Como fazer a gestão de fornecedores da minha empresa?

15/02/2024
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04/04/2024
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17 minutos

Todo negócio que contrata serviços, seja de funcionários prestadores pontuais ou empresas terceiras que cuidam de demandas que fogem do core da companhia, precisa gerir estas relações e parcerias. A gestão de fornecedores envolve a fiscalização de contratos, gestão contratual, controle de entregas entre outras atividades.

Independente do porte da companhia, ela terá um processo para gerir fornecedores. Este pode ser planejado a partir de um procedimento padrão ou feito intuitivamente pelas pessoas da equipe, na necessidade de verificar prazos ou o cumprimento de cláusulas contratuais, por exemplo.

Para que a gestão de fornecedores seja mais estratégica e possa avaliar o custo-benefício das relações com terceiros, além de garantir que as cláusulas contratuais sejam cumpridas, o ideal é criar uma política de gestão de fornecedores.

Continue a leitura e entenda como gerir os fornecedores com eficiência.

O que é gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é o processo que vai desde receber a demanda interna da empresa que você atua por exemplo, contratar diarista para a limpeza da sede até o gerenciamento do serviço prestado seguindo a analogia, verificar se toda a sede foi limpa.

O exemplo acima é simplista, mas poderia tratar-se de uma empresa fornecedora que faz processos seletivos. Neste caso, a atividade do fornecedor envolve tratamento de dados e acesso à informações internas da companhia. O cuidado na gestão deste fornecedor deve ser ainda maior.

Benefícios da gestão de fornecedores

A pesquisa “Agenda 2023” da Deloitte feita com 501 empresas das regiões sul, sudeste, nordeste e centro-oeste entendeu quais eram as maiores dificuldades dos negócios para 2023. Duas delas estão relacionadas à gestão de fornecedores.

31% das empresas apontam como desafio contar com fornecedores que compartilhem dos melhores valores que a empresa, ou seja há uma dificuldade na seleção e homologação destes prestadores. Ademais, 28% das companhias precisam reduzir problemas operacionais com os fornecedores.

O controle de contratos e a gestão estratégica dos fornecedores são parte do caminho para sanar estas dores.

Além disso, gerir fornecedores beneficia a empresa, pois:

  • Reduz custos: melhor negociação de preços e pagamento além de reduzir desperdícios e perdas, pelo acompanhamento da execução;
  • Aumenta a qualidade da entrega terceira: pela seleção e homologação inteligente, além do processo de monitoramento constante da qualidade da entrega;
  • Aumenta a produtividade do time de compras;
  • Reduz riscos associados à contratação;
  • Mais segurança e conformidade com a lei;
  • Tomadas de decisão mais estratégicas o que diz respeito a renovações, novas contratações ou cancelamento de contratos;

Neste artigo, iremos o abordar a gestão de fornecedores em 5 etapas. São elas:

  1. Seleção dos fornecedores;
  2. Homologação dos fornecedores;
  3. Classificação dos fornecedores entre táticos e estratégicos;
  4. Monitoramento e avaliação do desempenho dos fornecedores;
  5. Gestão contratual de fornecedores.

Como fazer a gestão de fornecedores passo-a passo?

A gestão dos fornecedores envolve vários setores da empresa, como a área de compras, a área solicitante do serviço a ser prestado e, ainda, o jurídico nas funções de fechamento e gestão do contrato ativo. Por isso, neste passo a passo vamos explorar algumas etapas da gestão de fornecedores e elencar as suas principais responsabilidades que irão refletir nos setores do negócio.

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Seleção dos fornecedores

A seleção do fornecedor sempre se dará a partir da demanda interna. Um serviço de limpeza, compra de equipamentos ou terceirização de conteúdo exigirão diferentes fornecedores.

O procedimento já conhecido da maioria das pessoas é a cotação de preços. Saber o melhor orçamento e comparar com o ticket disponível para compra fará parte da nossa seleção. Isso não quer dizer que você deva escolher o mais barato, mas sim com o melhor custo-benefício.

