A digitalização atingiu quase todos os processos burocráticos do dia a dia de pessoas e negócios, e isso inclui também os contratos. Mas, para que esses documentos possam ser digitais, foi preciso desenvolver novas tecnologias. Algumas delas são conhecidas como plataformas de contratos online.
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Na maioria das vezes, a ideia de plataforma de contrato online é associada à tecnologia para fazer assinatura digital ou eletrônica desse acordo. Mas, as soluções tecnológicas para contratos online vão muito além da firma.
Neste artigo, veremos quais são os principais tipos de plataformas de contratos online, tanto para assinatura, quanto para a elaboração, guarda e gestão desses documentos . Você também verá os critérios para escolher a melhor plataforma para a sua realidade. Fique conosco, e boa leitura.
Por que usar uma plataforma de contratos online?
As plataformas de contratos online surgem são solução eficiente para simplificar e agilizar os procedimentos de gestão de contratos online. Em certa medida elas são, inclusive, a tecnologia que suporta a existência de contratos online.
No geral, quando pensamos em seu uso, o benefício mais rapidamente enxergado é a agilidade. Afinal, contratos online podem ser construídos e firmados em instantes, de modo 100% remoto.
Mas para além da conveniência, segurança e rastreabilidade também precisam ser lembradas. Ao utilizar uma boa plataforma de contratos online, você consegue controlar quem tem acesso aos dados do contrato e monitorar todos os movimentos e edições realizadas.
Quais são os tipos de plataformas de contratos online?
Existem dezenas de players que se colocam como plataforma de contratos online no Brasil. À título de exemplo, no portal da B2B Stack – que categoriza milhares de softwares com base em notas da comunidade – existem mais de 50 opções de soluções na categoria “contratos e assinatura digital”.
Mas, antes de sair buscando a melhor alternativa, é importante entender quais serviços estão cobertos por cada tipo de plataforma.
Se você precisa apenas assinar uma minuta já pronta, um sistema CLM não será adequado para a sua realidade. Por outro lado, se você tem dezenas de contratos em formato digital para gerir todos os meses, contratar apenas uma plataforma de assinatura pode não ser suficiente.
A seguir, conheceremos o que fazem e para que melhor se adaptam 4 tipos de plataformas de contratos online:
- Plataformas para elaboração de contratos;
- Plataformas de assinatura de contratos online;
- Plataformas de armazenamento de contratos;
- Plataformas de gestão de contratos online (CLMs).
Vamos adentrar cada uma delas?
1. Plataformas para elaboração de contratos
As plataformas para elaboração de contratos são ferramentas essenciais para criar documentos contratuais personalizados. Aqui, não estamos falando apenas de soluções para a edição de documentos em texto, como o Google Docs ou Microsoft Word.
Trata-se também de plataformas especializadas em contratos, que podem oferecer modelos predefinidos e editáveis, que agilizam o processo de redigir contratos. Há, também, sistemas para a elaboração que contam com bibliotecas ou bancos de cláusulas atualizadas, o que torna a redação ainda mais ágil.
Esse tipo de plataforma é útil para empresas que precisam lidar com a elaboração de uma variedade de acordos, todos os meses. Isso pode incluir diferentes tipos de contrato de trabalho, de prestação de serviços, contratos de compra e venda, parceria, NDAs e muito mais.
2. Plataformas de assinatura de contratos online
As plataformas de assinatura de contratos online revolucionaram a maneira como as empresas obtêm assinaturas em documentos importantes. Na prática, elas substituiram um longo processo que costumava incluir:
- impressões físicos;
- envios postais demorados ou idas até o cartório;
- escaneamento de páginas assinadas;
A eliminação do deslocamento e das impressões em papel não apenas tornou o processo mais ecológico, mas também mais célere.
E, não menos importante, ao usar uma plataforma de assinatura de contratos online, ficou mais fácil garantir a autenticidade das firmas, já que há certificação digital e outros métodos de verificação de identidade. Isso tudo atesta a validade jurídica e torna os contratos em meio digital tão legalmente vinculativos quanto seus equivalentes em papel.
Mas, à quem uma plataforma de assinatura online se aplica? Ela pode ser usada por pessoas físicas, que precisam assinar contratos apenas eventualmente. Para isso, existem algumas ferramentas do mercado que oferecem um número limitado de assinaturas gratuitas.
Mas sua melhor aplicação é no universo corporativo, em empresas que precisam firmar dezenas de contratos todos os meses, e tem interesse em fazer isso de modo mais ágil e seguro.
3. Plataformas de armazenamento de contratos
A acumulação de contratos ao longo do tempo pode resultar em desorganização e dificuldades na recuperação de informações quando necessário. É aqui que as plataformas de armazenamento de contratos entram em jogo, oferecendo uma solução para o arquivamento e acesso simplificados.
Mais uma vez, não estamos falando apenas de plataformas de guarda de arquivos digitais, como o Google Drive, o One Drive e similares. Boas plataformas de armazenamento de contratos – e de documentos em geral – costumam ter recursos de categorização, pesquisa avançada ou por palavras-chave, marcação de partes, e assim por diante.
