O que é Kanban e por que todo advogado deve usar

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Como advogado você deve ter inúmeras tarefas diárias descritas na sua agenda, certo? Ou então você utiliza aquele quadro cheio de cartões coloridos para organizar as suas atividades e se atentar cada vez que o prazo estiver se encerrando.

É possível que você não saiba, mas essa metodologia utilizada não passa de um método chamado de Kanban. Quando ele surgiu, realmente se caracterizava pelos cartões nos murais, mas para a linha de produção industrial.

Como conceito, o sistema Kanban ajuda as equipes a visualizar o trabalho, identificar gargalos e melhorar continuamente seus serviços.

Hoje o método é utilizado em mais diversos segmentos, e não apenas de forma manual, mas por meio de plataformas online. O propósito exclusivo é eliminar ineficiência e ajudar o profissional a organizar e verificar de forma clara suas atividades.

O Kanban distribui as atividades em cartões que ajuda os membros da equipe a visualizar o fluxo de trabalho. Eles podem ser classificados por etiquetas e nível de urgência e possibilita o cadastro de dia e horário do prazo da atividade, alertando o profissional sempre quando este prazo estiver encerrando.

Cada quadro Kanban deve conter várias colunas que representam as etapas de trabalho. Os cartões representam as tarefas que todo membro precisa completar. Se mais dois profissionais fazem parte de uma determinada atividade, é possível adicioná-los para que os dois tenham essa visibilidade.

De que forma o Kanban pode ajudar os advogados?

Primeiro todo advogado precisa se conscientizar que Kanban é tudo sobre eficiência se usado de forma automatizada.

A ideia do Kanban é te auxiliar nisso: fazer com que todas as tarefas e todas as ações saiam de sua cabeça para uma representação visual facilmente compreensível.

Imagine a cena: é uma segunda-feira de manhã, você entra no seu escritório. Na caixa de e-mail existem mais de 200 e-mails que dependerão de uma lista de tarefas urgentes.

O uso do Kanban em uma plataforma produz uma representação visual em miniatura dos trabalhos em andamento. As tarefas são representadas em cartões organizados em colunas que podem ser movidos para esquerda ou direita dando sentido de movimento.

Confira no vídeo abaixo!

O primeiro passo para os advogados é criar três colunas simples, de acordo com o nome mais conveniente para a sua atividade. Neste caso vamos usar:

  • Para peticionar
  • Protocolar
  • Acompanhar
  • Contestar
  • Concluído

Imagine que você está começando um novo trabalho para um cliente. Crie um novo cartão e adicione as tarefas, coloque-os na coluna “Peticionar”. Por exemplo, você pode criar: “analisar os documentos do cliente x”.

Pegue este cartão específico e mova-o para a coluna “Protocolar”. Depois de concluir o trabalho, coloque-o na coluna “Concluído”. Simples, não é? Lembre-se, é essencial que você aproveite o tempo e aproveite a tarefa concluída.

Existem plataformas que possibilitam, inclusive, a integração do Kanban com a agenda do Google. A cada tarefa ou compromisso colocado no quadro, essa atividade vai para agenda para que o advogado possa ter ainda mais visibilidade das suas atividades.

O Kanban é uma ferramenta que gerencia com eficiência o tempo e os projetos, analisando cada tarefa e ajudando a descobrir afunilamentos que estão causando atraso nos serviços jurídicos.

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