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GUIA – Planejamento financeiro para escritório de advocacia

Você, advogado que decidiu abrir seu próprio escritório, sozinho ou com outros sócios, não é apenas um advogado. Você é um advogado empreendedor!

Um escritório de advocacia é uma empresa, com clientes, funcionários, receitas, despesas e investimentos.

E como toda empresa, seu escritório tem um ciclo de crescimento: a quantidade de clientes aumenta, os contratos aumentam em valor, as causas ficam numerosas, você contrata mais advogados, as despesas também crescem… e você até precisa mudar para um lugar maior!

Chega um momento em que você e seus sócios se deparam com um cenário que demanda um melhor controle de processos operacionais e administrativos. Um destes processos é o planejamento financeiro para o escritório. 

Pois bem, para que seu escritório possa medir os resultados, fazer uma gestão do lucro e direcionar novas metas de crescimento de forma sustentável, aproveite os passos abaixo e coloque em prática uma boa gestão no dia a dia do seu negócio.

Os resultados serão cada vez melhores!

Por onde começar? Como organizar o financeiro do escritório de advocacia?

A primeira coisa que precisa ficar bem clara aqui: é fundamental separar as contas do escritório das pessoais. Se elas estiverem interligadas, certamente você irá se perder e terá impactos negativos no seu caixa.

Feito esta separação, de início, então, ao controle orçamentário – muito utilizado nas empresas.  

É com base nesta ferramenta que o escritório projeta suas Receitas, Custos, Despesas, Lucros e Investimentos. O orçamento pode ser feito em ciclo anual, desde que revisitado mensalmente.

Embora todas informações estejam lançadas, o mais importante deve ser o acompanhamento do comparativo projetado com o realizado, apontando assim as divergências e os pontos a serem corrigidos.

Com essa dinâmica constante, conseguimos ter o rumo futuro de uma operação saudável. Portanto, adote as seguintes práticas:

  • Tenha uma projeção dos honorários;
  • Reduza a inadimplência;
  • Reduza custos e despesas fixos;
  • Faça a gestão das reservas financeiras e destinos (13º salário, reformas e melhorias, bonificação);
  • Busque avaliar as melhores possibilidades de investimentos e aplicações.

Com essa organização fica bem mais fácil saber como está o rendimento do escritório, e o faturamento também.

Aumentando a rentabilidade do escritório

Muitos advogados não sabem dizer se as taxas cobradas, fazem jus às horas trabalhadas e se, de fato, o escritório está sendo rentável. 

Quando o escritório ainda é pequeno, isso pode até não ser um problema sério. Porém, com o crescimento e com a contratação de funcionários, saber exatamente quanto se ganha por hora e o quanto determinado serviço agrega para a rentabilidade do negócio é essencial para o crescimento e estabilização financeira.

Para fazer uma boa gestão de lucros e direcionar investimentos, saber a rentabilidade é essencial e é por isso que você precisa trabalhar para organizar a vida financeira do seu escritório.

A primeira coisa que você precisa traçar é quanto o seu escritório gasta fixo mensalmente. Nisso, entra aluguel, pagamento de funcionários, impostos, material de escritório, café, material de limpeza e todo o restante que deve ser pago pelo dinheiro que entra com trabalho prestado.

Com isso, você poderá ter uma média de quanto o escritório gasta por hora trabalhada. Não que isso vá definir o valor a ser cobrado, mas já dá uma base para que você saiba a necessidade mínima de rendimento mensal.

Além disso, esse valor entra no cálculo para que você encontre a real rentabilidade do setor. Depois, é necessário estabelecer uma maneira de precificar o trabalho. Você pode cobrar por hora, por projeto, número de ações ou por tarefa entregue.

Isso varia muito de acordo com o tipo de trabalho prestado, o tipo de cliente, se é pessoa jurídica ou física e até a região na qual o seu escritório está instalado.

Caso tudo esteja no início, é interessante realizar uma pesquisa para saber quanto os demais cobram e se enquadrar na média.

