A assinatura digital se tornou uma ferramenta essencial no setor jurídico, garantindo segurança, agilidade e validade jurídica em transações online. Regulamentada pela Lei nº 14.063/2020 e pelo Decreto nº 10.543/2020, ela confere a mesma validade legal aos documentos eletrônicos que aos físicos.
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Softwares jurídicos que integram a assinatura digital também facilitam a gestão de contratos e peticionamento eletrônico, eliminando a burocracia e acelerando processos. Essa tecnologia é indispensável para escritórios e departamentos jurídicos que buscam eficiência e conformidade.
Descubra neste artigo como a assinatura digital pode transformar sua rotina de trabalho, trazendo mais segurança e rapidez nas operações jurídicas.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma chave virtual privada vinculada a um certificado digital, garantindo a mesma legalidade que uma assinatura em papel. No caso dos advogados, essa tecnologia pode ser integrada diretamente nas carteiras da OAB, que já vêm equipadas com um chip eletrônico projetado para esse uso.
Embora possa parecer frágil, a assinatura digital oferece alta segurança graças à criptografia. Esse recurso protege o documento com códigos que garantem que apenas o titular consiga utilizá-la. Além disso, a assinatura está vinculada a um certificado digital, uma identidade virtual que permite a identificação e validação de uma pessoa de forma confiável.
A Autoridade Certificadora (AC) emite o certificado e o processo de aceite, associando a pessoa a uma chave criptográfica, o que confirma a identidade e assegura a autenticidade da assinatura.
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Para que serve a assinatura digital?
Como o nome já explica, a assinatura digital tem a função de reproduzir a assinatura da pessoa em um documento eletrônico, de forma segura. Ela confere validade legal a uma assinatura feita no meio digital, assim como ocorre com assinaturas manuais em documentos ou autenticadas em cartório.
Vale destacar que as assinaturas digitais servem também para outros fins, como:
- autenticar declarações fiscais, como a de Imposto de Renda;
- acessar serviços públicos como o E-Cac e o E-Social;
- e realizar cadastros perante órgãos nacionais, como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) e o CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais).
Como se pode perceber, a assinatura digital é uma forma de conferir maior segurança para documentos e acessos realizados em meios eletrônicos. Para conhecer outras vantagens da assinatura digital, confira o Juriscast – nosso podcast jurídico – sobre esse tema:
Em quais documentos é possível usar a assinatura digital?
Ao utilizar a assinatura digital, o advogado tem à sua disposição uma ferramenta capaz de autenticar o seu aceite nos mais diversos documentos.
Os principais deles, seja a sua atuação em escritórios advocatícios ou departamentos jurídicos, são:
- Contratos em geral: em contratos criados no meio eletrônico é possível utilizar a assinatura digital, podendo, inclusive, estar vinculado a uma plataforma de software jurídico ou de gestão de documentos;
- Petições e documentos de processos judiciais: o advogado pode criar petições e documentos relacionados aos processos de forma eletrônica, para, então, incluir sua assinatura digital nos mesmos;
- Procurações: quando formalizadas em meio informatizado, a assinatura digital também pode ser utilizada para os documentos de mandato;
- Atas e documentos societários: tanto os contratos sociais, estatutos sociais, atas e assembleias societárias também podem ser redigidas em meio eletrônico e, consequentemente, podem ser assinadas digitalmente pelos envolvidos.
De um modo geral, se a modalidade do documento permitir sua criação em meio eletrônico, o responsável poderá assiná-lo digitalmente, desde que possua a certificação necessária.
Como funciona uma assinatura digital?
O primeiro passo para entender como funciona a assinatura digital é saber que ela substitui o “autógrafo convencional” por um certificado digital e uma chave privada exclusiva do proprietário. Esse certificado digital comprova que a chave realmente pertence à pessoa.
