Como fazer a renovação de contrato na sua empresa?

27/03/2024
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28/03/2024
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17 minutos

Quando o prazo de um contrato está chegando ao fim, abre-se a questão: renová-lo ou não renová-lo? A renovação de contrato é um processo importante que exige atenção e cuidado para tomar a melhor decisão ao seu negócio.

Se a relação contratual segue vantajosa e necessária é hora de renová-la, caso não, no momento do vencimento o gestor de contratos deverá optar pelo encerramento. A renovação de contrato, em linhas gerais, é quando o instrumento jurídico passa a ter um novo prazo, de igual período ao anterior. Seja nos termos como está, ou se necessário adaptado por aditivo contratual.

Neste artigo vamos entender melhor o que é a renovação de contrato e como fazê-la com segurança e dentro da lei.

O que é renovação de contrato?

A renovação de contratos é feita no fim do ciclo de vida do instrumento jurídico. Quando o prazo de validade do acordo está chegando ao fim e antes que expire. Neste momento, o gestor de contratos deve analisar se o contrato será desfeito ou renovado.

Estamos falando de vários tipos de contrato: de fornecedores, contratos de trabalho por prazo determinado, de compra de suprimentos e outros. Toda e qualquer relação contratual segue este fluxo de gestão que termina na renovação ou encerramento.

As renovações podem seguir três caminhos:

  1. Renovação por aditivo contratual;
  2. Renovação automática por cláusula;
  3. Renovação por meio de novo contrato.

Caso o contrato que esta por vencer tenha, entre as suas cláusulas, uma de renovação automática e haja um acordo comum entre as partes que o negócio deve continuar, ele será renovado automaticamente. Mesmo que automática a renovação deverá ser informada ao contratante.

Em situações que a renovação não é automática, optar por um aditivo ou nova minuta depende das necessidades das partes, se haverá alterações significativas no corpo do texto ou se apenas as cláusulas de data, valores e pagamento serão atualizadas.

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Cada tipo de contrato pode ter necessidades específicas na hora de renová-lo, já que segue regras diferentes. Importante atentar-se no momento da renovação de qual o limite da autonomia das partes e quais regras contratuais pelo código civil.

Renovar um contrato trabalhista será diferente da renovação de um contrato consumerista, de uma empresa de internet com seus clientes, por exemplo. Veremos alguns dos tipos de renovação a frente.

Como fazer a renovação de contrato?

O prazo de um contrato chegou ao fim e a empresa deseja seguir a relação? O passo agora é renová-lo. Por mais que pareça simples sem sempre será só mudar a data de vencimento, em alguns casos é necessário refazer a minuta de contrato.

Claro, não descartamos a possibilidade das renovações automáticas ou aquelas com aditivos contratuais que mudam apenas a cláusula de data. Mas no geral, os contratos precisam ser reavaliados antes da renovação, e é disto que vamos falar a seguir.

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Alguns passos podem ser seguidos na hora de renovar seus contratos.

Passo 1: Mapeamento dos pontos benéficos e ruins do contrato vigente

Quando o prazo de uma relação contratual chega ao fim e a empresa opta por renovar, significa que foi proveitosa e trouxe benefícios ao negócio. Ainda assim, a relação não foi perfeita e pode ser uma escolha de ambas as partes o ajuste do acordo.

Antes de escolher como será feita a renovação: por nova minuta, aditivo ou se existe uma cláusula automática vamos fazer o balanço de pontos positivos e negativos do período de vigência do contrato.

  • Há algo na obrigação das partes a ser acrescido? Uma nova entrega não prevista antes, por exemplo;
  • A cláusula de pagamento foi justa? A contraparte entregou o correspondente ao valor pago? Ou será necessário aumentar o pagamento?
  • O prazo de vigência deve mudar? Prazos de renovação anuais, bianuais ou até mais extensos, devem ser considerados.
  • O prazo de entrega de um serviço, projeto ou produto precisa ser maior ou menor?
  • Quais dificuldades surgiram durante a vigência do contrato que podem ser minimizadas na renovação?

