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Auditoria Jurídica: o que é, como funciona e importância

O departamento jurídico, além de desempenhar suas atividades habituais, também pode ser o responsável por realizar auditorias jurídicas na empresa.

O processo de auditoria jurídica é vital para que se possa minimizar riscos, prevenir gastos e potencializar os resultados de uma organização.

E, no cenário econômico atual, manter sob controle os pontos de alerta da governança corporativa significa estar à frente dos demais.

Com a auditoria jurídica, o departamento jurídico pode obter insights sobre a situação atual da organização, bem como desenvolver um verdadeiro plano de ação para auxiliar os gestores a cumprir os objetivos da empresa.

Neste artigo, nós compilamos as principais informações sobre o processo de auditoria jurídica, para que ele serve, como ele é feito, e os benefícios que ele pode trazer para o ambiente empresarial. Confira!

O que é auditoria jurídica?

A auditoria jurídica é um processo de pesquisa, análise e revisão dos procedimentos internos, corporativos e legais de todos os departamentos de uma empresa.

Ela é considerada um verdadeiro “pente fino” dentro do ambiente empresarial, e busca levantar dados sobre pontos vulneráveis de uma organização e as possíveis formas de solucioná-los.

Ao fim de sua execução, é entregue um relatório final, no qual contém um plano de ação para os gestores da empresa realizarem melhorias, adequações e aperfeiçoamentos em cada um de seus departamentos.

A princípio, qualquer empresa poderá contratar o serviço de auditoria jurídica ou realizá-lo internamente, como forma de manter controle sobre os riscos do negócio e levar transparência a todos os interessados. 

Quem pode fazer uma auditoria jurídica?

O processo de auditoria jurídica deve ser realizado por advogados, conforme determina o artigo 3ª do Estatuto da OAB

É importante que esses profissionais possuam conhecimento em direito empresarial, civil, tributário, trabalhista e financeiro, além de questões administrativas, éticas e políticas internas.

Os advogados que são responsáveis pela auditoria jurídica podem compor o departamento jurídico da empresa, ou, então, fazer parte de um escritório de advocacia e atuar de forma terceirizada no âmbito corporativo.

Quando realizada por funcionários da empresa, a auditoria jurídica é classificada como interna. Se uma equipe especializada e terceirizada que a realiza, então ela é considerada uma auditoria externa.

Para que serve uma auditoria jurídica?

A auditoria jurídica tem como objetivo antecipar eventuais riscos empresariais e garantir aos gestores uma maior segurança e estabilidade do negócio.

Através desta ferramenta de gestão, o auditor jurídico busca identificar possíveis fraudes, corrupções, desvios e omissões de conduta que possam prejudicar a imagem interna e externa da empresa.

Além disso, a auditoria jurídica também analisa todo o aspecto financeiro e gerencial da empresa, levantando dados e sugestões que possam contribuir para a idoneidade da organização e para a redução de riscos ligados a operações societárias (aquisição, fusão, incorporação, entre outras). Quando ligada a este tipo de atividade, a autoria também é conhecida como legal due diligence.

Como se pode perceber, o processo de auditoria jurídica serve para que uma empresa atue preventivamente diante de todas as informações coletadas, reduzindo, assim, riscos judiciais e de mercado.

Em quais setores de uma empresa a auditoria jurídica deve ser realizada?

A auditoria jurídica tem como objetivo entender todo o cenário atual da empresa; desta forma, o ideal é que todos os setores da empresa passem por esse processo de análise e revisão.

Isso quer dizer que setores operacionais, administrativos, contábeis, financeiros, de recursos humanos, de controladorias, societário e, até mesmo, o próprio jurídico, serão atingidos pela auditoria jurídica.

A título de exemplo, uma auditoria jurídica realizada no setor de recursos humanos objetiva analisar questões como registros dos funcionários e anotações em carteira, pagamento de encargos previdenciários e trabalhistas, histórico de ações trabalhistas, controle da saúde ocupacional, procedimentos de segurança coletivos e individuais, entre outros.

Desta forma, quando levamos em conta todos os departamentos de um modo geral, o auditor jurídico coletará informações referentes a:

  • procedimentos internos do departamento;
  • histórico de informações, documentos, processos, registros, cumprimento de requisitos;
  • indicadores;
  • gastos;
  • atendimento à lei e políticas internas;
  • entre outras questões específicas de cada setor.

Com esses dados, é possível realizar um parecer jurídico com as melhores estratégias para reduzir riscos, custos e trazer mais saúde e segurança para a empresa.

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Como é feito o processo de auditoria jurídica?

O processo de auditoria jurídica pode ter diferentes fases, dependendo da forma como o departamento jurídico ou o escritório terceirizado irá organizar cada uma delas. 

