Grupo Edson Queiroz: gestão contratual com 42% menos tempo de análise

Gestão contratual no Grupo Edson Queiroz é a organização digital do ciclo de contratos, da solicitação à assinatura, conforme os arts. 421 e 422 do Código Civil (Lei 10.406/2002). Na prática, esse modelo reduz retrabalho, melhora a prova documental e acelera decisões jurídicas e comerciais.

Minutas em papel, contratos reimpressos, revisões por e-mail, aprovações sem trilha clara e ausência de relatórios ainda afetam empresas com alto volume de documentos. O caso do Grupo Edson Queiroz mostra como a digitalização muda esse cenário sem perder controle jurídico.

Nos anos recentes, a companhia investiu em tecnologia e usou a ferramenta de gestão contratual da Projuris para reduzir em 42% o tempo gasto nos processos de análise interna de contratos. A redução saiu de uma média de 14 dias úteis para 8 dias úteis.

Mirla Cavalcante Dantas, gestora jurídica no Grupo Edson Queiroz, compartilhou a jornada de transformação da área contratual. O relato ajuda departamentos jurídicos, compras, suprimentos e áreas de negócio a entenderem quando planilhas deixam de apoiar a operação e passam a gerar risco.

Quem é o Grupo Edson Queiroz e como era o cenário antes da digitalização?

O Grupo Edson Queiroz reúne negócios de grande porte e alta diversidade operacional, o que torna a gestão de contratos complexa. Antes da digitalização, minutas circulavam em meio físico, exigiam reimpressões, geravam versões paralelas e dificultavam a comprovação de quem revisou, aprovou ou alterou cada documento.

O Grupo Edson Queiroz atua em diferentes segmentos econômicos no Brasil. Suas empresas estão presentes em alimentos e bebidas, energia, abastecimento, comunicação e outros setores. O grupo reúne mais de 20 marcas e mantém pelo menos 10 mil postos de trabalho direto.

A variedade dos negócios já indicava o tamanho do desafio jurídico. Cada unidade podia demandar contratos de fornecimento, prestação de serviços, distribuição, locação, confidencialidade, tecnologia, compras estratégicas e documentos societários. Em operações assim, um atraso na minuta pode bloquear uma negociação inteira.

Durante muito tempo, a área lidou com gerenciamento físico e manual. A equipe precisava acompanhar solicitações, versões, aprovações e assinaturas sem uma fonte única de verdade. Quando um contrato dependia de validações comerciais, técnicas e jurídicas, a tramitação podia se espalhar por e-mails, papéis e arquivos locais.

Como contou Mirla Dantas, não havia uma ferramenta única para gestão contratual. Minutas transitavam fisicamente, recebiam ajustes, voltavam para impressão e depois seguiam para digitalização e arquivo. O mesmo contrato podia gerar diversas cópias e versões intermediárias.

Esse modelo também afetava a memória institucional. Se um colaborador saía da empresa ou uma área perdia um e-mail, a recuperação do histórico ficava mais lenta. Em contratos empresariais, o histórico de negociação pode ser útil para interpretar cláusulas, demonstrar boa-fé e comprovar ciência de obrigações.

O art. 422 do Código Civil (Lei 10.406/2002) exige probidade e boa-fé na conclusão e na execução dos contratos. Por isso, empresas com alto volume contratual precisam registrar decisões, aprovações e comunicações de forma coerente. A digitalização não substitui a análise jurídica, mas fortalece a governança documental.

Por que o Grupo Edson Queiroz decidiu mudar a gestão contratual?

O Grupo Edson Queiroz decidiu mudar porque o modelo manual aumentava prazos, retrabalho, insegurança sobre minutas-padrão e dificuldade para emitir relatórios confiáveis. A transformação buscou substituir planilhas, acelerar validações internas e entregar mais previsibilidade aos solicitantes que dependiam do jurídico.

Além de lidar com a demora para elaborar, revisar, aprovar e assinar minutas, a equipe jurídica e de suprimentos enfrentava dificuldades operacionais recorrentes. O problema não se limitava ao tempo. Havia risco de usar modelos desatualizados, perder rastreabilidade e depender de controles manuais para decisões estratégicas.

