Software jurídico na Klabin: como o ProJuris eliminou planilhas

Software jurídico é programa de computador aplicado à gestão de rotinas legais, nos termos do art. 1º da Lei 9.609/1998. Na prática, ele centraliza processos, prazos, documentos, publicações e indicadores, reduzindo controles paralelos e aumentando a rastreabilidade das decisões do departamento jurídico.

A Klabin é uma das maiores empresas brasileiras do mercado de papéis, embalagens, cartões e sacos industriais. Em 17 de junho de 2013, a companhia iniciou uma parceria com a ProJuris para estruturar a gestão jurídica com tecnologia, substituir planilhas e dar mais visibilidade às informações do contencioso.

Para contar essa experiência, a ProJuris entrevistou Shiarley Layara de Moura Costa, profissional responsável pela utilização da plataforma no departamento jurídico da Klabin. O relato mostra uma mudança comum em grandes empresas: sair de controles fragmentados e construir uma operação jurídica baseada em dados, fluxos e responsabilidades claras.

Como era a gestão jurídica da Klabin antes do software jurídico?

Antes da implantação, a Klabin já usava um sistema, mas ele não era online, travava, dificultava pesquisas e não atendia à rotina de um jurídico corporativo com grande volume de processos. A equipe mantinha planilhas paralelas, o que gerava duplicidade, retrabalho e risco de decisões baseadas em dados incompletos.

Segundo Shiarley, o sistema anterior exigia a informação exata para localizar processos. Quando a equipe não lembrava um número, parte do nome da parte contrária ou uma variável relevante, a busca se tornava lenta. Essa limitação prejudicava a rotina de conferência, consulta e atualização das demandas.

A consequência foi a criação de um controle paralelo em planilha. Esse tipo de controle costuma nascer como solução rápida, mas gera um problema maior quando passa a concentrar informações sensíveis, como valores de causa, pedidos, prognósticos, responsáveis, prazos e histórico de movimentações processuais.

Em departamentos jurídicos empresariais, uma planilha desatualizada pode afetar provisões contábeis, relatórios de risco, auditorias internas e respostas a áreas de negócio. Também dificulta a aplicação dos princípios da segurança, da prevenção e da responsabilização previstos no art. 6º da LGPD, Lei 13.709/2018.

Relato de Shiarley: “Precisávamos ir com a informação exata, e muitas vezes você não lembra da informação exata. Não tinha como colocar variáveis, como no ProJuris. A gente usava, mas ele nunca foi muito dinâmico. Havia um controle paralelo, que era em formato de planilha.”

Como a Klabin conduziu a mudança de cultura no departamento jurídico?

A mudança começou com migração de dados, treinamento de escritórios externos e definição de um plano de ação com a equipe ProJuris. A tecnologia só gerou resultado quando a diretoria e o jurídico alinharam responsabilidades, padronizaram o uso da ferramenta e encerraram a tolerância aos controles paralelos.

A Klabin migrou o conteúdo das planilhas para o sistema e treinou cerca de 30 escritórios externos, distribuídos entre áreas cível, tributária, ambiental e trabalhista. No início, a adoção não aconteceu de forma automática. A equipe percebeu que implantar uma ferramenta não basta quando usuários mantêm hábitos antigos.

Com a mudança na diretoria, o departamento decidiu tratar o projeto como prioridade de gestão. A frase relatada por Shiarley resume essa virada: “a gente vai ter que fazer funcionar; não faz sentido não usarmos uma tecnologia boa como é o ProJuris”. A partir daí, o projeto ganhou governança.

Quais etapas ajudaram na implantação?

1. Mapear fontes de dados: a equipe identificou planilhas, cadastros, informações processuais e responsáveis por cada rotina.
2. Padronizar campos: o jurídico definiu dados essenciais, como natureza, unidade, escritório, status, risco, valor e próxima providência.
3. Treinar usuários internos e externos: advogados, estagiários e escritórios receberam orientação sobre cadastro, consulta, atualização e comunicação.
4. Acompanhar o uso: o departamento passou a verificar adesão, corrigir desvios e reforçar que a plataforma seria a fonte oficial.
5. Eliminar planilhas: depois da consolidação, os controles paralelos deixaram de orientar a rotina operacional.

