Novidades Projuris ADV: monitoramento de distribuições, reembolso e captura em lote

Monitoramento de distribuições é o acompanhamento sistemático de novos processos vinculados a clientes, em conformidade com a responsabilidade profissional prevista no art. 32 da Lei 8.906/1994. Na prática, a rotina reduz omissões, antecipa providências processuais e melhora o controle de risco do escritório.

As novidades do Projuris ADV publicadas em abril de 2025 ampliam três frentes da operação jurídica: identificação de novas ações, consumo controlado de créditos em capturas por OAB e registro financeiro de reembolsos. A proposta é conectar informação processual, produtividade da equipe e previsibilidade financeira em um único fluxo de trabalho.

O que muda com o monitoramento de distribuições no Projuris ADV?

O monitoramento de distribuições permite identificar novos processos relacionados a clientes cadastrados e acelerar o registro dessas informações na base do escritório. Esse acompanhamento ajuda o advogado a agir antes de perder prazos, avaliar riscos iniciais e organizar documentos relevantes desde a primeira notícia da demanda.

A funcionalidade está em fase de testes e foi criada para apoiar o cadastro automático de processos. Quando o sistema identifica uma distribuição compatível com os dados monitorados, o escritório recebe elementos como tribunal, data de distribuição, classe processual, partes e valor da causa, conforme disponibilidade da fonte consultada.

Na rotina, isso evita que a equipe dependa apenas de comunicações manuais do cliente ou de consultas isoladas aos portais dos tribunais. Um exemplo comum ocorre em carteiras de contencioso de massa: uma empresa pode figurar em ações distribuídas em comarcas diferentes, e a demora na identificação compromete a coleta de subsídios para defesa.

• Cadastro automático de processos: registre novos casos com menos digitação manual e reduza inconsistências de dados.
• Ação imediata: acione o cliente, peça documentos e defina estratégia assim que a distribuição for detectada.
• Informações completas: visualize tribunal, data, classe, assunto e valor da causa quando esses dados estiverem disponíveis.
• Padronização interna: direcione novos processos para responsáveis, áreas ou etiquetas de controle.

O ganho jurídico aparece principalmente no controle de prazos. Pelo art. 219 do CPC, Lei 13.105/2015, contam-se apenas dias úteis para prazos processuais civis. Já o termo inicial depende do ato de comunicação, conforme regras dos arts. 231 e 272 do CPC. Monitorar a distribuição não substitui a intimação, mas prepara o escritório para agir com rapidez.

Esse cuidado também dialoga com o art. 77 do CPC, Lei 13.105/2015, que impõe às partes e procuradores deveres de lealdade, boa-fé e cooperação. Quando a equipe conhece a existência do processo logo no início, ela consegue evitar petições apressadas, perda de documentos e falhas de comunicação que podem gerar prejuízo ao cliente.

Como usar o monitoramento de distribuições sem confundir alerta com prazo?

O alerta de distribuição deve entrar como evento de triagem, não como marco automático de prazo. O responsável precisa confirmar a movimentação no tribunal, verificar se houve citação, intimação ou publicação e registrar a contagem correta. No processo eletrônico, a consulta ao portal oficial continua necessária para validar a informação.

1. Cadastre clientes com dados completos, como nome empresarial, CPF, CNPJ e variações de razão social.
2. Defina quais responsáveis receberão novos registros encontrados pelo monitoramento.
3. Classifique o processo por área, risco, cliente e unidade de negócio.
4. Confira no tribunal se houve citação, intimação ou apenas distribuição.
5. Crie atividades internas para coleta de documentos, análise inicial e contato com o cliente.

A Lei 14.195/2021 alterou regras do CPC para fortalecer a citação preferencial por meio eletrônico, especialmente no art. 246 da Lei 13.105/2015. Até 2025, o Domicílio Judicial Eletrônico e o Portal de Serviços do Poder Judiciário, instituídos pela Resolução CNJ 455/2022, reforçaram a necessidade de rotinas digitais de conferência.

Como funciona a captura em lote por OAB?

A captura em lote por OAB permite buscar processos vinculados a uma inscrição profissional e agora consome créditos da franquia do cliente. A mudança melhora o planejamento de uso, pois o usuário define limites antes da operação e acompanha o retorno de créditos quando a quantidade efetiva fica abaixo do previsto.

Na prática, a equipe pode informar a OAB do advogado, escolher o limite de capturas e iniciar a busca. O sistema reserva os créditos necessários para o teto definido. Se a captura encontrar menos processos do que o limite configurado, os créditos não utilizados retornam automaticamente à franquia, conforme a regra operacional da funcionalidade.

