As funcionalidades essenciais de um software de gestão eletrônica de contratos – Parte 1

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Se você está envolvido com o processo de gestão dos contratos de sua empresa, e quer tornar este processo mais ágil, eficiente, seguro e com menos papel, sabe que precisa tornar este processo eletrônico. E neste cenário, seu próximo passo é implementar um software para suportar a gestão eletrônica de contratos.

A Associação Nacional dos Gestores de Contratos (ANGC), destaca um ponto muito importante que que é o papel da tecnologia da informação e o suporte digital como grande mobilizador para a otimização dos processos. O desafio nas empresas é utilizar ferramentas adequadas para o apoio da gestão de contratos.

Sabemos da importância deste assunto para você, responsável pela gestão de contratos. Por isso, decidimos ajudá-lo na busca pela melhor opção. Esta decisão requer investimento e tempo na avaliação das opções, e queremos que você acerte de primeira!

Neste post, selecionamos para você 10 valiosos fatores que você deve levar em conta na escolha de um sistema de gestão de contratos eletrônicos.

1 – Mobilidade

Mobilidade é uma necessidade básica para dar eficiência a gestão de contratos eletrônicos. Fique atento! Obter assinaturas feitas em qualquer lugar pelas partes envolvidas no contrato, é fator competitivo.

Chega de tempo perdido com contratos  enviados pelo correio ou pelos motoboys, entre os envolvidos e entre os cartórios depois de assinados, devolvidos pelo correio ou pelo motoboy, e um responsável no departamento de contratos ou jurídico precisa fazer esse controle de envio e recebimento.

Exija mobilidade e permita que seus contratos sejam assinados e acompanhados de qualquer local.

 

2 – Segurança, muita segurança

Os melhores softwares jurídicos devem apresentar a garantia da segurança no processo de gestão do contrato eletrônico e possibilitar:

  • Controlar versionamento dos documentos e contratos;
  • Organizar a hierarquia de aprovadores e controle de segurança  e parametrizar quem pode fazer alterações nos documentos;
  • Personalizar as informações do contrato, com a opção de acesso de determinada pessoa por campo de informação no contrato;
  • Permitir trilha de auditoria onde é possível verificar quem acessou quais informações, e quais as alterações realizadas por data;
  • Reconhecer assinaturas digitais através da biometria por íris, impressões digitais e pelo reconhecimento da assinatura manuscrita;
  • Digitalizar documentos que devem ser criptografados;
  • Permitir assinatura com o dedo ou caneta específica, em um dispositivo específico ou um tablet, e o software memorizar a assinatura;
  • Realizar reconhecimento da pessoa comparando as assinaturas, e eliminar a possibilidade de fraude com a assinatura biométrica.

Um software jurídico seguro não é opcional, é essencial.

 

3 – Workflow

Um boa solução de gestão de contratos eletrônicos viabiliza:

  • Montagem de um fluxo de aprovação para obtenção de assinaturas (workflow);
  • Aprovação automática da coleta de assinaturas digitais, através da verificação e conferência dos representantes legais, e seus poderes de aprovação;
  • Controla a validade de toda a documentação requerida pela operação, sem a necessidade de intervenção humana
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4 – Integração com cartórios

Hoje já existem soluções preparadas para integrar com os cartórios. A exigência é que o próprio cartório esteja preparado com infra-estrutura para se conectar a soluções de Gestão Eletrônica de Documentos, e com a certificação digital implementada em seus servidores e equipamentos computacionais.

Fazer esta modernização, ainda é uma opção dos cartórios. Temos certeza, que com crescimento do número de empresas privadas a implementarem soluções de GED, certificação digital e assinaturas biométricas, os cartórios naturalmente se sentirão obrigados a se modernizar e investir em tecnologia.  É um caminho sem volta!

Com esta tecnologia implementada, o cartório recebe o documento em formato eletrônico e devolve da mesma forma. Você já imaginou a economia de tempo ao deixar de ir pessoalmente ao cartório? Por isso, a importância de escolher já um software jurídico que contemple esta funcionalidade faz toda a diferença.

5 – Alerta do vencimento de prazos dos contratos

Um software de gestão de contrato eletrônico garantem que será seguido um fluxo de aprovações de cada documento, com avisos e alertas de prazo para assinaturas.

Desta forma, é possível melhor negociação nas renovações, conforme apresentado no item 4. Adeus perda de prazos.

E é isso!

Não perca nossa próxima publicação! Como são itens muito importantes, estamos trabalhando com o maior cuidado as outras 5 funcionalidades para você.  Até lá, se você quiser começar já a fazer um teste com uma solução simples e eficaz clique aqui.

Se você tem interesse em mais informações sobre gestão eletrônica de contratos, leia este artigo: Paradigmas da gestão de contratos eletrônicos.

Se preferir faça o download gratuito do eBook com detalhamento da lei, paradigmas, benefícios da gestão eletrônica de contratos e como você pode começar já e de forma eficiente a usufruir destes benefícios: Contrato Eletrônico: Descubra já os benefícios que o contrato eletrônico pode trazer para você e sua empresa.

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