Para elucidar, nós iremos elencar abaixo as 5 principais etapas de uma auditoria jurídica.

Planejamento e levantamento de processos

A fase inicial de uma auditoria jurídica consiste no planejamento de todas as atividades que serão realizadas em cada departamento da empresa. 

Além disso, devem ser analisados os riscos que podem interferir na execução da auditoria, no cumprimento de prazos e no alcance do resultado esperado.

Para que se possa realizar o planejamento dos processos e o levantamento dos riscos, alguns critérios podem ser seguidos:

  • Identificar os problemas gerais da organização, bem como os específicos de cada departamento;
  • Definir a forma de análise, com etapas, critérios e objetivos, bem como a forma de execução e a forma de análise de resultado e indicadores, para concluir a auditoria jurídica em tempo razoável;
  • Definir uma forma de garantir a uniformidade no planejamento e execução pela equipe da auditoria jurídica, como, por exemplo, através da indicação de um responsável em acompanhar os demais funcionários;
  • Dividir as atividades entre a equipe.

Essa etapa é importante para que se possa ter uma noção entre o trabalho realizado e o resultado alcançado, portanto, não poupe esforços no seu planejamento de auditoria jurídica.

Abertura da auditoria jurídica

Depois de detalhar todas as atividades que serão realizadas, bem como os responsáveis por cada uma delas, é necessário dar início à auditoria jurídica.

Para fazer isso, é importante realizar uma reunião com os gestores de cada departamento, na qual serão transmitidos os pontos principais dos processos que serão feitos em cada setor.

Além disso, deve-se discutir o cronograma e alinhar as datas da execução com os gestores, a fim de evitar contratempos e atrasos na entrega do relatório final.

Execução da auditoria jurídica

Agora que o planejamento está pronto e já foi realizado o alinhamento das atividades e dos prazos com os gestores dos departamentos da empresa, é hora de iniciar a execução da auditoria jurídica.

Nesta etapa, diferentes atividades podem ser executadas, a depender de cada departamento e do tipo de informação que cada um pode fornecer.

Mas, de modo geral, os responsáveis pela auditoria jurídica terão as seguintes atribuições:

  • Realizar visitas a cada departamento, dentro dos prazos estabelecidos;
  • Realizar entrevistas com os funcionários de cada departamento, a fim de verificar informações, condições de trabalho, adequação com políticas internas;
  • Observar as atividades desenvolvidas no departamento;
  • Coletar informações, documentos, históricos, registros necessários, referentes à atividade do departamento;
  • Verificar as condições e o ambiente de trabalho, atendendo-se, inclusive, a questões de saúde ocupacional e equipamentos de segurança que se fizerem necessários;
  • Verificar a adequação das atividades do departamento com a lei e com as políticas internas da empresa;
  • Realizar reuniões periódicas com os gestores e funcionários para esclarecimentos de dúvidas e alinhamento de informações.

Vale destacar que essas são só algumas etapas que compõem a execução de uma auditoria jurídica, podendo divergir de um departamento (e até empresa) para outro.

Encerramento do processo

Uma vez concluído o processo de auditoria, todas as informações coletadas devem ser analisadas, tanto sob um aspecto individual (departamento), quanto coletivo (empresa).

Nesta análise, deve-se levar em conta as inconformidades e inconsistências encontradas, passíveis de causar prejuízos à empresa, acompanhadas do esclarecimento das mesmas e de sugestões estratégicas que possam regularizá-las, adequá-las ou aperfeiçoá-las.

Além disso, deve-se alinhar todos os resultados encontrados com os objetivos e os critérios selecionados no momento do planejamento, a fim de verificar a eficácia e a performance da auditoria jurídica.

O resultado final deve ser compilado em um relatório ou parecer jurídico, que deve ser entregue não somente ao responsável pela empresa, como também a todos os gestores e diretores de departamentos.

Acompanhamento e avaliação das soluções 

Esta é a última etapa do processo, e consiste, praticamente, na realização de uma nova auditoria jurídica.

Seu objetivo é acompanhar e avaliar a aplicação das soluções estratégicas indicadas no relatório final.

Para fazer isso, todos os procedimentos de uma auditoria devem ser novamente seguidos, como forma de averiguar, na prática, se as soluções foram aplicadas e quais os resultados que elas trouxeram para o departamento e para a empresa.

A partir desta nova auditoria jurídica, será confeccionado um novo relatório gerencial e situacional do âmbito corporativo, do qual poderão sair, inclusive, novas medidas e sugestões preventivas para a empresa.

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Por que uma empresa deve fazer a auditoria jurídica?

A auditoria jurídica está intimamente ligada com a palavra prevenção.

Colocando em prática todo o processo de auditoria, as empresas conseguem antever situações prejudiciais e agir de forma preventiva, seja em questões judiciais, tributárias, empregatícias, ambientais, entre outras.

