Central de Colaboração: como eliminar trocas de e-mails e criar documentos colaborativos no Projuris

24/10/2023
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24/10/2023
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As plataformas Projuris Empresas e Projuris Contratos agora contam com uma funcionalidade muito pedida por nossos usuários: a Central de Colaboração. Mas, o que é isso? A Central é o recurso para você eliminar de uma vez por todas as longas trocas de e-mail no seu setor Jurídico ou de Contratos, e construir documentos colaborativos.

Neste artigo, vamos explicar – e mostrar, com imagens – como funciona nossa Central de Colaboração e explicar o porquê de essa ser uma de nossas funcionalidades mais populares. Vamos lá?

O que é a Central de Colaboração do Projuris?

A Central de Colaboração é um recurso para permitir que usuários e não-usuários do Projuris Empresas e Contratos possam trocar mensagens entre si e colaborar em documentos e processos judiciais por dentro do sistema – sem necessidade de acessar meios externos, como e-mails e apps de mensagem.

Na prática, por meio desse mecanismo, usuários do Projuris podem enviar mensagens, documentos e convidar pessoas sem login no sistema para colaborarem com uma demanda, contrato, documento ou processo dentro da plataforma.

Esses usuários externos são notificados por e-mail (veja a mensagem que eles recebem, abaixo) e podem então acessar o Projuris, fazer comentários, além de enviar ou visualizar anexos.

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e-mail de convite para colaborar, enviado pela central de colaboração do Projuris

Ao serem convidados para colaborar no Projuris, essas pessoas não precisam ser usuárias do Projuris (com um login e senha próprios) ou ter conhecimento sobre como usar o sistema. Todo o processo de colaboração é extremamente simples e intuitivo.

Quando um convite chega na caixa de entrada, o convidado acessa o Projuris e precisa apenas se identificar com e-mail e nome – abaixo, veja como é a tela de identificação inicial. Preenchidos esses dados no primeiro acesso à Central de Colaboração, ele já pode começar a colaborar.

Exemplo prático de uso da Central de Colaboração

Para tornar tudo ainda mais claro, imagine que o seu departamento acaba de receber uma solicitação para analisar um contrato que envolve uma série de pré-requisitos ambientais e sanitários. Você precisa, então, contatar um consultor em direito ambiental para avaliar os riscos desse negócio. Normalmente, como você faria isso? Mandando um e-mail, que pode se transformar em uma longa troca de mensagens, não é mesmo?

Com a central de colaboração, você envia uma mensagem para esse terceiro sem sair do sistema. Ele receberá a notificação da sua mensagem por e-mail, acessará o sistema e poderá fazer a análise do contrato ali mesmo – como mostra a imagem abaixo.

Os comentários feitos por esse colaborador, suas sugestões e apontamentos, assim como um eventual parecer sobre o contrato, poderão ser anexados e ficarão salvos na pasta do contrato.

Assim, qualquer usuário do Projuris, ao acessar esse documento no sistema, poderá ver o histórico de interações – muito diferente de apenas trocar mensagens por e-mail!

Quais documentos colaborativos podem ser geridos pela Central?

Agora, você pode estar se perguntando: quais documentos e ativos podem ser geridos com a ajuda da Central de Colaboração? A boa notícia é que essa funcionalidade se aplica a quase todos os módulos do Projuris Empresas e do Projuris Contratos.

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Significa, portanto, que você pode colaborar com terceiros e discutir questões relacionadas à:

  • Contratos;
  • Documentos salvos na Biblioteca Jurídica;
  • Procurações;
  • Certidões;
  • Processos judiciais;
  • Publicações capturadas no Projuris;
  • Distribuições;
  • Reclamações consumeristas do módulo Consumidor;
  • Marcas e Patentes;
  • Atos e documentos dos módulos Societário e Imóveis;
  • Requisições (solicitações enviadas por dentro do Projuris) ou Entidades;

Se você usa qualquer dos módulos listados acima, a Central de Colaboração já está disponível!

Leia também:

Como a Central de Colaboração pode ajudar sua empresa?

Não é por acaso que a Central de Colaboração foi uma das novidades mais pedidas – e agora, também, mais usadas! – pelos clientes do Projuris. Afinal, essa funcionalidade agrega uma série de vantagens à qualquer organização que precisa gerir um grande volume de documentos e demandas legais.

Veja alguns aspectos-chave em que a Central pode ajudar.

1. Eliminando longas trocas de e-mail

Trocas de e-mail com dezenas de mensagens, apenas para avaliar um contrato, ou confirmar a participação em uma audiência? Nada disso. Com a Central de Colaboração, essas comunicações ficam dentro do Projuris.

