Uma das principais atividades que as empresas de diversos ramos tem no seu dia a dia é a elaboração de contratos. Além da elaboração, uma atividade comum é a entrega desses contratos para assinaturas ou as reuniões realizadas por essa razão. No entanto, com a pandemia da Covid-19, essa prática precisou se transformar. Assim, intensificou-se a elaboração e assinatura de contrato online.
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Apesar de que muitas empresas já utilizavam o contrato online antes da pandemia, as exigências sanitárias obrigaram os empresários a mudar completamente suas práticas e utilizar tecnologias que pudessem manter o andamento das atividades em dia, respeitando as regras de isolamento.
Dessa maneira, os contratos online se tornaram comuns. Com a mudança, as empresas perceberam, então, as vantagens desse tipo de elaboração contratual. Isso porque, o contrato online permite mais celeridade no processo de contratação de serviços, bem como, deixa-o mais enxuto e organizado.
Mas apesar disso, alguns negócios mantiveram a utilização do contrato físico e não sabem o que é um contrato online, como fazer e qual a validade jurídica deste documento. Por isso, neste artigo, pretendo esclarecer todas essas dúvidas.
O que é um contrato online, afinal?
Contratos são, desde seu surgimento, uma maneira de oficializar acordos de uma negociação. Logo, trata-se de um documento, cujo texto dita as regras do acordo negociado sendo assinado por ambas as partes. Um contrato online, então, não se diferencia muito desta definição.
O que muda, portanto, no contrato online é a maneira como ele é feito. Em primeiro lugar, como já diz o nome, o contrato online é feito virtualmente. Isto é, utilizam-se as tecnologias disponíveis para a elaboração do mesmo.
Por ser produzido diretamente na web, o contrato pode também ser assinado por meio dela, utilizando-se de tecnologias que contribuem com a realização da assinatura do contrato virtualmente. Mas como fazer um contrato online e, principalmente, como essa assinatura pode ter validade jurídica? É o que veremos a seguir.
Como fazer um contrato?
Como dito, então, um contrato online é elaborado, revisado, finalizado, assinado e arquivado em ambiente virtual. Abaixo, apresento algumas dicas de como fazer o seu contrato online.
1 – Identifique as partes
É essencial identificar quem são as pessoas – físicas ou jurídicas – que irão assinar o contrato online, e até mesmo, as pessoas envolvidas nessa negociação. Assim sendo, um contrato deve conter:
- Quem contrata: locatário, tomador, contrante, etc.
- Quem é contratado: locador, prestador de serviços, contratado, etc.
É importante que não esteja especificado apenas com nome da pessoa, mas que a parte seja identificada também por seus documentos oficiais. Dessa maneira, no documento deve conter o nome completo da parte, endereço, RG, CPF, CNPJ, estado civil, profissão, etc.
2 – Defina em detalhes o objeto de contrato
O que você está oferecendo nesse contrato? É um serviço? Se sim, defina essa prestação de serviços com o máximo de detalhes possíveis. Dessa forma, evita-se ambiguidades e mal entendidos.
Por exemplo, vamos supor que você seja uma empresa que oferece produção e edição de vídeos. Um cliente o contrata e você não especifica no contrato quantas alterações o cliente pode solicitar. Então, este cliente começa a exigir diversas alterações e o projeto acaba durando muito mais do que o previsto. Isso não é bom nem para a empresa que está oferecendo o serviço, nem para o cliente, afinal, o contratado era para ser entregue muito antes, concorda?
Assim, é imprescindível que não a negociação dos serviços seja clara e esteja descrita em contrato. Evitando, desse modo, esses pequenos inconvenientes, que acabam fazendo com que a relação contratante-contratado não seja boa.
3 – Especifique todos os valores contratados e cláusulas de reajustes
O pagamento e tudo que o envolvem devem estar explícitos no contrato online. Assim, o documento deve conter:
- Valores
- periodicidade de pagamento
- forma de pagamento
- data limite para pagamento
- juros em caso de atraso
- acréscimos em caso de solicitações para além do contratado
No caso do último tópico, podemos citar o exemplo acima. Vamos supor que no contrato tinha o número específico de alterações que o cliente poderia solicitar. É importante deixar claro no documento que, se acaso o cliente desejar mais alguma alteração, terá que fazer um pagamento de nova quantia para que esta ocorra.
