Software jurídico reduz custos? Caso Bruno Goeterd

Software jurídico é a ferramenta digital que organiza dados, documentos, prazos e comunicações do escritório, em conformidade com os princípios do art. 6º da LGPD (Lei 13.709/2018). Na prática, reduz falhas operacionais e fortalece controles exigidos pela advocacia e pela gestão empresarial.

O advogado Bruno Constante Goeterd fundou a Goeterd Advocacia para atuar com foco em Direito Imobiliário e atender com mais proximidade clientes de incorporação imobiliária que já faziam parte da sua rotina profissional. A experiência relatada mostra como a tecnologia jurídica pode transformar tarefas diárias em procedimentos controláveis, auditáveis e mensuráveis.

Bruno compartilhou como a ProJuris passou a apoiar o escritório no gerenciamento das atividades rotineiras por meio do ProJuris para Escritórios. Segundo ele, a plataforma melhorou a geração de documentos simples, o controle de timesheets e o acompanhamento de intimações, três pontos sensíveis para produtividade e segurança jurídica.

Como o software jurídico mudou a rotina da Goeterd Advocacia?

O software jurídico substituiu controles dispersos por uma rotina centralizada de agenda, casos, documentos, horas trabalhadas e informações financeiras. Esse modelo reduz dependência de memória individual, melhora a rastreabilidade das tarefas e facilita a gestão de prazos processuais, especialmente quando o escritório lida com demandas imobiliárias, consultas preventivas e processos judiciais.

Antes da adoção da plataforma, a maior dificuldade estava no gerenciamento de informações. O escritório utilizava agenda física, o que limitava a visualização mensal, dificultava a priorização de tarefas e criava risco de perda de compromissos. Em advocacia contenciosa e consultiva, esse risco pode gerar prejuízos relevantes para clientes e para o próprio escritório.

A agenda digital passou a permitir a visualização do mês completo, com compromissos, tarefas e prazos em um mesmo ambiente. Em processos judiciais, essa organização dialoga com regras como o art. 219 do CPC (Lei 13.105/2015), que determina a contagem de prazos processuais em dias úteis, salvo disposição em contrário.

O controle de prazos também precisa considerar o art. 224 do CPC (Lei 13.105/2015), segundo o qual se exclui o dia do começo e se inclui o dia do vencimento. Quando a equipe registra corretamente intimações, compromissos e responsáveis, o escritório reduz a chance de descumprimento de prazos e melhora a previsibilidade do trabalho.

Além da agenda, Bruno citou funções secundárias que ganharam relevância na prática: Gerador de Documentos, Timesheet e Financeiro. Esses recursos conectam produção jurídica, controle de horas e faturamento, evitando que informações fiquem espalhadas em planilhas, e-mails, arquivos locais e anotações físicas.

Quais problemas um escritório espera resolver com um software jurídico?

Um escritório costuma buscar software jurídico para resolver problemas de informação processual, agenda, documentos, consultas, produtividade e controle financeiro. No relato de Bruno Goeterd, a escolha envolveu custo-benefício, layout e capacidade de reunir dados de processos, consultas e atividades administrativas em uma única estrutura de gestão.

A demanda inicial da Goeterd Advocacia era objetiva: gerenciar informações processuais, consultas, documentos e agendas. Esse conjunto resume uma necessidade comum em escritórios de pequeno e médio porte, nos quais o advogado atua tanto na estratégia técnica quanto na gestão de equipe, relacionamento com clientes, cobrança e organização administrativa.

No Direito Imobiliário, a centralização de informações ganha peso adicional. Um único caso pode envolver matrícula de imóvel, contrato de promessa de compra e venda, memorial de incorporação, notificações extrajudiciais, assembleias condominiais, ação judicial, atendimento consultivo e cobrança de honorários. Sem método, a fragmentação aumenta retrabalho e dificulta respostas rápidas ao cliente.

