Sistemas tecnológicos seguros: o caso Projuris e Nextel

Sistemas tecnológicos seguros é o conjunto de ferramentas, controles e procedimentos que protegem dados pessoais e operações digitais, nos termos do art. 46 da LGPD (Lei 13.709/2018). Na prática, reduzem riscos de vazamento, falhas processuais e perda de continuidade em departamentos jurídicos.

A experiência da Projuris e da Nextel mostra como uma operação jurídica pode substituir uma plataforma complexa sem interromper o acompanhamento de processos, documentos, publicações, subsídios, pagamentos e informações gerenciais. O projeto ganhou relevância porque envolveu alto volume de legado, prazo curto e integração com áreas sensíveis de governança corporativa.

Como sistemas tecnológicos seguros aceleram a gestão jurídica empresarial?

Sistemas tecnológicos seguros aceleram a gestão jurídica quando combinam implantação planejada, migração validada de dados, controles de acesso, trilhas de auditoria e módulos aderentes à rotina da empresa. Em vez de apenas trocar uma ferramenta, o jurídico passa a operar com dados confiáveis e fluxo previsível desde o primeiro ciclo de produção.

Foi esse o ponto defendido por Cristiano Luís da Silva, diretor do ProJuris Software Jurídico, e por Fabíola Valente, gerente jurídica da Nextel. Segundo os executivos, projetos tecnológicos complexos podem absorver enorme legado e manter o dia a dia dos departamentos jurídicos em funcionamento regular quando o plano de implantação trata prazo, segurança e operação como partes do mesmo projeto.

A afirmação nasceu da troca do sistema de controle da gestão processual da Nextel. Em menos de dois meses contados do início da implantação, a companhia já utilizava novas ferramentas e operava dentro do prazo estipulado. O marco operacional citado no relato foi de 45 dias entre a efetivação da contratação e a virada de produção própria, em dezembro de 2017.

O caso também evidencia uma diferença prática entre desenvolver um sistema totalmente do zero e contratar uma solução já posicionada no mercado. O desenvolvimento próprio pode oferecer alto grau de personalização, mas exige tempo para desenho de funcionalidades, conhecimento técnico específico, testes de aderência, documentação e sustentação. Em áreas jurídicas com alto volume processual, esse caminho costuma elevar risco operacional.

A contratação de software especializado, por outro lado, permite aproveitar boas práticas consolidadas em carteiras amplas de clientes. No relato original, a Projuris atuava no desenvolvimento de soluções tecnológicas para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, com dados institucionais informados à época de mais de 12.000 profissionais usuários e cerca de 1.300 clientes. Esses números devem receber checagem editorial antes de nova publicação comercial.

Qual era o desafio jurídico e operacional da Nextel?

A Nextel buscava uma solução com melhor custo-benefício para o jurídico em relação ao projeto iniciado entre junho e julho de 2017. A empresa contava com o mesmo fornecedor para software e backoffice, em um modelo no qual uma startup desenvolvia a ferramenta e prestava suporte de atendimento.

Fabíola Valente explicou que a companhia percebeu duas vantagens no novo desenho: contratar um software de prateleira mais maduro e internalizar o backoffice. A mudança interessava tanto financeiramente quanto operacionalmente, pois separava a tecnologia de gestão processual da estrutura interna de execução, controle e governança.

O risco central era o prazo. Grandes companhias acumulam bases históricas extensas, documentos dispersos, prazos judiciais em andamento, compromissos com escritórios correspondentes, publicações diárias e obrigações de provisão contábil. Se a migração falha, a área pode perder visibilidade sobre intimações, subsídios, acordos, pagamentos e dados relevantes para demonstrações financeiras.

Quais cuidados legais orientam a implantação de software jurídico?

A implantação de software jurídico deve respeitar proteção de dados, confidencialidade, rastreabilidade, continuidade operacional e integridade documental. A LGPD, o CPC e normas administrativas de segurança digital exigem que o controlador trate informações com medidas proporcionais ao risco, especialmente quando dados processuais envolvem consumidores, empregados, fornecedores ou litigantes.

O art. 46 da LGPD (Lei 13.709/2018) determina que agentes de tratamento adotem medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais de acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas. Em um departamento jurídico, isso abrange controle de perfis, autenticação, registro de logs, gestão de documentos, backup e segregação de responsabilidades.

O art. 6º da LGPD (Lei 13.709/2018) também orienta o projeto por meio dos princípios da finalidade, adequação, necessidade, segurança, prevenção, responsabilização e prestação de contas. Um sistema não deve coletar ou manter dados sem propósito definido. Também deve permitir que a empresa demonstre, em auditoria ou fiscalização, quais medidas adotou para reduzir risco.

