Responsabilidades da gestão de compras e dicas para executá-la com eficiência.
O funcionamento de qualquer empresa depende do consumo de suprimentos e serviços de qualidade que atendam às necessidades do negócio. Desde o cafezinho na copa até as matérias-primas de fabricação de uma indústria. O setor de compras que garante toda aquisição necessária por meio do processo de gestão de compras.
A gestão de compras assume um papel fundamental que vai além de adquirir bens de consumo, é uma estratégia que ajudará a ter um fluxo de caixa saudável e com giro, além de reduzir custos e garantir um produto final por um valor competitivo.
Outra preocupação é com a segurança jurídica dos negócios, antes de executar a compra é fundamental uma análise cuidadosa do contrato. Assim como ter uma rotina de gestão de pagamentos, evitando atrasos e multas.
Trata-se do processo para aquisição de bens e serviços de modo mais vantajoso para as empresas. Isto é, com bons fornecedores que suprem a demanda e ainda com preços dentro do orçamento, geralmente vindo da diretoria.
Apesar de parecer simples, é um trabalho constante de análise de qualidade e negociação financeira. Um fornecedor escolhido hoje, por exemplo, pode não ser a melhor escolha daqui um mês se a qualidade do produto cair ou o preço ficar acima do valor disponível para a compra.
Portanto, a gestão de compras envolve as etapas básicas de: entender a necessidade interna, pesquisar as opções no mercado, selecionar fornecedor e negociar a compra, efetuar a compra e, por fim, avaliar o resultado. Claro, desconsiderando riscos como atrasos de entrega, cobranças abusivas e outras lidas que fogem a este processo padrão e recaem sobre o setor.
Além disso, a gestão de compras deve buscar um padrão de como a empresa aprova ordens de compra, recebe mercadorias, paga os fornecedores e faz o controle fiscal.
Geralmente a área de compras atende às duas demandas: compras gerais e suprimentos mas, algumas empresas separam esses operações já que compras está sempre lidando com fornecedores novos enquanto suprimentos tem um trabalho maior na gestão de fornecedores recorrentes.
Compras irá cuidar da aquisição de bens e serviços pontuais tal qual um bufê para um evento de final de ano. Enquanto suprimentos adquire os recursos necessários para empresa operar desde itens tangíveis como plástico ou papel até os intangíveis como um software de contratos.
Nem toda empresa separa as duas demandas. Assim, pode ser que no negócio que você atua, compras também cuide de suprimentos. A separação será mais conceitual.
No processo de gerir as compras, a operação de suprimentos exige um relacionamento mais próximo com os fornecedores e a possibilidade renovações e análise de contratos frequentes. Deste modo, o setor também deve ter um processo padrão para a gestão dos contratos de compra, ainda que elaborados pelas empresas vendedoras.
O primeiro e principal aspecto importante é garantir os recursos materiais tangíveis e intangíveis para operação do negócio. Nenhum empresa produz 100% do que consome, portanto sempre irá fazer compras tanto recorrentes como pontuais.
Além disso, pensando em um processo otimizado de gestão de compras, isto é: com análise de fornecedores, cotação de preços, atenção à qualidade e outros, buscando fazer a melhor compra e não apenas comprar os benefícios vão além.
Listamos abaixo alguns deles:
Como abordamos no tópico anterior, a gestão de compras é responsável por preços mais competitivos no mercado, aumento da margem de lucro, aquisição de produtos e serviços de maior qualidade entre outros benefícios. Contudo, só será benéfica se bem feita. Alguns erros no processo de gestão de compras podem estar aumentando os custos da empresa e gerando retrabalho ao setor.
Excesso de estoque e matéria prima parada significa dinheiro parado que poderia estar sendo investido em outras áreas com retorno mais imediato. A empresa precisa encontrar um equilíbrio entre ter estoque para manter a operação semanal sem depender diariamente do fornecedor mas, ao mesmo tempo não comprar excessos.
Em algumas indústrias como de alimentos e farmacêutica o estoque pode inclusive vencer e ter uma perda financeira real.