Além disso, leve em consideração:

  • Habilidade técnica do fornecedor: se ele realmente pode atender a demanda com excelência;
  • Prazos e capacidade produtiva: ele irá lhe atender na frequência e prazos que a empresa necessita;
  • Reputação: pesquise o histórico do fornecedor, empresas que ele já atendeu, reclamações e processos que tenha no Procon, Reclame aqui ou Consumidor.gov e veja se ele de fato é confiável;
  • Background: se necessário, estruture procedimentos de background check para aprovar os fornecedores, principalmente nas parcerias mais delicadas e estratégicas para a empresa.
  • Qualidade do atendimento: ser bem atendido para além de facilitar a negociação é um indício de como será o pós- venda e o suporte técnico necessário.

Homologação dos fornecedores

A etapa de homologação é quando o fornecedor será avaliado e deve confirmar que atende aos requisitos da empresa contratante.

Para tal, solicite: cases e exemplos que comprovem a capacidade técnica da empresa; alvarás e licenças de funcionamento e a emissão de nota fiscal. Por fim, entenda se o serviço segue a política de compliance da companhia que você representa.

A homologação não é sempre igual, varia com a complexidade do produto ou serviço contratado e até mesmo das regras internas da contratante. Verifique com o seu Jurídico qual a melhor tratativa na homologação dos fornecedores. Esta informação pode estar na política de gestão de fornecedores.

Classificação de fornecedores entre estratégicos e operacionais

Classificar seus fornecedores entre estratégicos e operacionais te dará uma visão melhor de como gerenciar cada grupo, quais os riscos envolvidos em terceirizar uma atividade estratégica, por exemplo.

A depender se o fornecedor é estratégico ou operacional o relacionamento e o nível de fiscalização da execução será diferente. Este é o principal benefício de classificá-los, adotar procedimentos condizentes com o impacto e risco da contratação.

Fornecedores estratégicos

São aqueles em que, para a prestação, é necessário o compartilhamento de informações estratégicas da empresa, como dados de desempenho ou informações do planejamento futuro. Um consultor, por exemplo, entra nesta categoria. O trabalho desempenhado deve ser acompanhado com detalhes e é interessante fixar um contrato NDA que evite o vazamento de dados.

Fornecedores operacionais

O fornecedor operacional é aquele que vai, por exemplo, arrumar a fiação elétrica, instalar internet, dar manutenção nos hardwares da empresa, entre outros. Este não terá acesso a dados delicados da empresa. Assim, a fiscalização da execução dos contratos de fornecedores operacionais é mais simples, envolve apenas a conferência que o trabalho está sendo executado conforme o acordado.

Monitoramento e avaliação de desempenho dos fornecedores

Depois de selecionar o fornecedor, homologá-lo para ter certeza que será uma boa parceria e classificá-lo entre estratégico ou operacional, é o momento de entender como será o monitoramento e avaliação de desempenho. É disso que trataremos agora.

Nesta fase, o fornecedor já está prestando serviços para a sua empresa e cabe ao setor de gestão de fornecedores acompanhar a prestação, garantindo os resultados esperados e entendendo se a relação está sendo proveitosa para a companhia.

A medição de resultados dos fornecedores é relativa. Cada empresa terá seu processo para entender o desempenho do fornecedor. O ideal é criar e seguir uma política de gestão de fornecedores padrão. Mas, trouxemos alguns indicadores que podem ser usados:

  • Entrega dentro dos parâmetros combinados e no prazo;
  • Qualidade do serviço prestado entre: dentro do esperado, acima do esperado e abaixo do esperado;
  • Prazo para envio de nota fiscal e outras documentações que a empresa tenha solicitado ao fornecedor;
  • Relacionamento pós venda: como foi o atendimento e suporte durante a prestação em uma escala de avaliação.