Desta forma, alguns motivos que podem levar uma empresa a realizar uma auditoria jurídica são:

  • Identificar falhas, omissões, problemas ou ações potencialmente prejudiciais em todos os departamentos;
  • Identificar a situação judicial atual da empresa, com ações em andamento, pendências, possíveis situações que possam gerar novas ações, verificar e corrigir provisionamentos, entre outros;
  • Verificar as questões financeiras e tributárias da empresa, quanto à regularidade e efetivo pagamento de taxas, impostos e tributos, e possíveis casos de inadimplência ou mora;
  • Verificar a regularidade da empresa perante os órgãos públicos (certidões negativas) e identificar pendências;
  • Em caso de venda, fusão, incorporação ou mudanças no quadro societário, é preciso realizar uma auditoria jurídica para colocar os departamentos em ordem e poder mensurar o valor da empresa.

Existem, é claro, outras razões pelas quais uma organização pode optar pela realização de uma auditoria jurídica; tudo depende dos fatores e das circunstâncias que a levam a esse processo.

Quais são as vantagens de realizar a auditoria jurídica?

Ao realizar uma auditoria jurídica, é possível identificar todos os pontos fracos e fortes da empresa, sob um aspecto jurídico. 

Mas, mais do que isso, a auditoria é capaz de trazer várias vantagens para o desempenho da organização como um todo. Abaixo, falaremos sobre cada uma delas.

Adequação com as leis

Uma das etapas da auditoria jurídica envolve, justamente, a averiguação do cumprimento à lei pelos diferentes departamentos, no exercício de suas atividades.

Isso pode envolver desde a realização dos registros necessários em órgãos competentes, assinatura de documentos legais, pagamento de taxas e impostos, pagamento de encargos trabalhistas e previdenciários, regularização ambiental, entre outros.

Embora essas questões possam dizer respeito a diferentes setores, como o de recursos humanos e o financeiro, por exemplo, elas devem ser analisadas sob um viés legal, a fim de verificar o que está sendo feito de forma correta e o que precisa de melhorias e adequação.

A auditoria jurídica irá identificar exatamente estes pontos e fornecê-los ao final, possibilitando uma atuação preventiva da empresa.

Identificar melhorias 

Não é somente com relação à adequação à lei que a auditoria jurídica pode identificar melhorias.

Questões como procedimentos internos, política da empresa, condutas éticas e morais dentro da organização também devem ser observados.

Desta forma, o auditor irá analisar dados, indicadores, estatísticas e registros para identificar formas de melhorar:

  • o departamento jurídico e o andamento dos processos administrativos e judiciais (e formas de preveni-los);
  • os procedimentos de recursos humanos (registros de funcionários, históricos, saúde ocupacional, pagamento de encargos);
  • os procedimentos financeiros, tributários e contábeis (pagamento de impostos, tributos e taxas; pagamentos decorrente de processo judicial; situações com pendências, inadimplência ou mora; acuracidade nos cálculos; balanço financeiro);
  • as questões ambientais e de regularidade fiscal (licenciamentos, pagamentos de taxas, certidões negativas, alvarás);
  • as funções administrativas e os procedimentos a ela inerentes;
  • entre outras que se fizerem necessárias.

Como se pode perceber, após a análise minuciosa da auditoria jurídica, são inúmeras as possibilidades de melhorias que poderão ser realizadas na empresa.

Prevenir gastos

Outra vantagem da auditoria jurídica é a forma como ela contribui para que a empresa possa reduzir e prevenir gastos.

Isso acontece porque, ao analisar departamentos como o jurídico, o financeiro e o de recursos humanos, podem ser encontradas estratégias que evitem novos processos judiciais e, consequentemente, novos gastos com custas processuais e condenações.

Além disso, pode-se identificar soluções financeiras e fiscais que possibilitem corrigir bases de cálculo para pagamento de impostos e taxas, verificar a regularidade destes pagamentos e possibilidades de renegociação e de realização de planejamento tributário.

Com uma análise ampla e especializada sobre essas áreas, a empresa será capaz de se adequar e se replanejar financeiramente, o que pode contribuir para redução de seus gastos.

Auxiliar na tomada de decisão

Conforme já mencionado, o processo de auditoria jurídica analisa informações e registros para criar um panorama geral da empresa, com tudo o que pode ser objeto de estratégias e melhorias.

A partir do parecer final do auditor responsável, permite-se que os gestores executem um plano de ação e prevenção, totalmente baseado em dados reais e atuais sobre a empresa.

Embora a auditoria jurídica não sirva como uma garantia ou uma promessa de sucesso e de bons resultados, certamente ela possibilita que as decisões sejam tomadas de forma mais assertiva, com base nos objetivos da empresa.

