Gestão de escritório de advocacia sem sobrecargas de trabalho

05/12/2016
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19/05/2023
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6 minutos

Escolher empreender no meio jurídico pode ser um verdadeiro desafio. Afinal, o profissional que decide fazer a gestão de escritório de advocacia não teve na sua formação conhecimento técnico em áreas estratégicas para o negócio, como administração, recursos humanos, marketing, atendimento ao cliente e outras.

Portanto, para alcançar resultados positivos, é preciso que o profissional entenda um pouco de todas essas áreas. Para isso, é importante buscar conteúdos diversos sobre esses temas, a fim de aprimorar seu trabalho.

Assim, torna-se viável estruturar a gestão, planejar, realizar e acompanhar com frequência as metas determinadas para cada setor do escritório. Além disso, outras decisões são necessárias para uma boa gestão. Vejamos algumas delas.

Como fazer o planejamento estratégico do escritório de advocacia

Efetuar o planejamento estratégico é o primeiro passo para uma boa gestão. Para um bom planejamento, é preciso entender seu fluxo de caixa, quem são seus concorrentes, como está o mercado e, principalmente, qual a meta que o escritório deseja atingir.

É importante considerar cada um desses detalhes e acompanhar periodicamente cada um deles. Afinal, é a partir desse acompanhamento que o gestor consegue visualizar onde ele deve priorizar e o que deve deixar para depois.

Para isso, é necessário investir tempo na organização, fazendo uma observação cuidadosa das principais tarefas.

Durante essa etapa, muitas vezes pode-se constatar que a sobrecarga de trabalho na advocacia está relacionada à utilização de métodos ultrapassados, que consomem mais tempo do que deveriam dos colaboradores.

Dessa forma, o gestor deve determinar estratégias que oportunizem aos profissionais produzirem mais em menos tempo.

Ou seja, investir na otimização da rotina do escritório é uma das iniciativas que permite ao gestor uma atuação mais estratégica e que se dirige para resultados a curto, médio e longo prazos.

Veja a seguir alguns pontos a considerar para evitar as sobrecargas de trabalho por meio de uma gestão de escritório de advocacia eficiente.

Como ter colaboradores mais produtivos?

Como em qualquer empresa, a gestão de escritório de advocacia necessita de organização e planejamento das rotinas para evitar acúmulos de demanda. Isso porque, um volume muito alto de atividades pode ocasionar o descumprimento de obrigações relevantes. Portanto, a organização é um fator que auxilia diretamente no aumento da produtividade em escritórios de advocacia.

Nesse sentido investir em soluções que contribuam com as atividades é essencial.

Adotar um sistema automatizado para registro das principais atividades realizadas no escritório é uma delas. A utilização deste tipo de ferramenta garante que a equipe se concentre essencialmente na realização de suas tarefas.

Vejamos então como fazer uma boa gestão de projetos para, enfim, ter um time de alta performance.

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Invista em gestão de projetos

Primeiramente, para uma gestão de projetos eficiente, é importante ter um responsável pelos projetos da empresa. Com um controller jurídico, por exemplo, você não perde prazos e distribui melhor as demandas da empresa.

Além disso, uma utilizar uma metodologia para organizar as atividades de cada colaborador, permite que entregas melhores para o escritório. Utilizar, por exemplo, o Scrum ou o Kaban podem ser alternativas eficazes para uma melhor gestão de escritório de advocacia.

Uma outra alternativa é investir em soluções tecnológicas que contribuam com a organização e a gestão do escritório de advocacia. Já falamos algumas vezes por aqui, mas utilizar o trello, o asana, o google agenda e até um software jurídico são maneiras de manter o controle de todas as atividades.

Ademais, utilizar ferramentas para automatizar atividades mecânicas do escritório são soluções eficientes que aumentam a produtividade do colaborador. Dessa maneira, o colaborador pode dedicar mais tempo para atendimentos a clientes.

A sobrecarga é um fator que pode comprometer diretamente o fluxo de trabalho e interferir na qualidade dos serviços jurídicos prestados. Por isso, é papel do gestor delegar tarefas que vão garantir o sucesso da banca. Assim, se alinha crescimento, atendimento de qualidade e aumento da produtividade.

Comunicação para uma gestão integrada

Para evitar retrabalho ou mesmo o esquecimento na realização das atribuições pertinentes à rotina de um advogado, é importante definir de forma clara as tarefas correspondentes a cada um dos profissionais do escritório.

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A comunicação entre os colaboradores/setores também é indispensável, para uma boa gestão de escritório de advocacia. Assim se evita sobrecargas e garante maior produtividade do trabalho do advogado.  

A separação física de departamentos pode impactar a comunicação entre os profissionais, influenciando negativamente no compartilhamento de informações relevantes.

Por isso, a gestão integrada é tão importante para que o gestor e os colaboradores mantenham o controle das demandas jurídicas. Ao centralizar as informações em um local onde todos tem acesso, tanto de forma presencial quanto remota, torna-se viável definir os responsáveis por cada tarefa e determinar o prazo para a realização das atividades.

Essa iniciativa garante que o gestor tenha uma visão geral de todas as demandas e profissionais envolvidos, assim como permite acompanhar a atualização do status das atividades, determinando mudanças necessárias no planejamento por motivo de sobrecarga.

gestão de escritório de advocacia

A partir da utilização de uma agenda compartilhada, é possível que todos os colaboradores tenham acesso às principais informações sobre contratos e processos, e sejam notificados com relação a tarefas e prazos que precisam ser realizados. Um exemplo são as audiências e reuniões com clientes.

Nesse caso, é interessante considerar utilizar ferramentas gratuitas, como o Google Agenda. Essa ferramenta server tanto para o gerenciamento correto das atividades quanto para a mudança de planejamento estratégico, quando se verifica sobrecarga em um determinado setor.

Invista em tecnologia para a gestão de escritório de advocacia

Investir na contratação de um software jurídico é uma alternativa considerada viável porque facilita a organização da atividade advocatícia. A integração de Tecnologias para gestão advocatícia pode influenciar positivamente na gestão de escritório de advocacia. Para automatização dos principais procedimentos operacionais de grandes escritórios – até mesmo de advogados autônomos – se indica adquirir softwares jurídicos especializados.

A implementação de um software jurídico dedicado pode integrar processos, atendimentos, agendas e contatos em uma única ferramenta. Além de recorrer à tecnologia mobile para a realização das principais atividades de um advogado de forma remota e integrada.

Alternativas que podem evitar sobrecargas de trabalho, já que o profissional consegue trabalhar em suas atividades mesmo estando fora do escritório, são a melhor opção para quem desejar fazer uma boa gestão do escritório.

Além disso, essas tecnologias permitem ainda que o profissional mantenha uma comunicação ágil entre a equipe e os seus clientes. Com um software jurídico, o advogado também pode realizar o gerenciamento, o compartilhamento de documentos e a automatização de relatórios, entre outras funções necessárias para a organização e a realização do fluxo das demandas.

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