Além disso, é importante, nesses casos, fazer novo documento sobre as solicitações de alterações, para que se tenha a comprovação de quantas já aconteceram.
4 – Detalhe as obrigações e os direitos de cada parte
Neste tópico, é importante descrever o que cada parte tem como direito e o que é sua obrigação. Por exemplo, em um contrato de aluguel, é obrigação do locador entregar o imóvel em bom estado de uso. Em contrapartida, é obrigação do locatário manter o apartamento em bom estado.
5 – Insira serviços adicionais
Se acaso a negociação contar com algum serviço extra oferecido, mas que não será um serviço cobrado, é essencial que este esteja descrito no contrato. Isso porque, a não formalização do serviço pode causar a inviabilização da prestação do serviço, ou até, a cobrança do mesmo.
6 – Preveja indicadores de desempenho do serviço prestado
É importante que seja descrito no contrato online quais são os resultados esperados e como eles serão medidos. Utilizando a advocacia como exemplo, quando um advogado faz uma negociação da prestação de seu serviço, é importante que esteja descrito qual o resultado o cliente poderá obter.
Sabemos que quando falamos em judicialização, por exemplo, esse resultado é difícil de ser afirmado. No entanto, é importante deixar claro quais são as chances de ganhar uma causa ou não. Assim, é possível definir um valor correto de honorários advocatícios também.
Vale destacar que, em atividades que serão “dividas”, os passos também devem estar descritos. No caso de um vídeo, por exemplo, pode ser da seguinte maneira:
- Até o dia 05/10/21 o cliente terá acesso a 10 minutos do vídeo
- até o dia 12/10/21 o cliente terá acesso à versão preliminar do vídeo
- etc.
7 – Estabeleça tempo de contrato e cláusulas para a cancelamento
Já falamos sobre a importância de contar com cláusulas específicas para alterações no projeto, bem como, deixar especificado o tempo de duração do mesmo. Assim como nestas, é importante contar com uma cláusula que disponha sobre o cancelamento do contrato. Será necessário algum pagamento? Existe alguma fidelidade? Etc.
8 – Sanções por descumprimento
Por fim, e não menos importante, é essencial que o contrato tenha em sua disposição, quais serão as sanções em caso de uma das partes descumprir algumas das cláusulas do mesmo.
Como fazer um contrato online?
Para fazer um contrato online, existem algumas maneiras. O primeiro deles é utilizando-se do Word. Provavelmente, você já o utilizava, portanto, basta salvar o documento em PDF e subi-lo em alguma plataforma de contratos online para que este seja assinado.
Você pode ainda, subir o modelo diretamente na plataforma desejada, como o Google Drive, e fazer as alterações no próprio Google Docs. Desse modo, você consegue manter seus contratos em um só lugar. Para a assinatura deste contrato, você pode simplesmente, baixar o documento em PDF e subir na plataforma de assinatura.
Agora, se o seu desejo é manter os documentos todos, no mesmo sistema onde você faz a gestão das atividades, você pode usar um sistema que tenha essa funcionalidade. Por exemplo, se você trabalha em um escritório de advocacia ou departamento jurídico, utilizando o PROJURIS ADV, você cria seus contratos diretamente no propositor de documentos do sistema. Para a assinatura, os passos são os mesmos para todos.
Qual a validade de um contrato online?
A validade do contrato vai depender da assinatura do mesmo. Afinal, é assim como nos contratos físicos, só tem validade jurídica os que foram devidamente assinados.
O que é uma assinatura eletrônica em contratos?
Como já dito, então, você pode assinar contratos eletronicamente. Mas o que é exatamente esse tipo de assinatura?
Em resumo, uma assinatura eletrônica é, basicamente, a assinatura da identificação, que comprova que a parte é ela mesma e que concorda com os termos do contrato.
Para realizar assinaturas eletrônicas, apenas é necessário que os dados da parte estejam corretos. Já, as assinaturas digitais, tratam-se de um tipo de assinatura com certificado digital, isto é, um documento que certifica que a parte é ela mesma. Uma assinatura digital não acontece sem certificado. Mas uma assinatura eletrônica sim.