Do ponto de vista regulatório, a organização também precisa observar a LGPD. O art. 5º da Lei 13.709/2018 define dado pessoal como informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Escritórios de advocacia tratam dados de clientes, partes contrárias, testemunhas, representantes legais e terceiros, o que exige controles de acesso e finalidade.

O art. 46 da LGPD (Lei 13.709/2018) determina que agentes de tratamento adotem medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais. Logs, permissões de usuário e centralização documental ajudam o escritório a demonstrar diligência em caso de incidente, auditoria interna ou questionamento do titular de dados.

A escolha pelo ProJuris, segundo Bruno, ocorreu pela combinação de custo-benefício e layout. Na prática, usabilidade importa porque a ferramenta só gera resultado quando a equipe registra dados de forma consistente. Um sistema incompreensível tende a criar rotas paralelas, como controles externos, mensagens soltas e versões duplicadas de documentos.

Quais atividades ganharam produtividade no escritório?

As atividades com maior ganho foram geração de documentos simples, controle de timesheet e acompanhamento de intimações. Bruno estimou aumento de 25% a 33% na produtividade, especialmente porque o escritório reduziu tarefas repetitivas, melhorou o registro de horas e passou a enxergar compromissos e atos processuais com mais clareza.

A automação documental reduz o tempo gasto com peças padronizadas, como procurações, declarações, recibos, notificações e petições de massa. O cuidado técnico está em preservar revisão humana, adequação ao caso concreto e atualização normativa. Modelos aceleram a base do trabalho, mas o advogado mantém responsabilidade sobre conteúdo, estratégia e assinatura.

Em documentos judiciais, a produtividade precisa conviver com requisitos formais. O art. 319 do CPC (Lei 13.105/2015) lista os elementos da petição inicial, como juízo, qualificação das partes, fatos, fundamentos jurídicos, pedido, valor da causa, provas e opção por audiência de conciliação ou mediação. Modelos bem parametrizados reduzem omissões.

O controle de intimações também afeta produtividade e risco. Bruno destacou que o ProJuris melhorou o acompanhamento de intimações. Em termos legais, o art. 272 do CPC (Lei 13.105/2015) disciplina a intimação dos advogados por publicação no órgão oficial, salvo hipóteses específicas previstas em lei.

Quando a equipe registra a data da disponibilização, a data da publicação e o início da contagem, o escritório diminui a chance de erro. O art. 231 do CPC (Lei 13.105/2015) também orienta o termo inicial em diferentes modalidades de citação e intimação, o que exige atenção técnica no cadastro de cada movimentação.

O timesheet, por sua vez, permite relacionar horas trabalhadas a clientes, casos, atividades e responsáveis. Esse registro apoia cobrança por hora, análise de rentabilidade e dimensionamento de equipe. Também fornece insumos para avaliar se determinada rotina consome mais tempo do que o contrato de honorários remunera.

Como a comunicação com clientes melhora com a centralização da agenda?

A comunicação melhora quando o escritório registra compromissos, responsáveis e participantes em um ambiente compartilhado. No caso relatado, clientes puderam ser inseridos em compromissos da agenda, o que reduziu ruídos sobre reuniões, entregas e etapas do caso, além de facilitar alinhamento entre advogado, equipe e contratante.

Bruno afirmou que o ProJuris melhorou a comunicação com o cliente porque o escritório passou a incluí-los como participantes em compromissos na agenda. Essa prática ajuda em atividades como reuniões de alinhamento, vencimentos contratuais, assembleias, assinaturas de documentos, audiências e acompanhamento de providências em negócios imobiliários.

A comunicação jurídica também se relaciona ao dever de informação. O Código de Ética e Disciplina da OAB, aprovado pela Resolução 02/2015 do Conselho Federal da OAB, exige conduta compatível com a confiança depositada no advogado. Informações organizadas permitem respostas objetivas, sem depender de buscas demoradas em e-mails ou arquivos físicos.