Depois de definir quais alterações serão necessárias e concluída a negociação entre as partes, vamos entender como será feita a reescrita. Afinal a decisão entre criar uma nova minuta ou fazer um aditivo varia conforme a complexidade das alterações.

Passo 2: Decisão de como será feita a renovação de contrato

A renovação será feita por 3 caminhos:

1. Renovação automática

A renovação automática é válida quando na minuta original existe uma cláusula de renovação automática. Geralmente nos contratos prestação de serviços, de aluguel e alguns consumeristas há essa possibilidade.

Aqui basta o desejo de renovar o contrato, o contratado deve informar ao contratante sobre a renovação automática e ela já está valendo. Não há alteração na minuta e os valores do serviço podem ser reajustados por índices de preço.

O Projuris Contratos faz a correção automática de valores seguindo os índices: IGP-M, IPCA ou INPC e atualiza no sistema sempre que um contrato é renovado.

Mesmo havendo a possibilidade de renovação automática do contrato, as partes podem optar por rescindir aquele contrato e elaborar uma nova minuta.

2. Renovação de contrato com aditivo

Um aditivo de contrato serve quando é necessário alterar algumas cláusulas do contrato que impedem a sua continuação. Geralmente são alteradas apenas as cláusulas de vigência do documento, valores e pagamento e dados das partes caso haja alguma inconsistência.

Os aditivos também podem contemplar além das mudanças básicas para estender a vigência do contrato o acréscimo de cláusulas, até mesmo uma de renovação automática futura. Permite, ainda a edição de cláusulas existentes cujas quais as partes em comum acordo veem a necessidade de mudar.

3. Criação de nova minuta para renovação

Por fim, a última opção é a rescisão da minuta vigente, ou seja encerramento do contrato e elaboração de uma nova minuta.

Este caso é indicado na necessidade de mudança de muitas cláusulas, quando o aditivo praticamente refaria o contrato. Torna-se mais prático e seguro elaborar e assinar um novo contrato com todas as mudanças propostas.

Passo 3: Elaboração do aditivo ou nova minuta

Com a renovação automática do contrato o processo termina no passo 2. Contudo, nos casos de renovação por aditivo e elaboração de novo texto contratual iremos até o passo 5;

Decidida a forma de renovação e as partes optaram por um aditivo, o gestor responsável por aquele contrato pode elaborá-lo. No aditivo irão constar todas as cláusulas alteradas, tanto as imprescindíveis para que haja uma renovação tais quais a de data e pagamento, além das modificações extras de acordo com as necessidades identificadas no passo 1.

Já para elaborar uma nova minuta, você pode basear-se no contrato pré-existente. As cláusulas não alteradas podem ser copiadas, e, também, os modelos de contrato padrão usados pelo setor servem de de base para a elaboração do novo contrato de renovação.

Depois de juntar todo o texto previamente escrito, escreva as cláusulas faltantes e junto às demais partes da minuta negocie e revise as adequações. Por ser um novo contrato é a oportunidade de alterar tudo que não deu certo na primeira relação.

Passo 4: Revisão do texto de renovação

Por fim, caso o texto da nova minuta ou aditivo de renovação tenha sido escrito por um(a) gestor(a) de contratos que não é parte do departamento jurídico é primordial a revisão pelo jurídico da empresa, já que por mais cuidadosa que tenha sido a elaboração o texto está suscetível a erros de conformidade.

Se foi elaborado pelo jurídico, indicamos a conferência do texto pelo gestor contratual responsável pela relação contratual a fim de verificar se as cláusulas seguem o negociado entre as partes.

A revisão evita erros humanos e ameniza a possibilidade de futuros litigios.

Passo 5: Assinatura da partes e atualização no sistema

Minuta revisada é hora de assinar para torna-se uma relação contratual e ter, enfim, validade jurídica e finalizarmos o processo de renovar um contrato.