Lembre-se também de consultar a tabela de valores da OAB, que servirá para determinar ou pelo menos para orientar o valor a ser cobrado, visto que não é permitido cobrar um valor muito mais baixo do que o determinado.

Saiba que qualquer empreendimento pode dar prejuízo nos primeiros meses, pois leva um tempo para se estabilizar no mercado. Caso seja esse o seu caso, não desanime.

Fluxo de caixa para Advogados/Escritórios

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Organização é fundamental

Estabelecer um valor, fazer cálculos de gastos e ter um bom controle são atitudes essenciais para determinar a real rentabilidade de um escritório de advocacia. 

Além disso, é de extrema importância que os gastos pessoais nunca sejam confundidos com os do escritório.

Com todos os dados em mãos, será possível determinar o tempo gasto por tarefa, a produtividade dos advogados e ter uma real noção da relação do valor cobrado com o retorno financeiro trazido por cada hora trabalhada.

Assim, os sócios poderão ter relatórios com indicadores financeiros e de desempenho, acompanhamento direto de orçamentos, evolução das receitas e da rentabilidade. 

Então, vão poder analisar o rendimento real do escritório e fazer projeções de investimentos.

Como precificar meu serviço?

Você sabe quanto o consumidor está disposto a pagar pelos seus serviços? Esta é a primeira pergunta a ser feita. 

Esse é um passo muito importante e ao mesmo tempo pode parecer muito difícil. Como em qualquer outro negócio, algumas etapas precisam ser feitas para facilitar esse processo.

É necessário considerar todos os custos diretos e indiretos, carga tributária e também qual o retorno desejado. 

Ainda nesta fase, o ideal é estimar a capacidade do escritório, ou seja, quantos clientes você pode atender com a estrutura atual.

Existem diferentes formas para elaborar a precificação: valor por hora, valor por tarefa entregue, valor fechado por projeto, número de ações ou um modelo de precificação por êxito na causa.

Fazer uma pesquisa de mercado ajuda muito também, pois é importante saber se o seu preço será compatível com o valor de mercado e dos seus concorrentes. 

Bons concorrentes devem ser considerados como parâmetro de comparação e até de parceria, afinal vivemos em tempos colaborativos.

Tendo em vista que a OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) estabelece uma tabela de valores, é prudente que você verifique junto à subseção da sua cidade como tem sido a prática destes valores.

Vale lembrar que nos primeiros meses a rentabilidade é menor, cabe aí uma estimativa de resultados iniciais mais pessimistas. Então mãos à obra e uma excelente precificação para você!

Entendendo o fluxo de caixa no escritório

Esta é uma ferramenta muito importante para a rentabilidade, que deve ter acompanhamento diário, semanal, mensal, semestral e anual.

É com ela que você vai gerir as previsões de pagamentos, recebimentos, investimentos e ineficiências de caixa, para que posteriormente possa medir, prever e visualizar os controles de movimentações financeiras de cada período.

O fluxo de caixa refere-se ao movimento de entrada e saída de dinheiro de sua empresa em termos de receitas e despesas. Idealmente, todo negócio deseja um fluxo de caixa positivo – o que significa que mais dinheiro está entrando em comparação ao que sai. 

Abordando de forma mais clara, se você tiver um fluxo de caixa positivo, sua empresa conseguirá pagar as contas e investir no crescimento. Agora, se está negativo, significa que você precisará encontrar uma fonte alternativa de renda para poder pagar suas despesas.

Com essa métrica fundamental e enraizada na gestão, o resultado é identificar futuras sobras, faltas e gerações operacionais nos negócios, permitindo o exercício eficaz de acelerar ou segurar os investimentos da operação em novas oportunidades.

Para calcular o fluxo de caixa líquido, basta somar todos os seus pagamentos durante um determinado período (normalmente um mês) e retirar isso daquilo que você recebe. É importante não ficar muito preso a um determinado mês.