Até 2025, a atuação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados reforçou esse ponto. A Resolução CD/ANPD 4/2023 aprovou o Regulamento de Dosimetria e Aplicação de Sanções Administrativas, estruturando critérios para advertência, multa e outras medidas do art. 52 da LGPD (Lei 13.709/2018). Já a Resolução CD/ANPD 15/2024 disciplinou a comunicação de incidentes de segurança, incluindo parâmetros de prazo e conteúdo da comunicação.

No processo judicial eletrônico, o art. 193 do CPC (Lei 13.105/2015) autoriza a prática de atos processuais por meio eletrônico. O art. 246 do CPC (Lei 13.105/2015), com alterações promovidas pela Lei 14.195/2021, fortaleceu o uso de meios eletrônicos para citação de pessoas jurídicas, tema que torna a gestão de comunicações processuais ainda mais sensível para empresas.

Essas normas não exigem apenas tecnologia. Elas exigem procedimento. Antes da virada de um sistema, o jurídico deve mapear bases, classificar dados, definir perfis de acesso, testar integridade de documentos, preservar histórico de movimentações e formalizar aceite da migração. Esse conjunto cria evidências de diligência e reduz discussões futuras sobre perda de informação.

Quais consequências jurídicas surgem quando a migração falha?

Uma migração mal executada pode gerar perda de prazos, descumprimento de obrigações processuais, inconsistência em provisões contábeis, exposição indevida de dados pessoais e dificuldade de defesa em auditorias. Em casos graves, a empresa pode enfrentar sanções administrativas pela LGPD, medidas judiciais de responsabilização civil e impacto reputacional perante consumidores, parceiros e órgãos reguladores.

Não há precedente vinculante específico sobre o projeto Projuris e Nextel. Ainda assim, a prática contenciosa mostra que logs, documentos íntegros, registros de acesso e histórico de providências ajudam a demonstrar boa-fé, governança e diligência. Por isso, tecnologia jurídica deve documentar decisões e não apenas automatizar tarefas.

Como a migração em 45 dias foi estruturada?

A migração em 45 dias exigiu priorização de módulos vitais, testes de fidedignidade, transferência integral de documentos e validação operacional logo no primeiro dia. O projeto reduziu risco porque concentrou esforço inicial no que mantinha a operação viva: processos, publicações, documentos, subsídios, backoffice e informações para áreas corporativas.

No relato da Nextel, a equipe começou a operar com os módulos mais vitais já no primeiro dia. Em seguida, testou a fidedignidade dos dados e confirmou a transferência integral dos documentos da ferramenta anterior. Essa confirmação deu segurança aos envolvidos porque a migração não se limitou a importar cadastros, mas preservou o lastro documental necessário para atuação jurídica.

Um roteiro seguro de implantação pode seguir etapas objetivas. Primeiro, o jurídico lista sistemas de origem, bases, tipos de documento, usuários, perfis e integrações. Segundo, a equipe define critérios de saneamento: campos obrigatórios, duplicidades, processos encerrados, processos ativos, documentos sem vínculo e prazos críticos. Terceiro, a tecnologia executa carga-piloto com amostra representativa.

Quarto, o time compara registros migrados com a base anterior e verifica fidedignidade. Quinto, os responsáveis aprovam a carga final, definem janela de virada e congelam alterações no sistema antigo. Sexto, a operação acompanha os primeiros ciclos de publicação, cumprimento e geração de relatórios. Sétimo, a equipe registra incidentes, correções e aprendizados em ata ou relatório de implantação.

Esse procedimento também conversa com governança corporativa. A ferramenta citada pela Nextel não atendia apenas o jurídico. Áreas de Controles Internos, Governança de TI, Contas a Pagar e Controladoria também usavam informações da plataforma para avaliar aderência das ferramentas de provisionamento às necessidades da empresa. Por isso, o projeto precisava funcionar além do contencioso.

Por que o legado tornou o projeto mais complexo?

O volume informado no caso era de aproximadamente 160.000 processos no legado e cerca de 4.000 novos processos por mês. Esse ritmo dificulta qualquer troca de sistema porque a base histórica continua exigindo consulta, enquanto novas informações entram diariamente. A implantação precisa absorver passado e presente sem criar lacunas.

Cristiano Luís da Silva comparou o desafio a trocar a turbina de um avião em pleno voo. A metáfora reflete uma situação comum em grandes jurídicos: a operação não pode parar para que a tecnologia seja substituída. O prazo judicial continua correndo, a área financeira precisa de dados e a alta gestão espera indicadores confiáveis.

Quais ganhos a Nextel identificou após a implantação?

Os ganhos relatados envolveram maior controle sobre produção de subsídios, cumprimento de providências pelo backoffice, movimentação processual e acompanhamento de falhas. Com dados centralizados e módulos operacionais, o jurídico passou a enxergar gargalos, priorizar casos sensíveis e entregar informações mais consistentes para governança, controladoria e contas a pagar.