Se o seu departamento usa um software para contratos, essa etapa é muito simples. A minuta elaborada no editor online é enviada para assinatura digital pelo próprio sistema, basta adicionar as partes e os envolvidos receberão a solicitação de assinatura.

Depois do contrato assinado, a guarda no Software de contratos Projuris é automática. Se este não for seu caso, colete o contrato assinado e faça o upload no sistema de gestão ou na pasta digital do contrato original.

Se a gestão de documentos for física, a minuta deve ser impressa, assinada a mão e então armazenada.

Quais são as regras para a renovação automática de contratos?

Como já tratamos, a renovação automática só será possível quando o contrato original contar com uma cláusula de renovação desse tipo. Ainda assim não basta deixar o prazo passar e dar o contrato como renovado, neste caso ela é ilegal.

Para que essa alternativa seja usada, devemos seguir duas regras:

  1. Possuir um período de vigência curto que será usado posteriormente como período de renovação;
  2. As partes envolvidas devem estar cientes sobre a renovação ou não do contrato.

Ou seja, o princípio básico é: deve haver vontade de renovar por todas as partes ou a renovação é ilegal e pode gerar litígios. Além de informar ao contratante que o prazo inicial findou e ele tem a opção de renovar o período de vigência, o contrato inicial deve prever um prazo para o pedido de distrato.

Em vários casos, como serviços de telefonia e contratos de aluguel, por exemplo, a renovação é automática mas depois do primeiro período de vigência o cliente pode pedir o cancelamento do contrato a qualquer momento sem incidência de multas rescisórias.

Quando a contratante opta pela continuidade do contrato e renovação automática, a empresa contratada deve informá-la sobre o eventual reajuste de preços previstos na minuta.

Passo a passo da renovação automática

Assim, para segurança da parte contratada, ao fazer uma renovação de contrato automática recomendamos seguir os passos:

  1. Notificar o fim do prazo de vigência do contrato e a possibilidade de renovação;
  2. Informar sobre o prazo para distrato ou quais as regras de cancelamento posterior;
  3. Relembrar a existência de reajuste e qual o novo valor;
  4. Renovar o contrato com período de vigência igual ao anterior, se for da vontade do cliente.

Ou seja, o uso de cláusulas de renovação automática agilizam o processo mas deve ser feitas com cautela.

Exemplo de cláusula de renovação automática do contrato

A cláusula de renovação automática dentro da minuta de contrato geralmente é associada ao prazo de vigência. Abaixo, três exemplos para inspirar a elaboração da sua

Modelo de cláusula de renovação 1:

– O Contrato tem duração _____ meses e será prorrogado automaticamente ___ (___) vezes, por igual período, observando-se as correções de pagamento anuais, segundo o índice______ desde que o CONTRATANTE efetue o pagamento do serviço já prestado e não existam débitos para com a CONTRATADA.

§ 1º – Havendo débito relativo ao pagamento do contrato vigente, a CONTRATADA poderá recusar a renovação do contrato.

Modelo de cláusula de renovação 2:

O prazo de vigência do presente contrato será de ___ (_____) meses, a partir da assinatura, findado o período, este instrumento será automaticamente renovado por prazo igual, desde que seja de interesse das partes. Caso, uma das partes pretenda rescindi-lo deverá notificar a outra, por escrito, com antecedência mínima de ____ (______) dias da data do vencimento deste.

Modelo de cláusula de renovação 3:

Prazo do contrato de locação: ____ (____) meses, com renovação automática e por prazo sucessivo após o vencimento. Com permissão de rescisão sem multa a partir da primeira renovação, desde que com aviso prévio.

