Gestão de escritório de advocacia sem sobrecargas de trabalho

Escolher empreender no meio jurídico pode ser um verdadeiro desafio. Afinal, o profissional que decide fazer a gestão de escritório de advocacia não teve na sua formação conhecimento técnico em áreas estratégicas para o negócio, como administração, recursos humanos, marketing, atendimento ao cliente e outras.

Portanto, para alcançar resultados positivos, é preciso que o profissional entenda um pouco de todas essas áreas. Para isso, é importante buscar conteúdos diversos sobre esses temas, a fim de aprimorar seu trabalho.

Assim, torna-se viável estruturar a gestão, planejar, realizar e acompanhar com frequência as metas determinadas para cada setor do escritório. Além disso, outras decisões são necessárias para uma boa gestão. Vejamos algumas delas.

Como fazer o planejamento estratégico do escritório de advocacia

Efetuar o planejamento estratégico é o primeiro passo para uma boa gestão. Para um bom planejamento, é preciso entender seu fluxo de caixa, quem são seus concorrentes, como está o mercado e, principalmente, qual a meta que o escritório deseja atingir.

É importante considerar cada um desses detalhes e acompanhar periodicamente cada um deles. Afinal, é a partir desse acompanhamento que o gestor consegue visualizar onde ele deve priorizar e o que deve deixar para depois.

Para isso, é necessário investir tempo na organização, fazendo uma observação cuidadosa das principais tarefas.

Durante essa etapa, muitas vezes pode-se constatar que a sobrecarga de trabalho na advocacia está relacionada à utilização de métodos ultrapassados, que consomem mais tempo do que deveriam dos colaboradores.

Dessa forma, o gestor deve determinar estratégias que oportunizem aos profissionais produzirem mais em menos tempo.

Ou seja, investir na otimização da rotina do escritório é uma das iniciativas que permite ao gestor uma atuação mais estratégica e que se dirige para resultados a curto, médio e longo prazos.

Veja a seguir alguns pontos a considerar para evitar as sobrecargas de trabalho por meio de uma gestão de escritório de advocacia eficiente.

Como ter colaboradores mais produtivos?

Como em qualquer empresa, a gestão de escritório de advocacia necessita de organização e planejamento das rotinas para evitar acúmulos de demanda. Isso porque, um volume muito alto de atividades pode ocasionar o descumprimento de obrigações relevantes. Portanto, a organização é um fator que auxilia diretamente no aumento da produtividade em escritórios de advocacia.

Nesse sentido investir em soluções que contribuam com as atividades é essencial.

Adotar um sistema automatizado para registro das principais atividades realizadas no escritório é uma delas. A utilização deste tipo de ferramenta garante que a equipe se concentre essencialmente na realização de suas tarefas.

Vejamos então como fazer uma boa gestão de projetos para, enfim, ter um time de alta performance.

Invista em gestão de projetos

Primeiramente, para uma gestão de projetos eficiente, é importante ter um responsável pelos projetos da empresa. Com um controller jurídico, por exemplo, você não perde prazos e distribui melhor as demandas da empresa.

Além disso, uma utilizar uma metodologia para organizar as atividades de cada colaborador, permite que entregas melhores para o escritório. Utilizar, por exemplo, o Scrum ou o Kaban podem ser alternativas eficazes para uma melhor gestão de escritório de advocacia.

Uma outra alternativa é investir em soluções tecnológicas que contribuam com a organização e a gestão do escritório de advocacia. Já falamos algumas vezes por aqui, mas utilizar o trello, o asana, o google agenda e até um software jurídico são maneiras de manter o controle de todas as atividades.

Ademais, utilizar ferramentas para automatizar atividades mecânicas do escritório são soluções eficientes que aumentam a produtividade do colaborador. Dessa maneira, o colaborador pode dedicar mais tempo para atendimentos a clientes.

A sobrecarga é um fator que pode comprometer diretamente o fluxo de trabalho e interferir na qualidade dos serviços jurídicos prestados. Por isso, é papel do gestor delegar tarefas que vão garantir o sucesso da banca. Assim, se alinha crescimento, atendimento de qualidade e aumento da produtividade.

Comunicação para uma gestão integrada

Para evitar retrabalho ou mesmo o esquecimento na realização das atribuições pertinentes à rotina de um advogado, é importante definir de forma clara as tarefas correspondentes a cada um dos profissionais do escritório.

A comunicação entre os colaboradores/setores também é indispensável, para uma boa gestão de escritório de advocacia. Assim se evita sobrecargas e garante maior produtividade do trabalho do advogado.  

A separação física de departamentos pode impactar a comunicação entre os profissionais, influenciando negativamente no compartilhamento de informações relevantes.

Por isso, a gestão integrada é tão importante para que o gestor e os colaboradores mantenham o controle das demandas jurídicas. Ao centralizar as informações em um local onde todos tem acesso, tanto de forma presencial quanto remota, torna-se viável definir os responsáveis por cada tarefa e determinar o prazo para a realização das atividades.

Essa iniciativa garante que o gestor tenha uma visão geral de todas as demandas e profissionais envolvidos, assim como permite acompanhar a atualização do status das atividades, determinando mudanças necessárias no planejamento por motivo de sobrecarga.

A partir da utilização de uma agenda compartilhada, é possível que todos os colaboradores tenham acesso às principais informações sobre contratos e processos, e sejam notificados com relação a tarefas e prazos que precisam ser realizados. Um exemplo são as audiências e reuniões com clientes.

Nesse caso, é interessante considerar utilizar ferramentas gratuitas, como o Google Agenda. Essa ferramenta server tanto para o gerenciamento correto das atividades quanto para a mudança de planejamento estratégico, quando se verifica sobrecarga em um determinado setor.

Invista em tecnologia para a gestão de escritório de advocacia

Investir na contratação de um software jurídico é uma alternativa considerada viável porque facilita a organização da atividade advocatícia. A integração de Tecnologias para gestão advocatícia pode influenciar positivamente na gestão de escritório de advocacia. Para automatização dos principais procedimentos operacionais de grandes escritórios – até mesmo de advogados autônomos – se indica adquirir softwares jurídicos especializados.

A implementação de um software jurídico dedicado pode integrar processos, atendimentos, agendas e contatos em uma única ferramenta. Além de recorrer à tecnologia mobile para a realização das principais atividades de um advogado de forma remota e integrada.

Alternativas que podem evitar sobrecargas de trabalho, já que o profissional consegue trabalhar em suas atividades mesmo estando fora do escritório, são a melhor opção para quem desejar fazer uma boa gestão do escritório.

Além disso, essas tecnologias permitem ainda que o profissional mantenha uma comunicação ágil entre a equipe e os seus clientes. Com um software jurídico, o advogado também pode realizar o gerenciamento, o compartilhamento de documentos e a automatização de relatórios, entre outras funções necessárias para a organização e a realização do fluxo das demandas.