Prevenir falhas e omissões

Além de levantar a situação de todos os departamentos da empresa, a auditoria jurídica também permite cruzar as informações obtidas entre os diferentes setores.

Essa análise inter e intrasetorial possibilita o levantamento de riscos e condutas, comportamentos e procedimentos potencialmente prejudiciais para a empresa.

Desta forma, encontrando a origem dos problemas atuais que a organização enfrenta, o auditor jurídico consegue sugerir estratégias eficazes para prevenir falhas futuras e eventuais omissões nas atividades de cada departamento.

Assim, novamente a atuação preventiva se mostra como um dos grandes benefícios da auditoria jurídica.

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Quando a auditoria jurídica deve ser realizada?

Todas as empresas, em algum momento, precisam passar por uma auditoria jurídica. 

O ideal é que ela seja realizada de forma preventiva, sem que a empresa esteja efetivamente passando por algum risco, prejuízo ou problema. Mas isso não impede, é claro, que a auditoria seja feita nesse último caso.

Além disso, não existe uma periodicidade certa para a realização da auditoria jurídica.

O que deve ser levado em conta é que, após concluída a primeira ou a última auditoria jurídica na empresa, deve ser oferecido tempo razoável para que sejam feitas as adequações sugeridas no relatório final.

Depois, pode-se falar em realizar outra auditoria, como forma de verificar se as sugestões foram acatadas, se ainda há algum ponto de atenção, e o que ainda pode ser melhorado.

Mas, fique atento: se sua empresa, seja ela nova no mercado ou não, nunca realizou uma auditoria jurídica, ou está há mais de um ano sem fazê-la, é importante colocá-la como prioridade nas atividades do jurídico, o quanto antes.

Como você sabe, as leis, as organizações e o mercado estão sempre evoluindo, inovando e se modificando, e para que você não se prejudique ao longo do caminho, a melhor opção é buscar a prevenção, por meio da auditoria jurídica.

Como a tecnologia pode auxiliar no processo de auditoria jurídica?

Até aqui, você deve ter percebido que o processo de auditoria jurídica é bastante complexo.

São diferentes áreas de uma empresa a serem analisadas, vários documentos, registros, históricos e procedimentos que precisam ser revisados e cautelosamente examinados.

Mas, por mais complexo que seja, esse trabalho não precisa ser difícil.

O auditor jurídico pode contar com a ajuda de softwares de gestão empresarial (ERP) e softwares jurídicos, os quais podem automatizar análises, compilar estatísticas e fornecer indicadores de forma rápida e prática.

O Projuris Empresas, por exemplo, é um software jurídico que fornece, de forma atualizada, todos os dados referentes às atividades e demandas do departamento jurídico da empresa.

Para você ter uma ideia, nele é possível verificar estatísticas sobre que tipos de processos, distribuídos em qual cidade e alocados a quais juízes, são capazes de gerar mais gastos (condenações) para a empresa, bem como pode-se descobrir quais departamentos demandam mais solicitações ao jurídico – tudo isso de forma automatizada e em tempo real.

Até mesmo quando entrevistas com os funcionários se fizerem necessárias ao longo de uma auditoria jurídica, elas poderão ser realizadas por meio de tecnologias de conferências on-line, como o Zoom e o Google Meets.

Desta forma, é importante que o auditor jurídico aproveite as tecnologias existentes hoje, no mercado, para tornar o seu trabalho mais assertivo e eficiente.

Perguntas frequentes sobre auditoria jurídica

O que é auditoria jurídica?

A auditoria jurídica é um processo de pesquisa, análise e revisão dos procedimentos internos, corporativos e legais de todos os departamentos de uma empresa.

Quem pode fazer uma auditoria jurídica?

O processo de auditoria jurídica deve ser realizado por advogados, conforme determina o artigo 3ª do Estatuto da OAB.

Para que serve uma auditoria jurídica?

A auditoria jurídica tem como objetivo antecipar eventuais riscos empresariais e garantir aos gestores uma maior segurança e estabilidade do negócio.

Conclusão

O advogado é peça-chave na execução da auditoria jurídica, seja ela realizada internamente (pelo departamento jurídico) ou de forma externa (por escritórios terceirizados e especializados).

Além de utilizar conhecimentos em diferentes áreas jurídicas e empresariais, o advogado responsável pode e deve utilizar tecnologias e softwares de gestão ao realizar todo o processo de auditoria jurídica.

Como visto, o processo jurídico de auditoria surge como uma alternativa de redução de gastos, prevenção de riscos e prejuízos e solucionadora de problemas para os gestores de empresa. 

Por conta de todos os benefícios que a auditoria jurídica pode trazer à sua empresa, é importante que essa atividade seja incluída, periodicamente, sob os cuidados do departamento jurídico. 

Autor: Tiago Fachini

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