Na relação com empresas, a previsibilidade operacional reduz atritos. Um incorporador imobiliário, por exemplo, pode precisar saber o status de uma notificação, o andamento de uma ação possessória, o prazo para manifestação em processo administrativo ou a pendência documental de uma incorporação. Agenda e histórico de eventos tornam esse retorno mais seguro.

A centralização também protege o escritório quando há troca de responsável interno. Se a informação permanece apenas na memória de um advogado ou assistente, férias, afastamentos e desligamentos podem gerar descontinuidade. Quando o caso registra histórico, documentos, prazos e próximos passos, a equipe mantém o atendimento com menor perda de contexto.

Por que o Módulo de Gerenciamento de Casos foi considerado eficiente?

O Módulo de Gerenciamento de Casos foi considerado eficiente porque permite cadastrar consultas, processos administrativos, processos judiciais e demandas ainda não ajuizadas. Essa amplitude ajuda o escritório a acompanhar o ciclo completo do atendimento jurídico, desde a análise inicial até a eventual petição, acordo, encerramento ou faturamento.

No relato de Bruno, o Módulo de Gerenciamento de Casos permite cadastrar consultas, processos administrativos e judiciais, inclusive demandas não ajuizadas, como petição inicial a elaborar. Esse ponto é relevante porque muitos riscos surgem antes da judicialização, quando a atuação consultiva ainda pode prevenir litígios.

O módulo facilitou a visualização das informações, especialmente pelo fluxograma de eventos dentro de um caso. O advogado escolhe quais eventos devem aparecer e prioriza os marcos mais relevantes. Em uma ação imobiliária, por exemplo, o fluxo pode incluir notificação extrajudicial, resposta da parte, tentativa de acordo, ajuizamento e audiência.

Essa visão estruturada apoia a jurimetria interna. Sem prometer resultado judicial, o escritório pode analisar padrões de pedidos, duração média de fases, tipos de demanda, clientes com maior volume e atividades que mais consomem horas. Esses dados ajudam na precificação, na seleção de teses e na organização de equipes.

A gestão de casos também contribui para controles probatórios. O art. 369 do CPC (Lei 13.105/2015) autoriza as partes a empregar todos os meios legais e moralmente legítimos para provar a verdade dos fatos. Um repositório organizado facilita localizar contratos, mensagens, notificações, recibos, imagens e documentos técnicos no momento adequado.

Como logs, documentos e financeiro reduzem riscos trabalhistas e tributários?

Logs, documentos e financeiro reduzem riscos ao criar evidências de atividades, responsáveis, horas, receitas, despesas e comunicações. Esses registros não eliminam obrigações legais, mas apoiam auditoria, faturamento correto, controle de equipe e tomada de decisão, inclusive em pontos com reflexos trabalhistas, tributários e administrativos.

Bruno afirmou que a centralização das informações aumenta a segurança do escritório. O sistema de logs permite verificar o que os usuários fizeram, criando transparência interna. Em gestão jurídica, logs ajudam a identificar acesso a dados, edição de documentos, inclusão de eventos, tarefas concluídas e responsáveis por movimentações sensíveis.

Esse controle conversa com a LGPD porque o art. 6º da Lei 13.709/2018 prevê princípios como segurança, prevenção, responsabilização e prestação de contas. O escritório que registra acessos e atos internos consegue investigar incidentes, delimitar responsabilidades e comprovar medidas adotadas para proteger dados de clientes e terceiros.

O Gerador de Documentos economiza tempo e custos de pessoal na elaboração de documentos recorrentes, como procurações, contratos, declarações, recibos, notificações e petições padronizadas. A economia surge da redução de retrabalho, da padronização de campos e da diminuição de erros formais em documentos repetitivos.