Caso identifique atrasos nas entregas ou que o serviço realizado está diferente do combinado, o gestor responsável pelo acompanhamento de resultados poderá cobrar o fornecedor e adotar as medidas cabíveis de acordo com as cláusulas de obrigações do contrato.

Dicas para uma boa gestão de fornecedores

Além de seguir os passos que já falamos, algumas boas dicas irão facilitar o seu processo de gestão e tornar mais ágil a escolha e acompanhamento dos fornecedores.

1. Crie um banco de fornecedores confiáveis

A cada demanda de fornecimento solicitada o seu setor de compras vai em busca de um novo fornecedor? Se a resposta for sim, o banco de fornecedores vem para acelerar esse processo.

As empresas públicas que dependem de licitações e também as empresas de grande porte que aprovam orçamento junto ao conselho de administração podem ser obrigados a fazer novos orçamentos com frequência.

Tirando esses casos, se o que a empresa busca é qualidade na entrega com ótimo custo-benefício e está sempre orçando o mesmo serviço e/ou produto a cada término de contrato, você pode estar perdendo tempo.

Os tipos de fornecedores recorrentes que a empresa sempre contrata, deverão ser registrados em um banco de fornecedores, com os dados completos, serviço prestado ou produto oferecido e grau de satisfação do setor de compras com a entrega do fornecedor ou proposta recebida.

A partir de um banco qualificado a cada nova necessidade de contratação, a busca por orçamentos será mais rápida. Pois primeiro orça-se com empresas de dentro do banco e caso não atendam à necessidade interna e orçamento disponível o setor busca novos fornecedores.

2. Faça uma boa análise de contratos com fornecedor

A contratação de fornecedores é necessária para suprir uma necessidade ou dificuldade da empresa, portanto falhar na escolha do fornecedor e/ou não certificar-se das obrigações da empresa terceira no contrato pode significar dinheiro jogado fora e a continuação do problema previamente mapeado.

Antes de assinar qualquer contrato de fornecimento, exija uma minuta para revisão do conteúdo e negociação das cláusulas. Os prazos de entrega, descrição objeto contratual e obrigações das partes, em especial do fornecedor serão os principais pontos a serem revisados.

Os itens do contrato precisam atender aos requisitos da empresa contratante assim como, a forma de pagamento e conformidade legal.

3.Monitore a execução do contrato de fornecimento

Entre as atividades da gestão de fornecedores de um negócio, monitorar a execução dos contratos de fornecimento é uma das mais importantes. Pois, mesmo escolhendo um fornecedor bem recomendado, confiável e que tenha a competência necessária, a execução pode não sair como o planejado.

Um exemplo clássico é a execução de alguma obra estrutural. Quando é necessário fazer uma reforma que precisa de pedreiro, hidráulica e elétrica, a entrega de um fornecedor irá impactar no início da prestação de serviços do outro. Acompanhar para que não haja atrasos ou se necessário remanejar os prazos garante o sucesso da obra.

Aqui falamos de prazos, mas o controle de contratos também diz respeito ao cumprimento das demais cláusulas: qualidade da entrega tal qual prometido no objeto, quantidade de itens, respeito às obrigações das partes.

É responsabilidade do gestor de contratos ter clareza se o acordo está sendo executado tal qual foi assinado. Neste caso, a gestão de contratos eletrônicos será sua aliada. Ter os contratos digitais dentro de um Software para gestão contratual evita revisitações constantes ao documento na íntegra. Em plataformas próprias, como o Projuris Contratos, o usuário acessa um resumo do contrato e cria fluxos de tarefas e lembretes automatizados para personalizar o gerenciamento.

4.Centralize a comunicação com os fornecedores da empresa

Imagina a rotina corrida dos gestores que lidam com contratos de fornecimento e precisam comunicar-se com a equipe pelo chat corporativo, com os fornecedores por e-mail, WhatsApp, telegram e/ou outros. Comunicações simples levam o dobro do tempo, uma vez que não estão centralizadas e troca-se de canal a todo momento.