Esses recursos são especialmente importantes em empresas que tem uma grande base de contratos. O vídeo abaixo exemplifica o problema gerado quando não se tem uma boa plataforma de armazenamento de contratos:
Logo, plataformas de armazenamento são especialmente importantes para empresas que tem um grande volume de contratos ativos ou encerrados. A segurança desses contratos e a facilidade para encontrá-los, revisitá-los e compartilhá-los serão as principais vantagens alcançadas.
4. Plataformas de gestão de contratos online (CLMs)
Nos itens anteriores, falamos sobre alguns tipos de plataformas de contratos online que cobrem fases específicas do ciclo de vida desses documentos, como a escrita, a assinatura ou a guarda.
O último de sistema apresentado é aquele que reúne todas essas etapas – além de algumas outras. Estamos falando de uma plataforma de gestão de contratos online, ou CLM (Contract Lifecycle Management).
Em geral, esse tipo de software permite rastrear um contrato, desde o momento em que a solicitação para sua elaboração chega, até a renovação ou rescisão dele.
Ele costuma incluir funcionalidades para o envio de lembretes automatizados sobre prazos, o controle de obrigações ou exígiveis, o monitoramento das partes vinculadas, e assim por diante. Outra vantagem da maioria dos CLMs é poder contar com painéis de dados e dasboards para acompanhamento de indicadores-chave.
Como você já deve imaginar, esse as plataformas CLM são especialmente importante para pessoas jurídicas. Além da óbvia otimização de processos, um sistema centralizado como esse também reduz riscos e maximiza a produtividade da equipe.
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Como escolher a melhor plataforma de contratos online?
Como você viu, existem literalmente dezenas de plataformas de contratos online disponíveis. Poderíamos apenas indicar a melhor, mas cada empresa ou profissional pode ter necessidades distintas. Por isso, separamos três critérios que você não pode deixar de levar em consideração, na hora de escolher o que vai usar.
1. Considere qual suas necessidades imediatas e futuras
É muito comum, principalmente nas organizações, considerar apenas a necessidade imediata. Assim, empresas acabam contratando plataformas pontualmente, apenas para suprir a necessidade de algumas poucas assinaturas digitais, e no prazo de alguns meses estão comprometendo uma parte considerável do orçamento nisso, sem considerar se essa é a melhor opção para o volume de assinaturas existente.
Por isso, na hora de contratar uma plataforma de contratos online, não olhe apenas para o seu problema imediato, mas também para as questões acessórios e para o crescimento estimado dos seus contratos.
2. Defina um orçamento limite
Há algumas funcionalidades de uma plataforma de contratos – como assinaturas pontuais e limitadas – que podem ser feitas gratuitamente. Mas, no geral, se você tem uma organização com um volume maior de contratos, será preciso contratar uma ferramenta paga.
Nessa hora, é importante definir quanto, de seu orçamento, pode ser usado na contratação dessa solução. Lembre-se que, quanto mais funcionalidades você deseja abarcar, maior deve ser esse orçamento.
Tenha em mente também que, em alguns casos, pode ser mais econômico adquirir uma plataforma mais completa – que reúne várias funcionalidades em um único sistema – ao invés de distribuir seu orçamento em várias plataformas fragmentadas, para cada etapa do ciclo de vida dos contratos.
3. Cheque a credibilidade da empresa da plataforma
Pode parecer uma dica simplória, mas num universo com mais de 50 players, verificar a credibilidade e o histórico do seu fornecedor é essencial. Procure, sempre, empresas reconhecidas no mercado e com alguma experiência na área.
Ao perceber ofertas muito distantes da média de mercado, questione-se. Embora ferramentas muito baratas possam lhe atender num primeiro momento, é possível que elas acabem se tornando mais caras com o passar do tempo e a necessidade de expandir seu uso.
O que é a plataforma de contratos online Projuris Contratos?
A Projuris, uma marca do Grupo Softplan, desenvolve uma série de softwares para gestão jurídica e governança legal das empresas. Uma dessas solução, presente há alguns anos no mercado, é o Projuris Contratos.
Como todo bom CLM, o Projuris Contratos agiliza todas as etapas do ciclo de vida de um contrato, desde a solicitação da elaboração da minuta, passando pela revisão, aprovação e assinatura, e chegando até a renovação.
Usando o Projuris Contratos, apenas no último ano, nossos clientes criaram mais de 500 mil contratos. Algumas operações, usam a plataforma para gerir um banco de mais de 10 mil ativos contratuais. E, o mais importante, nossos clientes conseguiram reduzir em mais de 42% o tempo de análise interna desses documentos.
Quer saber como funciona? Agende uma demonstração rápida do Projuris Contratos.
Perguntas frequentes
O que faz uma plataforma de contratos online?
Uma plataforma de contratos online ajuda a gerir e agiliza tarefas específicas relacionadas à construção e manutenção de contratos em formato digital. Essas atividades podem incluir a elaboração, revisão, assinatura e armazenamento de contratos online, por exemplo.
Conclusão
As plataformas de contratos online abrangem uma variedade de funções essenciais que atendem às diferentes necessidades das empresas ao longo do ciclo de vida dos contratos. Ao aderir a uma plataforma desse tipo, você tem a oportunidade de tornar os processos contratuais mais eficientes, colaborativos e em conformidade com os padrões legais.