Com estes aspectos, mostra-se que o fluxo de caixa é ferramenta indispensável no processo decisório do escritório.

Diminuindo a inadimplência e criando um processo de cobrança

Este é um tema que está sempre em evidência, e, atrelado ao Fluxo de Caixa, pode trazer sérios problemas e riscos na operação. Dependendo do caso, faculta até em fechamento do negócio.

Mas é importante ressaltar que a inadimplência não começa quando o título/boleto não foi pago no vencimento.

O controle efetivo de uma inadimplência ocorre já na venda, com todos os acordos entre as partes sendo bem entendidos e descritos, desde a “data” do fechamento do negócio, assinatura do contrato, pedido de compra, faturamento, entrega do produto ou serviço e uma cobrança preventiva ao vencimento futuro.

Não se pode tomar a ação apenas depois do título não ter sido pago no vencimento, podendo ser tarde demais. Tudo isso é um conjunto de ações que vai dar sucesso ao processo de cobrança.

Garantindo o recebimento dos honorários em dia

Um dos aspectos mais críticos relativos à área comercial de um escritório de advocacia está relacionada à cobrança de honorários, e para o advogado autônomo não é diferente.

Qual a melhor forma de cobrar honorários? Ligar? Enviar e-mails? Alguns enviam mensagens no WhatsApp, ou vão até a casa do inadimplente.

Cada advogado deve escolher o método que melhor lhe atenda. A questão é: definir um padrão ajuda a organizar-se.

Padronizar faz parte de um ecossistema de decisões do escritório. Decisões que envolvem, rotina de cobrança, frequência de contatos e métodos de comunicação.

Desse modo, o escritório desenvolve um circuito de cobrança, com data para começar e para se encerrar.

Por exemplo:

  • Controle semanal de recebimentos – toda terça-feira, na parte da manhã, é realizada uma rápida conferência no software jurídico
  • Uma semana de inadimplência – envio de e-mail
  • Duas semanas de inadimplência – novo envio de e-mail
  • Após um mês de inadimplência – ligações quinzenais ao inadimplente
  • Após seis meses – judicialização da cobrança

Assim, com uma padronização na cobrança, o escritório de advocacia economiza em tempo, ganha em produtividade e reduz as chances de gerar inadimplentes.

Técnica de vendas para escritórios de advocacia

Para ser um bom advogado, é essencial que você se torne um bom vendedor. Isso quer dizer que você não deve ser apenas excelente na área do direito, mas também ser mestre na venda de seus serviços jurídicos.

Existem duas formas para aplicar as técnicas de vendas que você tem:

  1. Vender seus serviços a novos clientes;
  2. Vender outros serviços para os atuais clientes

Foque nestes dois pontos iniciais para, então, desenvolver as estratégias certas.

Mas, calma! Vendas, aqui, não diz respeito a ferir o código de ética da OAB utilizando meios que não são permitidos pela ordem dos advogados. Pelo contrário, existem inúmeras formas éticas que os profissionais podem utilizar para “vender seu peixe”. Aliás, é muito provável que você já tenha usado.

Por exemplo, já trocou cartão de visitas, compareceu a eventos e realizou networking e reuniões com possíveis clientes? Então, você já aplicou algumas técnicas.

No entanto, além desses métodos que já fazem parte da rotina do advogado é preciso ter atenção a estratégias de relacionamento que implicam na venda final do seu serviço.

Portanto, antes de tudo, entenda que, para desenvolver uma base de clientes, você precisa ser capaz de transmitir seu valor a outras pessoas e convencê-las de que trabalhar com você é uma boa ideia. E como fazer isso?

1- Entendendo quem é seu potencial cliente;
2- Definindo uma metodologia de abordagem;

O SPIN Selling, por exemplo, é uma metodologia de abordagem de vendas que está entre as mais difundidas no mundo. Não é exatamente nova, pois o livro que cunhou o termo foi publicado em 1988, ou seja, há 3 décadas.

