Aprenda em 1 minuto: o que é e como funciona a assinatura digital?

Confira, neste artigo, o que é uma assinatura digital, quais são os seus limites de uso e quais são as suas utilidades.

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Não há mais como negar que a internet mudou completamente a forma como o ser humano se relaciona e realiza o seu trabalho. A questão atual é como fazer com que as transações e atividades aconteçam de forma segura, lícita e confiável.

Para que a internet se tornasse um lugar mais seguro para essas tarefas, legislações de diferentes países do mundo – incluindo o Brasil – tiveram que se avançar para criar regulamentação para atuação e comunicação digital, regulamentação do uso de documentos digitais, gerenciamento de dados eletrônicos e até o tema deste artigo: a assinatura digital.

O que é assinatura digital?

Como o nome já explica, ela tem a função de reproduzir a assinatura da pessoa em um documento eletrônico, de forma segura e veraz. 

É uma chave digital privada, vinculada a um certificado digital, que assume a legalidade de uma assinatura comum, assim como no papel. Para os advogados, a assinatura digital e o certificado digital podem ser inclusos diretamente nas carteiras da OAB, que vêm com um chip eletrônico com esse propósito.

Embora pareça algo frágil, a assinatura digital é completamente segura, pois é criptografada (é protegida por códigos que fazem com que apenas o seu dono consiga utilizá-la) e vinculada a um certificado digital, que é uma identidade virtual que permite a identificação de uma pessoa e validação de sua veracidade.

O certificado e o aceite são gerados por uma Autoridade Certificadora (AC) que associa a pessoa a uma chave criptográfica que confirma a identidade do utilizador.

Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?

É preciso esclarecer que, embora a assinatura digital seja uma das espécies da assinatura eletrônica, elas são usadas de forma e para meios diferentes.

Enquanto a primeira utiliza criptografia e permite aferir a origem e a integridade do documento, a outra é gerada a partir da grafia de uma assinatura na tela de um dispositivo (computador, celular e tablet) e precisa ser provada de acordo com alguns critérios.

Assinatura digital tem validade legal?

Tanto o certificado digital quanto a assinatura são legais e atestadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma parte do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que é um órgão do Governo Federal responsável pelo tema no Brasil.

Em resumo, documentos assinados digitalmente tem o mesmo valor legal de documentos assinados em papel.

Assinatura digital é segura?

Totalmente. Esses mecanismos utilizam criptografia e vinculam o certificado digital no documento eletrônico assinado, uma espécie de registro de autenticidade. Além disso, a assinatura digital é um instrumento aceito pela justiça, pelas empresas e pelo Governo, tendo total respaldo legal.

Como funciona uma assinatura digital?

O autógrafo convencional é substituído por um certificado digital e uma chave privada exclusiva do seu proprietário. O certificado digital serve para comprovar que a chave pertence à pessoa.

Além da identificação e das informações da chave, ele [o certificado] é assinado por uma Autoridade Certificadora, uma espécie de 'terceiro', uma pessoa em quem signatário e destinatário do arquivo, ou documento, confiam.

Em suma, para conseguir uma assinatura digital é preciso se dirigir até uma destas entidades e requisitar uma chave privada. As ACs (Autoridade Certificadora) são autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Importância de uma assinatura digital

Para o advogado, possuir uma assinatura digital que tenha validade jurídica significa não precisar ir até o fórum para assinar e protocolar petições ou consultar processos e autos. Tudo isso passa a ser feito digitalmente. Para os advogados, o uso mais comum é nos peticionamentos eletrônicos.

Além da dinamização do trabalho que o ambiente online oferece, possuir uma assinatura digital traz economia em gastos relacionados à locomoção, impressão e envio de documentos para o advogado.

Trabalhar com documentos eletrônicos também facilita a organização, fluxo de trabalho e monitoramento de prazos, como também evita extravios e perdas, pois todos os documentos podem ser armazenados online, mantendo-se acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.

Todos esses benefícios podem ser conciliados com um sistema de gestão e controle de processos, como o ProJuris para Empresas.

Por que ela é importante no ramo jurídico?

Porque o departamento jurídico é responsável por um grande quantidade de documentos de diversos setores da empresa. Com a assinatura digital, o departamento economiza, em primeiro lugar, um grande volume de papel, correio etc, redução de custos estimada em 70%.

Assim que toda a documentação é digitalizada, é possível criar um fluxo eletrônico de tramitação usando o workflow da organização (análise dos documentos seriada), contando com o tempo de cada profissional e elencando ordens de prioridade, por exemplo. 

A recomendação é que departamentos jurídicos contratem esta solução junto a um sistema mais completo de gestão de departamento jurídico, como o ProJuris para Empresas, por exemplo.

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