A Autoridade Certificadora (AC) emite e assina o certificado digital, funcionando como uma entidade confiável para o signatário e o destinatário do documento. Ao validar o certificado, a AC autentica a assinatura digital, garantindo segurança e confiabilidade para os documentos.
Para obter uma assinatura digital, é necessário procurar uma dessas entidades e solicitar a chave privada. As Autoridades Certificadoras são autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?
A assinatura digital é uma das formas de assinatura eletrônica, mas cada uma tem suas particularidades e aplicações. O termo “assinatura eletrônica” abrange todas as assinaturas realizadas em ambientes virtuais. Você pode realizar uma assinatura eletrônica sem a necessidade de um certificado digital. A forma de aceitação varia de acordo com os sites e plataformas usados.
A segurança e a identificação da assinatura eletrônica ocorrem por meio de fatores como endereço de IP, geolocalização, biometria, tokens, login/senha ou códigos de segurança enviados por e-mail ou SMS. Essa flexibilidade das assinaturas eletrônicas facilita seu uso em transações e negociações online.
A assinatura digital, por sua vez, exige o uso de um certificado digital. Ela utiliza criptografia para garantir a identidade do signatário, proteger as informações e assegurar a validade jurídica dos documentos.
Por que a assinatura digital é tão importante para o meio jurídico?
Para o advogado, a assinatura digital com validade jurídica elimina a necessidade de ir até o fórum para assinar e protocolar petições ou consultar processos e autos. Ele faz tudo de forma digital. Os advogados mais frequentemente usam a assinatura digital em peticionamentos eletrônicos.
Além de dinamizar o trabalho no ambiente virtual, a assinatura digital economiza gastos com locomoção, impressão e envio de documentos para o advogado, seja ele vinculado a um escritório ou a um departamento jurídico.
O trabalho com documentos eletrônicos também facilita a organização, o fluxo de trabalho e o monitoramento de prazos. Ele evita extravios e perdas, já que os documentos ficam armazenados online e acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.
A assinatura digital também desburocratiza processos e melhora o relacionamento com os clientes. Todos os envolvidos em um contrato ou documento eletrônico podem assiná-lo digitalmente de onde estiverem, o que otimiza a rotina das partes.
Todos esses benefícios podem ser conciliados com um sistema de gestão e controle de processos, como o Projuris Empresas.
Quais são as vantagens de ter uma assinatura digital?
A assinatura digital oferece inúmeras vantagens para quem a utiliza, especialmente no cenário jurídico atual, onde a digitalização é cada vez mais essencial. Ela não só facilita o dia a dia de advogados e departamentos jurídicos, como também traz benefícios significativos para a eficiência dos processos. Confira abaixo as principais vantagens:
Otimização de processos
Implementar documentos eletrônicos e assinaturas digitais no fluxo de trabalho aumenta a eficiência das atividades e procedimentos. Isso ocorre porque localizar e assinar documentos torna-se muito mais simples, já que ambas as ações acontecem em uma única plataforma.
Além disso, a assinatura digital permite um gerenciamento e rastreamento aprimorado dos arquivos, garantindo a autenticidade e a segurança em todas as etapas, desde a criação até a assinatura final.
Segurança
A assinatura digital, protegida por um certificado criptografado emitido por uma Autoridade Certificadora, garante a identidade do usuário e a autenticidade dos documentos assinados. Esse nível de segurança previne fraudes, já que a assinatura digital vincula diretamente o signatário ao documento, assegurando a integridade das informações e evitando adulterações. Assim, os advogados podem trabalhar com mais confiança, sabendo que suas operações digitais estão protegidas.
Redução de custos
A assinatura digital elimina a necessidade de autenticação em cartório ou reconhecimento de firmas em documentos assinados, pois ela já garante a validade jurídica de forma digital. Com isso, escritórios e departamentos jurídicos reduzem despesas com papel, impressoras, toners, caixas de arquivo e outros materiais.