Assim, você também garante que todos os envolvidos estarão cientes das movimentações. Não é mais necessário se preocupar com quem foi ou não copiado na troca de e-mails.

O acesso às mensagens fica vinculado ao contrato, solicitação, processo, procuração ou outro ativo que deu inicio à colaboração. E não mais a quem foi copiado nos e-mails.

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2. Centralizando e agilizando toda a comunicação

A Central de Colaboração é especialmente útil para quem não aguenta mais ser abordado no WhatApp, no Telegram, no e-mail ou até mesmo na hora do cafézinho. Isso porque todas as trocas de mensagens, informações e documentos – mesmo com quem não é usuário do Projuris – ficam centralizadas ali.

Assim, sempre que você – ou outra pessoa do time – precisar conferir o que já foi discutido sobre aquele documento ou ativo, basta acessar o Projuris. Não é mais necessário checar plataformas de comunicação dispersas.

3. Aumentando a governança e a segurança de dados dos seus processos internos

Ter procedimentos internos rastreáveis e documentados é fundamental para atingir padrões mínimos de governança e obter certificações ESG. Se esse é um dos objetivos da sua organização, adotar a Central de Colaboração como canal principal para trocas e comunicações sobre as demandas do jurídico, do setor de contratos ou compliance pode ser um fator decisivo.

Da mesma forma, essa funcionalidade também ajuda as empresas a cumprirem requisitos da LGPD. Afinal, por meio dela, você pode mapear rapidamente quem teve acesso aos seus dados e documentos, evitando que papéis e informações confidenciais sejam compartilhadas por meios não seguros ou não-controlados.

4. Facilitando auditorias futuras

Seu departamento passa por auditorias? Então, a Central de Colaboração será uma mão na roda. Por meio dela, sua equipe consegue demonstrar quais ações e discussões foram conduzidas, quais entes ou pessoas terceiras estiveram envolvidas, quais documentos e anexos foram ou não compartilhados, e assim por diante.

Logo, todas as movimentações que precisam ser auditadas ficarão guardadas dentro de uma mesma plataforma. É mais segurança jurídica para toda a operação.

Como começar a usar a Central de Colaboração?

Gostou das possibilidades oferecidas por uma central de colaboração como a nossa? Veja como é possível começar a usar.

1. Para quem já é cliente Projuris

Se a sua empresa já utiliza alguma plataforma da Projuris – com exceção do Projuris ADV e Projuris Acordos – a Central de Colaboração já está disponível no seu sistema. Basta ter a versão mais atualizada do sistema, para começar a usar esse recurso.

E, o melhor! Você não precisa pagar nada a mais para ativar esse recurso.

Por fim, lembre-se, ainda, que em caso de dúvidas você pode acionar seu gerente de contas ou um de nossos canais de suporte.

2. Para quem ainda não é cliente Projuris

Você usa outro sistema na sua empresa, mas quer ter à disposição uma ferramenta integradora como nossa Central de Colaboração? Então, considere conversar com um de nossos especialistas, para consultar planos e preços.

Nossas plataformas de gestão jurídica, gestão de contratos e documentos e governança legal já atendem mais de 800 grandes empresas em todo o Brasil. Além da Central, nesses sistemas você vai encontrar uma centena de outras funcionalidades para automatizar tarefas e agilizar a sua operação diária.

Agende uma demonstração rápida da plataforma, e aproveite para tirar todas as dúvidas que tiver, sem compromisso.

Perguntas frequentes sobre a Central de Colaboração no Projuris

O que é a Central de Colaboração?

A Central de Colaboração é um recurso do Projuris Empresas e Projuris Contratos, que permite trocar mensagens, informações e documentos com usuários externos, a respeito de qualquer demanda gerida dentro dessas plataformas. Com ela, as empresas conseguem eliminar trocas de e-mail, conversas por sistemas paralelos, entre outras comunicações não-rastreáveis.

A Central de Colaboração tem algum custo extra?

Não, a Central de Colaboração nas plataformas Projuris (exceto Projuris ADV e Projuris Acordos) é um recurso sem custo adicional, que já está disponível para os clientes. Se você ainda não é cliente, é preciso consultar planos e preços dos módulos de seu interesse, com um de nossos especialistas.

Conclusão

Como você viu, a Central de Colaboração já está impactando positivamente a operação de muitas empresas que precisam gerir um grande número de documentos – como contratos, procurações, pareceres, certidões, etc – ou de demandas jurídicas. Ela é a solução definitiva para eliminar e-mails e plataformas de troca paralelas e não rastreáveis. Se você ainda não usa, considere conhecer o Projuris.

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