Modelo de aditivo de renovação de contrato

ADITIVO AO CONTRATO “____________”

Pelo presente instrumento, como _________ (qualificação da parte como consta no contrato originário: ex. promitente vendedor, cedente.), __________ (nome/razão social)______, sediada (ou residente) à Rua _____, nº _______, Bairro ______, na cidade de _____, Estado de ________, CNPJ (ou RG, se pessoa física) ______ e como (qualificação da outra parte), (nome/razão social) _______, (nacionalidade)______, (profissão) ________, (estado civil)_______, residente e domiciliado à Rua _________, nº ____, Bairro ______, cidade: ______, estado: ______, RG nº ______, inscrito no CPF sob nº______, ajustam o seguinte: 

1. As partes __________ e __________firmaram em _____ de _______ de _____ o INSTRUMENTO PARTICULAR DE ________ no qual ajustaram _________. 

2. Considerando ter havido interesse recíproco, entre os contratantes, de alterar a cláusula _____ e a cláusula ______, passando, a partir desta data, a prevalecer o seguinte: 

A cláusula_______ de preço terá a seguinte redação:

“O preço do objeto do contrato é de _________ reais, a ser pago___________ (forma de pagamento) em ______ parcelas a serem pagas mensalmente a partir de _______, todo dia ___ do mês.

§ 1º -Em caso de atraso no pagamento, o contratante pagará multa de _________, juros de ______ ao mês e correção monetária pelo índice ______“

A cláusula ________ de vigência terá a seguinte redação:

“O presente contrato terá vigência de ________ meses, a contar da data de assinatura deste aditivo, em ___/___/___ . O contrato poderá ser prorrogado por igual período, mediante acordo expresso entre as partes, formalizado por escrito“

3. Todas as demais cláusulas e condições do instrumento particular ora alterado se mantém. 

As partes, em comum acordo, assinam o presente em 2 vias de igual teor e forma.

Local e data: _______                         

1ª) Ass. _________________________

Nome:

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RG:

2ª) Ass. _________________________

Nome:

RG:

Como renovar contrato de estágio?

A contratação de um estagiário acontece pelo TCE, termo de compromisso de estágio e segue regras próprias da lei do estágio, lei n° 11.788 , não previstas na CLT. Importante não confudir, pois apesar de ser uma mão de obra contratada pela empresa e que passou por processo de seleção as regras são diferentes.

O estágio trata-se de uma atividade educacional e deve ser supervisado, além de envolver um cadastro da instituição de ensino. A relação ultrapassa aluno e empregador.

O termo de estágio geralmente é renovado automaticamente ou firmado com a vigência máxima permitida por lei, de 2 anos.

A exceção são os estágios obrigatórios em que constam já no TCE as datas de início e término da relação sem possibilidade de estendê-la. Caso a empresa queira continuar com o estagiário pós encerramento do período de estágio obrigatório deve fazer um novo contrato desta vez de estágio não obrigatório.

É importante preocupar-se com a renovação do contrato de estágio antes do prazo final. Apesar de o estágio não configurar vínculo empregatício, ao estar sem nenhum contrato ativo e trabalhando para a empresa, tem-se uma irregularidade trabalhista e é possível pleitear o reconhecimento do vínculo.

A renovação do contrato de estágio, quando não for automática, será feita por meio de aditivo contratual, assim como nas outras modalidades de contrato.

Como renovar contrato de aluguel?

De modo geral, os contratos de aluguel são renovados automaticamente após um ano de vigência e a partir de então a rescisão pode acontecer a qualquer momento sem multas ou outros efeitos legais, desde de que com aviso de desocupação 30 dias antes.

Neste caso, costuma-se usar uma cláusula de renovação automática na elaboração da primeira minuta. Já a atualização dos preços é calculada em cima de índices de mercado também previstos no contrato – geralmente IGPM, índice geral de preços, ou em alguns casos, IPCA, índice nacional de preços ao consumidor amplo.

O locador deve comunicar ao locatário a renovação do contrato por igual período e também o novo valor das mensalidades com antecedência de no mínimo 30 dias do término do contrato vigente. Ainda, o locatário pode não aceitar a renovação e escolher desocupar o imóvel.