• Limite de capturas: o usuário define o volume máximo antes de executar a ação.
• Retorno de créditos: créditos reservados e não utilizados retornam automaticamente.
• Transparência: alertas indicam limites disponíveis e ajudam a evitar uso não planejado.
• Previsibilidade: gestores conseguem organizar franquia mensal por equipe, cliente ou carteira.

Um exemplo prático envolve um escritório que assume uma carteira trabalhista com histórico processual disperso. A captura em lote por OAB ajuda a localizar ações relacionadas ao patrono informado, mas a equipe deve revisar resultados, eliminar duplicidades e confirmar se os processos pertencem ao escopo contratado.

O recurso não altera deveres éticos. O advogado continua obrigado a preservar sigilo profissional, nos termos do art. 34, VII, da Lei 8.906/1994, que considera infração disciplinar violar, sem justa causa, sigilo profissional. Também deve observar a finalidade do tratamento de dados pessoais, prevista no art. 6º, I, da Lei 13.709/2018.

Quais cuidados jurídicos a captura por OAB exige?

A captura por OAB deve servir a uma finalidade legítima da atividade jurídica, como organização de acervo, auditoria de carteira, migração de sistema ou conferência de processos ativos. O escritório precisa limitar acessos internos e manter registro de quem executou a operação, quando executou e qual finalidade justificou a consulta.

A LGPD, Lei 13.709/2018, exige segurança, prevenção e responsabilização nos arts. 6º, VII, VIII e X. Por isso, resultados de capturas não devem circular em planilhas abertas sem controle. Quando houver dados sensíveis, como informações de saúde em ações previdenciárias ou trabalhistas, o cuidado deve ser maior.

Também convém separar captura de conferência processual. Capturar dados acelera a montagem da base, mas não substitui auditoria humana. A equipe deve verificar segredo de justiça, competência, fase, partes, procuradores, documentos pendentes e prazos abertos. Essa validação reduz riscos de cadastrar ações indevidas ou adotar providências fora do contrato.

Como o cadastro de reembolso no Módulo Financeiro ajuda o escritório?

O cadastro de reembolso no Módulo Financeiro permite vincular despesas a receitas de ressarcimento e organizar valores pagos em nome do cliente. O recurso facilita controle de custas, diligências, deslocamentos e taxas, reduzindo perdas financeiras decorrentes de comprovantes esquecidos ou cobranças feitas fora do fluxo.

A atualização permite gerar a receita de reembolso em poucos cliques, de forma vinculada à despesa original. O escritório pode cadastrar reembolsos à vista ou parcelados, acompanhar vencimentos e visualizar quais valores já foram recebidos. Isso torna a rotina mais clara para advogados, financeiro e cliente.

• Vínculo automático: associe uma despesa a uma receita de reembolso sem recriar informações do zero.
• Controle financeiro aprimorado: acompanhe valores pagos, pendentes, vencidos e recebidos.
• Flexibilidade: registre reembolsos à vista ou parcelados conforme ajuste contratual.
• Rastreabilidade: mantenha comprovantes e histórico vinculados ao processo ou cliente correto.

Em contratos de honorários, a distinção entre honorários e despesas reembolsáveis evita conflito. O art. 22 da Lei 8.906/1994 trata do direito aos honorários convencionados, arbitrados e sucumbenciais. Já custas, emolumentos, cópias, deslocamentos e diligências podem seguir previsão contratual própria, com comprovação e autorização prévia.

No processo civil, despesas processuais e honorários de sucumbência seguem regras próprias. O art. 82 do CPC, Lei 13.105/2015, prevê que as partes devem prover as despesas dos atos que realizarem ou requererem. O art. 85 disciplina honorários sucumbenciais. O controle interno evita misturar reembolso contratual com verbas processuais.

Como registrar reembolsos com segurança documental?

O procedimento recomendado começa antes da despesa. A equipe deve conferir se o contrato autoriza o gasto, identificar o cliente responsável, anexar comprovantes e classificar a natureza do desembolso. Depois, gera a receita de reembolso, define vencimento, parcela quando necessário e acompanha a quitação.

1. Registre a despesa com data, valor, centro de custo e responsável.
2. Anexe nota fiscal, guia, recibo, comprovante bancário ou relatório de diligência.
3. Vincule a despesa ao cliente, caso ou processo correspondente.
4. Gere a receita de reembolso no Módulo Financeiro.
5. Defina se o pagamento será à vista ou parcelado.
6. Acompanhe inadimplência e conciliação financeira com relatórios periódicos.

Esse fluxo também ajuda em auditorias internas. Quando o cliente questiona uma cobrança, o escritório consegue demonstrar origem, autorização, comprovante e vínculo com o caso. Se houver disputa sobre valores, a documentação organizada reduz ruído e fortalece a posição contratual, sem depender de memórias individuais da equipe.