Para fazer este calculo, indicamos que você analise o histórico de vendas do período, se há alguma data sazonal que aumenta ou reduz as vendas considere-a. Com base nisso calcule quanto de matéria prima será necessária, o capital disponível para compra e também o espaço disponível para estocagem.
Apoiado nessas informações determine a frequência e quantidades das compras de estoque. Seu caso pode ser: tenho muito espaço, uso matéria prima não perecível e tenho dinheiro disponível para compra de suprimentos do mês inteiro de acordo com as vendas previstas. Neste caso faz sentido a estocagem de maior volume.
Entretanto, pode ser que todos estes fatores se apliquem ao seu negócio menos a parte financeira pois o capital de giro é pequeno, então estocar significaria tirar dinheiro de outras áreas.
Pela alta demanda de atividades, os gestores de compras estão suscetíveis ao erro de não revisitar os orçamentos de fornecedores de longa data ou orçar com poucos fornecedores a compra de novos itens.
Quando encontramos uma empresa confiável, com valor dentro do ticket esperado e com entrega de qualidade é normal manter compras recorrentes com este fornecedor.
O erro aqui é não olhar o que há de novo neste mercado, depender apenas de um fornecedor torna a sua empresa suscetível a falta de insumos caso este parceiro tenha problemas internos.
Para ter uma segunda alternativa a mão, a cada 6 meses cote com novas empresas e refaça orçamentos antigos. Talvez o orçamento de uma empresa excelente que era inacessível agora esteja dentro do seu ticket.
Na compra no novos itens a dica é: não feche com o primeiro fornecedor, cote ao menos três opções para comparar custo-benefício.
Dica extra: se você cotou um software a alguns meses e ele não tinha todas as funcionalidades que você precisava mas o preço e atendimento foram atrativos revisite esta empresa. Negócios SaaS renovam o produto semanalmente e a demanda que não podiam atender antes, agora será possível.
Por exemplo, o Projuris contratos agora conta com assistente IA para agilizar a elaboração e gestão de contratos ativos.
A escolha do fornecedor deve levar em conta custo-benefício e não custo isoladamente. O orçamento mais barato pode não oferecer a qualidade buscada.
Portanto, escolher apenas pelo preço e ignorar a qualidade do serviço ou produto a ser adquirido é uma chave para o fracasso. A chance de não suprir a necessidade interna que demandou a compra é maior do que quando a escolha é baseada em qualidade.
O que acontece: gasta-se dinheiro, a necessidade segue existindo e é feita a contratação de um novo fornecedor. Caímos no famoso ditado popular: O barato que saí caro .
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As famosas letras miúdas dos contratos podem passar despercebidas a olhos leigos. Antes de fechar uma compra, peça a minuta de contrato e junto ao jurídico façam uma análise completa do documento.
Se as cláusulas, condições de pagamento, valores e dados das partes estiverem corretas e forem benéficas à empresa basta assinar a minuta de contrato que passa a ter validade jurídica.
Entretanto, se forem encontrados erros ou condições fora do acordado no momento de negociação da compra, a minuta deve ser revista e as cláusulas negociadas até que as partes cheguem em acordo e, então, será assinada.
Indicamos que todo contrato de fornecedor assinado pela sua empresa enquanto compradora seja guardado no sistema de gestão de contratos da companhia. Também monitore os prazos de pagamento assim como, guarde as notas fiscais e possíveis aditivos feitos durante a vigência do contrato junto ao documento original.
O processo de gestão de compras começa pela necessidade do solicitante. Geralmente todas as áreas da empresa demandam o setor de compras.
O primeiro passo é padronizar a solicitação, crie um formulário para que o solicitante preencha as informações de: produtos ou serviços que a empresa precisa adquirir; quantidade; prazos e um campo aberto para sugestão de fornecedores caso exista.
Com a solicitação em mãos, verifique se há orçamento para a compra e qual é. Após entender o dinheiro disponível para a operação, busque opções de fornecedores e solicite orçamentos detalhados com valores, prazos de entrega, condições de pagamento e detalhamento do produto ou serviço a ser adquirido.