Se o contrato original não prevê renovação automática, novas condições contratuais devem ser negociadas e elaborada uma minuta de contrato referente ao novo acordo. Neste caso o reajuste de valores independe de índices, já que é um novo contrato portanto uma nova relação entre o locador e o inquilino.

Antes de renovar seu contrato de aluguel, avalie com atenção a minuta, negocie as cláusulas e veja se os valores e condições correspondem ao praticado no mercado. Também preste atenção às regras previstas na Lei do Inquilinato, que se aplicam a esse tipo de contrato.

Sendo um aluguel comercial, o jurídico da empresa pode fazer a revisão final do contrato cedido pelo locador antes da assinatura dos responsáveis.

Como renovar contrato de trabalho?

Outra categoria de contrato que gera dúvidas são os contratos de trabalho entre eles o de experiência, por prazo determinado e o por prazo indeterminado, cada um terá suas particularidades para renovação.

Renovação de contrato de experiência

O contrato de experiência previsto no artigo 443 da CLT, é do tipo por prazo determinado e tem duração máxima de 90 dias seguidos e não pode ultrapassar este prazo, caso contrário torna-se automaticamente um contrato de trabalho por prazo indeterminado.

Isso significa que contrato de experiência não pode ser renovado? depende

Ele poderá ser renovado desde que não exceda os 90 dias corridos. Apesar da prática habitual de elaborar a minuta de contrato de experiência já com o prazo de 90 dias, nada impede que a empresa a faça de 7 dias, 15 ou até mesmo 30 dias e após o prazo renove este contrato.

A renovação poderá ser automática se prevista ou feito por aditivo. Diferente de quando termina o prazo de experiência e o colaborador será efetivamente contratado, neste caso é uma contratação por prazo indeterminado e não a renovação da experiência.

Renovação de contrato por prazo determinado

Como o nome já diz, este tipo de contrato tem prazo para acabar. É firmado na necessidade de uma mão de obra temporária, seja para um período com mais demandas ou por conta da execução de um projeto com prazo pré-definido.

A Consolidação das leis do trabalho permite que este tipo de contrato dure até 2 anos, assim, da mesma forma que os de experiência, as renovações podem acontecer desde que não ultrapasse o tempo total permitido.

A renovação em si do contrato será por meio da cláusula de renovação automática ou feita por aditivo contratual.

Antes de renovar um contrato com prazo determinado atente-se às regras do mesmo para evitar que a empresa adote este modelo mas na verdade as atividades profissionais caracterizem um contrato indeterminado e gere futuros litigios trabalhistas.

Existe renovação de contrato de trabalho por prazo indeterminado?

A necessidade de renovar um contrato surge quando quer-se estender o prazo para continuar a relação. Como o contrato de prazo indeterminado não tem data de vencimento, não há necessidade de estender sua vigência.

Este é o tipo mais comum de contrato de trabalho, regulado pela CLT, sua rescisão gera multa para as partes e prevê aviso prévio tanto do empregador como do empregado mesmo após um período aquisitivo, isto é, após passado um ano.

Ou seja, diferente de contratos de prestação de serviços, compra e venda e outros fora do universo trabalhista, os contratos de trabalho não seguem exclusivamente o Código Civil na parte contratualista, e sim a CLT. Portanto suas regras de rescisão são diferentes, e o empregador não tem autonomia de modificá-las

Resumo

A renovação de contratos só acontece diante do desejo dos envolvidos, mesmo quando há cláusula de renovação automática. Cada tipo de renovação difere na sua complexidade e também no que será alterado.

Ao renovar um contrato por aditivo ou nova minuta, além de alterar o prazo de vigência novas cláusulas podem ser incluídas e outras retiradas do texto contratual. O momento de renovar um contrato também serve para avaliar o custo benefício da relação e fazer todos os ajustes necessários.

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