Software jurídico: case Eick Advogados e ProJuris

Software jurídico é programa de computador aplicado à gestão de rotinas legais, nos termos do art. 1º da Lei 9.609/1998. Na prática, ele organiza prazos, publicações, documentos e tarefas para reduzir riscos operacionais em consultoria preventiva e contencioso judicial empresarial.

A Eick Advogados Associados presta serviços jurídicos em consultoria preventiva e atuação contenciosa, com acompanhamento de procedimentos judiciais em diferentes instâncias. Em escritórios com essa rotina, a gestão não depende apenas de conhecimento técnico: ela exige método, rastreabilidade, controle de prazos e comunicação clara entre advogados, clientes e equipe administrativa.

O advogado Celso Roberto Eick Junior relatou a experiência do escritório com o ProJuris, especialmente nos pontos que motivaram a adoção da ferramenta: agilidade, segurança e eficiência. A entrevista original apresentou respostas objetivas, que foram preservadas e ampliadas neste conteúdo para explicar o contexto jurídico, operacional e tecnológico da decisão.

Como o software jurídico ajuda um escritório com consultoria preventiva e contencioso?

O software jurídico centraliza informações, reduz controles paralelos e permite que o escritório acompanhe prazos, publicações, intimações, tarefas e documentos em um fluxo único. Para bancas que atuam em consultoria preventiva e contencioso, essa centralização melhora a previsibilidade, diminui falhas manuais e cria histórico auditável das providências adotadas.

Na consultoria preventiva, a equipe jurídica costuma lidar com pareceres, contratos, revisões societárias, notificações, políticas internas e respostas a dúvidas recorrentes de clientes. Sem organização digital, documentos podem ficar dispersos em e-mails, pastas locais e planilhas. Isso dificulta a recuperação de versões, a padronização de modelos e a comprovação do que foi solicitado ou entregue.

No contencioso, o risco operacional cresce porque prazos processuais têm consequências diretas. O art. 219 do CPC (Lei 13.105/2015) determina que, na contagem de prazo em dias, computam-se somente os dias úteis. Já o art. 224 do CPC (Lei 13.105/2015) disciplina o início e o fim da contagem, incluindo regras para vencimento em dia sem expediente forense.

Quando um escritório acompanha dezenas ou centenas de processos, confiar apenas na memória da equipe ou em controles manuais fragiliza a operação. Um prazo perdido pode gerar preclusão, revelia, intempestividade de recurso, perda de oportunidade probatória ou responsabilização profissional, conforme o caso concreto. A tecnologia não substitui a análise jurídica, mas apoia a execução segura.

Quais desafios levaram o escritório a procurar uma solução?

O relato original do Eick Advogados resumiu três desafios: agilidade, segurança e eficiência. Esses pontos aparecem com frequência em escritórios que crescem, ampliam carteiras de clientes ou passam a atuar em processos distribuídos em múltiplos tribunais, com diferentes sistemas eletrônicos e rotinas de publicação.

• Agilidade: localizar processos, tarefas e documentos com rapidez evita retrabalho e melhora a resposta ao cliente.
• Segurança: registrar prazos, responsáveis e movimentações reduz dependência de controles informais.
• Eficiência: padronizar fluxos permite que a equipe dedique mais tempo à estratégia jurídica e menos tempo à procura de informações.

Esses desafios também se conectam à Lei 11.419/2006, que disciplinou a informatização do processo judicial no Brasil. O art. 5º dessa lei trata da intimação por meio eletrônico em portal próprio, enquanto o art. 10 disciplina a prática de atos processuais por transmissão eletrônica. A rotina digital, portanto, integra a prática forense.

Além disso, a Resolução CNJ 185/2013 instituiu o Processo Judicial Eletrônico no âmbito do Poder Judiciário, e a Resolução CNJ 455/2022 regulamentou o Portal de Serviços do Poder Judiciário, incluindo o Domicílio Judicial Eletrônico. Essas normas reforçam a necessidade de monitoramento estruturado de comunicações processuais e cadastros institucionais.

Por que a ProJuris foi escolhida para apoiar esse desafio?