• Insegurança na utilização de minutas-padrão, com dificuldade para identificar alterações, autores das mudanças e versões mais recentes;
• Baixa confiabilidade dos relatórios, já que parte das etapas não gerava registro estruturado;
• Necessidade de análise individualizada para um volume elevado de contratos;
• Perda de tempo e recursos com retrabalho, reimpressão, coleta de aprovações e digitalização posterior;
• Risco de vencimentos, renovações automáticas e obrigações passarem sem alerta adequado.

Esses pontos têm consequências jurídicas concretas. Uma minuta desatualizada pode deixar de incluir cláusulas de proteção de dados, reajuste, foro, penalidade, anticorrupção, confidencialidade ou nível de serviço. Em uma disputa, a empresa também precisa demonstrar que usou documentos íntegros e aprovados.

A Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018, reforça esse cuidado quando contratos envolvem dados pessoais. Cláusulas sobre finalidade, segurança, operadores, controladores e responsabilidades precisam aparecer nos instrumentos corretos. Sem gestão centralizada, a equipe tem mais dificuldade para confirmar se a minuta adequada entrou em uso.

A equipe buscava uma solução capaz de substituir a gestão por planilhas, garantir validações comerciais, técnicas e jurídicas em ambiente digital e aumentar a satisfação dos solicitantes. Esses solicitantes funcionam como clientes internos do setor de contratos e dependem de previsibilidade para negociar com fornecedores e parceiros.

O desafio adicional era encontrar uma plataforma robusta para lidar com o volume de contratos que circula diariamente no Grupo Edson Queiroz. Em grandes operações, a ferramenta precisa suportar múltiplas áreas, perfis de acesso, fluxos de aprovação, documentos anexos, relatórios gerenciais e controles de prazo.

Para assistir à Mirla Dantas compartilhando os resultados, busque a transmissão “Como gerenciar um grande ativo de contratos com Mirla Dantas”, publicada pela Projuris. O vídeo complementa o relato e mostra como a mudança ocorreu a partir de dores operacionais mapeadas pela própria equipe.

Como o Projuris Empresas atende à gestão contratual do Grupo?

O Projuris Empresas atende à gestão contratual do Grupo Edson Queiroz ao centralizar solicitações, minutas, aprovações, documentos e relatórios em uma plataforma de inteligência legal. A solução permite combinar módulos jurídicos e administrativos, reduzindo controles paralelos e criando um fluxo rastreável para contratos e demandas correlatas.

O Projuris Empresas vai além de um software jurídico isolado. A plataforma reúne módulos, integrações e funcionalidades para demandas consultivas e contenciosas. Essa arquitetura permite que a organização escolha os recursos mais adequados ao seu nível de maturidade, volume documental e necessidade de governança.

Hoje, além de Contratos, a organização também usa outros módulos para integrar rotinas jurídicas e corporativas:

• Requisições, para entrada e distribuição padronizada de demandas;
• Certidões, Alvarás e Licenças;
• Societário;
• Biblioteca Jurídica;
• Procurações;
• Processos;
• Distribuição;
• Entre outros recursos conectados à rotina legal corporativa.

Na prática, a centralização reduz a dependência de caixas de e-mail e arquivos locais. Uma solicitação pode nascer com campos obrigatórios, anexos, área demandante, tipo contratual, urgência e responsável. Depois, o fluxo direciona a análise para os aprovadores corretos e registra as etapas concluídas.

Esse desenho ajuda a cumprir princípios de governança e auditoria interna. O art. 369 do CPC (Lei 13.105/2015) permite que as partes usem meios legais e moralmente legítimos para provar a verdade dos fatos. Registros digitais, trilhas de aprovação e documentos íntegros podem fortalecer a prova documental.

Também houve atualização normativa relevante para contratos eletrônicos. A Medida Provisória 2.200-2/2001 instituiu a ICP-Brasil, a Lei 14.063/2020 disciplinou assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e a Lei 14.620/2023 alterou o art. 784 do CPC (Lei 13.105/2015), incluindo regra sobre títulos executivos assinados eletronicamente.

O Superior Tribunal de Justiça, no REsp 1.495.920/DF, julgado em 15/05/2018 pela 3ª Turma, reconheceu a força executiva de contrato eletrônico assinado digitalmente em contexto de certificação, mesmo sem testemunhas. Esse precedente reforça a utilidade de processos digitais com autoria e integridade demonstráveis.