Novamente, a gestão eletrônica pode ajudar. No Projuris Contratos, você terá acesso à central de colaboração. Um espaço que substitui qualquer canal de mensagens, nele você conversa com usuários internos da organização e externos, desde que autorizados.

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5.Diversifique os fornecedores

Por fim, evite a dependência de um único fornecedor. Sabemos que facilita e muito a rotina quando a empresa conta com um fornecedor confiável e com boas entregas que supre uma demanda, mas imagine que eventualmente este não possa atendê-lo e você precise fazer uma nova seleção e homologação com urgência. É importante ter mais de um fornecedor mapeado, especialmente para serviços ou produtos de uso frequente como a limpeza terceirizada da sede, abastecimento dos galões de água dos bebedouros e outros.

Diversificar o banco de fornecedores reduz o risco associado a falta do fornecimento, uma vez que a substituição será ágil.

Como fazer a gestão dos contratos de fornecedores?

No tópico anterior, abordamos como monitorar a execução dos contratos, ou seja o acompanhamento das entregas do fornecedor que pode ser feito tanto pelo gestor de contratos quanto pelo setor beneficiado na contratação.

Contudo, a gestão de contratos vai além e passa, ainda, pelo setor jurídico mesmo sem a necessidade de elaborar uma minuta de contrato.

Vamos a um passo-a passo para gerir contratos de fornecimento

Passo 1- Avaliação da minuta e parecer jurídico

Antes do setor de compras ou jurídico da empresa assinar um novo contrato de fornecimento a minuta deve ser avaliada para garantir que as obrigações do contratante não trazem prejuízos a empresa e que as obrigações do contratado cumprem o objetivo buscado na contratação.

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O parecer jurídico atua, ainda, na garantia da conformidade da minuta elaboradora pelo fornecedor e se necessário, irá solicitar alterações.

Passo 2- Assinatura do contrato de fornecimento

Geralmente o fornecedor quem cuida do fluxo de assinaturas e irá encaminhar a minuta aprovada para ser assinada pelo contratante. Mesmo assim, os responsáveis pela assinatura devem atentar-se ao prazo e forma de assinatura, se assinatura digital ou física. Quando for digital pode haver a necessidade da emissão de certificados digitais A1 ou A3.

Passo 3- Guarda do contrato

Após a assinatura, a guarda do documento trará segurança jurídica a empresa. Caso haja algum litígio terá o documento como regulador, inclusive para acordos extrajudiciais quando indicado o foro.

Passo 4- Monitoramento da execução do contrato de fornecimento

Garantir que a contratada cumpra suas obrigações perante a empresa contratante. O foco neste passo será no entendimento completo do objeto contratual e em monitorar se as entregas seguem o descrito. E se necessário cobrar a empresa terceira para que atenda às suas obrigações.

Passo 5- Gestão de pagamentos

Na gestão dos contratos de fornecedores, pagar na data correta para evitar multas de atraso e exigir nota fiscal para controle da empresa e prestação de contas está entre as tarefas. O gestor deverá enviar ao setor de pagamentos as notas e pedir o registro da transferência efetuada.

Passo 6- Avaliação do custo-benefício do fornecedor

Avaliar o custo-benefício vai além de ter o melhor preço de mercado e é a etapa final da gestão. É quando, a partir de dados, a empresa entende se o negócio valeu a pena e poderá contratar o fornecedor novamente no futuro ou, então, renovar o contrato atual. Também, se renovado, cabe a avaliação da minuta para eventuais ajustes que tornam-na mais favorável à contratante, como uma flexibilização no pagamento ou alteração das obrigações.

Gestão de fornecedores no Projuris Contratos

O software para gestão de contratos da Projuris facilita os fluxos de atividade já que contempla todo o ciclo de vida dos contratos e traz automações para a rotina dos gestores.

No Projuris você fecha um novo contrato de fornecimento, guarda o contrato assinado na plataforma, cria um resumo da minuta, configura lembretes de tarefas destinadas ao responsável.