Um consultor da ProJuris acompanhou a equipe presencialmente. Esse suporte aproximou a tecnologia das dores reais do departamento, permitindo ajustes de uso, esclarecimento de dúvidas e correção de fluxos. Para Shiarley, esse momento foi decisivo para transformar uma ferramenta disponível em rotina efetiva.

Relato de Shiarley: “O sistema funcionou de uma forma que ninguém acreditava. Conseguimos eliminar as planilhas, que era uma cultura muito antiga e que achamos que nunca íamos tirar dos advogados.”

Por que eliminar planilhas reduz riscos jurídicos e operacionais?

Eliminar planilhas reduz riscos porque concentra informações em base única, com histórico, permissões, atualização controlada e possibilidade de auditoria. No jurídico, esse controle afeta prazos, publicações, relatórios, provisões e proteção de dados, especialmente quando há escritórios externos e várias unidades operando simultaneamente.

A planilha é útil para análises pontuais, mas se torna frágil como sistema principal de gestão. Ela permite versões conflitantes, exclusões acidentais, fórmulas incorretas, ausência de trilha de auditoria e dificuldade para comprovar quem alterou determinada informação. Em um contencioso relevante, esses detalhes podem impactar custo e risco.

O CPC, Lei 13.105/2015, exige atenção rigorosa a intimações e prazos. O art. 219 prevê contagem de prazos processuais em dias úteis, e o art. 224 disciplina o início e o término da contagem. Quando o jurídico depende de controles manuais, aumenta a chance de erro na leitura da publicação ou no lançamento da providência.

A Lei 11.419/2006, que trata da informatização do processo judicial, também tornou a rotina eletrônica parte da gestão jurídica. O art. 4º autoriza os tribunais a criarem Diário da Justiça eletrônico, e o art. 5º trata das intimações eletrônicas. Por isso, o acompanhamento automatizado passou a ser requisito operacional para empresas com grande volume processual.

A jurisprudência reforça a relevância do controle correto das intimações. A Súmula 427 do STJ estabelece que a intimação considera-se válida quando publicada em nome do advogado indicado, se houver pedido expresso para tanto. Logo, o cadastro correto de advogados, escritórios e responsáveis influencia diretamente a segurança da rotina.

• Risco de prazo: perda de prazo por publicação não capturada, leitura tardia ou responsável incorreto.
• Risco financeiro: provisões inconsistentes por falta de atualização de valores, fase processual ou prognóstico.
• Risco de governança: ausência de histórico confiável para auditoria, diretoria ou conselho.
• Risco de dados pessoais: compartilhamento de documentos e informações sem controle de acesso, em desacordo com a LGPD.

Como o ProJuris mudou o dia a dia da equipe da Klabin?

O ProJuris passou a organizar o trabalho diário da Klabin por módulos, especialmente Distribuições, Processos e Publicações. A equipe consulta novas entradas, faz saneamento, confirma vínculo com a empresa, transforma ocorrências em processos e mantém a base atualizada para usuários internos e escritórios externos.

Shiarley relata que a equipe usa intensamente o módulo de Distribuições. Como a Klabin possui unidades em várias regiões do Brasil, os jurídicos locais atuam com pontos focais. Todos verificam o que foi distribuído nas últimas 24 horas e conferem se a demanda realmente envolve a companhia.

Esse saneamento evita o cadastro de ações relacionadas a empresas homônimas ou registros equivocados. Depois da validação, a equipe transforma a distribuição em processo, vincula dados relevantes e define responsáveis. Essa etapa reduz ruído, melhora a qualidade da base e facilita consultas futuras.

O módulo de Publicações também ganhou papel relevante. Quando uma publicação chega, o sistema atribui a informação à pasta correspondente, o que torna o trabalho mais autônomo. Para um jurídico corporativo enxuto, essa automação libera tempo para análise, prevenção de litígios e relacionamento com áreas internas.

Qual é um fluxo prático de controle de publicações?

1. Captura: a publicação entra no sistema por monitoramento dos diários e fontes configuradas.
2. Vinculação: a ferramenta associa a publicação ao processo ou à pasta correta.
3. Validação: a equipe confirma o teor, a parte envolvida, o advogado responsável e a providência necessária.
4. Cálculo de prazo: o responsável aplica os arts. 219 e 224 do CPC, Lei 13.105/2015, considerando dias úteis e termo inicial.
5. Acompanhamento: o gestor monitora cumprimento, histórico e eventuais pendências.