A escolha da ProJuris ocorreu, segundo o relato do escritório, pela fácil visualização, experiência intuitiva, segurança no acompanhamento de publicações e intimações judiciais e utilidade prática da ferramenta. Esses critérios mostram que a adoção de tecnologia jurídica deve considerar usabilidade, confiabilidade da informação e aderência à rotina real.

Um sistema pode ter muitas funcionalidades e, ainda assim, fracassar na implantação se a equipe não conseguir usá-lo de modo simples. Em escritórios jurídicos, o tempo disponível para aprender uma nova ferramenta compete com audiências, sustentações, reuniões, elaboração de peças, atendimento ao cliente e acompanhamento de prazos. Por isso, a usabilidade tem impacto jurídico indireto.

A facilidade de visualização citada no case permite que advogados identifiquem rapidamente o status de cada processo, os próximos vencimentos e as pendências atribuídas a cada responsável. Esse painel de controle reduz a necessidade de reuniões longas apenas para descobrir o que está em andamento, o que atrasou e o que exige decisão.

A intuitividade também favorece a padronização. Quando a ferramenta orienta a equipe por campos, filtros e fluxos claros, o escritório tende a registrar informações de modo mais consistente. Isso melhora relatórios internos, prestação de contas ao cliente e histórico de atuação. Em uma eventual auditoria, a rastreabilidade ajuda a demonstrar diligência profissional.

Como a segurança em publicações e intimações impacta a advocacia?

Publicações e intimações marcam o início de muitos prazos processuais. O art. 272 do CPC (Lei 13.105/2015) regula a intimação pelo Diário da Justiça eletrônico e exige atenção ao nome do advogado e ao número de inscrição na OAB. Já o art. 231 do CPC define hipóteses de início de prazo conforme a forma de citação ou intimação.

Na prática, uma publicação não identificada pode comprometer a atuação processual. Escritórios costumam criar dupla conferência, leitura diária de publicações, alerta por responsável e validação do prazo por advogado. Um software jurídico contribui quando reúne publicações, vincula processos, aciona responsáveis e deixa registro do tratamento dado a cada comunicação.

A Lei 11.419/2006 também prevê que atos processuais eletrônicos devem observar requisitos de autenticidade, integridade e validade jurídica. Quando o escritório estrutura sua gestão digital, ele cria uma camada adicional de controle sobre datas, usuários, documentos anexados e providências adotadas. Isso não elimina o dever humano de conferência, mas diminui pontos cegos.

O que mudou na rotina do Eick Advogados com o ProJuris?

O principal impacto relatado foi a maior rapidez e eficiência nas demandas ligadas ao processo judicial. O escritório associou esse ganho à característica intuitiva da solução, que facilitou o uso pela equipe e apoiou atividades diárias como acompanhamento de processos, organização de informações e controle de providências.

A mudança mais relevante em um projeto de tecnologia jurídica costuma aparecer na transição entre uma rotina reativa e uma rotina preventiva. Na rotina reativa, a equipe descobre urgências no fim do prazo, procura documentos em várias fontes e depende de mensagens avulsas. Na rotina preventiva, prazos, responsáveis e documentos ficam visíveis antes da urgência.

Esse avanço também melhora a comunicação com o cliente. Ao reunir dados do caso, histórico de movimentações e tarefas internas, o escritório consegue responder com mais precisão perguntas como: qual é a fase do processo, qual providência foi tomada, qual documento falta e qual prazo precisa ser observado. A resposta ganha contexto e reduz ruídos.

Em termos de governança, a ferramenta ajuda a separar o que exige análise jurídica do que é atividade operacional repetitiva. Advogados podem se concentrar em estratégia, tese, negociação e elaboração técnica, enquanto o sistema apoia alertas, cadastros, fluxos e organização documental. Essa divisão melhora produtividade sem banalizar o trabalho jurídico.

Quais indicadores podem ser acompanhados após a implantação?