Que o Projuris facilita a rotina você já sabe, afinal em uma única plataforma é possível fazer toda a gestão contratual e manter notas fiscais, informações de pagamento e até aditivos todos relacionados ao contrato guarda-chuva original.

Além disso, uma grande vantagem é o Legal Intelligence, BI da Projuris que é integrado ao módulo de contratos. Com ele, o jurídico do negócio coleta dados e faz análises de resultados sem dificuldades na hora de montar gráficos complexos, a ferramenta é feita para tornar o processo intuitivo. Além de ter indicadores padrões, qualquer informação rastreada pode tornar-se um gráfico dentro do BI.

Dentro do LI, a aba fornecedores traz dados sobre os contratos de fornecimento ativos da empresa, este painel é composto por três gráficos.

1- Principais fornecedores

Este gráfico de barras mostra os fornecedores versus valor original do contrato e a quantidade de contratos firmados. 

Gráfico de principais fornecedores dentro do BI da Projuris na aba contratos.

2- Tipos/Status do contrato por fornecedor

O segundo gráfico apresenta o status dos contratos (ativo, cancelado, encerrado ou vencido) versus a quantidade. A cor da barra varia de acordo com os valores atrelados ao tipo de contrato.

Gráfico de tipos de contrato por fornecedor dentro do BI da Projuris na aba contratos.

3- Quantidade de contratos por fornecedor

A visualização deste gráfico mostra a quantidade de contratos versus empresa fornecedora.

Gráfico de quantidade de contratos versus empresa contratada dentro do BI da Projuris na aba contratos.

Ou seja, com o LI você tem visão do valor financeiro investido em cada fornecedor, quantos contratos já foram firmados com ele e se os contratos com esta empresa seguem ativos ou venceram, foram cancelados ou encerrados.

A partir daí poderá avaliar, por exemplo, se o fornecedor que o seu negócio investe mais dinheiro é o que traz mais retorno. Tomando decisões mais inteligentes de renovação ou distrato.

Resumo

A gestão de fornecedores é o processo desde à escolha da melhor empresa para atender à sua demanda até a avaliação de resultados. Não basta contratar um terceiro sem acompanhar as entregas e avaliar o retorno sobre esse investimento.

O setor jurídico entra na avaliação da minuta enviada pela terceirizada e fiscalização do contrato, com o objetivo de garantir conformidade com a legislação brasileira e com as políticas internas da empresa.

As principais dicas de gestão são: tenha um banco de fornecedores confiáveis e não dependa de apenas um fornecedor. Estas simples atitudes reduzem o risco e impacto da falta de fornecimento de um produto ou serviço.

Por fim, avalie toda entrega feita por terceiro e tenha dados estratégicos para uma boa tomada de decisão na hora de contratar ou não uma empresa.

Perguntas frequentes

Como gerir contratos de fornecedores?

A gestão de contratos de fornecedores começa com uma avaliação minuciosa da minuta de contrato antes de ser assinada, o jurídico da empresa precisa garantir que o contrato siga as diretrizes do negócio e será benéfico. Depois, o gestor de contratos deverá acompanhar prazos de entrega e pagamento e a execução do contrato, cobrando que os serviços prestados ou produtos entregues sigam com a qualidade estabelecida na cláusula do objeto.

Como avaliar um contrato de fornecimento?

Para emitir um parecer sobre o contrato de um fornecedor, o advogado do negócio deve antes ter homologado a empresa, então já sabe que trata-se de um negócio seguro e que o fornecedor realmente tem capacidade de entregar o serviço ou produto necessário. A partir daí deve atentar-se às cláusulas de deveres e obrigações tanto do fornecedor quanto da contratante e os prazos de entrega e formas de pagamento, além de conferir se os dados das partes estão corretos.

Como é feita a gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedor engloba a seleção de empresas terceiras e manejo deste banco de serviços e produtos que estão fora do core do negócio, cuidado jurídico ao fechar contratos e acompanhamento da execução do contrato e prazos de pagamentos e vencimento do documento.

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