O módulo de publicações ganhou papel central porque permitiu filtrar falhas processuais e acompanhar casos com maior proximidade. Em departamentos de alto volume, essa função evita que a gestão dependa apenas de controles manuais ou de planilhas paralelas. O sistema organiza alertas, distribui tarefas e registra o histórico de providências.

Outro avanço citado foi a automação de processos relativos ao Procon. Demandas administrativas de consumo costumam envolver prazos curtos, documentos padronizados, informações de atendimento e risco de escalonamento para ações judiciais ou órgãos reguladores. Automatizar esse fluxo reduz retrabalho e facilita análise de causa raiz, especialmente em empresas com grande base de clientes.

A experiência também reforça a necessidade de alinhamento entre fornecedor e cliente. Projetos dessa dimensão exigem disponibilidade antes, durante e depois da implantação. A empresa cliente precisa indicar donos de processo, validar dados e comunicar mudanças internas. O fornecedor precisa responder tecnicamente, ajustar rotinas e sustentar a operação durante a estabilização.

Ao final do relato, Valente afirmou que a sintonia entre operação e ferramenta avançava e que a área de Controles Internos aguardava o início da extração de demonstrações financeiras pela plataforma, previsto para o fim daquele trimestre de 2018. Essa informação histórica deve ser lida como registro do caso e não como dado operacional atual da Nextel.

O que a Legal Tech Forum discutiu sobre tecnologia jurídica?

A Legal Tech Forum discutiu como empresas, escritórios e fornecedores jurídicos incorporavam tecnologia à rotina do Direito. O evento ocorreu em São Paulo nos dias 22 e 23 de maio de 2018 e reuniu debates sobre segurança da informação, direito digital, eficiência, produtividade, tecnologia nos tribunais e novas soluções para o mercado.

A apresentação de Cristiano Luís da Silva e Fabíola Valente integrou a programação do segundo dia do evento. O tema escolhido respondia a uma dor recorrente do setor jurídico: a troca de sistemas costuma demorar de quatro a seis meses, podendo chegar a um ano quando há alto volume de dados, customizações e integrações.

A agenda da Legal Tech Forum, promovida pelo Intelijur, reuniu mais de 20 palestrantes convidados. Os participantes também tiveram acesso a tecnologias voltadas ao setor jurídico em uma área de exposição destinada a empresas do mercado. A curadoria aproximava temas técnicos de questões de gestão, algo relevante para diretores jurídicos e gestores de operações.

Intelijur é uma empresa de informação e relacionamento focada no mercado jurídico. Por meio do portal, reúne advogados de empresas, advogados de escritórios e prestadores de serviços, com notícias, informações e pesquisas voltadas ao setor.

O Diretório Jurídico permite que departamentos jurídicos e advogados interessados em prestadores de serviços encontrem escritórios com perfil adequado para contratação. A seleção pode considerar localização, porte, áreas jurídicas de atuação e setores da economia nos quais o escritório tenha experiência.

FDJUR, Fórum de Departamentos Jurídicos, foi apresentado como fórum de relacionamento e discussão de boas práticas na gestão de departamentos jurídicos. O texto original informa que a iniciativa atuava havia dez anos como associação sem fins lucrativos e exclusiva para profissionais de departamentos jurídicos.

O material original também informa que a rede interagia com mais de 10.600 profissionais de departamentos jurídicos em 4.887 empresas, com missão de promover debates, estudos, pesquisas, conhecimento técnico e reconhecimento de boas práticas de gestão. Esses dados históricos devem ser revisados antes de atualização institucional.

Texto desenvolvido por Galeria de Comunicações.

Perguntas frequentes sobre sistemas tecnológicos seguros

O que departamentos jurídicos podem aprender com o caso Projuris e Nextel?

O principal aprendizado é que tecnologia jurídica depende de método, governança e colaboração. Quando cliente e fornecedor definem prioridades, validam dados e protegem fluxos críticos, a implantação deixa de ser apenas projeto de TI e passa a sustentar a continuidade jurídica, financeira e regulatória da empresa.

O caso Projuris e Nextel demonstra que sistemas tecnológicos seguros podem viabilizar migração rápida mesmo diante de alto volume processual, desde que a equipe trate segurança, prazo e qualidade de dados como requisitos simultâneos. Para gestores jurídicos, o ponto central é planejar a virada antes de contratar, medir riscos durante a implantação e documentar evidências depois da estabilização.

A combinação entre software jurídico maduro, backoffice estruturado, módulos de publicação, automação de demandas de consumo e integração com áreas corporativas cria uma operação mais rastreável. Em ambientes regulados, essa rastreabilidade ajuda a cumprir a LGPD, preservar prazos processuais e transformar dados jurídicos em informações úteis para decisão empresarial.