A inteligência jurídica consiste em um trabalho contínuo e dinâmico que permite a coleta e análise de dados em tempos real para a tomada de decisões jurídicas e estratégicas de forma inteligente.
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A inteligência jurídica, por ser um conceito relativamente novo e que representa uma quebra de paradigmas, uma mudança para uma cultura de prevenção e não mais apenas de contenção, ainda tem encontrado algumas barreiras, principalmente entre os advogados mais conservadores.
No entanto essas barreiras estão sendo superadas rapidamente, uma vez que a implantação da inteligência jurídica tem apresentado resultados extremamente positivos.
O aumento da eficiência e a redução de custos jurídicos são os dois pontos positivos de maior destaque pelas empresas que decidiram investir na inteligência jurídica e tecnologia.
Inúmeros estudos de ROI (Retorno Sobre Investimentos, do inglês) estão confirmando a redução de custos que advêm com a mudança cultural, demonstrando que os investimentos em prevenção de processos judiciais são significativamente menores do que movimentar todo o aparato jurídico para dirimir a lide.
O ditado popular de que é melhor prevenir do que remediar tem sido validado pelas taxas da ROI e vem convencendo, através de número positivos, cada vez mais gestores e empresários de todos os escalões das vantagens, principalmente financeiras com as reduções de custos, obtidas com a implantação da inteligência jurídica.
O que é inteligência jurídica
De uma forma geral as empresas de todos os segmentos convivem com rotinas que envolvem gestão de contratos e/ou processos judiciais em algum volume, e que, por consequência, comprometem a dinâmica do time jurídico, consumindo recursos valiosos da corporação.
Da necessidade de otimizar recursos nasce a inteligência jurídica, que combina o uso da tecnologia e a lógica empregada no compliance com a finalidade de evitar novos problemas de rotina e até processo judiciais, uma vez que ela propõe um mapeamento dos procedimentos em busca das falhas que ocasionam os gargalos, buscando as soluções mais eficazes e duradouras.
O papel da inteligência jurídica
A função da inteligência jurídica dentro de uma empresa é a de fazer o mapeamento das circunstâncias que levam aos gargalos que drenam a produtividade do time e os recursos da empresa como, por exemplo, gatilhos que levam ao ajuizamento das ações com determinadas características.
Após, com base no mapeamento feito, são sugeridas correções e melhorias nos procedimentos onde as falhas foram identificadas e, por vezes, até mesmo a adoção de novos procedimentos.
Essa cultura de prevenção implantada pela inteligência jurídica tem a finalidade de evitar futuras demandas atacando diretamente a raiz do problema, ou seja, os procedimentos e atitudes que causam as não-conformidades.
Inteligência jurídica nos escritórios de advocacia
Nos dias atuais os maiores escritórios de advocacia contam com setores próprios especializados em auditoria jurídica e a chamada due diligence (diligência prévia, do inglês). Os escritórios menores contam com empresas terceirizadas para execução desses tipo de serviço específico.
No entanto, uma vez que são feitas de forma pontual e geralmente para casos específicos, por exemplo uma incorporação, tanto as auditorias jurídicas quantos as due diligence acabam se tornando estáticas frente ao extremo dinamismo das empresas.
A inteligência jurídica, por sua vez, consiste em um trabalho contínuo e dinâmico que, com a utilização dos mais completos softwares, permite a coleta e análise de dados em tempos real para a tomada de decisões jurídicas e estratégicas de forma inteligente.
Os efeitos no departamento jurídico
Durante muito tempo a principal função dos os departamentos jurídicos era a administração dos litígios no qual a empresa viesse a se envolver, tanto de forma ativa quanto passiva.
A partir desse antigo modelo a estrutura era focada no gerenciamento dos processos judiciais em andamento, sem que houvesse uma busca e uma compreensão das circunstâncias que levaram ao ajuizamento de cada ação e de qual forma ela precisa ser tratada e como poderia ter sido evitada.
As demandas judiciais possuem um alto custo para as empresas, uma vez que é necessário manter um setor com profissionais disponíveis em tempo integral para a administração dos processos, ao qual soma-se o valor das custas judiciais, deslocamentos, perícias, indenizações, honorários, a morosidade do sistema judicial brasileiro, entre outros.
Também existe um custo que poucas empresas levam em conta, que é o desgaste físico e psicológico dos funcionários envolvidos, o que pode levar a novas demandas judiciais.
A soma de todos esses custos criou a necessidade de novas ferramentas e, principalmente, uma nova mentalidade buscando uma cultura preventiva onde o foco seja o de sanar as não-conformidades antes que se tornem problemas dispendiosos e extenuantes.
Inteligência jurídica e compliance
Compliance é uma cultura organizacional que, explicada de uma forma simples, significa “estar em conformidade”. É um sistema onde tudo deve estar em conformidade com legislações, regulamentos e processos internos, com o objetivo de minimizar os riscos para a empresa e fazer sempre da maneira mais eficiente e padronizada o mesmo tipo de atividade.
Essa cultura organizacional tem origem nas escolas de gestão americanas e tem crescido e se popularizado no Brasil, sendo incorporada à mentalidade das empresas nacionais, independente de seu tamanho.
A cultura do compliance, onde existem uma série de procedimentos que devem ser seguidos para minimizar os riscos e não-conformidades, encontra uma perfeita sintonia com a inteligência jurídica.
As etapas dos procedimentos são continuamente analisadas de forma a encontrar e corrigir as irregularidades e evitar ao máximo que as mesmas se tornem novas demandas ao jurídico.
Como aplicar a inteligência jurídica
A implantação da inteligência jurídica dentro das rotinas comuns de uma empresa podem trazer preocupações no início, mas o processo é facilitado com o uso dos mais modernos softwares disponíveis no mercado, como o Projuris para Empresas.
O uso de softwares jurídicos com esse nível de qualidade permite a inclusão, classificação e quantificação das mais variadas informações, que podem tanto vir de dentro das empresas através de seus setores comerciais, administrativos etc, quanto através dos escritórios de advocacia que se encontram na linha de frente das disputas judiciais.
Após a coleta dos dados, análise e identificação das não-conformidades, o trabalho do departamento jurídico ou escritório de advocacia se torna muito mais simples, podendo se resumir a receber de forma automatizada e padronizada, dentro do software jurídico, as demandas ou ações de responsabilidade do time jurídico.
Muito embora os softwares sejam capazes de fazer a coleta e análise dos dados de forma automática, de nada adianta contar com essa sofisticada tecnologia se a equipe responsável não estiver plenamente capacitada para opera-lá e, acima de tudo, analisá-la de forma estratégica para garantia da constante evolução do setor jurídico.
Por isso é de vital importância investir na capacitação da equipe, não apenas com relação a parte técnica para a utilização dos recursos tecnológicos, mas principalmente em uma mudança de mentalidade, buscando difundir a importância de uma cultura de prevenção dos problemas.
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