O relato também mostra que a plataforma facilitou o treinamento de estagiários. Um estagiário já conhecia o ProJuris de experiência anterior, enquanto uma estagiária da área trabalhista recebeu treinamento conduzido pela própria Shiarley. A curva de aprendizado curta ajudou a consolidar a ferramenta na rotina.

Como escritórios externos participam da gestão jurídica digital?

Escritórios externos participam da gestão jurídica digital quando atualizam processos, publicações, providências e documentos diretamente na plataforma definida pela empresa. Esse modelo reduz troca de e-mails, padroniza informações e permite que o departamento jurídico acompanhe a atuação de parceiros por carteira, área, unidade e risco.

No caso da Klabin, cerca de 30 escritórios externos foram treinados para usar o sistema. Esse ponto é relevante porque a gestão de terceiros representa uma das maiores fontes de dispersão de informações em departamentos jurídicos. Sem padrão, cada escritório envia relatórios em formato próprio, com periodicidade e nível de detalhe diferentes.

Ao centralizar a comunicação processual, a empresa melhora o controle de responsabilidades. O jurídico interno consegue identificar quem recebeu determinada publicação, quem deve tomar providência, qual é o prazo, que documento foi anexado e qual foi a última atualização. Esse histórico reduz dependência de mensagens soltas em caixas de e-mail.

A gestão digital também se relaciona com a proteção de dados. O art. 46 da LGPD, Lei 13.709/2018, exige medidas de segurança técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas. Em processos judiciais, documentos podem conter dados de empregados, clientes, fornecedores e terceiros.

Por isso, a empresa deve definir perfis de acesso, responsabilidades contratuais, rotinas de atualização e critérios de retenção de documentos. O software jurídico ajuda a operacionalizar essas regras, mas a governança depende de políticas claras e acompanhamento contínuo do time jurídico.

Como dados e B.I. tornam o jurídico mais estratégico?

Dados e B.I. tornam o jurídico mais estratégico quando transformam processos, valores, prazos e resultados em indicadores confiáveis para decisão. Na Klabin, a criação da subárea de Gestão da Informação mostrou que a tecnologia deixou de apoiar apenas tarefas operacionais e passou a orientar apresentações à diretoria.

Shiarley conta que o ProJuris foi pioneiro na sistematização de procedimentos dentro do jurídico. O departamento tinha histórico manual, passou por mudanças de equipe e recebeu profissionais interessados em automatizar tarefas sem valor analítico. Esse contexto permitiu que a gestão da informação ganhasse espaço formal.

Com indicadores, o jurídico consegue apresentar volume de processos por área, evolução de contingência, causas recorrentes, unidades com maior litigiosidade, desempenho de escritórios, êxito por tese e tempo médio de encerramento. Esses dados ajudam a priorizar medidas preventivas e a dialogar com finanças, recursos humanos, compras e operações.

O uso de B.I. exige qualidade de cadastro. Se a natureza da ação, o valor, o prognóstico ou o escritório estiverem incorretos, o painel apenas reproduzirá erro com aparência visual. Por isso, saneamento de base, campos obrigatórios e rotinas de revisão fazem parte da maturidade em legal operations.

Relato de Shiarley: “Hoje o meu gerente criou uma subárea, que chama Gestão da Informação, e me colocou à frente por conta da minha experiência com o ProJuris. O ProJuris foi um pontapé inicial.”

A integração entre sistema jurídico e B.I. também ajuda em auditorias. Relatórios bem estruturados permitem demonstrar critérios de provisão, evolução de demandas relevantes e histórico de providências. Embora a tecnologia não substitua a análise jurídica, ela oferece base verificável para decisões de risco.

Que cuidados legais devem orientar a digitalização do departamento jurídico?

A digitalização do departamento jurídico deve observar legislação processual, proteção de dados, segurança da informação e governança contratual. A empresa precisa controlar intimações eletrônicas, prazos, acessos, documentos e responsabilidades para que a tecnologia reduza riscos em vez de apenas transferir controles manuais para ambiente digital.

