O trabalho do auditor de contratos pode parecer um mistério. Afinal o que é auditoria? Qual a necessidade de fazer uma auditoria de contratos? Todas essas questões serão respondidas neste artigo. Para adiantar: a auditoria é uma análise sistemática de uma área ou atividade da empresa.
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Por mais que exista um receio de que o auditor irá apenas apontar erros e gerar conflitos no setor, não é bem assim. A auditoria de contratos traz benefícios para os gestores contratuais e analistas, que elaboram as minutas.
O auditor aponta questões a serem melhoradas e também boas práticas que devem ser mantidas. É um olhar externo capaz de otimizar as atividades e garantir conformidade com a legislação correspondente a cada contrato.
O que é auditoria de contratos?
A auditoria de contratos é uma análise sistemática e aprofundada nos processos, demandas, tarefas e até mesmo fluxos de trabalho associados a um contrato, e a todo o seu ciclo de vida. E vale lembrar: quem é o auditor? No setor de contratos, o auditor é preferencialmente um advogado contratualista, este entende profundamente sobre os artigos de contratos do código civil além de outras leis que respondem a alguns tipos de contratos.
Pense, então, a auditoria como um exame minucioso das atividades realizadas em uma empresa ou setor. Ela funciona como um raio-x, capaz de identificar falhas e oportunidades de melhorias, garantindo que tudo esteja funcionando de acordo com as regras.
Quais os benefícios da auditoria?
- Conformidade: A auditoria garante que sua empresa esteja em conformidade com as leis, normas e regulamentações, evitando multas e sanções.
- Eficiência: Ela identifica gargalos e pontos de ineficiência nos processos, ajudando a otimizar o tempo e os recursos da empresa.
- Transparência: A auditoria promove a transparência e a confiabilidade nas informações da empresa, tanto para os stakeholders internos quanto externos.
- Gestão de riscos: Ela permite identificar e mitigar riscos, prevenindo problemas futuros e protegendo o patrimônio da empresa.
- Melhoria contínua: A auditoria fornece insights valiosos para a implementação de medidas de melhoria contínua, impulsionando o crescimento da empresa.
- Aumenta a competitividade: Uma empresa eficiente, transparente e em conformidade com as leis e normas está mais bem preparada para competir no mercado.
Tipos de auditoria:
A auditoria pode ser tanto interna: realizada por profissionais da própria empresa, avalia os processos internos e a conformidade com as normas e regras. Quanto externa: feita por um consultor independente, oferece uma visão imparcial da empresa e de seus processos.
Na auditoria de contratos iremos revisar os modelos de contrato usados, avaliar litigios gerados por erros materiais em contrato e propor soluções para melhorias. Entender como está o workflow da área de contratos, o SLA das etapas e o que pode ser revisto a partir de indicadores coletados.
O auditor irá analisar o cumprimento das regras internas da corporação que não podem ser ultrapassadas nas atividades do setor, nas minutas e nas relações contratuais, e, junto a isso, a conformidade com a legislação.
Escrever minutas que ferem alguma lei é prejudicial à empresa no futuro. Uma vez que a autonomia das partes no contrato não costuma ser absoluta, em geral se há um código que rege este tipo de contrato ele sobressai às cláusulas da minuta de contrato.
Auditoria de contratos versus auditoria jurídica: qual a diferença?
Como ambas as auditorias são de certa forma jurídicas os dois conceitos podem se confundir. Dentro da auditoria de contratos também existe a auditoria jurídica, mas ela não se limita a esta análise, uma vez que buscamos aprimorar a eficiência operacional.
A auditoria jurídica é um processo de investigação e análise minuciosa dos aspectos legais de uma empresa, se atenta aos procedimentos de todas as áreas do negócio. Busca levantar os pontos vulneráveis de uma organização e apontar possíveis soluções. O objetivo é garantir que a empresa siga a legislação brasileira.
Quando falamos de auditoria contratual terá o aspecto jurídico legal mas também um olhar para otimizar a operação, reduzir custos da gestão de contratos, reduzir o sla dos processos e melhorar modelos e minutas a fim de serem mais vantajosas para a companhia.
Como a auditoria de contratos pode ajudar sua empresa?
A auditoria é uma excelente ferramenta que pode trazer diversos benefícios práticos e de curto prazo para sua empresa, além do que já comentamos no tópico anterior. Especialmente,
- Aumenta a produtividade: Ao identificar gargalos e pontos de ineficiência, a auditoria contribui para o aumento da produtividade da empresa.