O case original apontou eficiência como indicador impactado. Para medir esse resultado com consistência, escritórios podem acompanhar tempo médio de cadastro de processos, percentual de prazos revisados antes do vencimento, volume de tarefas concluídas no prazo, tempo de resposta ao cliente e número de retrabalhos por falha de informação.

Também vale monitorar ocorrências críticas, como prazos cadastrados em duplicidade, publicações sem responsável, documentos enviados fora do padrão, tarefas vencidas e solicitações internas sem retorno. Esses dados não servem para punir a equipe, mas para ajustar fluxos, treinar usuários e identificar gargalos de gestão.

Do ponto de vista jurídico, o acompanhamento de indicadores dialoga com deveres de diligência, boa-fé e cooperação processual. O art. 6º do CPC (Lei 13.105/2015) prevê que todos os sujeitos do processo devem cooperar para decisão de mérito justa e efetiva. Organização interna contribui para cumprir prazos, responder determinações e evitar incidentes desnecessários.

Quais cuidados legais envolvem a adoção de tecnologia jurídica?

A adoção de tecnologia jurídica exige atenção a proteção de dados, sigilo profissional, validade de documentos eletrônicos, controle de acessos e armazenamento seguro. Como escritórios lidam com informações sensíveis de clientes e processos, a ferramenta precisa apoiar confidencialidade, rastreabilidade e governança, sem substituir políticas internas e treinamento da equipe.

A Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018, aplica-se ao tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais. O art. 6º da LGPD estabelece princípios como finalidade, adequação, necessidade, segurança, prevenção e responsabilização. Para escritórios, isso significa coletar e armazenar apenas dados necessários à finalidade jurídica e proteger acessos.

Dados pessoais sensíveis, definidos no art. 5º, II, da LGPD (Lei 13.709/2018), podem aparecer em processos trabalhistas, previdenciários, familiares, médicos ou indenizatórios. Quando a banca trata informações sobre saúde, biometria, convicção religiosa ou filiação sindical, a gestão digital deve aplicar permissões, logs e critérios de compartilhamento mais rigorosos.

O sigilo profissional também permanece central. O Estatuto da Advocacia, Lei 8.906/1994, protege a atividade advocatícia e orienta deveres profissionais, enquanto o Código de Ética e Disciplina da OAB reforça a confidencialidade nas relações com clientes. Um software jurídico deve ser usado de modo compatível com esses deveres, inclusive em perfis de acesso.

Documentos eletrônicos exigem atenção à autenticidade. A Medida Provisória 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ICP-Brasil, e reconheceu a validade de documentos assinados com certificado digital no padrão correspondente. Em contratos e peças processuais, a assinatura eletrônica adequada evita discussões sobre autoria e integridade.

Como implantar um software jurídico com menor risco operacional?

Uma implantação eficiente começa com diagnóstico. O escritório deve listar rotinas atuais, fontes de informação, responsáveis, prazos críticos, tipos de processos, documentos frequentes e pontos de falha. Depois, a equipe define prioridades: controlar publicações, organizar tarefas, padronizar cadastros, gerar relatórios ou centralizar documentos.

1. Mapear fluxos: identificar como uma demanda entra, quem analisa, quem executa e como o cliente recebe retorno.
2. Padronizar cadastros: definir campos obrigatórios, nomenclaturas, áreas, fases processuais e responsáveis.
3. Configurar permissões: limitar acesso por equipe, cliente, área ou tipo de informação, conforme necessidade.
4. Treinar usuários: explicar o fluxo, não apenas os botões da ferramenta.
5. Auditar os primeiros meses: revisar prazos, tarefas e publicações para corrigir inconsistências cedo.

O procedimento também deve prever contingência. Se houver indisponibilidade de sistema judicial, o art. 10, §2º, da Lei 11.419/2006 admite prorrogação do prazo para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema, quando a indisponibilidade impedir a prática do ato. O art. 224, §1º, do CPC reforça regra semelhante para encerramento de prazo.

A jurisprudência dos tribunais costuma exigir prova objetiva da indisponibilidade alegada, como certidão emitida pelo tribunal, registro oficial do sistema ou documento idôneo. Por isso, a rotina interna deve orientar a equipe a guardar evidências técnicas, registrar tentativa de protocolo e acionar plano alternativo antes do encerramento do prazo.

