas de consumo: 90 dias

É preciso lembrar que armazenar documentos na nuvem facilita esse processo de armazenagem e organização!

8. É necessário contratar um contador ou uma empresa de contabilidade para escritórios de advocacia?

O primeiro passo para se chegar a um resposta é analisar os livros de contabilidade do escritório de advocacia ou do advogado individual. Ali, você saberá se o controle é realizado de modo adequado.

Caso haja equívocos ou o controle não seja realizado, é o momento de pensar na contratação de um contador ou de uma empresa de contabilidade.

Contudo, ainda que o controle esteja fluindo bem, há outras razões para pensar nessa possibilidade. Em primeiro lugar, ter um contador facilita na hora de analisar os cálculos de contabilidade para advogados. Capacitados para essas atividade, eles podem verificar equívocos ou dados mais rapidamente e fazer planejamentos tributários, por exemplo.

Ademais, isto economiza o tempo de advogados e advogadas. E como se sabe, quem trabalha com a advocacia precisa correr em sua rotina para lidar com os prazos processuais.

Em segundo lugar, há atos, sobretudo para quem opta pelo Simples Nacional, que somente podem ser realizados por um contador habilitado legalmente. É o caso, por exemplo, de dispensa do Livro Caixa.

O próprio Livro Caixa, por sua vez, deve conter, conforme o artigo 7º e seu inciso I da Resolução CGSN nº 140/2018:

termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e, se houver na localidade, pelo responsável contábil legalmente habilitado; 

Portanto, ainda que a legislação preveja a opção de simplificação da contabilidade para advogados que optarem pelo Simples Nacional e, inclusive, algumas possibilidades de Escrituração Contábil Digital, há questões que apenas um contador habilitado poderá solucionar.

Isto, contudo, não dispensa a busca de conhecimento acerca de contabilidade para advogados. Pode-se, por exemplo, buscar cursos, online ou presenciais. Afinal, é importante que você também tenha controle sobre a gestão e consiga entender a informações de um contador.