Mas como faz para assinar um contrato online, por exemplo?
Como assinar um contrato online?
Para assinar um contrato online é importante escolher qual será a plataforma onde essa assinatura deverá ocorrer. Atualmente, existem diversas plataformas que oferecem esse tipo de serviço, seja de modo gratuito, ou mediante a pagamento. Assim, o modo de fazer varia entre cada uma delas. Dessa maneira, vejamos, de maneira mais genérica, as principais exigências e como assinar um contrato online.
1 – Conte com uma plataforma de assinatura
O primeiro passo é, então, escolher por qual plataforma, você e seus clientes deverão fazer a assinatura do documento. Nesse sentido, é importante destacar que quanto mais prática e simples a plataforma for, melhor será o uso da mesma.
2 -Adicione na plataforma as pessoas que deverão assinar o documento
Após carregar o documento na plataforma, é importante dizer a ela quem são as pessoas que irão assinar o documento. Para isso, então, a pessoa que solicita a assinatura deverá incluir as informações que a plataforma solicitar acerca dos signatários. É possível, nestas plataformas, indicar ainda qual a ordem em que as assinaturas devem aparacer.
3 – Escolha o tipo de assinatura
Aqui é onde o solicitante da assinatura deverá indicar qual tipo de assinatura ele deseja, isto é, se o documento será assinado com assinatura digital ou eletrônica. Lembrando que se for a digital, será solicitado também o certificado digital.
4 – Colete as assinaturas
Após todas as informações preenchidas, é só enviar para as partes. Assinaturas coletadas, você pode armazenar o contrato e já iniciar a prestação do serviço.
Por que utilizar um contrato eletrônico e não um físico?
Já abordamos o fato de que com um contrato online as atividades ganham celeridade. Mas quais as outras razões para apostar nesta tecnologia?
Em primeiro lugar, devido ao aumento da produtividade. Veja, sem o tempo de deslocamento em busca da assinatura do contrato, as atividades ficam ainda mais rápidas. Dessa forma, o tempo é economizado, portanto, os profissionais conseguem se dedicar mais a atividades intelectuais e menos mecânicas.
Além disso, considera-se também a redução de custos, já que os gastos com papel, tinta, locomoção e aluguel de espaços de arquivos diminui. A segurança também se fortalece, já que a computação em nuvem não permite perder um documento, e até mesmo, utiliza a criptografia, para limitar o acesso aos documentos.
Isso tudo sem contar que a redução de papel torna o negócio mais consciente e sustentável, e por consequência, melhora a imagem da empresa.
Na advocacia, a elaboração de contratos pode ser feita totalmente online. Não só a elaboração, mas toda a gestão. Inclusive, hoje já existem diversos advogados e advogadas que apostam em um escritório digital de advocacia. Ou seja, atuam 100% no online.
Para isso, é importante contar com um sistema com armazenamento na nuvem, que permite aos colaboradores acessar as informações do escritório de qualquer lugar. Para saber mais sobre esse tipo de sistema, acesse o conteúdo a seguir:
Porque armazenar seus dados na nuvem utilizando um software jurídico
Principais dúvidas sobre contrato online
Como funciona um contrato virtual?
É feito basicamente da mesma maneira que um contrato físico. A maior diferença é que todo o processo de elaboração, revisão, finalização, assinatura e arquivamento ocorrem online.
Como validar um contrato à distância?
Para fazer isso, você deverá utilizar a assinatura online ou digital. Essas podem ser feitas por meio de sistemas online, que podem ser acessados gratuitamente, mas que se for mais viável para a empresa, podem ser plataformas pagas.
Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura online?
A única diferença entres esses dois tipos de assinatura virtual é que a assinatura digital exige a utilização de um certificado digital.
O que é um certificado digital?
É um documento virtual que comprova a identidade da parte. Se assemelha ao documento de identidade (RG).
O que são contratos online?
Contratos online são acordos entre partes, elaborados e firmados usando a tecnologia, de modo eletrônico. A principal diferença entre um “contrato tradicional” e um contrato online é que estes últimos não precisam de suporte em papel. Isto é, eles não são físicos.