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Gestão de documentos no departamento jurídico: como fazer?

Quando pensamos em "Controle de Documentos" é possível que muitos de nós apenas pensemos em fichários e pastas empilhadas de documentos, amarelados pelo tempo e com cheiro de mofo em alguma sala escura.

A realidade por trás da gestão e controle de documentos é muito mais complexa, e não pode ser confundida com a "guarda ou arquivamento de documentos".

O controle de documentos normalmente está relacionado com o agrupamento de diversos documentos para determinados fins, e seu respectivo controle nos quesitos duração, validade e renegociações.

Ou seja, para cada necessidade específica, podem haver diversos tipos de documentos com validades diferentes que precisam ser obtidos e controlados para evitar problemas.

O exemplo abaixo demonstra uma lista de documentos exigidos dos fornecedores de uma empresa. A outra parte envolvida no possível contrato ou acordo precisa fornecer todos estes documentos atualizados, para certificar que a entidade está em dia com suas obrigações legais com terceiros, principalmente em relação as questões fiscais.

Gestão e controle de documentos

Este exemplo retrata a complexidade do tema e é apenas um entre diversos outros tipos de controles de documentos que muitas empresas enfrentam diariamente.

Em muitos casos estas certidões tem um tempo de validade, 30, 90 ou 180 dias. Outras são por tempo arbitrado pelas partes envolvidas, por exemplo, 12 meses. O ponto chave é: Você consegue hoje controlar estes infinitos documentos, levando em consideração todos os seus contratos ativos?

Conhecendo esta dificuldade de diversas empresas, o ProJuris ENTERPRISE traz até você uma solução completa para a gestão de contratos, a qual lhe permite controlar de maneira assertiva e descomplicada os seguintes itens:

  • Controle da validade/vencimento
  • Valores e índices de correção
  • Partes ou envolvidos
  • Controle de renovação
  • Objetos
  • Garantias
  • Exigíveis
  • Aditivos e anexos

Não perca mais seu precioso tempo e, principalmente, os valiosos recursos de sua empresa.

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Sobre o autor: Tiago Fachini

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1 comentário em “Gestão de documentos no departamento jurídico: como fazer?”

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