Na esfera trabalhista, registros de atividades e horas apoiam gestão, mas não substituem o cumprimento da CLT. O art. 74, §2º, da CLT (Decreto-Lei 5.452/1943), com redação dada pela Lei 13.874/2019, exige controle de jornada para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. Escritórios devem avaliar sua estrutura e orientação contábil.

No aspecto tributário, o Controle Financeiro permite faturamento e emissão de boletos com mais eficiência. A organização de receitas, despesas e honorários facilita conciliação, análise de inadimplência e envio de informações ao contador, sem dispensar apuração tributária conforme o regime fiscal adotado.

Por isso, a frase de Bruno resume um efeito prático: o ProJuris é um redutor de custos tributários e trabalhistas. A redução não decorre de benefício fiscal automático, mas de controles que diminuem retrabalho, apoiam registros financeiros, organizam documentos e tornam a gestão de pessoas e fornecedores mais previsível.

Quais passos ajudam a implantar um software jurídico com segurança?

A implantação segura exige diagnóstico de rotinas, padronização de cadastros, migração cuidadosa de documentos, definição de permissões, treinamento da equipe e revisão periódica dos dados. O ganho aparece quando o escritório transforma o software jurídico em método de trabalho, e não apenas em repositório de informações.

1. Mapeie as rotinas críticas: identifique prazos, intimações, contratos, consultas, documentos recorrentes, cobrança, emissão de boletos e tarefas administrativas que geram risco ou retrabalho.
2. Defina padrões de cadastro: estabeleça nomenclatura para clientes, casos, fases, responsáveis, tipos de documento, status e encerramento. Padrão evita duplicidades e melhora relatórios.
3. Configure permissões: limite acessos conforme função, cliente e sensibilidade do dado. Essa etapa ajuda a cumprir princípios da LGPD, especialmente necessidade e segurança.
4. Migre dados com validação: revise planilhas, pastas físicas e arquivos digitais antes da importação. Dados incorretos transferem problemas antigos para a nova ferramenta.
5. Treine a equipe por caso real: use um processo ativo para demonstrar agenda, documentos, timesheet, financeiro e comunicação com cliente. O treinamento prático acelera adesão.
6. Audite indicadores: acompanhe prazos cumpridos, documentos gerados, horas registradas, receitas, inadimplência e tempo médio por fase. Indicadores orientam melhorias sem depender de percepção subjetiva.

Também convém criar uma política interna de uso. Ela pode prever quem cadastra novos casos, quando registrar andamentos, como nomear documentos, qual prazo interno antecede vencimentos judiciais e quais relatórios devem ser analisados mensalmente. Procedimentos simples reduzem variação entre profissionais e facilitam substituições temporárias.

Em escritórios que atuam com empresas, a implantação deve alinhar relatórios às necessidades dos clientes. Alguns contratantes querem visões por carteira, centro de custo, fase processual, valor envolvido ou risco. A ferramenta deve apoiar essa comunicação sem expor dados além do necessário para a finalidade contratada.

Perguntas frequentes sobre software jurídico

Qual é a principal lição do caso Bruno Goeterd?

A principal lição é que tecnologia jurídica gera valor quando organiza a operação do escritório e cria registros confiáveis para decisões. No caso da Goeterd Advocacia, o software jurídico apoiou agenda, documentos, intimações, timesheet, casos e financeiro, com impacto direto na produtividade e no controle de custos.

O relato mostra que a transição da agenda física para uma plataforma de gestão não representa apenas troca de ferramenta. Ela altera o modo de trabalhar, melhora a visibilidade da carteira, reduz dependência de controles individuais e permite que o advogado dedique mais tempo à análise jurídica e ao relacionamento com o cliente.

Para escritórios que lidam com Direito Imobiliário, empresas e demandas consultivas, o ganho está na combinação entre organização, rastreabilidade e previsibilidade. Um software jurídico bem implantado não promete resultado em processos, mas oferece estrutura para cumprir prazos, documentar atos, medir produtividade e gerir custos com maior segurança.