A economia também se estende ao espaço físico, já que há menos necessidade de armazenamento de documentos impressos, além de reduzir contas de energia e aluguéis. A postagem e o envio de documentos físicos também se tornam desnecessários, pois o envio digital é rápido, seguro e rastreável.
Sustentabilidade
Ao adotar a assinatura digital, o escritório ou departamento jurídico contribui diretamente para a preservação do meio ambiente, ao reduzir o consumo de papel e de materiais de escritório. Além disso, empresas com políticas sustentáveis implementadas passam a imagem de credibilidade e responsabilidade social, o que impacta positivamente sua reputação no mercado e o meio ambiente.
Praticidade
A praticidade é uma das maiores vantagens da assinatura digital. As partes envolvidas precisam apenas de um dispositivo (seja celular, computador ou tablet) com acesso à internet para assinar documentos, independentemente de onde estejam. Isso elimina a burocracia e os deslocamentos para assinaturas presenciais, economizando tempo e agilizando processos.
Como fazer uma assinatura digital? Passo a passo
Existem várias maneiras de obter uma assinatura digital com validade jurídica. Abaixo, apresentamos um dos métodos mais comuns, incluindo a opção oferecida pelo Governo Brasileiro.
1º Passo: Obtenha um certificado SSL
O primeiro passo para criar uma assinatura digital é instalar um certificado SSL no seu dispositivo. O SSL (Secure Sockets Layer) é uma tecnologia de segurança digital que criptografa as informações trocadas entre um site e um navegador, garantindo a proteção dos dados.
Como muitas plataformas de assinatura digital funcionam online, é essencial que seu dispositivo tenha o SSL instalado. Para adquiri-lo, você deve buscar empresas brasileiras autorizadas a comercializar certificados SSL e escolher o plano mais adequado às suas necessidades.
2º Passo: Emita seu certificado digital
Após instalar o SSL, o próximo passo é obter seu certificado digital. Para isso, o advogado ou qualquer interessado deve entrar em contato com uma Autoridade Certificadora (AC), que é responsável pela emissão e validação do certificado digital, associando-o à sua assinatura digital.
Esse processo requer a apresentação de documentos e informações pessoais, garantindo a verificação da identidade e a integridade da assinatura digital. Existem diferentes tipos de certificados digitais, que podem ser acessados por meio de softwares ou dispositivos criptografados, como tokens e cartões inteligentes. A Autoridade Certificadora ajudará a definir qual opção atende melhor às suas necessidades.
Versão do Gov.br
O Governo Brasileiro, por meio do ICP-Brasil, oferece uma alternativa acessível para a emissão de certificados digitais. O sistema gov.br permite criar assinaturas digitais de forma gratuita, como a Assinatura Eletrônica Avançada, utilizando uma conta verificada. Além disso, o governo disponibiliza uma lista de Autoridades Certificadoras credenciadas pelo ICP-Brasil, onde é possível emitir certificados digitais com validade jurídica.
Opção Projuris
Aqui na Projuris, ao adquirir nossos softwares, você também pode contratar seu certificado digital diretamente conosco. Todo o processo é feito online, sem a necessidade de deslocamentos ou visitas físicas, oferecendo mais praticidade e segurança para sua rotina jurídica.
Dúvidas frequentes
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma chave virtual privada vinculada a um certificado digital. Ela tem a mesma validade legal de uma assinatura feita no papel, garantindo segurança e autenticidade em documentos eletrônicos.
Como fazer uma assinatura digital?
Para criar uma assinatura digital, você deve primeiro adquirir e instalar um certificado SSL em seu computador. Empresas brasileiras autorizadas oferecem esses certificados, e você pode escolher o plano que melhor atenda às suas necessidades. Após a contratação, entre em contato com uma Autoridade Certificadora para emitir seu certificado digital, que estará vinculado à sua assinatura digital.
Além disso, o governo brasileiro oferece o gov.br, uma plataforma que permite a criação de uma assinatura eletrônica gratuita, conhecida como Assinatura Eletrônica Avançada. Para utilizá-la, basta ter uma conta verificada na plataforma gov.br. Essa opção é prática para quem precisa assinar documentos digitais sem adquirir um certificado pago.