Quais resultados o Grupo Edson Queiroz obteve com a plataforma da Projuris?

O Grupo Edson Queiroz obteve redução de prazo, eliminação de planilhas, relatórios mais confiáveis e maior segurança na gestão de minutas. A mudança deu visibilidade ao ciclo contratual e permitiu que a equipe medisse gargalos, acompanhasse aprovações e controlasse versões com mais precisão.

Os ganhos obtidos com o uso do Projuris Empresas, especialmente na gestão contratual, aparecem em etapas diferentes do ciclo de vida do contrato. Mirla Dantas citou resultados ligados a prazo, controle, relatórios e segurança documental.

Como a análise interna caiu de 14 para 8 dias úteis?

Com a digitalização e a automação de procedimentos antes manuais, o Grupo Edson Queiroz reduziu o tempo entre o recebimento de uma solicitação e a conclusão da revisão jurídica. A média saiu de 14 dias úteis para 8 dias úteis, o que representa redução de 42%.

Esse ganho resulta da soma de pequenas eliminações de atrito. A equipe não precisa procurar a última versão em e-mails, confirmar manualmente quem aprovou, imprimir minutas ou redigitalizar documentos. O sistema concentra a demanda, organiza os responsáveis e mantém a versão mais recente acessível.

Em contratos com fornecedores, por exemplo, a redução de seis dias úteis pode antecipar entregas, liberar compras, evitar vencimento de propostas e diminuir pressão sobre áreas de negócio. Para o jurídico, o benefício aparece na priorização: a equipe passa a dedicar mais tempo à análise de risco e menos à operação repetitiva.

Por que eliminar planilhas melhora a governança contratual?

Planilhas podem funcionar em operações pequenas, mas perdem eficiência quando contratos aumentam em volume, valor e complexidade. Elas dependem de atualização manual, permitem versões paralelas e dificultam alertas automáticos. No Grupo Edson Queiroz, a plataforma substituiu esse controle fragmentado por gestão centralizada.

Com a eliminação das planilhas, a equipe reduziu o risco de dados divergentes sobre vigência, responsável, valor, status e área demandante. A informação passou a ficar em um ambiente único, com campos padronizados. Isso facilita auditorias, reuniões de acompanhamento e prestação de contas a gestores.

Esse ponto também conversa com o art. 421-A do Código Civil (Lei 10.406/2002), incluído pela Lei 13.874/2019. A norma reforçou a presunção de paridade e simetria nos contratos civis e empresariais, salvo hipóteses legais. Quanto mais qualificada a gestão documental, melhor a empresa demonstra autonomia, aprovação e clareza negocial.

Como os relatórios ficaram mais ágeis e precisos?

Antes da digitalização, a gestão física e manual dificultava relatórios confiáveis. Alguns processos internos nem sempre entravam em uma base estruturada. Com a plataforma da Projuris, a equipe passou a usar relatórios pré-configurados e personalizados para medir prazos, volumes, status e produtividade.

Relatórios confiáveis permitem responder perguntas objetivas: quantos contratos entraram no mês, quais áreas mais demandam o jurídico, quais tipos contratuais demoram mais, onde ocorrem devoluções e quais aprovações concentram gargalos. Sem dados, a gestão depende de percepção. Com dados, a área corrige causas.

Para lideranças jurídicas, esse tipo de indicador apoia decisões sobre equipe, treinamento, modelos de contrato e priorização de projetos. Se um tipo de minuta gera muitas devoluções, a área pode revisar o template. Se uma área envia solicitações incompletas, o fluxo pode exigir campos ou anexos obrigatórios.

Como a segurança das minutas aumentou?

A segurança aumentou porque a equipe passou a controlar a minuta correta, as alterações, as aprovações e o envio para assinatura. Antes, a existência de versões físicas e arquivos dispersos podia gerar dúvida sobre qual documento refletia a negociação aprovada.

Com o Projuris, o Grupo Edson Queiroz ganhou controle sobre o trânsito das minutas e as alterações realizadas. Esse controle protege a empresa contra cláusulas removidas sem autorização, modelos antigos, ausência de anexos e assinaturas em documentos que ainda não receberam validação jurídica.

Em termos probatórios, a integridade do documento também importa. O art. 411 do CPC (Lei 13.105/2015) trata da autenticidade do documento quando não houver impugnação, reconhecimento ou meio legal de certificação. Fluxos digitais bem registrados ajudam a reduzir disputas sobre autoria, versão e conteúdo.