- Reduz custos: A otimização dos processos e a mitigação de riscos proporcionada pela auditoria podem gerar uma significativa redução de custos para a empresa.
O auditor tem a capacidade de perceber que o tempo de análise dos contratos é muito longo, por exemplo, levando cerca de 20 dias e então, sugerir otimizações ao processo entre elas a adoção de um software de gestão de contratos com workflows automatizados capazes de reduzir o SLA da atividade.
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Como fazer a auditoria de contratos?
A auditoria de contratos terá etapas que envolvem toda a área além do auditor. O profissional precisa alinhar expectativas sobre a entrega e coletar informações sobre a rotina e os contratos a serem auditados.
Vamos as etapas de auditoria de contratos:
1-Etapa de planejamento da auditoria de contratos
A etapa de planejamento pode ser dividida em três atividades principais: definição de escopo, coleta de informações e análise de risco.
A definição de escopo deve entender quais atividades serão revisadas, os objetivos da auditoria e quais os critérios da avaliação.
Este processo é feito tanto para auditorias internas como externas, seja de conjuntos de contratos ou rotinas da área.
Com o escopo pré-definido, o auditor irá coletar informações com a equipe da área sobre os procedimentos, ferramentas, coleta de indicadores e documentação armazenada.
Após ter as informações em mãos, pode identificar os primeiros riscos da gestão de contratos como é feita no momento. Sejam riscos fiscais, jurídicos ou de operação, especialmente quando geram gastos extras.
2- Etapa de execução da auditoria de contratos
A primeira recomendação é revisar todos os contratos ativos que a equipe de gestão monitora, desde que dentro do escopo estipulado. Nela serão checados:
- Possíveis erros materiais;
- Verificar a legislação aplicada aos contratos e, ainda, se seguem as políticas internas da empresa. Caso necessário indicar ajustes que podem ser feitos por aditivo;
- Feita uma análise contextual para entender se a relação contratual analisada beneficia a empresa.
Por fim, para além dos contratos ativos revisar todos os modelos de contratos usuais do setor, de modo que sejam melhoradores e corrigidos os erros, proporcionando que futuros contratos sejam vantajosos e sigam a lei a rigor.
Auditado os contratos em si, o auditor poderá olhar para a gestão contratual e entender as rotinas para sugerir melhorias.
Duas ferramentas de pesquisa serão úteis:
- Entrevistas: O auditor entrevista os profissionais da área de gestão de contratos para obter informações sobre a rotina de trabalho, atividades diárias, tempo gasto em cada tarefa, etapas que costumam gerar retrabalho, entre outras.
- Observação: Neste caso o auditor se insere na área por alguns dias para observar como é o trabalho e complementar os dados obtidos das entrevistas.
3-Emissão de relatório da auditoria
O relatório é a entrega final para a empresa, a partir dela o gestor de contratos faz as mudanças necessárias.
Um bom relatório contém: o escopo de trabalho, já que a auditoria é um recorte, é importante saber o que foi contemplado pela análise; um apanhado dos dados coletados e indicadores pré-existentes no setor; e por fim, a maior parcela de texto será de apontamentos dos erros encontrados junto a indicação de correções e melhorias a serem feitas. Além do apontamento de processos e documentos que devem seguir inalterados pelo seu bom funcionamento.
O auditor pode recomendar a adoção de um software de gestão de contratos, a digitalização dos documentos, elaborar aditivos para alguns contratos fora da conformidade com a legislação e/ou regras internas, propor um novo workflow para reduzir o tempo gasto na gestão contratual e etc.
As possibilidades são infinitas, variam conforme o escopo e a especialidade do auditor.
Conclusão
A auditoria é um exame minucioso do setor de contratos e dos documentos geridos, é importante para a saúde da área e do negócio, pois em geral as atividades caem na rotina e é difícil o gestor de contratos ter tempo livre para rever os processos e contratos ativos que funcionam da mesma forma a muito tempo.
Um auditor que está ali apenas com a função de auditar irá fazer uma análise criteriosa e propor diversas melhorias para a área de contratos. Depois, com o relatório em mãos o gestor apenas deve fazer as mudanças.
Entre os benefícios sentidos pós auditoria contratual estão: gestão de riscos eficaz, uma vez que o auditor identificou os riscos e propôs soluções para mitigá-los também a otimização do setor.
Por fim, transparência e confiança, as informações coletadas na auditoria promovem confiança para os stakeholders internos e externos, especialmente em empresas de grande porte geridas com conselhos administrativos e investidores que desejam ter acesso a como a área de contratos atua. Além de inspirar a melhoria continua.
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