Hora da escolha! Compare as propostas recebidas e veja qual melhor atende às necessidades da empresa dentro do ticket disponível. Indicamos, ainda, checar com o solicitante a escolha para entender se é de fato o que ele precisa.
Fornecedor selecionado. Este é o momento de negociar: preços, prazos e condições de pagamento, além da criação e revisão da minuta e, enfim, formalizar o acordo com a assinatura digital ou manual do contrato.
Na entrega do produto inspecione se tudo que foi recebido está conforme o pedido e solicite a nota fiscal caso não tenha sido previamente enviada.
Caso seja um serviço, a área que irá usufruir da compra tem a responsabilidade de reportar como está o andamento e se a qualidade do serviço corresponde ao prometido. Com esses dados, o setor de compras pode manter o fornecedor ou reavaliar a contratação.
Outra tarefa importante é realizar o pagamento dos fornecedores de acordo com as condições negociadas. Mantenha um controle financeiro rigoroso dos pagamentos realizados aos fornecedores e sempre guarde os comprovantes.
Para te ajudar, conte com um software para gestão de contratos. Por lá você controla o contrato de compra ativo e relaciona-o com workflows, incluindo tarefas de pagamento cujas quais será notificado com antecedência.
O sistema te auxilia a não perder prazos e também como bônus anexar todos os comprovantes de pagamento, notas fiscais e aditivos de renovação de contrato, por exemplo.
Lembre-se:
O processo de gestão de compras é fundamental para garantir que a empresa obtenha os produtos ou serviços que precisa com o melhor custo-benefício.
Um processo de compras bem estruturado pode ajudar a empresa a reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços adquiridos.
O papel do departamento jurídico na área de compras é bem importante, afinal além da relação comercial existe uma relação jurídica. A empresa vendedora e a compradora firmam um contrato por escrito, na maior partes da vezes.
Ou para compras menores, há um termo de compra, emissão de nota fiscal e outros documentos comprovantes da compra e da venda.
Antes da compra, verifique a reputação do vendedor. Ele deve ter CNPJ ativo, inscrição estadual e licença de funcionamento assim como outros alvarás exigidos no setor de atuação.
Antes do contrato de compra ser assinado, o jurídico pode analisá-la com uma visão especializada e capaz de entender se há algum prejuízo para a empresa e negociar as cláusulas de forma que sigam a política interna de compras.
O jurídico ainda pode exercer a função de guardar as notas fiscais e outros documentos relacionados à compra assim como a gestão dos contratos ativos e registros em cartório quando for necessário.
Por fim, ser guardião do direito do consumidor. Entender como o código de defesa do consumidor aplica-se a empresa é muito importante, uma vez que ela também está suscetível a danos e a lei atende as pessoas jurídicas e não apenas pessoas físicas, tais quais clientes finais.
Com a gestão de compras adequada, as empresas podem alcançar seus objetivos de forma eficiente, impulsionando seu crescimento e competitividade no mercado.
Seguindo o processo apresentado, nossas dicas de gestão e evitando os erros de: desatenção ao estoque, não refazer orçamentos, olhar apenas preço e não qualidade e assinar contratos sem análise prévia, sua gestão de compras está no caminho da eficiência operacional. Isto é, entregas com maior qualidade e menor custo.
Para te auxiliar nas demandas jurídicas da gestão de compras, conte com o Projuris. Saiba mais.
O gestor de compras cuida da aquisição de bens materiais e intangíveis. Seleciona o fornecedor, negocia e fecha a compra, gere o contrato e pagamentos. Também cuida do controle de estoque, comprando na quantidade e datas corretas sem prejudicar o capital de giro e fluxo de caixa da empresa.
É o processo de comprar suprimentos e materiais para uma empresa com base na demanda apresentada. No entanto, a compra é estratégica, já que as propostas dos fornecedores são avaliadas de acordo com o custo benefício e sempre revistas. Além do controle de quanto há de orçamento para cada compra. A gestão de compras reduz custos e melhora a qualidade das aquisições.
Evitar gastos desnecessários na companhia e garantir o abastecimento de suprimentos e recursos materiais e imateriais necessários na operação do negócio. Sem ignorar o orçamento previsto e a qualidade do fornecedor.
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