Quando uma empresa deve migrar para uma plataforma unificada?

Uma empresa deve migrar para uma plataforma unificada quando planilhas, e-mails e ferramentas isoladas deixam de dar visibilidade ao ciclo contratual. Sinais típicos incluem atrasos recorrentes, retrabalho, dificuldade para localizar documentos, ausência de relatórios, uso de minutas desatualizadas e dependência excessiva de pessoas específicas.

Cada organização escolhe sua estratégia para gerir contratos, procurações, alvarás e documentos corporativos. Ao adotar o Projuris, o Grupo Edson Queiroz deixou para trás um cenário comum: documentos físicos, softwares não especializados e planilhas de controle como base da operação contratual.

Além desses artefatos, muitas empresas utilizam ERPs adaptados, ferramentas de assinatura digital isoladas, e-mail para distribuição de demandas, aplicativos de mensagens e quadros de tarefas como Trello ou Microsoft Planner. Essas ferramentas podem apoiar etapas específicas, mas não substituem um repositório jurídico com fluxo, permissões e indicadores.

O sinal de alerta surge quando a empresa precisa contratar mais pessoas apenas para compensar desorganização operacional, quando ninguém sabe o status exato de uma minuta ou quando uma renovação automática ocorre sem avaliação de custo. Nesses casos, o problema deixou de ser apenas produtividade e passou a envolver risco jurídico e financeiro.

Quais passos ajudam a planejar a migração?

O primeiro passo é mapear tipos contratuais, áreas demandantes, aprovadores, prazos médios e pontos de retrabalho. O segundo é revisar modelos de contrato e cláusulas obrigatórias. O terceiro é definir perfis de acesso. O quarto é migrar documentos por prioridade, começando por contratos ativos e de maior impacto.

Depois, a empresa deve testar fluxos com áreas piloto, treinar solicitantes e criar indicadores de acompanhamento. Um bom projeto de implantação não transfere desorganização para o digital. Ele padroniza entradas, responsabilidades, aprovações e relatórios para que o jurídico atue de forma mais preventiva.

Também convém revisar políticas internas de assinatura, guarda documental e proteção de dados. A Lei 14.620/2023 tornou mais claro o tratamento de títulos executivos eletrônicos no art. 784 do CPC (Lei 13.105/2015). Ainda assim, a empresa deve definir quando usará assinatura simples, avançada ou qualificada, conforme risco e exigência legal.

Como testar a ferramenta de gestão de contratos da Projuris?

Empresas podem testar a ferramenta de gestão de contratos da Projuris por meio de uma demonstração guiada, com apresentação dos módulos, fluxos e recursos aplicáveis à rotina jurídica. Esse contato ajuda a comparar o processo atual com um modelo centralizado antes de qualquer decisão de contratação.

Antes de contratar um software ou sistema, a empresa precisa conhecer funcionalidades, integrações, limites e possibilidades de uso. No caso do Projuris, há demonstrações guiadas gratuitas para que a equipe visualize, na prática, como a solução funciona.

A demonstração pode ser agendada em poucos minutos. Durante a apresentação, um consultor mostra os recursos e responde dúvidas sobre módulos, fluxos, relatórios, implantação e aderência ao volume de contratos da organização.

Para aproveitar melhor a conversa, a empresa pode reunir previamente dados sobre quantidade mensal de contratos, tipos de documentos, prazo médio de análise, áreas envolvidas, ferramentas atuais e principais gargalos. Essas informações permitem uma avaliação mais concreta do potencial de ganho operacional.

Perguntas frequentes sobre Grupo Edson Queiroz

Qual é a principal lição do case Grupo Edson Queiroz?

A principal lição do case Grupo Edson Queiroz é que eficiência contratual depende de método, tecnologia e governança jurídica. A redução de 42% no tempo de análise não veio apenas da digitalização de documentos, mas da reorganização do fluxo de trabalho e da centralização das informações.

Para empresas com alto volume de contratos, a gestão contratual digital reduz retrabalho, melhora a rastreabilidade, qualifica relatórios e fortalece a segurança das minutas. O resultado prático é uma área jurídica mais capaz de responder ao negócio, controlar riscos e demonstrar valor por meio de dados.