Hoje em dia mais de milhões de desktops têm o Excel instalado. E o recurso é frequentemente a primeira opção de escolha para qualquer serviço.
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Na nossa pesquisa de satisfação para usuários do ProJuris para Escritórios conseguimos alguns indicadores para descobrir o quê exatamente melhorar no nosso sistema.
Na pergunta número cinco, queríamos saber se nossos usuários utilizam alguma outra forma de controle de processos, andamentos e publicações. A resposta não surpreendeu, mesmo assim é curiosa: 40% deles utilizam planilhas de Excel.
Algo que começou a ser usado há muito tempo, desde o princípio da digitalização dos escritórios e locais de trabalho. Em escritórios de advocacia, por exemplo, as planilhas são muito comuns.
Elas são responsáveis por organizar nomes, telefones, e-mails e endereços de clientes, além de fazer o controle financeiro e de honorários dos profissionais.
Alguns modelos de planilhas são disponibilizados para download gratuito, mas quem conhece a ferramenta sabe que para dominá-la completamente é preciso ter conhecimento de fórmulas.
Apesar de complexa e muito antiga, 40% dos usuários entrevistados as utilizam, e o número deve ser muito mais representativo se formos pensar de maneira global.
Por que modernizamos tanto alguns métodos de trabalho mas continuamos conservadores em outros? Foi aí que surgiu a questão principal:
Podemos ir além das planilhas?
Resumindo: sim, podemos. Foram muito convenientes as respostas sobre a utilização do Excel para controlar informações de clientes aparecerem em um teste do ProJuris para Escritórios, porque o sistema serve perfeitamente para advogados com este intuito.
Online e gratuito, o software jurídico possui uma dinâmica inteligente de arquivar informações, abrindo uma pasta única para cada novo cliente cadastrado.
Dentro dela, é possível fazer um dossiê completo dos seus processos: partes, endereço, compromissos e documentos atrelados, honorários e custas referentes ao serviço prestado.
As informações dentro do sistema são facilmente editáveis e as pastas ainda oferecem uma linha do tempo da situação atual (e cronológica) de cada processo.
A melhor forma de ir além das planilhas é oferecer um contexto mais completo de trabalho para o advogado. No ProJuris, você pode contar com o serviço da Central de Monitoramento, responsável por buscar as citações dos seus processos nos Diários Oficiais e andamentos dos seus processos em tempo real.
Além de buscá-los, o sistema os insere automaticamente recortes e andamentos dentro das respectivas pastas dos processos. Entenda como funciona a Central de Monitoramentos.
A escolha de um software jurídico para centralizar os dados do escritório pode aumentar a qualidade na comunicação entre advogados e clientes, pois é permitido enviar documentos por e-mail de dentro do sistema, além de ter a possibilidade de criar uma conta personalizada para seu cliente.
Assim eles poderão visualizar todas as informações dos processo que estão envolvidos sem, claro, editar informações. É um luxo que planilha nenhuma pode conceder.
Em outras palavras, o sistema vai na contramão de uma planilha do Excel, que funciona apenas à base do trabalho manual, e poupa você de ter que ficar copiando e colando os dados, o que se multiplicarmos por vários processos, faria você ganhar muito tempo. A regra é clara: mudar é bom apenas quando é para melhor.
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