Para que serve a assinatura digital?
A assinatura digital permite que você assine documentos eletrônicos de forma segura e com validade jurídica. Você também pode utilizá-la para autenticar declarações fiscais, como a do Imposto de Renda, acessar serviços públicos, como o E-CAC e o E-Social, e fazer cadastros em órgãos nacionais, como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) e o CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais).
Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
A assinatura eletrônica abrange todos os métodos de assinatura online, como biometria, tokens, códigos de segurança e combinações de usuário e senha, além da assinatura digital. Já a assinatura digital utiliza um certificado digital, emitido por uma Autoridade Certificadora Credenciada, e garante ainda mais segurança, sendo um tipo específico de assinatura eletrônica.
Por que recomendamos que os departamentos jurídicos integrem a assinatura digital a um sistema de gestão?
Como já vimos, o departamento jurídico é responsável por uma grande quantidade de documentos de diversos setores da empresa. Sejam contratos, processos, atas e documentos societários, trabalhistas – todos eles certamente demandam da assinatura de pessoas responsáveis.
Assim, ao usar a assinatura digital, o departamento economiza um grande volume de papel, correio e outros recursos. A virtualização das assinaturas reduz os custos em 70%.
Além disso, a digitalização de toda a documentação permite criar um fluxo eletrônico de tramitação, utilizando o workflow da organização. Isso possibilita analisar os documentos de forma seriada, gerenciar o tempo de cada profissional e definir ordens de prioridade, por exemplo.
Para fazer isso da melhor forma, contribuindo para o desempenho do jurídico, a recomendação é que a assinatura digital esteja integrada a um sistema de gestão, como um software jurídico.
No caso do Projuris Empresas, o software é composto por módulos como o de Processos e o de Contratos os quais acabam utilizando assinaturas digitais.
A ferramenta de assinatura, por sua vez, existe tanto para os usuários do software, quanto para usuários/clientes externos e para aqueles que desejam fazer integração com outras plataformas de assinatura digital.
Com um software jurídico como o Projuris Empresas, todos os documentos ficarão arquivados e compilados dentro da própria plataforma, possibilitando sua assinatura e consulta a qualquer momento, de onde quer que você esteja.
Não há risco de extravio, de perda de documentos, de perda de prazos ou do não cumprimento de alguma cláusula de contratos. Tudo estará organizado no próprio software, com alertas de vencimento encaminhados diretamente aos responsáveis e interessados.
Assim, para que se possa otimizar a rotina do departamento jurídico e automatizar tarefas consideradas repetitivas, como a assinatura de documentos e arquivos em lote, os sistemas de gestão são ótimas alternativas para as empresas.
Conclusão
A assinatura digital transforma a rotina dos advogados e departamentos jurídicos e substitui a assinatura manual com a mesma validade jurídica. Essa tecnologia facilita o trabalho de todas as partes envolvidas, elimina a necessidade de deslocamentos, impressões e assinaturas físicas, e torna o processo de autenticação de documentos mais rápido e eficiente.
Ao integrar a assinatura digital com um software de gestão jurídica, o escritório ou departamento jurídico se beneficia ainda mais. Essa combinação permite organizar tarefas com maior eficiência, automatizar processos burocráticos e manter o controle rigoroso de prazos e documentos. O resultado é um fluxo de trabalho mais ágil, seguro e livre de erros, além de uma economia significativa de tempo em atividades repetitivas.
Em resumo, a assinatura digital transforma a maneira como os advogados e departamentos jurídicos trabalham. Além disso, ela garante mais praticidade e segurança para o dia a dia de todas as partes envolvidas. Quando os escritórios integram essa tecnologia a um software de gestão jurídica, aumentam a eficiência operacional, reduzem custos e melhoram a produtividade, garantindo mais segurança e confiança nas operações.
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