Como o suporte do ProJuris auxilia na resolução de problemas?

O escritório relatou que o suporte do ProJuris foi prestativo, respondeu com rapidez e atendeu às solicitações realizadas. Em projetos de software jurídico, o suporte influencia adoção, continuidade de uso e correção de dúvidas operacionais, principalmente quando a equipe precisa ajustar fluxos, permissões, cadastros e relatórios.

Suporte não se limita a resolver erro técnico. Ele ajuda a traduzir a rotina do escritório para dentro da ferramenta, orienta melhores práticas de configuração e reduz a resistência de usuários. Quando a equipe recebe respostas claras, o sistema deixa de ser visto como obrigação adicional e passa a integrar o trabalho cotidiano.

O relato do Eick Advogados também mostra que atendimento rápido tem valor em ambiente jurídico. Uma dúvida sobre publicação, prazo ou configuração de responsável pode afetar a próxima providência do processo. Quanto menor o tempo para solucionar a dúvida, menor a chance de paralisação da equipe ou adoção de controles paralelos.

Quais boas práticas fortalecem o suporte após a implantação?

O escritório pode nomear usuários-chave para concentrar dúvidas, validar mudanças e multiplicar conhecimento. Também convém documentar procedimentos internos, criar checklists de cadastro, revisar relatórios periódicos e registrar solicitações recorrentes. Essa organização melhora a interação com o suporte e evita que a mesma dúvida se repita indefinidamente.

Outra prática útil consiste em revisar permissões sempre que houver entrada, saída ou mudança de função de colaborador. Esse cuidado reduz exposição indevida de dados e fortalece a governança. Em escritórios que lidam com clientes empresariais, relatórios de acesso e histórico de atividades podem apoiar exigências contratuais e auditorias internas.

Quais lições o case Eick Advogados oferece para outros escritórios?

O case mostra que tecnologia jurídica gera mais valor quando responde a problemas concretos: agilidade, segurança, eficiência, visualização simples, controle de publicações e suporte efetivo. Antes de contratar uma solução, o escritório deve entender sua dor operacional e alinhar a ferramenta ao modelo de atendimento e atuação processual.

A primeira lição é evitar implantação sem processo. Comprar uma plataforma sem revisar a rotina apenas digitaliza a desorganização. O escritório deve decidir quem cadastra processos, quem valida prazos, quem acompanha publicações, quem responde ao cliente e como as tarefas serão encerradas. A clareza reduz conflitos internos.

A segunda lição é tratar tecnologia como governança. O software jurídico deve apoiar gestão de riscos, proteção de dados, padronização de documentos e controle de produtividade. Esse uso estratégico se diferencia de uma simples agenda digital, porque conecta operação, técnica jurídica e tomada de decisão.

A terceira lição é manter revisão humana. Sistemas ajudam a localizar publicações, alertar prazos e organizar documentos, mas advogados devem conferir atos, interpretar decisões e definir estratégia. A responsabilidade técnica permanece com o profissional habilitado, especialmente em matérias que exigem interpretação de prazos, recursos e efeitos processuais.

O aprendizado central do case é simples: a ferramenta certa melhora a rotina quando o escritório combina tecnologia, método e responsabilidade profissional.

Perguntas frequentes sobre software jurídico

Qual é a conclusão do case Eick Advogados e ProJuris?

O case Eick Advogados e ProJuris demonstra que um software jurídico contribui para uma operação mais ágil, segura e eficiente quando o escritório tem processos definidos e usa a ferramenta como apoio à gestão. A experiência relatada valoriza visualização simples, uso intuitivo, controle de publicações e suporte responsivo.

Para escritórios que atuam em consultoria preventiva e contencioso, a principal mensagem é que tecnologia precisa caminhar ao lado de método jurídico. Ao centralizar informações, registrar responsabilidades e apoiar o acompanhamento de prazos, o software jurídico ajuda a equipe a trabalhar com menos ruído operacional e mais foco na estratégia.