Esta metodologia é recomendada para abordagem comercial que traz orientações sobre quais são as perguntas certas de se fazer em um processo de venda, baseada em 4 palavras:

  • Situação;
  • Problema;
  • Implicação;
  • Necessidade;

Na situação, você inicia a conversa com seu possível cliente. Além de gerar empatia, o mais importante é coletar fatos e dados sobre a situação do cliente. O objetivo é ter entendimento sobre o contexto dele e perceber alguns problemas enfrentados.

No problema, faça perguntas sobre os problemas das situações descritas por ele. Foque na ‘dor’ dele e deixe-o falar. Ouvir é o segredo neste momento.

Na implicação, o objetivo é ajudar o cliente a identificar, por meio das suas perguntas, quais as consequências e impactos negativos no caso dele, caso ele não faça nada para contornar o problema atual.

Na necessidade,  você vai mostrar o quão valioso é o seu serviço. Esta última etapa precisa trazer impacto e emoções positivas. Depois de ter visto o impacto negativo, caso não resolva o problema, o cliente precisa sentir que você é o profissional que irá solucioná-lo, depois de ter dado atenção devida ao caso.

Lembre-se que uma boa negociação se dá quando as partes se comunicam com clareza e se dispõem a criar um ambiente de confiança adotando uma postura construtiva e colaborativa.

Perguntas frequentes

O que é mais importante na gestão financeira de um escritório de advocacia que está começando?

A divisão de gastos pessoais e do escritório. É necessário que exista uma estratégia financeira, afinal, o escritório, independente do tamanho, é uma empresa e precisa de cuidados especiais com aquilo que entra e sai do caixa.

Como aumentar a rentabilidade do escritório de advocacia?

A primeira coisa que você precisa traçar é quanto o seu escritório gasta fixo mensalmente. Nisso, entra aluguel, pagamento de funcionários, impostos, material de escritório, café, material de limpeza e todo o restante que deve ser pago pelo dinheiro que entra com trabalho prestado.

Como precificar serviços advocatícios?

É necessário considerar todos os custos diretos e indiretos, carga tributária e também qual o retorno desejado. 

Como gerenciar o fluxo de caixa do escritório de advocacia?

Para calcular o fluxo de caixa líquido, basta somar todos os seus pagamentos durante um determinado período (normalmente um mês) e retirar isso daquilo que você recebe. É importante não ficar muito preso a um determinado mês.

Conclusão

O plano financeiro segue o plano de negócios na medida em que explicita os investimentos, compromissos, recursos financeiros e resultados finais esperados do plano de negócios.  

Mesmo que o advogado não tenha projeção dos próximos casos que irá cuidar, as receitas podem ser orçadas através dos maiores clientes da empresa, conforme o tipo de negócio que cada um gerava.

Parece muito para o dia a dia de um advogado? Existe uma forma de otimizar tudo isso, tornando muito mais simples: investindo em um software de gestão.

A migração para a tecnologia é, em resumo, o aumento da qualidade e redução de tempo na gestão de um escritório de advocacia, especialmente no financeiro.

No fluxo de caixa, por exemplo, existem softwares que exibem relatórios de desempenho das finanças do escritório no período especificado. 

Imagine poder controlar as movimentações financeiras relacionadas à consulta, registrando gastos e ganhos.

Há uma opção, inclusive, para reverter a inadimplência no escritório, já que é possível desenvolver, por meio de um software, um circuito de cobrança com data de início e encerramento.   

Neste caso, o Projuris Escritórios permite que você gerencie:

Quanto gastou com custas;
Quanto recebeu de honorários;
Se esqueceu de cobrar algum honorário;
Quanto irá receber no mês/semana/dia seguinte;
Com qual tipo de despesa você mais gasta, entre outros. 

Quando o software faz o trabalho repetitivo, você gasta tempo apenas fazendo o controle e gestão.

Diminuição do risco de não receber, aumento da probabilidade de cobrar tudo torna uma gestão financeira eficaz e trará recompensas, como melhores resultados operacionais.

Autor: Tiago Fachini

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