Quais outras melhorias do Projuris ADV foram incluídas?

Além do monitoramento de distribuições, da captura em lote por OAB e do cadastro de reembolso, o Projuris ADV recebeu melhorias operacionais em atividades, intimações, agenda e documentos. Essas mudanças reduzem tarefas repetitivas e ajudam a manter consistência entre prazos, responsáveis e informações processuais.

• Novas ações em lote: altere datas de atividades em conjunto quando houver reorganização de agenda ou redistribuição de demandas.
• Filtros em intimações: utilize filtro por Justiça para separar comunicações por ramo, como Justiça Estadual, Federal ou do Trabalho.
• Novidade na Agenda: filtros da Agenda ficam salvos automaticamente, o que preserva a visualização usada pelo profissional.
• Módulo Documentos atualizado: a experiência foi aprimorada para facilitar localização, organização e uso dos arquivos.

As ações em lote exigem governança. Alterar datas de várias atividades pode corrigir planejamento, mas também pode gerar perda de controle se o escritório não definir permissões. Um bom procedimento inclui revisar a seleção antes de confirmar, registrar motivo da alteração e manter supervisão para atividades críticas, como contestações, recursos e audiências.

Os filtros de intimação por Justiça ajudam a equipe a priorizar análise. Prazos trabalhistas, cíveis, federais e administrativos podem seguir regras distintas, e o erro na classificação prejudica a contagem. A jurisprudência do Superior Tribunal de Justiça aplica a lógica da instrumentalidade das formas e exige demonstração de prejuízo para nulidades, em harmonia com o art. 282, §1º, do CPC, Lei 13.105/2015.

A agenda com filtros salvos reduz retrabalho na rotina individual. Um coordenador pode visualizar atividades da equipe, enquanto um advogado acompanha apenas seus prazos e audiências. Essa personalização deve conviver com revisões gerais, pois a gestão jurídica precisa enxergar atividades vencidas, prazos futuros, compromissos redistribuídos e tarefas sem responsável.

Como implantar essas novidades na rotina do escritório?

A implantação deve combinar configuração técnica, revisão de fluxos e treinamento da equipe. O escritório obtém melhor resultado quando define responsáveis, critérios de uso, limites de captura, padrões de cadastro e regras financeiras antes de liberar as funcionalidades para todos os usuários.

Um plano simples pode começar por uma carteira piloto. Escolha clientes com volume processual relevante, ative o monitoramento de distribuições, teste capturas por OAB com limite reduzido e registre reembolsos de despesas recorrentes. Após duas ou três semanas de uso, revise inconsistências, ajuste permissões e documente o procedimento padrão.

1. Mapeie quais clientes precisam de monitoramento prioritário.
2. Padronize dados cadastrais para evitar falsos positivos e duplicidades.
3. Defina quem pode executar captura em lote e qual limite mensal será usado.
4. Crie categorias financeiras para custas, diligências, deslocamentos e taxas.
5. Treine a equipe para diferenciar alerta de distribuição, intimação e prazo processual.
6. Revise relatórios de atividades, capturas e reembolsos em reuniões de gestão.

Para escritórios que atuam com empresas, a implantação também deve considerar governança contratual. O cliente pode exigir relatórios periódicos, comprovação de despesas e tempo de resposta para novas ações. O uso correto das funcionalidades ajuda a cumprir acordos de nível de serviço e a manter histórico auditável.

A segurança da informação deve acompanhar a implantação. O art. 46 da LGPD, Lei 13.709/2018, determina que agentes de tratamento adotem medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais. Controle de acesso, perfis de usuário e revisão periódica de permissões ajudam a cumprir essa obrigação.

Perguntas frequentes sobre monitoramento de distribuições

Qual é o impacto das novidades Projuris ADV para a gestão jurídica?

As novidades fortalecem a gestão jurídica quando o escritório combina tecnologia com procedimento interno claro. O monitoramento de distribuições antecipa a identificação de novas ações, a captura em lote por OAB acelera a organização do acervo e o cadastro de reembolso melhora a previsibilidade financeira.

Para obter consistência, trate cada recurso como parte de um fluxo integrado: entrada do processo, validação jurídica, definição de responsáveis, controle de prazos, registro de despesas e prestação de contas. Essa conexão reduz retrabalho, melhora governança e apoia decisões baseadas em dados confiáveis.

O próximo passo editorial e operacional é testar as funcionalidades em uma carteira controlada, medir tempo economizado, revisar riscos de cadastro e documentar o padrão interno. Com esse método, o Projuris ADV apoia uma rotina jurídica mais rastreável, especialmente em equipes que precisam controlar volume processual, custos e prazos simultaneamente.