O primeiro cuidado envolve o processo eletrônico. A Lei 11.419/2006 permanece como marco da informatização judicial, enquanto o CPC, Lei 13.105/2015, regula prazos, comunicação dos atos e atuação das partes. A Lei 14.195/2021 alterou regras do art. 246 do CPC e reforçou a relevância da citação por meio eletrônico para empresas.

Também houve avanço institucional com o Domicílio Judicial Eletrônico, regulamentado pelo CNJ pela Resolução 455/2022. Até 2025, a tendência normativa consolidada é clara: pessoas jurídicas precisam monitorar canais eletrônicos oficiais com disciplina operacional. Falhas nesse acompanhamento podem gerar preclusão, revelia ou perda de oportunidade defensiva.

O segundo cuidado envolve dados pessoais. Processos trabalhistas, consumeristas, ambientais, cíveis e tributários podem reunir documentos com dados sensíveis ou estratégicos. A LGPD exige finalidade, necessidade, segurança e prestação de contas. Portanto, o jurídico deve registrar quem acessa informações, por qual motivo e com qual nível de permissão.

O terceiro cuidado envolve contratos com escritórios. A empresa deve prever obrigações de atualização, sigilo, proteção de dados, uso da plataforma, prazos internos e reporte de incidentes. Essa governança evita que a ferramenta seja usada de modo parcial, com informações críticas ainda circulando por fora do sistema.

Como replicar aprendizados do case Klabin em outros jurídicos?

Outros departamentos podem replicar o case Klabin ao tratar a implantação como projeto de gestão, não apenas como contratação de tecnologia. O caminho envolve diagnóstico, migração de dados, treinamento, padronização, acompanhamento de uso, eliminação de controles paralelos e criação de indicadores para decisão.

O primeiro passo é diagnosticar a operação. O jurídico deve listar fontes de informação, responsáveis, prazos críticos, relatórios exigidos pela diretoria e gargalos de comunicação com escritórios. Esse retrato evita uma implantação genérica e orienta a configuração da ferramenta para a realidade da empresa.

O segundo passo é definir dados mínimos obrigatórios. Processo sem unidade, área, escritório, valor, fase, risco ou responsável perde valor gerencial. A padronização permite comparar informações e criar painéis confiáveis. Em empresas grandes, esse padrão também facilita auditoria e transição de profissionais.

O terceiro passo é nomear responsáveis internos. A experiência da Klabin mostra o peso de uma liderança operacional, como Shiarley, capaz de treinar usuários, resolver dúvidas e sustentar a mudança. Sem dono do processo, a equipe tende a voltar para planilhas quando surge pressão por velocidade.

O quarto passo é medir adesão. O gestor deve verificar frequência de atualização, pendências, publicações sem tratamento, processos sem responsável e escritórios que ainda enviam relatórios por fora. Com esses dados, o jurídico corrige comportamento antes que o controle paralelo retorne.

Como iniciar uma avaliação do ProJuris Para Empresas?

Empresas que desejam substituir planilhas por uma base jurídica centralizada podem avaliar módulos, integrações, fluxos e indicadores antes da implantação. Para conhecer a plataforma, agende uma demonstração do ProJuris Para Empresas e compare as necessidades do seu departamento com os recursos disponíveis.

Perguntas frequentes sobre software jurídico

As dúvidas abaixo reúnem perguntas comuns de gestores jurídicos, advogados internos e empresas que desejam substituir planilhas, organizar escritórios externos e criar uma rotina digital segura para processos, publicações, prazos e indicadores.

O que a experiência da Klabin ensina sobre gestão jurídica digital?

A experiência da Klabin mostra que tecnologia jurídica gera valor quando combina sistema, governança e mudança de comportamento. O ProJuris ajudou a eliminar planilhas, organizar módulos de distribuição, processos e publicações, integrar escritórios externos e abrir caminho para uma área de Gestão da Informação.

O principal aprendizado é que o software jurídico não deve ser tratado como repositório isolado. Ele precisa funcionar como fonte oficial da operação, com dados saneados, usuários treinados, responsabilidades definidas e indicadores confiáveis. Foi essa combinação que permitiu transformar uma rotina manual em gestão jurídica baseada em informação.